Administrar la información que comparte a través de Mi sitio y el perfil

En este artículo de ayuda se describen las formas en que se comparte información a través de Mi sitio y su perfil, y se proporcionan algunos pasos para ayudarle a administrar la cantidad de información que comparte.

¿Qué desea hacer?

• Información general
• Compartir y administrar el acceso al contenido de Mi sitio
• Comprender cómo se agregan compañeros y se siguen las actividades
• Trabajar con etiquetas, clasificaciones, notas y mensajes de estado
• Descripción de las sugerencias de compañeros y palabras clave
• Administrar el acceso a cierta información de su perfil

Información general

Compartir información sobre ti puede ayudarte a conectar con otras personas y crear tu red profesional. Sin embargo, es importante comprender los tipos de información que está compartiendo y qué tan ampliamente la está compartiendo. Por ejemplo, puede que quiera compartir información personal, como su número de teléfono móvil, solo con su grupo de trabajo o con su administrador, en lugar de con todos los usuarios de la organización.

Además, debe comprobar si su organización tiene directivas sobre el uso compartido de información. Por ejemplo, es posible que la organización tenga directivas sobre qué tipos de información deben y no deben almacenarse en línea, o puede que requiera un proceso de aprobación para ciertos tipos de contenido.

Estas son algunas formas clave en que se comparte información a través de Mi sitio:

• Contenido de Mi sitio, incluidos documentos, listas y blogs
• Etiquetas y notas que se aplican a páginas y documentos
• Palabras clave sugeridas y compañeros que ha aprobado, que se pueden usar para actualizar rápidamente Mi sitio para que pueda interactuar con otros usuarios
• Información personal, como información de contacto, intereses, responsabilidades, colegas y membresías a listas de correo electrónico en su perfil, y cualquier actualización que realice en los detalles de su perfil

Tenga en cuenta que su organización puede personalizar Mi sitio, como, por ejemplo, controlando los tipos de información que puede agregar o personalizar. Su organización también puede agregar información a Mi sitio desde otros orígenes de datos, como una base de datos de recursos humanos.

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Compartir y administrar el acceso al contenido de Mi sitio

Su sitio incluye tres opciones ya implementadas para compartir documentos:

• Documentos compartidos Use esta biblioteca para almacenar documentos que desee compartir con varias personas. En función de cómo esté configurado Mi sitio, podrá editar los permisos de la biblioteca, así como carpetas y elementos específicos.
• Documentos privados Use esta biblioteca para los documentos que no desee compartir con otras personas. Almacenar documentos en esta biblioteca podría ser útil, por ejemplo, si a menudo necesita acceder a un documento desde diferentes equipos, pero no tiene intención de compartir el documento con sus compañeros.

En función de cómo esté configurado Mi sitio, también puede agregar otro contenido, como otras bibliotecas, listas y un sitio de blog para compartir sus ideas.

Puede administrar los permisos para estos elementos, de forma similar a la manera en que las personas administran los permisos para el contenido de otros sitios. Los permisos se pueden personalizar a nivel de sitio, así como para listas, bibliotecas, carpetas, documentos específicos y elementos de lista.

En la pestaña Contenido de su perfil, los usuarios también pueden ver documentos públicos creados por usted en otros sitios de SharePoint de los que sea miembro, si tienen permiso para ver ese contenido.

Es posible que su organización tenga directivas adicionales sobre qué tipos de documentos puede almacenar en Mi sitio.

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Comprender cómo se agregan compañeros y se siguen las actividades

Puede seguir las actividades de sus compañeros, de modo que pueda ver cuándo etiquetan un artículo interesante, publican una nota en el tablón de notas de alguien o cambian los puestos de trabajo. Sus actividades aparecen en orden cronológico inverso en el suministro de noticias. Por otra parte, las personas de su organización pueden agregarle como compañero y seguir sus actividades en sus fuentes de noticias.

People puede agregarle como compañeros y seguir sus actividades, independientemente de si los agrega como compañeros o no, y viceversa. Si está interesado en las actividades de esa persona, es posible que desee agregarla como colega, para que también pueda seguir sus actividades. Algunas actividades, como la aplicación de una palabra clave que otra persona ha incluido como de interés, pueden aparecer en el suministro de noticias de cualquier persona que tenga permiso para ver Mi sitio.

