Usar Access o Excel para administrar los datos

Microsoft Access y Microsoft Excel tienen muchas similitudes, lo que puede hacer que sea difícil decidir qué programa debe usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de datos, ejecutar eficaces consultas y herramientas de análisis para segmentar e incluir datos y realizar cálculos sofisticados que devuelven los datos que necesita.

Sin embargo, cada programa tiene ventajas claras, según el tipo de datos que esté administrando y lo que desee hacer con esos datos. Por ejemplo, si su objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan tener acceso varios usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos complejos que desee analizar en profundidad.

En muchos casos, puede usar ambos programas, que usan cada uno para el propósito al que se adapta mejor. En general, Access mejora la administración de datos: ayuda a mantenerla organizada, fácil de buscar y disponible para varios usuarios simultáneos. Por lo general, Excel es mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y generar gráficos de alta calidad. Si utiliza Access para almacenar los datos y Excel para analizarlos, puede aprovechar las ventajas de ambos programas.

Antes de decidir qué programa usar, es posible que desee comparar las ventajas de cada programa, saber cuándo es mejor usar una u otra persona y averiguar cómo trabajar con ambos programas para lograr exactamente los resultados que desea.

Nota: Todos los conjuntos de programas de Microsoft Office incluyen Excel, pero no todos los conjuntos incluyen Access.

Comparar las ventajas de cada programa

Elegir el programa adecuado es esencial si desea obtener acceso y actualizar la información con el máximo rendimiento y precisión. Para averiguar qué programa es más adecuado para las tareas que desea llevar a cabo, puede ser útil comparar los beneficios que cada programa tiene que ofrecer en relación con el almacenamiento de datos, el análisis de datos, la colaboración entre usuarios y la seguridad.

Datos planos y relacionales    Para ayudarle a decidir qué programa es el mejor para almacenar sus datos, pregúntese lo siguiente: ¿los datos son relacionales o no? Los datos que se pueden incluir de forma eficaz en una sola tabla o hoja de cálculo se denominan datos simples o no relacionales . Por ejemplo, si desea crear una lista sencilla de clientes, con una sola dirección y una persona de contacto para cada cliente, Excel puede ser la mejor opción. Sin embargo, si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío para cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.

En un base de datos relacional, la información se organiza en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un solo tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y de envío de esos clientes deberían almacenarse en una tabla independiente. Almacenar direcciones por separado de nombres es una buena idea porque cada cliente puede tener más de una dirección y usted quiere poder introducir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre de cada dirección.

Datos locales frente a datos externos    Puede usar Access para conectarse a datos de una variedad de orígenes de datos externos, de modo que pueda ver, consultar y editar los datos sin tener que importarlos. Por ejemplo, Access proporciona comandos para conectarse a datos existentes en una base de datos de Microsoft SQL Server, un archivo de dBASE o una carpeta de Outlook, junto con muchos otros orígenes de datos. Puede usar Excel para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, entre los que se incluyen bases de datos de Access, SQL Server y Analysis Services, archivos de texto y XML, y orígenes de datos ODBC y OLE DB. Sin embargo, no puede editar los datos para cambiar los datos de origen a través de la interfaz de usuario de Excel.

Tanto Access como Excel proporcionan comandos para conectarse a los datos de Windows SharePoint Services listas. Sin embargo, Excel solo proporciona una conexión de solo lectura a las listas de SharePoint; mientras que Access le permite leer y escribir datos en listas de SharePoint.

Integridad de datos frente a flexibilidad    Los identificadores únicos ayudan a preservar la integridad de los datos, y garantizan que dos filas (o registros) contienen exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también proporcionan la manera más rápida de recuperar datos al buscarlos u ordenarlos. En Access, puede usar el tipo de datos autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. Después, puede usar estos identificadores para relacionar los registros de una tabla con uno o varios registros de otra tabla.

