Crear y actualizar una columna de datos externos en una lista o biblioteca

Puede agregar un tipo especial de columna a una lista o biblioteca nativa, denominada columna de datos externa. Esta columna permite combinar una columna de datos de un origen de datos externo con otras columnas de una lista o biblioteca nativas. Debido a que se agrega una columna de datos externos a una lista nativa o biblioteca, todas las características relacionadas de la lista o biblioteca funcionan, incluyendo versiones, aprobaciones, protección y desprotección, y archivos adjuntos.

Para obtener más información, consulte Buscar contenidos sobre datos externos.

¿Qué desea hacer?

• Antes de comenzar
• Comprender ejemplos de uso de columnas de datos externas
• Crear una columna de datos externa en una lista o biblioteca
• Actualizar una columna de datos externa
• Actualizar una columna de datos externa

Antes de comenzar

Trabajar con datos externos requiere varias tareas de requisitos previos para permitir un acceso seguro a los datos. La siguiente información puede ayudarle a planear los pasos siguientes. Además, si experimenta problemas al intentar trabajar con datos externos, esta información puede ayudarle a identificar el problema. Para acceder a los datos externos, usted o un administrador deben hacer lo siguiente:

Preparar el origen de datos externo Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para asegurarse de que las personas adecuadas tengan acceso a los datos y que los datos no terminen en las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.

Configurar cuentas y servicios de SharePoint Un administrador debe activar los Servicios de conectividad a datos empresariales y el Servicio de almacenamiento seguro.

Configurar los servicios de almacenamiento seguro Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para el origen de datos externo, crear una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.

Configurar los Servicios de conectividad a datos empresariales Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea el tipo de contenido externo tenga permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tengan acceso al tipo de contenido externo en el que se basa la lista externa.

Crear un tipo de contenido externo Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contenga información sobre las conexiones, el acceso, los métodos de operación, las columnas, los filtros y otros metadatos usados para recuperar los datos del origen de datos externo.

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Comprender ejemplos de uso de columnas de datos externas

En las secciones siguientes se describen algunos usos prácticos de agregar una columna de datos externa a una lista o biblioteca.

Contratos de clientes e información de contacto Tiene una biblioteca de documentos que contiene contratos de cliente. Sin embargo, toda la información del cliente se mantiene en una aplicación de línea de negocio (como SAP o Microsoft CRM) que tiene un origen de datos externo a los productos de SharePoint. Desea realizar un seguimiento de los contratos del cliente en la biblioteca de documentos, pero asegurarse de que la información relacionada con el cliente esté actualizada y no se duplique innecesariamente. Para ello, agregue una o más columnas de datos externos a la biblioteca para asociar el nombre y el número de teléfono del cliente adecuados a cada contrato almacenado en la biblioteca. La columna de datos externos facilita la introducción o actualización de la información correcta y recupera automáticamente la información del cliente del origen de datos externo. En este escenario, también podría crear un documento de Word estructurado que promueva los valores de las columnas de datos externas a un documento de Word para que pueda editar los valores en el Panel de información del documento o mediante los controles de contenido de Word.

Datos básicos del producto con imágenes Ha creado una biblioteca de imágenes que contiene fotos de los productos que vende su organización. Agrega una columna de datos externa a la biblioteca que accede al nombre del producto, el código de producto y el precio actual desde una base de datos externa. Sin embargo, se asegura de que, cuando se cree el tipo de contenido externo, los datos externos sean de solo lectura. Las reglas y procesos de su empresa requieren que cualquier cambio en la información del producto se realice a través del sistema de base de datos. Pero ahora, más personas de su organización pueden ver fácilmente toda la información habitual del producto junta en una sola vista de biblioteca.

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Crear una columna de datos externa en una lista o biblioteca

1. Vaya al sitio de SharePoint y, luego, a la lista o biblioteca.

   Nota

   No se puede agregar una columna de datos externa a una lista externa.

2. Haga clic enConfiguración de lista o lista de bibliotecas> o Configuración de biblioteca.

3. En la sección Columnas , haga clic en Crear columna.

4. Escriba el nombre de la columna, como Cliente, y luego, en Tipos de columna, haga clic en Datos externos.

5. En Tipo de contenido externo, haga clic en el selector de tipos de contenido externo y, a continuación, seleccione el elemento adecuado de la lista de tipos de contenido externo, por ejemplo, CustomerCRM.

6. Decida cómo quiere controlar las acciones definidas para el tipo de contenido externo mediante una o varias de las siguientes acciones:

   • Para mostrar un menú de una o varias acciones, haga clic en Mostrar el menú de acciones.
   • Para que la columna de datos externos realice la acción predeterminada cuando se seleccione, haga clic en Vincular esta columna a la acción predeterminada del tipo de contenido externo.

7. En Agregar una columna para mostrar cada uno de estos campos adicionales, haga clic en Seleccionar todos los campos o seleccione uno o varios nombres de campo específicos, como NombreDeCliente y Número de Teléfono.

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Actualizar una columna de datos externa

1. Vaya al sitio de SharePoint y, luego, a la lista o biblioteca.
2. Agregar o editar un elemento de la lista o las propiedades de la biblioteca de documentos.
3. En el cuadro de texto de la columna de datos externos, por ejemplo, el nombre del cliente, haga clic en el selector de elementos de datos externos.
   El autor del tipo de contenido externo debe definir cómo funciona el Selector de elementos de datos externos seleccionando un campo de identidad adecuado y creando uno o varios filtros para que pueda encontrar rápidamente el valor correcto. Si no es así, póngase en contacto con el autor del tipo de contenido externo o con el administrador para obtener ayuda.
4. En el cuadro de diálogo, seleccione la entrada adecuada, por ejemplo, Nancy Davolio y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Los datos se actualizan en la lista externa y en el origen de datos externo.

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Actualizar una columna de datos externa

Por motivos de rendimiento, los datos de una columna de datos externa se almacenan en caché en un servidor o servicio y es posible que no muestren los valores más recientes del sistema de datos externo. Para asegurarse de que los datos externos mostrados son actuales, puede actualizar la columna de datos externos. Sin embargo, tenga cuidado al realizar una operación de actualización porque puede tardar mucho tiempo dependiendo de cómo se configuren los datos externos.

1. Vaya al sitio de SharePoint y, luego, a la lista o biblioteca.
2. En el encabezado de columna de la columna de datos externos, haga clic en Actualizar.
3. En la página Actualizar, decida si desea actualizar solo la carpeta actual o la carpeta actual y todas sus subcarpetas.
4. Haga clic en Aceptar.

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