En función de cómo el administrador haya configurado Mi sitio, puede cambiar las actividades que ve en el suministro de noticias editando la sección Preferencias de su perfil. Por ejemplo, puede elegir si desea recibir o no una notificación en el suministro de noticias cuando un compañero cambie de equipo o escriba una nota en la página de perfil de alguien. La configuración no cambia qué actividades suyas pueden ver las personas en sus fuentes de noticias.

En función de cómo estén configurados Mis sitios, puede recibir una notificación por correo electrónico cuando alguien le agregue como compañero. El mensaje le informa de que alguien le ha agregado como compañero y está realizando sus actividades, pero no le da la opción de rechazar si esa persona puede agregarle como compañero.

Si no desea recibir una notificación cuando alguien lo agregue como colega, use el siguiente procedimiento:

1. Siga uno de estos procedimientos:

   • Si ya está viendo el perfil de alguien o una página de Mi sitio, haga clic en Mi perfil.
   • Si está viendo un tipo diferente de página en el sitio de , haga clic en su nombre en la esquina superior derecha, Nombre de perfil y, después, haga clic en Mi perfil.

2. Haga clic en Modificar mi perfil.

3. En la sección Preferencias, junto a Notificaciones por email, desactive la casilla Notificarme cuando alguien me agregue como compañero.

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Trabajar con etiquetas, clasificaciones, notas y mensajes de estado

Las etiquetas, las notas y los mensajes de estado son maneras de descubrir información y conectar con otras personas de la organización.

Etiquetas

Si el administrador ha habilitado el etiquetado social, puedes etiquetar contenido para que puedas recordarlo, clasificarlo o compartirlo fácilmente con otros usuarios. Puede etiquetar páginas y documentos en un sitio de SharePoint, así como en otras páginas de intranet e Internet. Al aplicar una etiqueta, puede especificar si es pública o privada.

Para ayudar a los usuarios a descubrir contenido de interés, hay diferentes maneras de ver cuándo alguien ha aplicado una etiqueta pública al contenido, siempre que los usuarios tengan permiso para ver el contenido:

• Puede recibir actualizaciones en el suministro de noticias cuando uno de sus compañeros aplique una etiqueta al contenido que tiene permiso para ver. Sus compañeros también pueden ver cuándo aplica etiquetas al contenido que tienen permiso para ver.
• Si ha agregado palabras clave a la sección Intereses de su perfil, puede ver cuándo las personas usan esa palabra clave como etiqueta, siempre que tenga permiso para ver el contenido que etiquetan. Por ejemplo, si está siguiendo "fotografía" como un interés y alguien usa el término "fotografía" en una etiqueta pública, recibirá una actualización en el suministro de noticias.
• Por el contrario, otras personas pueden ver cuando usas una palabra clave que ellos han agregado como interés. Cuando las personas siguen una palabra clave como un interés, no es necesario que sean colegas para recibir una actualización cuando alguien etiqueta contenido con esa palabra clave o comparte un interés común.
• La sección Actividades recientes de su perfil muestra cuándo ha etiquetado contenido recientemente, si el espectador tiene permiso para ver el contenido. Si los usuarios tienen permiso para ver su perfil, pueden ver la sección Actividades recientes , independientemente de si le siguen o no como compañero.

Las etiquetas también aparecen en una colección de etiquetas, a veces conocida como nube de etiquetas, que los usuarios pueden ver en tu perfil. People también puede ver más información sobre una etiqueta, así como actividades recientes relacionadas con una etiqueta, como cuando alguien ha aplicado esa etiqueta. Las etiquetas que aplique también pueden interactuar con palabras clave empresariales que administra su organización de forma centralizada. Para obtener más información, consulte a la persona que administra los conjuntos de términos y las palabras clave de empresa de su organización.

Puedes marcar una etiqueta como pública o privada. Si creas una etiqueta como una etiqueta pública, pero luego la marcas como privada o la eliminas más adelante, esto no afectará a la actualización que los usuarios reciban en sus fuentes de noticias cuando se creó la etiqueta por primera vez. La actualización inicial sobre la etiqueta permanecerá en las fuentes de noticias de las personas. Al marcar una etiqueta como privada, la dirección URL o el documento al que apunta la etiqueta ya no es accesible para los usuarios. Sin embargo, los usuarios podrán ver el texto de la etiqueta que se marque como privada.