La estructura que Access aplica a los datos ayuda a garantizar la integridad de los datos. Access puede requerir que los nuevos registros de una tabla tengan un valor correspondiente en una tabla diferente, de modo que no se puedan crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no desea tener un pedido que no incluya información de los clientes. Access puede requerir que todos los registros nuevos de la tabla pedidos tengan un valor de cliente correspondiente en la tabla clientes. Esta correspondencia obligatoria de valores se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para asegurarse de que los datos se introducen correctamente. Excel le permite introducir datos de forma más gratuita, pero como Excel no admite datos relacionales, no puede admitir la integridad referencial. Sin embargo, puede usar el comando validación de datos para controlar la entrada de datos en Excel.

Consultar    Si, a menudo, tiene que ver los datos de varias formas, en función de los cambios en las condiciones o los eventos, es posible que Access sea la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. Access le permite usar consultas de lenguaje de consulta estructurado (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, si los datos están contenidos en una tabla o en varias. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. Usar una expresión en Access es similar al proceso de usar fórmulas en Excel para calcular valores. También puede usar consultas de Access para resumir datos y presentar valores de agregado, como sumas, promedios y recuentos.

Modelos    En Excel, puede usar análisis y si herramientas para pronosticar el resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como los escenarios "mejor caso" y "peor caso", y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay ninguna característica similar disponible en Access.

Dinamizar y representar gráficos    En ambos programas, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla dinámica. Sin embargo, Excel ofrece características de gráficos y informes de tabla dinámica más avanzadas que Access. Si planea crear informes extensos de tabla dinámica o proporcionar gráficos de aspecto profesional de forma periódica, debe usar informes de tabla dinámica o diagramas de tabla dinámica en Excel en lugar de las mismas características de Access.

Access y Excel se pueden usar en entornos de colaboración, como Windows SharePoint Services y recursos compartidos de archivos de red, pero hay diferencias en la forma en que varios usuarios pueden tener acceso a los datos.

Acceso de varios usuarios a los datos    En el funcionamiento normal, Access permite que varios usuarios abran una única base de datos al mismo tiempo; Esto funciona bien porque Access bloquea solo los datos que se están editando; como resultado, otros usuarios pueden editar distintos registros sin conflictos. En Excel, puede compartir un libro con otros usuarios, pero las funciones de colaboración para varios usuarios se adaptan mejor cuando los usuarios trabajan en los datos de ese libro en diferentes momentos, en lugar de simultáneamente. De hecho, los usuarios de una base de datos de Access colaboran en un conjunto de datosy los usuarios de un libro de Excel colaboran en un documento.

Uso de Windows SharePoint Services para colaboración    Ambos programas se integran con las tecnologías de Microsoft Windows SharePoint Services, como listas de SharePoint y bibliotecas de documentos.

Access proporciona diversas formas de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Por ejemplo, puede cargar una base de datos completa en una biblioteca de documentos de Windows SharePoint Services, hacer que los formularios e informes estén disponibles como vistas de Windows SharePoint Services y vincular una base de datos a los datos que se almacenan en las listas de SharePoint.

Excel solo proporciona una manera de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint Services. Puede cargar un libro a las bibliotecas de documentos de Windows SharePoint Services, donde los usuarios individuales pueden desproteger el libro para realizar cambios, evitando que otros usuarios puedan modificarlo al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin desprotegerlo de la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de datos.

Uso de carpetas de red para la colaboración    Si almacena una base de datos de Access en una carpeta de red compartida, varios usuarios podrán abrir la base de datos y trabajar con sus datos al mismo tiempo. Los registros individuales se bloquean cuando un usuario los edita. Si almacena un libro de Excel en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Para fines de visualización, varios usuarios pueden abrir el libro mientras otro usuario lo está editando, pero esos usuarios no pueden realizar cambios en los datos hasta que el usuario que está editando el libro lo cierre.

Ambos programas proporcionan características similares (contraseñas y cifrado) que pueden ayudar a evitar la pérdida de datos y proteger los datos contra el acceso no autorizado. Sin embargo, existen algunas diferencias entre Access y Excel en cómo funciona la protección de datos en el nivel de usuario.

