Puede admitirlo: ha estado usando una hoja de cálculo de Microsoft Excel para administrar sus proyectos y realmente no ve una buena razón para cambiar. No estás solo.
Es tentador iniciar un plan de proyecto en Excel porque le ayuda a enumerar rápidamente todos los proyectos, organizarlos como desee e incluso crear algo parecido a una vista de diagrama de Gantt. Pero una hoja de cálculo se queda corta cuando se trata de calcular cambios en su proyecto.
Cuando se encuentra haciendo malabares con varios proyectos, programaciones interrumpidas y recursos compartidos, mantener una programación en una hoja de cálculo se convierte en una tarea abrumadora. Con su motor de programación dinámico, herramientas de administración de recursos y soporte para una mejor comunicación, Microsoft Project puede ayudarle a mantenerse al día.
¿Qué desea hacer?
- Aprovechar la administración de recursos de toda la empresa
- Permitir que Project calcule el efecto de los cambios de fecha
- Usar métodos de generación de informes flexibles
- Integrar con Excel
Aprovechar la administración de recursos de toda la empresa
Cuando usa hojas de cálculo para realizar un seguimiento de proyectos, ¿qué sucede cuando un único recurso se asigna a varios proyectos? Debe administrar recursos fuera de su plan de proyecto, ya sea manualmente o con un programa de terceros. Los recursos a menudo terminan sobreasignados involuntariamente y puede pasar mucho tiempo tratando de reprogramar el trabajo.
Con Microsoft Project Server, todos los proyectos de la organización pueden extraer recursos de un grupo de recursos central de toda la empresa. Esto permite a los jefes de proyecto ver rápidamente la disponibilidad de un recurso antes de asignarlo a una tarea.
Permitir que Project calcule el efecto de los cambios de fecha
Supongamos que ha estado realizando un seguimiento de un proyecto en una hoja de cálculo. Este proyecto tiene una tarea que no puede iniciarse hasta que otro proyecto produzca un entregable específico. Ese entregable está programado para realizarse el 18 de junio. Ahora es 25 de junio y todavía lo estás esperando. ¿Cuánto tiempo tardarás en actualizar la hoja de cálculo con una nueva fecha para la tarea que depende de esa entrega? Tal vez no mucho si la tarea está cerca del final del proyecto, pero ¿qué pasa si está cerca del principio? ¿Y qué sucede si su proyecto tiene más de 50 tareas? ¿Más de 100 tareas?
Project puede ayudarle a ajustar rápidamente la programación del proyecto y las asignaciones de recursos con su motor de programación dinámica. Controla un cambio de fecha y sus efectos sin problemas, teniendo en cuenta todas las dependencias, entregas y asignaciones de recursos. No solo recalcula automáticamente la programación, sino que Project también resalta las fechas que cambió para que pueda ver rápidamente el efecto de cada turno de programación.
Usar métodos de generación de informes flexibles
Tienes una reunión improvisada con tu gerente en diez minutos para discutir el estado de tu proyecto. Desea traer un informe del progreso de su proyecto, pero con tan poca antelación, lo mejor que puede hacer es imprimir su hoja de cálculo y esperar que todos los datos sean precisos. Le gustaría proporcionarle a su gerente un informe más sólido sobre su proyecto, pero simplemente no es posible con tan poca antelación cuando usa una hoja de cálculo.
Con Project, puede generar rápidamente un informe visual que use una plantilla que exporte los datos a un diagrama dinámico en Microsoft Visio Profesional. Puede elegir qué campos desea resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que haya configurado para el proyecto, y presentar un informe limpio y conciso para la reunión con la administración.
Integrar con Excel
Al exportar los datos de Project a Excel, puede seguir usando su eficaz función de hoja de cálculo mientras aprovecha Project para realizar un seguimiento de la programación y los recursos de su proyecto. También puede importar o insertar datos de Excel en el plan de proyecto.