Clasificaciones

Si la característica de clasificaciones se ha habilitado en una biblioteca, las personas con permiso para acceder al contenido pueden calificarlo con un sistema de estrellas. En función de cómo esté configurada la biblioteca, el autor y las personas que tienen permiso para ver el contenido verán el número total de clasificaciones del documento, pero no los detalles sobre quién ha aplicado la clasificación (por ejemplo, los nombres de usuario no se muestran junto a las clasificaciones). Sin embargo, Microsoft SharePoint Server almacena nombres de usuario y los programas y soluciones compatibles con SharePoint pueden acceder a ellos.

Si los usuarios le han agregado como compañero, recibirán una actualización en su suministro de noticias cuando califique el contenido, siempre que tengan permiso para ver el contenido. Pueden ver un vínculo al contenido que has calificado y la calificación que le has aplicado. También aparece una actualización en la sección Actividades recientes de su perfil, que puede ser vista por cualquier persona que tenga permiso para ver Mi sitio y el contenido que ha calificado.

Notas

Puede escribir notas sobre documentos y páginas, que los usuarios pueden ver cuando visitan los documentos y páginas donde se aplicaron las notas. También puede escribir notas en los perfiles de otras personas, así como en su propio perfil.

Las People que sigan sus actividades como compañero recibirán una actualización en su sección de noticias sobre las notas que escriba. La sección Actividades recientes de su perfil muestra las notas que ha escrito recientemente en diferentes partes del contenido, si el espectador tiene acceso al contenido.

Las notas que publique serán visibles para todos los usuarios. Puede editar o eliminar una nota después de crearla, pero esto no afectará a la actualización que las personas reciban en sus fuentes de noticias o que aparezca en sus Actividades recientes cuando se crea la nota por primera vez.

Mensajes de estado

Puede compartir sus pensamientos a través de un breve mensaje de estado, que aparece junto a su nombre e imagen cuando las personas visitan su perfil.

Las People que siguen sus actividades como compañero recibirán una actualización en su fuente de noticias cuando cambie el mensaje de estado. Las novedades de su mensaje de estado también aparecen en la sección Actividades recientes de su perfil. Puede editar o eliminar un mensaje de estado, pero esto no afectará a la actualización original que los usuarios reciban en sus fuentes de noticias o que aparezca en sus Actividades recientes.

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Descripción de las sugerencias de compañeros y palabras clave

En función de cómo esté configurado Mi sitio y de qué programas estén instalados, puede recibir sugerencias de compañeros y palabras clave que le ayudarán a conectar más rápidamente con las personas y la información.

Estas sugerencias pueden basarse en cómo use programas compatibles con SharePoint, como Microsoft Outlook 2010.

La característica de complemento SharePoint Server Colleague de Outlook 2010, por ejemplo, examina la carpeta de correo electrónico enviado para buscar nombres y palabras clave específicos, así como conocer la frecuencia de dichos nombres y palabras clave. La lista se actualiza periódicamente y se almacena en el disco duro del equipo.

Puede ver la lista de posibles compañeros en la página Agregar compañeros de su perfil, donde puede aprobar o rechazar a los compañeros.

Puede ver una lista de palabras clave sugeridas al editar el perfil y aprobar o rechazar las palabras clave. Las palabras clave aprobadas se agregan a las secciones Preguntarme acerca o Intereses de su perfil.

Administrar si los correos electrónicos enviados se analizan o no para obtener sugerencias de compañeros y palabras clave

Puede optar por que no se analice su correo electrónico administrando la configuración en algunos programas de correo electrónico. Por ejemplo, puede usar el siguiente procedimiento en Outlook 2010 para desactivar el análisis de correo electrónico. Si usa otro programa que puede analizar el correo electrónico enviado para obtener sugerencias de colegas y palabras clave, consulte la Ayuda en su programa.

1. En Outlook 2010, haga clic en el menú Archivo y luego en Opciones.
2. Haga clic en Avanzadas y desplácese a la sección Otras .
3. Desactive la casilla Permitir el análisis de correos electrónicos enviados para identificar a las personas a las que suele enviar correos electrónicos y los temas que suele tratar, y cargue esta información en la casilla predeterminada de SharePoint Server .
4. Haga clic en Aceptar.