Prevención de pérdida de datos    En Access, el trabajo se guarda continuamente para que, en el caso de que se produzca un error inesperado, no se pierda mucho trabajo (si corresponde). Sin embargo, dado que Access guarda el trabajo continuamente, también es posible que usted realice cambios que decida más adelante que no desea confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos a su gusto, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos según una programación que se ajuste a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa desde una copia de seguridad o restaurar solo la tabla u otro objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos desde una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar la información de Autorrecuperación en los intervalos establecidos mientras actualiza los datos.

Protección de datos en el nivel de usuario    En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos y, a continuación, proteger toda la hoja de cálculo para controlar el acceso de los usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear las celdas de una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen accidentalmente datos importantes.

Seguridad de nivel de archivo    En el nivel de archivo, puede usar cifrado en ambos programas para impedir que los usuarios no autorizados puedan ver los datos. También puede requerir que se escriba un contraseña para abrir un archivo de base de datos o un libro. Además, puede ayudar a proteger un archivo de base de datos o un libro con un firma digital.

Acceso restringido a datos    En Excel, puede especificar permisos basados en el usuario para acceder a los datos o establecer derechos de solo lectura que impiden que otros usuarios realicen cambios en los datos a los que tienen acceso. Access no proporciona características de seguridad de nivel de usuario, pero Access sí admite el modelo de seguridad de usuario de cualquier servidor de base de datos al que se conecte. Por ejemplo, si vincula a una lista de SharePoint, Access tiene en cuentan los permisos de usuario para la lista de SharePoint. Si desea mantener a los usuarios no autorizados fuera de sus datos de Access, puede cifrar la base de datos configurando una contraseña. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos, incluso si tienen acceso a él utilizando otro programa, como Excel.

Para obtener más información sobre cómo proteger los datos, vea establecer o cambiar el acceso a la seguridad de nivel de usuario de 2003 en access 2007 o superior , y protección y seguridad en Excel.

Cuándo usar Access

En términos muy generales, Access es la mejor opción cuando es necesario realizar un seguimiento y grabar datos regularmente y, a continuación, mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los formularios de Access proporcionan una interfaz más adecuada que una hoja de cálculo de Excel para trabajar con los datos. Puede usar Access para automatizar las acciones que se realizan con más frecuencia y los informes de Access le permiten resumir los datos impresos o electrónicos. Access proporciona más estructura a los datos; por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos se pueden escribir, qué valores se pueden introducir y puede especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los datos de otras tablas. Esta estructura le ayuda a asegurarse de que solo se escriben los tipos correctos de datos.

Access almacena los datos en tablas que tienen una apariencia similar a las hojas de cálculo, pero las tablas de Access están diseñadas para realizar consultas complejas en relación con los datos almacenados en otras tablas.

Use Access cuando:

  • Prevea que muchas personas estén trabajando en la base de datos y desee opciones sólidas que administren de forma segura las actualizaciones de sus datos, como el bloqueo de registros y la resolución de conflictos.

  • Prevea la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se originó como una tabla plana o no de relación.

  • Desea ejecutar consultas complejas.

  • Desea generar una variedad de informes o etiquetas postales.

  • Administración de contactos    Puede administrar sus contactos y direcciones de correo y, a continuación, crear informes en Access o combinar los datos con Microsoft Office Word para imprimir cartas de formulario, sobres o etiquetas postales.

  • Inventario y seguimiento de activos    Puede crear un inventario de elementos de su hogar o empresa y almacenar fotografías u otros documentos relacionados junto con los datos.

  • Seguimiento de pedidos    Puede especificar información sobre productos, clientes y pedidos y, a continuación, crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o cualquier otro valor.

  • Seguimiento de tareas    Puede realizar un seguimiento de las tareas de un grupo de personas e introducir nuevas tareas al mismo tiempo que otras personas están actualizando sus tareas existentes en la misma base de datos.

  • Organizar bibliotecas de préstamos    Puede usar Access para almacenar datos sobre los libros y CD y realizar un seguimiento de las personas a las que lo ha prestado.

