Uso compartido de archivos o carpetas de SharePoint

Uso compartido de archivos o carpetas de SharePoint

Los archivos que almacena en un sitio de SharePoint suelen estar disponibles para todos los usuarios con permisos para el sitio, pero es posible que desee compartir archivos o carpetas específicos con personas que de otro modo no tienen acceso al sitio. Al compartir archivos y carpetas, puede decidir si desea permitir que los usuarios los editen o simplemente verlos. Puede ver con quién se comparte un archivo de SharePointy dejar de compartir archivos o carpetas de SharePoint,o cambiar los permisos en cualquier momento.

(¿Desea compartir todo el sitio?)

Sugerencia: Check out these YouTube videos from Microsoft Creators to learn more about working in SharePoint!

Compartir un archivo o carpeta

Esta es la manera en que comparte archivos o carpetas en SharePoint:

  1. Seleccione el archivo que desee compartir y elija Compartir.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de uso compartido en el que se muestra un vínculo para compartir con personas de la organización.

  2. (Opcional) Seleccione la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se abre el panel de detalles, en el que puede cambiar quién tiene acceso al vínculo y si los usuarios pueden editar el elemento que está compartiendo.

    Opciones de Usuarios que pueden utilizar este vínculo (estas opciones varían según la configuración de administración):

    • Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de fuera de su organización.

      Nota: Esta opción no está disponible en SharePoint Server 2019.

    • Personas de <su organización> da acceso al vínculo a cualquier persona de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

    • Usuarios con acceso existente puede usarse con usuarios que ya tienen acceso al documento o carpeta. Use esta opción si quiere enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso. 

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.

    Nota: Si se ha desactivado una opción de uso compartido, puede que los administradores de la organización la hayan restringido. Por ejemplo, pueden optar por deshabilitar la opción Cualquiera para evitar que se envíen vínculos a otras personas.

    La opción Permitir edición está activada de manera predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver sus archivos, anule la selección de la casilla. Cuando haya terminado, seleccione Aplicar.  

    Con OneDrive para cuentas profesionales o educativas, también puede seleccionar rápidamente los permisos de edición sin tener que abrir la configuración del vínculo de uso compartido. Solo tiene que seleccionar el icono de lápiz junto al cuadro Nombre, grupoo correo electrónico y, a continuación, conceder permiso de edición o de solo lectura a los destinatarios.  

    Opciones de permiso para compartir en OneDrive con opciones sólo de edición o visualización.

  3. Indique los nombres de las personas con las que desea compartir archivos y escriba un mensaje, si así lo desea.

  4. Cuando esté listo para enviar el vínculo, seleccione Enviar.

Obtener un vínculo a un archivo o carpeta que se pueda copiar

También puede compartir de la manera siguiente: obtenga un vínculo a un archivo o carpeta que se pueda copiar y péguelo en un mensaje de texto o en un sitio web. Los usuarios con los que comparta estos vínculos también pueden reenviar el vínculo a otras personas.

  1. En SharePoint, seleccione Copiar vínculo. El vínculo se copia automáticamente en el Portapapeles.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de copiar vínculo

  2. (Opcional) Seleccione la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se abre el panel de Detalles, en el que puede cambiar quién tiene acceso al vínculo y si los usuarios pueden editar el elemento que está compartiendo.

    Opciones de Usuarios que pueden utilizar este vínculo (estas opciones varían según la configuración de administración):

    • Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de fuera de su organización.

    • Personas de <su organización> da acceso al vínculo a cualquier persona de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

    • Usuarios con acceso existente puede usarse con usuarios que ya tienen acceso al documento o carpeta. No cambia los permisos del elemento. Use esta opción si quiere enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso. 

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.

    La opción Permitir edición está activada de manera predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver sus archivos, anule la selección de la casilla. Esto se puede restringir aún más al seleccionar la opción de Bloquear descarga, lo que significa que no se puede guardar una copia local. Cuando haya terminado, seleccione Aplicar

    Con OneDrive para cuentas profesionales o educativas, también puede seleccionar rápidamente los permisos de edición sin tener que abrir la configuración del vínculo de uso compartido. Solo tiene que seleccionar el icono de lápiz junto al cuadro Nombre, grupoo correo electrónico y, a continuación, conceder permiso de edición o de solo lectura a los destinatarios.    

  3. Pegue el vínculo (Ctrl+V) donde quiera, como un mensaje de texto o en un sitio web.

Notas: 

  • Los permisos concedidos con un vínculo para compartir son válidos hasta que el vínculo caduque. Por ejemplo, el acceso se revoca cuando un vínculo está deshabilitado. No obstante, es posible que los usuarios aún tengan acceso al archivo de otra manera.

  • Si Permitir edición está seleccionado: Tras iniciar sesión, los usuarios de su organización pueden editar, copiar o descargar los archivos. Cuando la opción Permitir edición no está seleccionada, los usuarios de su organización pueden ver y es posible que puedan copiar o descargar los archivos.

  • Los administradores del sitio pueden restringir el uso compartido para que solo los propietarios de los archivos y los sitios puedan compartirlos.

  • Si los administradores del sitio no han restringido el uso compartido a los propietarios del sitio, cualquier persona con permisos de edición en un archivo o carpeta puede compartir ese archivo o carpeta con otras personas seleccionando Compartir o Copiar vínculo. Las personas que no tienen permisos de edición pueden usar Copiar vínculo para obtener un vínculo que funcione para las personas que ya tienen permisos para el archivo o carpeta.

  • No se admite la opción para crear o abrir vínculos "Cualquiera" a páginas .aspx.

Tengo otra pregunta

Para obtener información sobre cómo compartir con un grupo, vea Compartir archivos y carpetas con grupos de Outlook.

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