Una manera de controlar la colaboración de documentos es requerir la desprotección de los archivos, especialmente cuando varios usuarios tienen acceso a la biblioteca. Si se requiere una desprotección de biblioteca, otras personas no podrán sobrescribirla. Sin embargo, corre el riesgo de impedir que otras personas vean los cambios más recientes o que realicen cambios por sí mismos. Si otros usuarios necesitan trabajar en el documento, es importante que los archivos se vuelvan a proteger rápidamente.
Nota
No configure la biblioteca para requerir la desprotección si los usuarios planean trabajar en coautoría en documentos de la biblioteca. Los usuarios no pueden trabajar simultáneamente en documentos cuando la desprotección obligatoria está activada.
Requerir la desprotección de archivos para su edición
Nota
Solo los usuarios que tienen permisos de control total o diseño pueden configurar bibliotecas para requerir la desprotección de los archivos.
- Vaya a la biblioteca en la que planea trabajar.
- Seleccione Configuración
>.
Si no ve estos elementos de menú, seleccione Biblioteca en la cinta de opciones y, en el grupo Configuración, seleccione Configuración de la biblioteca. - En la página Configuración , seleccione Más opciones de biblioteca (para SharePoint clásico, se encuentra en Configuración general). Seleccione Configuración de versiones.
- En la sección ¿Requerir desprotección ?, en ¿Requerir que los documentos se descarguen antes de poder editarse?, seleccione Sí.
- Para guardar la configuración y volver a la página Configuración de la biblioteca, selecciona Aceptar.
¿Qué sucede cuando se requiere extraer del repositorio en una biblioteca?
| Si haces esto ... | Esto es lo que sucede... |
|---|---|
| Crear o agregar un archivo a una biblioteca | El archivo se desprotege inicialmente. Debe insertarla en el repositorio de la biblioteca para que otros usuarios puedan verla y trabajar con ella. |
| Abrir un archivo para editarlo | El archivo se desprotege automáticamente cuando selecciona Editar. Un cuadro de diálogo de mensaje le avisa de que está a punto de extraer el archivo del repositorio y le ofrece la oportunidad de editarlo en la carpeta de borradores locales. Después de la desprotección, el icono del archivo se cubre con una flecha verde que apunta hacia abajo, lo que indica que el archivo ya está desprotegido. Nadie más puede cambiar el archivo y nadie más puede ver los cambios mientras lo tiene desprotegido. |
| Realizar cambios en la información sobre el archivo (propiedades) | Si el archivo aún no se ha desprotegido, debe extraerlo antes de realizar cambios en sus propiedades, como el título, el nombre del autor, la fecha de vencimiento, el recuento de palabras, etc. Los cambios no surtirán efecto hasta que vuelva a proteger el archivo. |
| Intentar abrir un archivo que está desprotegido para otra persona | Las opciones Extraer del repositorio y Check In no están disponibles. No puede extraer un archivo que otra persona ha desprotegido. Si intenta hacerlo, aparece un cuadro de diálogo de mensaje que le informa de que otra persona ha extraído el archivo. Para averiguar quién tiene el archivo desprotegido, mantenga el puntero sobre el icono del archivo. El nombre de la persona que lo tiene extraído aparece en una información sobre herramientas. Puede ponerse en contacto con esa persona para solicitar el registro del archivo si lo necesita rápidamente. |
| Proteger el archivo | Se le pedirá que escriba un comentario sobre los cambios realizados. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, el comentario pasa a formar parte del historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se le pedirá que elija el tipo de versión que desea insertar. Para obtener más información sobre el control de versiones, consulta También. |
| Mantener el archivo extraído durante mucho tiempo | Nadie más puede ver los cambios ni editar el archivo mientras lo tiene desprotegido. Si bien esto es útil durante el tiempo que está realizando cambios, también puede impedir que otros usuarios realicen las tareas asignadas. Es una buena práctica comercial y una cortesía común volver a proteger el archivo lo más rápido posible después de desprotegerlo. En algunas circunstancias, es posible que un administrador tenga que forzar un registro del archivo. |