Por Jane Suchan, PMP
El cambio incontrolado es uno de los mayores enemigos de un gerente de proyecto. Es por eso que un proceso sólido de gestión del cambio puede ser el mejor amigo de un gerente de proyecto. Poner en marcha este tipo de proceso le permite entregar lo que el cliente ha solicitado, en el plazo requerido y dentro del presupuesto acordado. Sin el control de cambios, el alcance del proyecto se convierte en un objetivo móvil y corre el riesgo de perder uno o más de los factores de éxito de su proyecto. La capacidad de gestionar y controlar el cambio, particularmente el alcance del proyecto, es clave para alcanzar los objetivos y un indicador de desempeño típico para un gerente de proyecto. El cambio de proyecto es inevitable y debe estar preparado para lidiar con él cuando suceda, no si lo hace.
Equilibrio entre la gestión del cambio y la burocracia
Un desafío para los gerentes de proyectos es equilibrar la necesidad de controlar el cambio del proyecto y evitar la burocracia indebida. La pregunta es: ¿Dónde está el punto de inflexión? Dado que cada proyecto es único, el punto en el que el control de cambios deja de agregar valor y se convierte en burocracia variará de un proyecto a otro.
Algunas de sus partes interesadas, o incluso los miembros de su equipo de proyecto, pueden sentir que implementar el control de cambios es su forma de evitar el temido aumento del alcance, y que no está dispuesto a ser flexible y hacer lo mejor para su cliente y el negocio. Es importante disipar esta percepción. Hágales saber que lo que está haciendo es exactamente lo contrario: está implementando un proceso eficiente para evaluar constantemente los cambios solicitados. Si hacer la alteración se considera una buena idea, entonces tendrá procesos para responder cuando sea necesario.
El plan de gestión de cambios del proyecto
Para ayudarle a responder rápidamente, un plan de gestión de cambios de proyecto describe lo que ocurre cuando se producen desviaciones. No tiene la intención de evitar el cambio; más bien, su propósito es delinear un proceso que deje en claro cómo se comunicará el cambio, cómo se tomarán las decisiones y cómo se adaptará el proyecto en consecuencia.
Establecer el control de cambios
Debe poner en marcha el proceso de control de cambios tan pronto como cree una línea base para los resultados clave, como los requisitos empresariales y la programación. El equipo del proyecto y las partes interesadas, y cualquier otra persona afectada por los cambios en el proyecto, deben revisar y respaldar el plan de gestión de cambios antes de ponerlo en práctica.
Los pequeños cambios que tienen poco impacto en el éxito general del proyecto no deberían implicar los mismos rigores que los realizados a los requisitos o los hitos del cronograma de ruta crítica. El plan de gestión de cambios del proyecto debe indicar cuándo se requiere una solicitud formal de cambio del proyecto (PCR). Por ejemplo:
- ¿Cuáles son los umbrales para los cambios de programación y presupuesto?
- ¿Hay cambios que siempre requieren una solicitud de cambio?
- ¿Qué alteraciones puede omitir el proceso de gestión del cambio?
Una precaución aquí: a menudo son muchos cambios de pequeño alcance los que hacen el daño, en lugar de los grandes y obvios. Tenga esto en cuenta al definir los criterios de PCR. Por ejemplo, el plan de administración de cambios debe definir categorías de solicitudes de cambio, como lo que es principal o secundario:
Cambios importantes Estos deben documentarse como un PCR. Cambios importantes en el proyecto:
- Afectar los requisitos o elementos de trabajo en la ruta crítica, retrasando hitos significativos o la fecha de finalización general del proyecto en un determinado porcentaje de tiempo o duración. Se deben definir criterios de cambio importantes para cada proyecto.
- Requieren fondos adicionales (en dólares o porcentaje del presupuesto). Nuevamente, la cantidad debe definirse para cada proyecto.
Cambios menores Estos cambios de rutina no requieren una PCR. Cambios menores:
- No afecten significativamente al plan. No amplían la fecha de finalización de hitos o tareas con dependencias del proyecto.
- No tener impacto financiero negativo. Como resultado, no se producirá ninguna variación en el presupuesto del proyecto.
