Usar la combinación de correspondencia para personalizar cartas

La combinación de correspondencia le permite crear un lote de cartas personalizadas en las que cada letra es idéntica en diseño, formato, texto y gráficos, excepto para partes personalizadas como el saludo.

Preparar la carta

  1. Vaya a Correspondencia >Iniciar combinación de correspondencia > cartas.

    Menú Inicio de combinación de correspondencia con Letras seleccionado

  2. En Word, escriba el cuerpo de la carta que desea enviar a la lista de distribución de correo.

Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución de correo es un origen de datos que contiene la información que Word para personalizar la carta. Vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

Si necesita ordenar o filtrar la lista de distribución de correo, vea Combinación de correspondencia: Editar destinatarios.

Agregar contenido personalizado a la carta

Agregue contenido a la carta que sea diferente para cada persona que lo reciba.

  1. Vaya a Correspondencia > Bloque de direcciones.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir & insertar campos, elija Bloque de direcciones.

  2. Elija un formato para el nombre del destinatario En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones.

    Opciones del bloque de dirección

    Para obtener más información, consulte Insertar bloque de direcciones.

  3. Elija Aceptar.

  4. Elija Línea de saludo.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir & insertar campos, elija Línea de saludo.

  5. Seleccione el formato que desea usar en el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo.

    Para obtener más información, consulteInsertar Línea de saludo.

  6. Seleccione Aceptar para insertar el campo de línea de saludo.

  7. Vaya a Archivo > Guardar.

Para insertar otra información personalizada de la lista de distribución de correo, vea Agregar campos de combinación de correspondencia de uno en uno.

Obtener una vista previa e imprimir las letras

  1. Vaya a Correo > vista previa de resultados para obtener una vista previa de las cartas.

    En Word, en la pestaña Correo, el grupo Vista previa de resultados.

  2. Elija Siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia para desplazarse por el conjunto de datos para asegurarse de que los nombres y las direcciones tienen el aspecto correcto.

  3. Volver a seleccionar Vista previa de resultados para cambiar de los resultados combinados a los campos de combinación de correspondencia de la carta

  4. Seleccione Finalizar & combinar > imprimir documentos.

    Elija Editar documentos individuales,Imprimir documentoso Enviar mensajes de correo electrónico.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Correspondencia, en el grupo Finalizar, elija Finalizar & combinar y, a continuación, elija una opción.

Guardar la carta personalizada

Vaya a Archivo > Guardar. Al guardar el documento de combinación de correspondencia, permanece conectado a la lista de distribución de correo para su uso futuro.

Para volver a usar el documento de combinación de correspondencia, abra el documento de combinación de correspondencia. Elija cuando Word le pida que mantenga la conexión.

Preparar el documento principal

  1. Vaya a Correspondencia >Iniciar combinación de correspondencia > cartas.

    circulares

  2. En Word, escriba el cuerpo de la carta que desea enviar a la lista de distribución de correo.

Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución de correo es un origen de datos que contiene la información que Word para personalizar la carta. Vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

Si necesita ordenar o filtrar la lista de distribución de correo, vea Combinación de correspondencia: Editar destinatarios.

Agregar contenido personalizado a la carta

Agregue el nombre, la dirección y otros campos de la base de datos a través de Combinar campos.

  1. Vaya a Correo > Insertar campo de combinación y seleccione el campo que desea agregar.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Insertar campo de combinación.

    Siga agregando campos hasta completar toda la información que quiera incluir en la carta.

  2. Elija Aceptar.

Obtener una vista previa e imprimir las letras

  1. Vaya a Correo > vista previa de resultados para obtener una vista previa de la carta. Use las flechas izquierda y derecha para desplazarse por cada registro.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Vista previa de resultados.

  2. Para realizar cambios adicionales, seleccione Vista previa de resultados de nuevo para volver a la vista campos.

  3. Cuando las letras se vean como desee, seleccione Correspondencia > Finalizar & combinar > Imprimir documentos.

    En la pestaña Correspondencia, están resaltadas las opciones “Finalizar y combinar” e “Imprimir documentos”.

    Vaya a Correspondencia > finalizar & combinar > editar documentos individuales para revisar y actualizar cada letra individualmente antes de imprimir.

  4. Seleccione Archivo > Imprimir para imprimir las letras.

Guardar la carta personalizada

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, permanece conectado a la lista de distribución de correo para su uso posterior.

Para volver a usar el documento de combinación de correspondencia, abra el documento de combinación de correspondencia. Elija cuando Word le pida que mantenga la conexión.

Puede obtener más información sobre cómo funciona la combinación de correspondencia para cartas en el siguiente vídeo que forma parte de un curso de aprendizaje.

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