Usar un buzón de sitio para colaborar en documentos

Además de colaborar en el correo electrónico, es posible que también desee colaborar en documentos con un buzón de sitio. Una ventaja de usar buzones de sitio para la colaboración de documentos es que puede obtener acceso a documentos almacenados en un sitio de SharePoint o desde Outlook. También puede compartir documentos fácilmente con otras personas. Vea Agregar una aplicación de buzón de sitio para mantener el correo electrónico en contexto en un sitio para obtener más información sobre cómo puede ayudar un buzón de sitio.

Importante: La característica de buzón de sitio en harePoint se ha dejado de usar a partir de marzo de 2017. Esta característica se eliminará por completo en una versión futura. Las nuevas organizaciones de SharePoint ya no tienen acceso a la característica de buzón de sitio. Las organizaciones de SharePoint existentes ya no pueden crear nuevos buzones de sitio. Cualquier buzón de sitio que se haya configurado e implementado antes de marzo, 2017 seguirá funcionando.
Proporcionaremos un proceso para ayudar a la transición de sus sitios de buzón de sitio existentes a un grupo Microsoft 365 de septiembre de 2017. Si actualmente usa la característica de buzón de sitio en SharePoint, considere la posibilidad de cambiar a Grupos de Microsoft 365 en lugar de admitir los escenarios de colaboración de correo electrónico. Para obtener más información, vea usar los grupos de Office 365 en lugar de los buzones del sitio.

Nota: La característica de buzón de sitio seguirá siendo compatible con los productos SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 y SharePoint 2010. Se recomienda a los clientes explorar los buzones compartidos como alternativa a los buzones del sitio.

Importante: Cuando los usuarios vean un buzón de sitio en Outlook, se mostrará una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones del sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, de modo que algunos usuarios podrían ver documentos que no pueden abrir.

Para agregar documentos mediante el buzón de sitio, simplemente arrastre los documentos a un mensaje de correo electrónico y se agreguen a la biblioteca de documentos de su sitio de SharePoint.

Reenviar documentos desde el buzón de sitio

Una vez que los documentos se almacenan en un sitio de SharePoint, es importante que todos los cambios que se realicen en el documento se realicen en la versión que esté almacenada en el sitio. Para ayudar a que los usuarios tengan la versión correcta del documento, puede reenviarlo fácilmente en Outlook haciendo clic en él con el botón secundario del ratón y luego haciendo clic en reenviar.

Reenviar un documento desde el buzón de sitio

Si tiene varios documentos que desea compartir, puede simplemente arrastrarlos y colocarlos en un mensaje de correo electrónico para incluir automáticamente vínculos a cada uno de los documentos.

Incluir vínculos a documentos en el correo electrónico.

Agregar la carpeta documentos a los favoritos en Outlook

Si usa la lista Favoritos en Outlook, le resultará útil incluir las carpetas de documentos del buzón de sitio en la lista de favoritos. Puede hacer clic con el botón secundario en la carpeta documentos y, a continuación, hacer clic en Mostrar en favoritos.

Si tiene dos carpetas documentos en su lista Favoritos con el mismo nombre, Outlook agrega automáticamente el nombre del buzón de correo al nombre de la carpeta (por ejemplo, "documentos – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), para que pueda ver fácilmente la carpeta de la que se trata.

Puede obtener más información sobre los favoritos de Outlook en Conservar las carpetas de correo usadas frecuentemente en Favoritos.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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