Usar los grupos de Office 365 en lugar de los buzones del sitio

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Los buzones de sitio se han usado en muchas organizaciones como la herramienta de colaboración que elija. Viene con un buzón común para ayudarle a coordinar y almacenar el correo electrónico relacionado con el equipo o el proyecto en un solo lugar y un sitio de SharePoint para almacenar todos los archivos comunes. Sin embargo, como la manera en que los usuarios colaboraron ha cambiado a lo largo de los años, los clientes han solicitado una solución que promocione una forma más activa de colaboración. Por lo tanto, hemos dejado los buzones de sitio obsoletos y le recomendamos que se mueva a los grupos de Office 365 que proporcionan una experiencia de colaboración mucho más rica.

Para obtener más información sobre esa decisión, vea desuso de los buzones del sitio.

Los grupos de Office 365 le permiten elegir un conjunto de usuarios con el que desee colaborar y configurar con facilidad una colección de recursos para compartir con esos usuarios. No es necesario que se preocupe de asignar permisos de forma manual a todos esos recursos, ya que, al agregar los miembros al grupo de forma automática, se les conceden los permisos que necesitan para obtener acceso a las herramientas que el grupo proporcione.

Los grupos de Office 365 van más allá de los buzones de sitio que ofrecen e incluyen:

  • Acceso de invitados: con los buzones del sitio no se puede proporcionar acceso a personas ajenas a la organización. Con los grupos puede ofrecer a los invitados acceso a conversaciones de correo electrónico, archivos e incluso al bloc de notas de OneNote compartido.

  • Bandeja de entrada compartida: se tienen en cuenta las conversaciones que tradicionalmente tiene en el buzón de correo. Esta bandeja de entrada compartida se puede buscar por completo para crear un archivo vivo de los mensajes del grupo. Los recién llegados al grupo pueden buscar o desplazarse hacia atrás por el historial para ponerse al día rápidamente sobre lo que se ha comunicado con el grupo anteriormente.

  • Biblioteca de archivos compartidos: su grupo tiene una biblioteca de archivos de SharePoint donde los usuarios pueden almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo en el que necesiten trabajar.

  • Calendario compartido: su grupo obtiene un calendario compartido para publicar eventos relacionados con el grupo. Cada miembro que se suscriba al grupo se invita automáticamente a los eventos publicados en el calendario, de modo que esos eventos también pueden aparecer en los calendarios de Office 365, si así lo desean.

  • Bloc de notas de OneNote compartido: el grupo automáticamente tiene un bloc de notas de OneNote compartido en el que los miembros del grupo pueden recopilar y colaborar en la información. Muchos grupos usan el Bloc de notas para crear un wiki vivo con las preguntas más frecuentes y otros recursos.

  • El contenido es reconocible: los grupos de Outlook son públicos en su organización de forma predeterminada, lo que significa que es fácil para otras personas de su organización descubrir y unirse a los materiales del grupo, o revisarlos. Si el contenido del grupo es más sensible, puede cambiar el grupo a privado, lo que oculta el contenido de los no miembros y requiere que el propietario del grupo apruebe todas las solicitudes para unirse.

  • Creación de autoservicio: los administradores no tienen que estar atascados por las solicitudes de los usuarios para crear grupos. Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario. Si desea controlar qué usuarios de su organización pueden crear grupos, consulte controlar quién puede crear grupos de Office 365.

Administración de directorios

Mantener el directorio bajo control es una preocupación de todos los administradores. Estas son algunas de las herramientas que ofrece Office 365 Groups para ayudarle a hacerlo más fácil:

  • Directivas de nomenclatura: las directivas de nomenclatura le permiten definir qué son los nombres aceptables, y cuáles no, para los grupos. Que evita que los usuarios proporcionen nombres blasfemos o prohibidos en los grupos. Además, puede exigir prefijos o sufijos estándar de la empresa a los nombres de los grupos.

  • Pertenencia dinámica: la pertenencia dinámica le permite establecer la pertenencia a grupos por regla, que agrega (o quita) miembros del grupo en función de los metadatos (como el Departamento o el rol) de Active Directory.

  • Pertenencia a grupos ocultos: Si tiene motivos para que la lista de miembros de su grupo sea confidencial, por ejemplo, si los miembros son estudiantes, puede ocultar la lista de miembros de terceros.

  • Permisos de creación: es posible que algunas personas de la organización no deseen poder crear nuevos grupos. Hay varias técnicas para administrar los permisos de creación en el directorio.

  • Registros de auditoría: puede confiar más en permitir que los usuarios creen grupos y administren la pertenencia a grupos porque Office 365 agrupa los registros de auditoría le permiten localizar quién ha creado o eliminado un grupo en particular o ha realizado cambios en la pertenencia al grupo.

Administración de entrega

La administración de entrega ofrece algunos métodos para controlar el modo en que el grupo debe enviar o recibir mensajes. Además, hay herramientas para supervisar el flujo de esos mensajes.

  • Enviar como o enviar en nombre de: esta configuración permite a los usuarios especificados enviar correos electrónicos como si provinieran o en nombre del grupo.

  • Restricciones de remitente: esta configuración le permite controlar quién puede enviar mensajes al grupo. El grupo se puede configurar para permitir el correo electrónico de partes externas, pero es posible que desee restringirlo a solo personas externas específicas.

