Usar un buzón de sitio para colaborar y coordinar el correo electrónico del equipo

Usar un buzón de sitio para colaborar y coordinar el correo electrónico del equipo

Las organizaciones y los equipos de las organizaciones suelen tener varios subprocesos de correo electrónico cada uno. Es fácil confundirse, que se pierda información o se omita o que se corte la comunicación. Los buzones del sitio pueden ayudarle a coordinar y almacenar correo electrónico relacionado con proyectos o equipos en un solo lugar, de modo que todos los componentes del equipo puedan ver todas las comunicaciones.

Importante: La característica de buzón de sitio en SharePoint se ha dejado de usar a partir de marzo de 2017. Esta característica se eliminará por completo en una versión futura. Las nuevas organizaciones de SharePoint ya no tienen acceso a la característica de buzón de sitio. Las organizaciones de SharePoint existentes ya no pueden crear nuevos buzones de sitio. Cualquier buzón de sitio que se haya configurado e implementado antes de marzo, 2017 seguirá funcionando.
Proporcionaremos un proceso para ayudar a la transición de sus sitios de buzón de sitio existentes a un grupoMicrosoft 365 de septiembre de 2017. Si actualmente usa la característica de buzón de sitio en SharePoint, considere la posibilidad de cambiar a Grupos de Microsoft 365 en lugar de admitir los escenarios de colaboración de correo electrónico. Para obtener más información, consulte usar grupos de Microsoft 365 en lugar de buzones de sitio.

Nota: La característica de buzón de sitio seguirá siendo compatible con SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 y productos SharePoint Server 2010. Se recomienda a los clientes explorar los buzones compartidos como alternativa a los buzones del sitio.

En el Inicio rápido, haga clic en Buzón.

Buzón en el Inicio rápido

El buzón de sitio se abre como segunda, bandeja de entrada y estructura de carpetas independientes junto a su cuenta de correo electrónico personal. El correo enviado a la cuenta de buzón de sitio y desde la misma se comparte entre todos los usuarios que tengan permisos de colaborador en el sitio de SharePoint.

Configurar el buzón de sitio

Puede Agregar un buzón de sitio como destinatario de correo, enviar correo desde el buzón o agregarlo a sus favoritos. Para agregar un buzón a un sitio, vea Agregar una aplicación de buzón de sitio para mantener el correo electrónico en contexto en un sitio. El sitio debe estar habilitado para correo. Si no lo está, póngase en contacto con el administrador.

Cuando incluye el buzón de sitio en un subproceso de correo electrónico importante, se almacena una copia de la información de ese hilo en una ubicación a la que puede obtener acceso cualquier persona del equipo.

Agregue el buzón de sitio en las líneas para, CCo CCO de un mensaje de correo electrónico.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

Puede Agregar la dirección de correo electrónico del buzón del sitio a cualquier grupo de contactos del equipo o a una lista de distribución. De este modo, el correo electrónico importante se almacena de forma automática en el buzón de sitio del grupo.

Al escribir y enviar correo electrónico desde el buzón de sitio, aparece como si fuera de usted.

Todos los usuarios con permisos de colaborador en un sitio pueden acceder al buzón de sitio, de modo que varias personas puedan trabajar conjuntamente para redactar un mensaje de correo electrónico.

Para redactar un mensaje, haga clic en nuevo correo.

Botón Correo nuevo en los buzones de sitio.

Se abrirá un nuevo mensaje en el buzón del sitio.

Agregar direcciones a un correo electrónico en el buzón del sitio

Si usa la lista Favoritos en Outlook, le resultará útil incluir carpetas del buzón de sitio en la lista Favoritos.

En Outlook, puede hacer clic con el botón derecho en una carpeta del buzón de sitio, como la Bandeja de entrada y hacer clic en Mostrar en Favoritos. Si tiene dos carpetas en la lista de favoritos con el mismo nombre (por ejemplo, dos bandejas de entrada), Outlook agrega automáticamente el nombre del buzón de correo al nombre de la carpeta (por ejemplo, "bandeja de entrada: HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") para que pueda identificar la carpeta que lo es.

Para obtener más información sobre los favoritos de Outlook, vea mantener las carpetas de correo usadas con frecuencia en favoritos.

Colaborar con su equipo mediante el buzón de sitio

Su equipo puede usar un buzón de sitio para colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante o en la recopilación de las conversaciones de correo electrónico relevantes del equipo. Su equipo también puede compartir documentos importantes de manera segura con un buzón de sitio.

Después de configurar un buzón de sitio para el sitio, se crea una nueva cuenta de correo electrónico con el nombre de su sitio. Por ejemplo, un sitio de grupo usa la dirección URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. La dirección de correo electrónico de ese buzón de sitio es HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Mosaico de elemento web

Muchos equipos tienen conversaciones a través de mensajes de correo electrónico de forma regular. A menudo, estas conversaciones producen información que puede resultar útil en cualquier parte de la línea. Puede reenviar el correo electrónico más útil dentro del subproceso a su buzón de sitio para preservarlo. Todos los usuarios que tengan permisos de colaboración en su sitio pueden abrir el buzón del sitio y ver el mensaje. Los miembros del equipo pueden abrir más tarde el buzón del sitio, buscar en el correo electrónico capturado en esa cuenta y ver el historial del problema en cuestión.

Otra idea para recopilar estas conversaciones de correo electrónico de nivel de equipo es CC la dirección de correo electrónico del buzón del sitio cuando envíe un mensaje de correo electrónico al equipo. También puede Agregar la dirección de correo electrónico del buzón de sitio a un grupo de contactos o una lista de distribución para que se incluyan de forma automática siempre que envíe el correo a su equipo.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

Si almacena los documentos de su equipo en su SharePoint sitio, puede aprovechar la aplicación de buzón de sitio para compartir esos documentos con los usuarios que tienen acceso al sitio.

Importante: Cuando los usuarios ven un buzón de sitio en Outlook, ven una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones del sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, de modo que algunos usuarios podrían ver documentos que no pueden abrir.

Si está usando Exchange, los documentos también aparecerán en una carpeta de Outlook, lo que facilitará aún más el reenvío de documentos a otras personas.

Reenviar un documento desde el buzón de sitio

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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