Compartir un proyecto en Project para la web

Obtenga información sobre cómo compartir un proyecto con personas de su organización al usar Project para la web.

Project para la web usa grupos de Office 365 para compartir. Puede compartir el proyecto con un grupo existente de su propiedad o crear uno nuevo.

Compartir con un grupo la primera vez que asigne una tarea

El escenario más común en el que necesita compartir con un grupo de Office 365 es cuando necesita asignar un usuario a una tarea en su proyecto.

1. En la tarea que desea asignar, en la columna Asignar a , haga clic en el icono Seleccionar usuario.

   

2. En el cuadro de búsqueda, empiece a escribir el nombre del usuario que desea asignar a la tarea y, a continuación, seleccione el usuario en los resultados de búsqueda cuando se muestre.

3. En la pantalla Primero, conectar al usuario a un grupo , puede elegir agregar el usuario a un nuevo grupo que cree para el proyecto o agregar el usuario a un grupo existente de su propiedad que desee asignar al proyecto.

   • Para crear un grupo, seleccione la pestaña Crear grupo , escriba un nombre de grupo y haga clic en Crear y asignar.
   • Para agregar un grupo existente, seleccione la pestaña Agregar a un grupo , seleccione el grupo de la lista de grupos de su propiedad y haga clic en Agregar y asignar.

4. El usuario se mostrará entonces como asignado a la tarea.

A medida que asigne usuarios adicionales a tareas del proyecto, aparecerá un mensaje que indica que se agregarán al grupo si aún no son miembros.

Compartir con un grupo antes de asignar tareas

También puede optar por compartir su proyecto en un grupo de Office 365 antes de asignar tareas a cualquier persona. Por ejemplo, es posible que sepa qué usuarios trabajarán en el proyecto, pero aún no a quién asignar tareas específicas.

1. En el proyecto, haga clic en Miembros del grupo en la esquina superior derecha.

2. Escriba el nombre que desea asignar al proyecto y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. En la pantalla Grupo, puede elegir crear un nuevo grupo para el proyecto o seleccionar un grupo existente de su propiedad:

   • Si desea crear un grupo nuevo para el proyecto, seleccione Crear grupo, busque y agregue los miembros que desee agregar al grupo y, a continuación, haga clic en Crear.
   • Si desea agregar un grupo existente de su propiedad, seleccione Agregar a un grupo, seleccione el grupo que desea agregar de la lista y, a continuación, haga clic en Agregar.

Tenga en cuenta que el número de usuarios que son miembros del grupo se mostrará en el botón Miembros del grupo .

Saber a qué le da acceso la pertenencia a grupos de Office 365 a su usuario

Tenga en cuenta las consecuencias de agregar un usuario a un grupo de Office 365 para su proyecto. La pertenencia a grupos significa que los usuarios no solo podrán ver el proyecto, sino también acceder a todo lo demás a lo que un miembro del grupo tiene derecho, incluso a la información no relacionada con Project para la web. Esto incluye correo electrónico de grupo compartido y área de trabajo compartida para conversaciones, archivos y eventos de calendario. Conozca a qué tienen acceso los nuevos miembros, especialmente en el caso de que comparta el proyecto con un grupo existente de su propiedad y agregue usuarios en Project para la web.

Puede ver las propiedades de grupo de Office 365 en Outlook haciendo clic en el botón Miembros del grupo y en el nombre del grupo.

Para obtener más información sobre los grupos de Office 365, consulte Más información sobre grupos de Office 365.

Asignar una tarea a un recurso que no es de usuario

Puede asignar una tarea a un recurso que no sea de usuario (por ejemplo, el equipo que necesita para la tarea, un contratista que no forma parte de su organización o una sala de conferencias). Siempre que estén disponibles como recursos en su organización, se pueden asignar a una tarea. Tenga en cuenta que no es necesario agregarlos al grupo de Office 365 del proyecto para asignarlos a una tarea.

¿Qué sucede si se ha eliminado el grupo de Office 365 de mi proyecto?

Si el grupo de Office 365 que ha asociado con su proyecto se ha eliminado por algún motivo, los miembros de ese grupo ya no podrán acceder al proyecto. Si el grupo se eliminó hace menos de 30 días, el propietario del grupo puederestaurar el grupo, lo que permitirá a sus miembros acceder al proyecto.

Si el grupo se eliminó hace más de 30 días, el grupo no se puede recuperar y necesitará un administrador en su espacio empresarial para ayudarle a darle acceso al proyecto.