  • Asistencia a usuarios externos: al invitar a invitados a tu grupo, puedes elegir que se incluyan en las conversaciones de correo electrónico del grupo.

  • Reglas de transporte: las reglas de transporte funcionan para los grupos de la misma forma que lo hacen para Exchange. Las reglas pueden buscar mensajes que cumplan ciertas condiciones y, después, pueden actuar en esos mensajes.

  • Sugerencias de correo de correo: sugerencias de correo que se muestran a los usuarios mientras están redactando un mensaje. Pueden ayudar a reducir los NDR al avisar a un usuario si es probable que el mensaje se desplazará a partes externas o supere las cuotas de mensajes.

  • Varias direcciones de proxy: un grupo puede tener alias de la misma manera que un buzón de usuario. Las direcciones de proxy adicionales pueden ser útiles para aceptar mensajes enviados a otros alias o para que sea más fácil comunicarse con un grupo que tenga un nombre largo o difícil de escribir.

  • Tamaño máximo de envío o recepción: estas cuotas pueden ayudar a reducir los problemas con el grupo que reciben (o envían) mensajes extremadamente grandes para administrar mejor los requisitos de almacenamiento y ancho de banda.

Directivas de contenido

Office 365 también le ofrece algunas herramientas para administrar el tipo de contenido que se comparte en su grupo.

Instrucciones de uso : podrá definir pautas de uso para los grupos de Office 365: para educar a los usuarios sobre los procedimientos recomendados que ayudan a mantener sus grupos efectivos y educarles sobre políticas de contenido internas.

Clasificación de datos : podrá crear un sistema de clasificación de datos personalizable para los grupos de Office 365 que permiten la separación de grupos por tipo de directiva (por ejemplo, "no clasificados", "confidencialidad de la empresa" o "Top Secret"). De esta manera, los grupos pueden mostrar las directivas de otro contenido de su organización. La Directiva extensible permite a su organización configurar un extremo al que se llama cada vez que se crea o cambia un grupo, y después puede implementar sus propias directivas para la creación o modificación de grupos.

¿Por qué hacemos este cambio?

Los buzones de sitio animaron una forma pasiva de colaboración. Con la colaboración cada vez más importante para los equipos modernos, nuestros clientes han solicitado las soluciones que ofrecen una experiencia de colaboración más activa. Por lo tanto, hemos decidido retirar los buzones del sitio y promover el uso de los grupos.

Empezar a usar grupos es fácil y puede estar activo y funcionando en minutos.

Cree un sitio de grupo de SharePoint Online que se incluye en un grupo de Office 365 siguiendo estos pasos:

  1. Vaya a SharePoint Online. Puede obtenerlo si inicia sesión en su portal de Office 365 en https://www.Office.com , después, hace clic en el iniciador de aplicaciones en la esquina superior derecha del explorador.

  2. Haga clic en + crear sitio en la Página principal de SharePoint y elija sitio de grupo

  3. Escriba el nombre del nuevo sitio de grupo y la descripción en el panel que aparece. Rellene los campos que necesite su organización y haga clic en siguiente.

  4. Agregue propietarios y miembros al sitio en el siguiente panel y haga clic en finalizar. Puede elegir agregar los mismos miembros que pertenecían a su sitio de grupo de experiencia clásica.

El nuevo sitio de grupo de SharePoint Online ya está listo para usarse. Para obtener más información, vea crear un sitio de grupo en SharePoint Online .

Para obtener acceso a sus grupos, haga clic en el iniciador de aplicaciones y vaya a correo. Encontrará la pestaña grupos en carpetas y se creará un grupo con el mismo nombre que el nombre del sitio en SharePoint. Este grupo alberga el buzón de correo compartido en forma de un espacio de conversación, la pestaña archivos, que proporciona una vista rápida de la página documentos del sitio de SharePoint, un calendario de grupo y un bloc de notas que también se puede ver desde el sitio de SharePoint.

Ya estás listo para usar el grupo.

¿Qué hay de mis buzones de sitio existentes?

Sabemos que algunos de los buzones de su sitio pueden tener datos importantes que necesitará para la continuidad de sus operaciones. Los buzones de sitios existentes seguirán funcionando como antes.

¿Qué sucede si estoy usando Project online?

Si es un cliente de Project online , no podrá conectarse al sitio de grupo de SharePoint Online. Sin embargo, puede seguir usando el sitio de grupo de la experiencia clásica que continuará funcionando, menos la capacidad de crear un nuevo buzón de sitio. Si necesita una solución de distribución de correo junto con el sitio, le recomendamos que cree un nuevo grupo de 365 de Office y que lo use para el correo electrónico. Para obtener más información, vea crear un grupo en Outlook .

Estamos en el proceso de trabajar en una solución a largo plazo y le avisaremos una vez que tengamos una solución.

¿Y ahora qué?

Hemos empezado a implementar las herramientas de administración de inquilinos para conectar los sitios de grupo de SharePoint existentes con los nuevos grupos de Office 365. Para obtener más información, consulta esta publicación.

Más información

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Este artículo se actualizó por última vez el 10 de julio de 2018 como resultado de los comentarios. Si encuentra útil esta información, y especialmente si no lo hizo, use los siguientes controles de comentarios para informarnos cómo podemos mejorarla.

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