  • Planificación de eventos    Puede especificar información sobre las fechas, ubicaciones y participantes de los eventos y, a continuación, imprimir programaciones o resúmenes sobre los eventos.

  • Seguimiento de nutrición    Realizar un seguimiento de las recetas y registrar las dietas y actividades de ejercicio.

Cuándo usar Excel

Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que contienen una o más hojas de cálculo. Sin embargo, en lugar de funcionar como un sistema de administración de bases de datos, como Access, Excel está optimizado para análisis y cálculo de datos. Puede usar este programa flexible para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas simples y complejas para realizar el cálculo de esos datos, dinamizar los datos de la manera que desee y presentar los datos en una gran variedad de gráficos de aspecto profesional.

Use Excel cuando:

  • Requiera una vista simple o no relacionada de los datos en lugar de una base de datos relacional que use varias tablas y cuando los datos sean principalmente numéricos.

  • Ejecutar frecuentemente cálculos y comparaciones estadísticas de los datos.

  • Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

  • Planee la creación de gráficos de forma periódica y desee usar los nuevos formatos de gráficos disponibles en Excel.

  • Desee enfatizar los datos mediante iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de color.

  • Desee realizar operaciones de análisis de hipótesis sofisticadas en sus datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.

  • Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista simple, ya sea para uso personal o con fines de colaboración limitada.

  • Contabilidad    Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes financieros contables, por ejemplo, un informe de flujo de efectivo, un informe de ingresos o un extracto de pérdidas y ganancias.

  • Presupuestos    Independientemente de si sus necesidades son personales o relacionadas con la empresa, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel, por ejemplo, un plan presupuestario de marketing, un presupuesto de eventos o un presupuesto de jubilación.

  • Facturación y ventas    Excel también es útil para administrar datos de facturación y de ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita, por ejemplo, facturas de ventas, remisiones o pedidos de compra.

  • Informes    Puede crear diversos tipos de informes en Excel que reflejan el análisis de datos o resumir sus datos, por ejemplo, informes que miden el rendimiento del proyecto, los datos de previsión, los datos de resumen o los datos de variación de la presentación.

  • Planeación    Excel es una excelente herramienta para crear planes profesionales o planificadores útiles, por ejemplo, un plan de clase semanal, un plan de investigación de marketing, un plan fiscal de final de año o planificadores que le ayudan a planificar comidas semanales, fiestas o vacaciones.

  • Registrar    Puede usar Excel para realizar un seguimiento de los datos en una hoja de horas o lista, por ejemplo, una hoja de tiempo para realizar un seguimiento del trabajo o una lista de inventario que realiza un seguimiento de los equipos.

  • Usar calendarios    Debido a su tipo de cuadrícula, Excel se presta bien a crear cualquier tipo de calendario, por ejemplo, un calendario académico para realizar un seguimiento de las actividades durante el año escolar, o un calendario de año fiscal para realizar un seguimiento de los eventos y los hitos de la empresa.

Para obtener plantillas útiles de Excel en cualquiera de estas categorías, consulte plantillas para Excel en Microsoft Office online.

Usar Access y Excel juntos

Puede haber ocasiones en las que desee aprovechar los beneficios que ambos programas tienen que ofrecer. Por ejemplo, ha creado una hoja de cálculo en Excel en la que puede calcular y analizar los datos, pero la hoja de cálculo se ha vuelto demasiado grande y compleja, y muchos otros usuarios necesitan tener acceso a los datos. En este punto, es posible que desee importar o vincular su hoja de cálculo a Access y usarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella en Excel. O bien, es posible que tenga datos en una base de datos de Access para la que desee crear informes detallados de tablas dinámicas de Excel y gráficos de Excel de aspecto profesional.

Independientemente del programa que use en primer lugar, siempre puede transferir los datos de un programa a otro, en el que puede continuar trabajando con él. Con o sin una conexión de datos, puede incorporar datos a Access desde Excel (y viceversa) al copiarlos, importarlos o exportarlos.

Para obtener más información sobre cómo intercambiar datos entre ambos programas, vea mover datos de Excel a Access.

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