Crear una lista externa

Una lista externa es un componente clave de las soluciones de SharePoint basadas en datos externos. Usted puede leer y escribir datos externos del mismo modo que usa una lista de SharePoint. Una lista externa se asemeja mucho en apariencia y comportamiento a una lista nativa, pero hay algunas diferencias de comportamiento. Por ejemplo, puede crear vistas y usar valores calculados con fórmulas, pero no adjuntar archivos o seguir versiones.

Para obtener más información, consulte Buscar contenidos sobre datos externos.

¿Qué desea hacer?

• Antes de comenzar
• Crear una lista externa
• Crear una vista de una lista externa

Antes de comenzar

Trabajar con datos externos requiere varias tareas de requisitos previos para permitir un acceso seguro a los datos. La siguiente información puede ayudarle a planear los pasos siguientes. Además, si experimenta problemas al intentar trabajar con datos externos, esta información puede ayudarle a identificar el problema. Para acceder a los datos externos, usted o un administrador deben hacer lo siguiente:

Preparar el origen de datos externo Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para asegurarse de que las personas adecuadas tengan acceso a los datos y que los datos no terminen en las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.

Configurar cuentas y servicios de SharePoint Un administrador debe activar los Servicios de conectividad a datos empresariales y el Servicio de almacenamiento seguro.

Configurar los servicios de almacenamiento seguro Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para el origen de datos externo, crear una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.

Configurar los Servicios de conectividad a datos empresariales Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea el tipo de contenido externo tenga permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tengan acceso al tipo de contenido externo en el que se basa la lista externa.

Crear un tipo de contenido externo Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contenga información sobre las conexiones, el acceso, los métodos de operación, las columnas, los filtros y otros metadatos usados para recuperar los datos del origen de datos externo.

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Crear una lista externa

1. En el botón Configuración de , haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en Crear.

2. En la categoría Filtrar por , haga clic en Listas, en Lista externa y, a continuación, en Crear.

3. Escriba el Nombre de la lista. El nombre es obligatorio.
   El nombre aparece en la parte superior de la lista en la mayoría de las vistas, se convierte en parte de la dirección web de la página de lista y aparece en la navegación del sitio para ayudar a los usuarios a encontrar la lista. Puede cambiar el nombre de una lista, pero la dirección web seguirá siendo la misma.

4. Escriba la Descripción de la lista. La Descripción es opcional.
   La descripción aparece debajo del nombre en la mayoría de las vistas.

5. Para agregar un vínculo a la barra de inicio rápido, compruebe que sí está seleccionado en la sección Navegación .

6. En la sección Configuración del origen de datos , elija el tipo de contenido externo que desea usar como origen de datos para esta lista externa mediante uno de los siguientes procedimientos:

   • Si escribe el nombre de la lista, haga clic en Comprobar si existe el tipo de contenido externo para asegurarse de que ha escrito el nombre correcto.
   • Si no está seguro del nombre del tipo de contenido externo o si hay muchos tipos de contenido externo entre los que elegir, haga clic en Seleccionar tipo de contenido externo.

7. Haga clic en Crear.

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Crear una vista de una lista externa

1. En la barra de inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista externa para la que desea crear una vista.
2. Haga clic en Lista>Crear vista.
3. Haga clic en una opción de vista, como Vista Standard o una vista existente, en la que desea basar la nueva vista.
4. En el cuadro Nombre de la vista , escriba el nombre de la vista.
5. Si desea que esta sea la vista predeterminada de la lista externa, seleccione Establecer esta como la vista predeterminada. Solo una vista pública puede ser la vista predeterminada.
6. En la sección Público , en Ver público, selecciona Crear una vista personal o Crear una vista pública.
   Si la opción Crear una vista pública está deshabilitada, es posible que no tenga los permisos necesarios para crear una vista pública para esta lista externa.
7. En la sección Columnas , seleccione las columnas que desee en la vista y desactive las columnas que no. Junto a las columnas seleccionadas, en las listas desplegables, seleccione el orden de las columnas en la vista.
8. El autor del tipo de contenido externo puede haber definido uno o más filtros de origen de datos que filtran los datos del origen de datos externo para ayudar a mejorar el rendimiento. Si están disponibles, introduzca los valores en la sección Filtros de origen de datos .
9. Configure las otras opciones de su vista, como una operación de clasificación o filtro local, una agrupación por o totales, y luego haga clic en Aceptar.

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