Use el Asistente para programación y el Buscador de salas para reuniones en Outlook

Si usa una cuenta de Microsoft 365 o microsoft Exchange con Outlook, puede usar el buscador Asistente para programación salas para ayudar a programar las reuniones.

Nota: El nuevo Buscador de salas estaba disponible por primera vez en Outlook para Microsoft 365 a partir de la versión 2012 (compilación 13530.20316). Buscador de salas tiene una dependencia en WebView2, que comenzó a implementarse para Microsoft 365 clientes el 1 de abril de 221. Versión 2101 (compilación 13628.20274) y posteriores. Para obtener más información sobre WebView2, vea la documentación del administrador: Microsoft Edge WebView2 y Aplicaciones Microsoft 365: Implementar Office | Microsoft Docs

  1. En una nueva reunión, agregue los asistentes Obligatorios, la hora de inicio y la hora de finalización y,a continuación, haga clic en el botón Buscador de salas al final del campo Ubicación.
    Selecciona el botón Buscador de salas para ayudarte a encontrar una sala de conferencias disponible

  2. Elija los detalles del salón en el Buscador de salas. Estas salas de conferencia están configuradas por el administrador Exchange o Microsoft 365 microsoft.

  3. Si la reunión tiene varios asistentes y salas de conferencias ocupadas, puede ser difícil encontrar un tiempo que funcione para todos. Para buscar disponibilidad para personas y salas, seleccione el botón Asistente para programación en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione Autocosecución y elija los criterios adecuados.

    Nota: Esta característica reemplaza la característica Horas sugeridas de versiones anteriores de Outlook.

    El Buscador de salas le ayudará a encontrar una sala de conferencias disponible.

  4. Después de encontrar una franja horaria adecuada y agregar una sala de conferencias a la reunión, seleccione Reunión en la cinta de opciones. A continuación, puede cerrar el Buscador de salas. Cuando haya terminado de configurar la reunión, seleccione Enviar

Usar el Asistente para programación

  1. En la Bandeja de entrada,seleccione Nuevos elementos > reunión o en el Calendario,seleccione Nueva reunión. También puede usar el método abreviado de teclado Ctrl+Mayús+Q para crear una nueva solicitud de reunión.

  2. Agregue asistentes en el cuadro Para.

  3. En el cuadro Asunto, escriba una descripción de la reunión o evento.

  4. Seleccione Asistente para programación de la cinta de opciones. Verá una fila para cada destinatario que haya escrito en el cuadro Para. Si desea agregar más asistentes, puede escribir su nombre en cualquier fila en blanco en el Asistente para programación.

  5. Las horas en las que los asistentes están ocupados se muestran en azul oscuro. Las horas en las que los asistentes tienen una cita provisional se muestran en un bloque con hash azul claro y las horas fuera del horario laboral de los asistentes se muestran en gris claro. Seleccione una hora disponible para todos los asistentes.

  6. Para seleccionar un momento óptimo para todos los asistentes, use el Buscador de salas en la columna derecha. Puede ver las horas en que los asistentes tienen conflictos.

Usar el Buscador de salas 

  1. En una nueva reunión, seleccione el botón Asistente para programación en la cinta de opciones.

  2. Use la lista desplegable Mostrar una lista de salas para seleccionar una lista de salas. Estas listas las configura el administrador de microsoft Exchange o Microsoft 365 usuario. 

    Use el Buscador de salas para ver las salas de conferencia disponibles para la reunión.

  3. Seleccione una sala disponible para agregar la sala a la Asistente para programación y a la reunión como destinatario. 

  4. El panel Horas sugeridas busca la mejor hora para la reunión, que se define como la hora en la que la mayoría de los asistentes están disponibles. La mejor hora de reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar cualquiera de las horas sugeridas, haga clic en la sugerencia de hora en el panel Horas sugeridas. También puede seleccionar manualmente una hora en la cuadrícula de disponibilidad.

    Use el selector De horas sugeridas para ver cuándo están disponibles los asistentes.

    1. Si desea que la reunión vuelva a repetirse, en el menú Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione el patrón de periodicidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Al agregar un patrón de periodicidad a una solicitud de reunión, el menú Reunión cambia a Reunión periódica.

  5. Cuando haya terminado de configurar la reunión, haga clic en Enviar.

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