Administrar si SharePoint Server envía o no sugerencias para compañeros y palabras clave en el correo electrónico

En función de cómo esté configurado Mi sitio, puede recibir sugerencias por correo electrónico para que los compañeros y palabras clave se agreguen. Puede optar por no recibir estos correos electrónicos utilizando el siguiente procedimiento en SharePoint Server.

1. Siga uno de estos procedimientos:

   • Si ya está viendo el perfil de alguien o una página de Mi sitio, haga clic en Mi perfil.
   • Si está viendo un tipo diferente de página en el sitio de , haga clic en su nombre en la esquina superior derecha, Nombre de perfil y, después, haga clic en Mi perfil.

2. Haga clic en Modificar mi perfil.

3. Desplácese a la sección Preferencias y, junto a la Email Notificaciones, desactive la casilla Enviarme sugerencias para nuevos compañeros y palabras clave.

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Administrar el acceso a cierta información de su perfil

En función de cómo esté configurado su perfil, puede usar categorías de privacidad para especificar que solo determinadas personas pueden ver algunos de los detalles de su perfil, su pertenencia a listas de distribución y a su sitio, y su lista de compañeros. Por ejemplo, es posible que quiera que todos los usuarios que puedan ver su perfil vean todos los sitios web de los que es miembro.

Los detalles de su perfil pueden contener cierta información del administrador, pero es posible que pueda editar quién ve algunos de los datos personales, como su número de teléfono personal.

La página de pertenencias del perfil contiene una lista de sitios y listas de distribución a los que pertenece. En función de cómo esté configurado Mi sitio, puede aplicar la categoría de privacidad a cada suscripción.

Sus compañeros suelen incluir miembros de su equipo, así como otras personas cuyas actividades quiere seguir. Puede organizar a sus compañeros en grupos, pero solo puede administrar quién ve a sus compañeros aplicando las siguientes categorías de privacidad:

• Todos
• Mis colegas
• Mi equipo
• Mi jefe
• Solo yo

Aplicar categorías de privacidad a los detalles de su perfil, membresías y lista de compañeros

Puede cambiar las categorías de privacidad para los detalles de su perfil, las membresías y la lista de compañeros en su perfil.

1. Siga uno de estos procedimientos:

   • Si ya está viendo el perfil de alguien o una página de Mi sitio, haga clic en Mi perfil.
   • Si está viendo un tipo diferente de página en el sitio de , haga clic en su nombre en la esquina superior derecha, Nombre de perfil y, después, haga clic en Mi perfil.

2. Para editar algunos de los detalles de su perfil, debajo de nuestra imagen, haga clic en Editar mi perfil.

3. Para editar las pertenencias, haga clic en Membresías. Active la casilla situada junto a las membresías que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Editar membresías.

4. Para editar la lista de compañeros, haga clic en Compañeros, active las casillas situadas junto a los compañeros cuya configuración quiera cambiar y, a continuación, haga clic en Editar compañeros.

5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Agregar un compañero a su equipo

Puede aplicar la configuración de privacidad de Mi equipo a algunos detalles de su perfil, sus pertenencias o la lista de compañeros, si desea administrar quién tiene acceso para verlos. Por ejemplo, puede compartir un elemento solo con su equipo, en lugar de hacerlo con todos sus compañeros o con todos los usuarios que tengan acceso para ver su perfil.

Puede agregar a alguien a su equipo, siempre que tenga permisos para ver Mi sitio, ya sea alguien directamente de su departamento o alguien con quien trabaje estrechamente en otro departamento.

1. Siga uno de estos procedimientos:

   • Si ya está viendo el perfil de alguien o una página de Mi sitio, haga clic en Mi perfil.
   • Si está viendo un tipo diferente de página en el sitio de , haga clic en su nombre en la esquina superior derecha, Nombre de perfil y, después, haga clic en Mi perfil.

2. Haga clic en Compañeros, seleccione el compañero que quiera agregar al equipo y, a continuación, haga clic en Editar compañeros. Si quiere, puede seleccionar varios compañeros.

3. En la sección Agregar al grupo , en Agregar a mi equipo, haga clic en Sí.

4. Haga clic en Aceptar.

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