Administrar datos con consultas

Introducción a las consultas

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¿Se atreve?

Use las consultas para responder cuestiones sobre negocios y otras según los datos y para realizar fácil y rápidamente actualizaciones masivas o eliminar información de la base de datos.

¿Qué son las consultas?

En Access, las consultas son como las preguntas que se realizan para buscar información relacionada, incluso muy específica, en la base de datos.

En las consultas, a veces se utilizan datos de una sola tabla y otras de varias. Por ejemplo, puede que desee buscar solo el número de teléfono de un contacto, lo que requiere una consulta simple de un campo de número de teléfono de una persona determinada en una tabla de contactos. O bien, puede combinar datos de más de una tabla, como la información de cliente y la información del pedido, para ver los pedidos de un cliente.

En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No almacena datos. En su lugar, muestra los datos almacenados en tablas y hace que esos datos estén disponibles para que pueda trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas. Por ejemplo:

  • Vea los datos con una consulta de selección. Busque y vea información de una o más tablas especificando los criterios que deben cumplir los datos y detalle qué valores se mostrarán. Por ejemplo, podría querer ver todos los productos creados por Tailspin Toys.

  • Especifique criterios y busque sobre la marcha. Cree consultas reutilizables que siempre le soliciten criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta que le pida al usuario el nombre del proveedor que quiera buscar y luego muestre todos los productos adquiridos de ese proveedor.

  • Actualice o agregue datos a partir de la consulta. Consulte datos y después use los resultados para introducir o actualizar la información de forma automática. Por ejemplo, si Tailspin Toys ha agregado "TT" al comienzo de los nombres de todos sus productos, busque todos los productos de la empresa y luego actualice los nombres de producto para que cada entrada comience por "TT", todo mediante una consulta de actualización.

  • Elimine datos a partir de una consulta. Busque información o registros y después elimínelos. Por ejemplo, si Tailspin Toys cierra y los productos de la empresa ya no están a la venta, busque todos sus productos y elimínelos de forma automática de las tablas relacionadas.

Use el Asistente para consultas para crear una consulta de selección que muestre información en la vista Hoja de datos.

Nota: Algunos elementos de diseño no están disponibles al usar el asistente. Si quiere, modifique la consulta en la vista Diseño después de crearla.

Nota: Antes de crear una consulta, asegúrese de establecer las relaciones entre tablas en la base de datos, ya que se utilizan al consultarlos. Para obtener más información, vea Introducción a las relaciones de tabla y módulos relacionados en este curso.

Crear una consulta

  1. Seleccione Crear > Asistente para consultas.

  2. Seleccione Asistente para consultas sencillas, y, a continuación, seleccione Aceptar.

  3. Seleccione la tabla o consulta que contenga el campo y, a continuación, agregue el campo a la lista Campos seleccionados. Cuando termine, seleccione Siguiente.

    Agregue tantos campos como desee de las tablas que quiera.

    Si ha agregado un campo numérico

    Si ha agregado los campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen. Siga uno de estos pasos:

    • Si desea ver los registros individuales, seleccione Detalles, y luego Siguiente. Adelante al paso 4.

    • Si desea ver los datos numéricos resumidos, como los promedios, seleccione Resumen y, a continuación, seleccione Opciones de resumen. Especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos. Seleccione una función para cada campo numérico:

      • Suma   La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.

      • Promedio    La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.

      • Mín    La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

      • Máx   La consulta devuelve el valor más alto del campo.

    • Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione Contar los registros de nombre de tabla para esa tabla.

      Si ha agregado un campo de fecha y hora

      El Asistente para consultas le pregunta cómo desea agrupar los valores de fecha. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como el precio y un campo de fecha y hora, como la fecha de la transacción, y, a continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo Precio. Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año.

      Seleccione el período de tiempo que desee utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, seleccione Siguiente.

      Nota: En la vista Diseño, tendrá más opciones para agrupar los valores de fecha y hora.

  4. Agregue un título a la consulta.

  5. Especifique si quiere abrir la consulta (en la vista Hoja de datos) o modificarla (en la vista Diseño). A continuación, seleccione Finalizar.

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