Programación de eventos, buscador de salas y RSVP en Outlook para Mac

Si usa una cuenta de Microsoft 365 o Microsoft Exchange con Outlook, puede programar eventos o reuniones y usar el Asistente para programación y el Buscador de salas para facilitar la programación.

Crear un nuevo evento o reunión

1. Haga clic en el menú desplegable junto a Nuevo mensaje y seleccione Nuevo evento.
   
2. Desde la ventana Nuevo evento puede asignar un nombre al evento, agregar personas necesarias, establecer la hora, establecerla como un evento o reunión periódico, agregar una ubicación, establecer un aviso y agregar un mensaje.
3. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar, para guardar una cita, o Enviar, para enviar la invitación a todos los usuarios que agregó. Aparecerá en el calendario en la hora y fecha que haya elegido.

Usar el Asistente para programación

Al invitar a varias personas, puede resultar un poco complicado administrar los calendarios de todos los usuarios para encontrar una hora adecuada para todos. El Asistente para programación ayuda a facilitarlo.

1. Haga clic en el menú desplegable junto a Nuevo mensaje y seleccione Nuevo evento.

2. En la ventana Nuevo evento , seleccione Ver más elementos (...) en la barra de herramientas y, después, seleccione Asistente para programación.
   

3. Verá una fila para cada destinatario que especificó anteriormente, así como la disponibilidad de la ubicación seleccionada (si está disponible), y también puede agregar asistentes necesarios u opcionales directamente desde el Asistente para programación.

   • Las horas en las que los asistentes están ocupados aparecen en rojo. Las horas en las que los asistentes tienen una cita provisional se muestran en rayas diagonales rojas y blancas, las veces que los asistentes trabajan en otro lugar se muestran con un contorno rojo y las horas fuera de las horas de trabajo de los asistentes se muestran en rayas diagonales grises y blancas claras.
     

4. Haga clic en una hora para colocar un cuadro azul que le ayudará a ver cualquier conflicto. También puede hacer clic y arrastrar los bordes del cuadro azul para aumentar o reducir la longitud del evento o reunión.
   

5. Cuando haya terminado, haga clic en Listo en la parte superior de la pantalla para volver a la ventana Nuevo evento con los cambios realizados. Compruebe que todo es correcto y haga clic en Guardar para enviarlo.

Usar el Buscador de salas

1. En un evento o reunión nuevo, seleccione Ver más elementos (...) en la barra de herramientas y, a continuación, seleccione Asistente para programación.

2. Haga clic en Agregar una ubicación y, a continuación, haga clic en Examinar con el Buscador de salas si está disponible.

   Nota

   Si no ve la opción Buscador de salas, es posible que no haya iniciado sesión en una cuenta con acceso a la información de ubicación. Póngase en contacto con su administrador de TI para obtener ayuda.

   

3. El Buscador de salas le permite elegir el edificio, tipo de sala, capacidad, piso y características (por ejemplo, si la sala tiene audio, vídeo, proyector, etc.).

4. Una vez que haya seleccionado entre las opciones disponibles, la sección Sugeridos de la parte inferior busca salas. Si una sala está disponible en el momento de la reunión, aparecerá Disponible en texto verde y, si ya está reservada o cerrada, aparecerá No disponible en texto rojo.

Confirmar asistencia a eventos o reuniones

1. Al hacer clic en un correo electrónico con una invitación a un evento o reunión, haga clic en él y verá una ventana de RSVP.
   
2. Al hacer clic en Aceptar, Provisional o Rechazar , enviará inmediatamente su RSVP, por lo que si desea agregar un mensaje opcional o proponer una nueva hora, hágalo primero. También puede hacer clic en la casilla Email organizador si no desea enviar un correo electrónico de confirmación.
3. Si necesita cambiar su RSVP, vaya a su calendario, busque el evento o la reunión y haga doble clic en él para abrirlo.
4. Haga clic en el botón Editar RSVP para ver la ventana RSVP y cambiar su elección.