Usar la combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico masivo

Usar la combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico masivo

Antes de empezar, abra un documento en blanco en Word y escriba el cuerpo del mensaje de correo electrónico que quiere enviar.

Para enviar correos electrónicos, es necesario instalar programas de correo electrónico compatibles con MAPI como Outlook o Gmail.

Paso 1: Preparar el documento principal

  • Vaya Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico.

    Iniciar combinación de correspondencia con mensajes de correo electrónico seleccionados

Paso 2: Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución de correo es el origen de datos. Para obtener más información, vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

Sugerencias

  • Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una durante la combinación de correspondencia.

  • Si usa una hoja de cálculo de Excel, dé formato de texto a la columna de códigos postales para mantener los ceros. Para obtener más información, vea Dar formato a números, fechas y otros valores de combinación de correspondencia en Excel.

  • Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegúrese de que Outlook sea su programa de correo electrónico predeterminado y que sea la misma versión que Word.

Compruebe que el origen de datos tenga una columna de direcciones de correo electrónico y que haya una dirección de correo único por cada contacto al que va a enviar correo electrónico.

  1. Vaya a Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

  2. Seleccione un origen de datos. Para obtener más información, vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

  3. Elija Archivo > Guardar.

Si necesita editar, ordenar o filtrar la lista de distribución de correo, consulte Combinar correspondencia: Editar destinatarios.

  1. Vaya a Correspondencia > Línea de saludo.

  2. Elija el formato que quiera usar.

  3. Elija Aceptar para insertar el campo de combinación.

  4. Elija Archivo > Guardar.

También puede agregar otros campos desde el origen de datos al mensaje de correo electrónico. Para obtener más información, vea Insertar campos de combinación de correspondencia.

Nota: Necesitará aplicar formato al correo electrónico de manera manual después de insertar los campos.

Si falta alguna parte de la dirección u otros campos, vea Combinar correspondencia: Asignar campos para corregir.

Para cambiar la fuente, el tamaño o el espaciado del contenido combinado, seleccione el nombre del campo de combinación y realice los cambios que quiera.

  1. Elija Vista previa de resultados y, después elija Siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o Anterior Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia para ver los nombres y las direcciones en el cuerpo de la carta.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el grupo Vista previa de resultados.

  2. Elija Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Finalizar y combinar, y sus opciones.

  3. En el cuadro Para, elija la columna o el campo de la dirección de correo electrónico de su lista de correo.

    Nota: Word envía un mensaje individual a cada dirección de correo electrónico. No puede CC ni CCO a otros destinatarios. Puede incluir vínculos, pero no puede agregar datos adjuntos al correo electrónico.

  4. En el cuadro Línea de asunto, escriba una línea de asunto para el mensaje.

  5. En el cuadro Formato de correo, elija HTML (la configuración predeterminada) o Texto sin formato para enviar el documento como el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

  6. En Enviar registros, siga alguno de estos procedimientos:

    • Todos los registros (predeterminado).

    • Registro actual únicamente envía el mensaje al registro visible en su pantalla.

    • Desde y Hasta envía solo un intervalo de registros.

  7. Elija Aceptar para ejecutar la combinación de correspondencia.

Vaya a Archivo > Guardar. Al guardar el documento principal, también se guardará la conexión al origen de datos. Para volver a usar, abra el documento y responda cuando se le pregunte si desea mantener la conexión con el origen de datos.

Vea también

Antes de empezar, abra un documento en blanco en Word y escriba el cuerpo del mensaje de correo electrónico que quiere enviar.

Para enviar correos electrónicos, es necesario instalar programas de correo electrónico compatibles con MAPI como Outlook o Gmail.

Paso 1: Crear un documento principal en Word

  1. Vaya a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico.

    correo electrónico de combinación de correspondencia

  2. En Word, escriba el mensaje de correo electrónico que quiera enviar.

Paso 2: Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución de correo es el origen de datos. Para obtener más información, vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

Sugerencias

  • Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una durante la combinación de correspondencia.

  • Si usa una hoja de cálculo de Excel, dé formato de texto a la columna de códigos postales para mantener los ceros. Para obtener más información, vea Dar formato a números, fechas y otros valores de combinación de correspondencia en Excel.

  • Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegúrese de que Outlook sea su programa de correo electrónico predeterminado y que sea la misma versión que Word.

Compruebe que el origen de datos tenga una columna de direcciones de correo electrónico y que haya una dirección de correo único por cada contacto al que va a enviar correo electrónico.

  1. Vaya a Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

  2. Seleccione un origen de datos. Para obtener más información, vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

  3. Elija Archivo > Guardar.

Si necesita editar, ordenar o filtrar la lista de distribución de correo, consulte Combinar correspondencia: Editar destinatarios.

  1. Vaya a Correspondencia > Insertar campo de combinación y elija el campo que quiere agregar.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Insertar campo de combinación.

  2. En el documento, elija Arrastrar campos a este cuadro o escribir texto y, después, haga clic o pulse en el texto para quitarlo.

  3. Agregue los campos que quiera incluir en el mensaje de correo electrónico y aplíqueles formato. Después, elija Aceptar.

  1. Vaya a Correspondencia > Vista previa de resultados para ver el aspecto que tendrán los sobres.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Vista previa de resultados.

    Use los botones de flecha derecha e izquierda de la pestaña Correspondencia para desplazarse por los mensajes de correo electrónico.

  2. Vuelva a hacer clic en Vista previa de resultados para ver, agregar o quitar campos de combinación.

  3. Cuando esté listo, vaya a Correspondencia > Finalizar y combinar > Combinar en correo electrónico.

    Combinar en correo electrónico no estará disponible si no ha seleccionado su programa de correo electrónico predeterminado.

  4. Elija el campo de combinación Para, el asunto y si desea enviar como texto, HTML o como datos adjuntos. Cuando envíe como datos adjuntos, el correo electrónico no tendrá texto de cuerpo, pero el mensaje se enviará como documento adjunto.

  5. Elija Combinar correspondencia en bandeja de salida.

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