Sugerencias para evaluar las solicitudes de cambio
El plan de gestión de cambios del proyecto también debe incluir información sobre cómo se evalúan las solicitudes de cambio. Es vital que los criterios para esta evaluación se determinen antes de que sea necesaria para que no se pierda el tiempo para llegar a un consenso. Establecer estos parámetros ayudará a equilibrar el cambio con los objetivos y beneficios empresariales generales.
Estas son algunas preguntas típicas que se deben tener en cuenta al evaluar una solicitud de cambio:
- ¿Este cambio añade o modifica los requisitos empresariales?
- ¿Existe alguna solución alternativa o este cambio es necesario para el éxito general del proyecto?
- ¿Este cambio requiere un aumento en la financiación?
- ¿Esto retrasará la fecha de finalización del proyecto?
- Aunque este cambio puede tener un impacto negativo en este proyecto, ¿da lugar a importantes ventajas empresariales que hagan que merezca la pena?
- ¿Promulgar este cambio ahora tiene más sentido que retrasarlo? ¿La demora terminará costándole más dinero a la compañía al final?
- ¿Se han considerado todas las partes interesadas afectadas y respaldan el cambio?
- ¿Hay ramificaciones contractuales a considerar? Por ejemplo, ¿no se cumplirán los compromisos con proveedores externos debido a este cambio?
Aprobar solicitudes de cambio de proyectos
También es importante definir quién puede aprobar (o no) los cambios solicitados. Es común definir varios niveles de autoridad para que los cambios de rutina se puedan manejar de manera eficiente, mientras que los cambios significativos reciben el nivel necesario de atención gerencial.
Cuando un cambio propuesto afecta el alcance del proyecto, debe considerarlo como una decisión comercial que requiere la aprobación del patrocinador del proyecto. Cuando el alcance no se ve afectado, el equipo del proyecto y el patrocinador pueden decidir que el gerente del proyecto tiene el poder de aprobar el cambio dentro de ciertos límites. Para algunos proyectos, se crean juntas de control de cambios y se convocan regularmente para considerar y aprobar las solicitudes de cambio. Puede haber diferentes paneles de control de cambios en la organización, que manejan varios tipos de solicitudes de cambio. Por ejemplo, una junta técnica de control de cambios podría analizar problemas tecnológicos.
Una manera fácil de resumir las directrices para aprobar solicitudes de cambio es en una tabla como la siguiente, que se basa en un proyecto de ejemplo:
| Tipo de cambio | Descripción general | Criterio | Aprobador | ¿Se requiere PCR? |
|---|---|---|---|---|
| Principal | Representa un cambio significativo en el ámbito, el calendario o el presupuesto del proyecto | Adición de un nuevo requisito o ampliación de un requisito empresarial existente Programe un retraso de más de 14 días o retrasará la fecha de finalización del proyecto Requiere fondos adicionales de $100,000 o más |
Panel de control de cambios del proyecto | Sí |
| Principal | Representa un cambio en el ámbito, la programación o el presupuesto del proyecto | Aclaración de requisitos empresariales Programe un retraso de menos de 14 días que no afecte a la fecha de finalización del proyecto Requiere fondos adicionales de menos de $100,000 |
Jefe de proyecto | Sí |
| Secundario | Cambio de rutina con poco o ningún impacto en el proyecto | No cambia las fechas de finalización de hitos El impacto en el presupuesto del proyecto es inferior al $X o al X % |
Jefe de proyecto | No |
La gran recompensa
Los equipos de proyecto siempre están ansiosos por llegar a la ejecución del proyecto, a veces a expensas de una planificación efectiva. Es tentador tomar atajos y asumir que descubrirás las cosas sobre la marcha. Tener un proceso de control de cambios bien desarrollado, antes de que ocurran los cambios, tendrá grandes beneficios y mejores resultados generales del proyecto. Eliminar la subjetividad del control de cambios permitirá al equipo del proyecto manejar las fluctuaciones de manera eficiente y efectiva. Un plan de gestión del cambio detallado y bien pensado que haya sido aceptado por los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas ahorrará tiempo y dinero, algo de lo que los gerentes de proyecto nunca tienen suficiente.
| Sobre el autor Jane Suchan es una gerente de programas con experiencia en la supervisión de iniciativas comerciales a nivel empresarial y el desarrollo de metodologías de gestión de proyectos. Jane vive en Seattle, Washington. |
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