El acceso de invitado en Microsoft Planner le permite a usted y a su equipo colaborar y participar con personas de fuera de su organización al concederles acceso para ver e interactuar con su plan. Los usuarios invitados pueden crear y eliminar cubos y tareas, editar campos de tareas y editar el nombre del plan. Si concede permisos adicionales al usuario invitado, también puede adjuntar un archivo o vínculo a una tarea. Los usuarios invitados también recibirán algunas de las notificaciones asociadas con su plan.
Nota
No se admiten las notificaciones por correo electrónico de Planner para la asignación de tareas para los usuarios invitados.
Cómo funciona
Planner se basa en la característica de acceso de invitado de Grupos de Microsoft 365. Si el acceso de invitado de Grupos de Microsoft 365 está desactivado, no podrá agregar usuarios invitados a los planes. Para obtener más información, consulte Acceso de invitados en los grupos de Microsoft 365.
Paso 1 El propietario de un grupo agrega un invitado al grupo.
Nota
Para buscar el grupo asociado a un plan, vaya a outlook.com y, en el panel Carpetas , desplácese hacia abajo hasta la carpeta Grupos y busque el nombre del plan.
Paso 2 El invitado recibe un correo electrónico de bienvenida del grupo. Si aún no tienen una cuenta de invitado con la organización, deben aceptar esta invitación para crear una. En el correo electrónico de bienvenida, en Leer archivos de grupo, seleccione el vínculo Archivos de acceso y siga las instrucciones para crear una cuenta de invitado.
Paso 3 Para acceder a un plan, los invitados deben usar una dirección URL específica del plan o ir a https://planner.cloud.microsoft/[organizationdomainname]. Puede encontrar el nombre de dominio de la organización en la dirección de correo electrónico de cualquier usuario no invitado; Por ejemplo: nonguestuser@organizationdomainname.com. La dirección URL general de Planner, https://planner.cloud.microsoft/, lleva a los usuarios de Microsoft 365 que no son invitados a Planner, pero no sabrán por el nombre del usuario invitado en qué organización quieren iniciar sesión.
Paso 4 El invitado puede abandonar el plan en cualquier momento mediante un vínculo en la parte inferior de cada correo electrónico e invitaciones de calendario.
Permisos
En la tabla siguiente se resume lo que los propietarios de grupos, los miembros del plan y los invitados pueden y no pueden hacer.
| Tarea | Propietarios y miembros no invitados | Miembros usuarios invitados |
|---|---|---|
| Crear tareas y cubos | Sí | Sí |
| Editar campos de tareas | Sí | Sí |
| Adjuntar un archivo o vínculo a tareas | Sí | Sí. Sin embargo, un administrador debe permitirlo a través de la configuración de Grupos de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Permitir que se agreguen invitados a todos los grupos de Microsoft 365. |
| Invitar a usuarios invitados | Sí | No |
| Comentar una tarea | Sí | Sí |
| Crear un plan | Sí | Sí |
| Eliminar un plan público | Sí | No |
| Eliminar un plan privado | Sí. Solo propietarios de grupos. | No |
| Agregar miembros a un plan público | Sí | No |
| Agregar miembros a un plan privado | Sí. Solo propietarios de grupos. | No |
| Editar el nombre del plan | Sí | Sí |
| Editar la configuración del plan público | Sí | No |
| Editar la configuración de un plan privado | Sí. Solo propietarios de grupos. | No |
| Ver planes públicos | Sí | Sí |
| Unirse a planes públicos | Sí | No |