Habilitar el contenido de un sitio para que se pueda buscar

Cuando los usuarios buscan en un sitio, los resultados pueden proceder de muchos lugares, como columnas, bibliotecas y páginas. Un propietario del sitio puede cambiar la configuración de búsqueda para decidir si el contenido puede aparecer en los resultados de la búsqueda. Los permisos sobre el contenido también afectan a si los usuarios pueden ver el contenido en los resultados de la búsqueda. Una buena comprensión de cómo funcionan los permisos y la configuración de búsqueda puede ayudarle a garantizar que los usuarios puedan ver los documentos y sitios adecuados en los resultados de la búsqueda.

Planeamiento de que el contenido esté disponible en los resultados de la búsqueda

Como propietario del sitio, puede usar la configuración para controlar si el contenido puede aparecer en los resultados de la búsqueda. El contenido se almacena en muchos lugares, incluidos sitios, listas, bibliotecas, elementos web y columnas. De forma predeterminada, la mayoría del contenido contenido en un sitio, lista, biblioteca, página de elementos web o columna se rastreará y agregará al índice de búsqueda. Lo que hay en el índice de búsqueda decide qué contenido puede aparecer en los resultados de búsqueda tanto en las experiencias de búsqueda clásicas como modernas . Los permisos que se establecen en elementos, listas, bibliotecas, sitios, etc., también afectan a si los usuarios pueden ver el contenido en los resultados de la búsqueda.

Los propietarios de sitios y los administradores de colecciones de sitios pueden elegir si el contenido puede aparecer en los resultados de la búsqueda. De forma predeterminada, el contenido de un sitio puede aparecer en los resultados de la búsqueda. Si un propietario de sitio o un administrador de colección de sitios especifica que el contenido de un sitio determinado no puede aparecer en los resultados de búsqueda, las demás configuraciones de resultados de búsqueda, como las de listas, bibliotecas, páginas ASPX y columnas establecidas en ese sitio, no tendrían ningún efecto.

De forma similar, si un propietario del sitio o un administrador de la colección de sitios impide que el contenido de la lista o biblioteca aparezca en los resultados de la búsqueda, excluir las columnas no tendría ningún efecto. Es importante saber qué configuración se hereda de niveles superiores para planear la búsqueda de forma eficaz.

Descripción de la configuración y los permisos de búsqueda

Una de las responsabilidades de un propietario del sitio es controlar quién tiene acceso al contenido. Puede conceder permiso a algunas personas para leer y cambiar el contenido, permitir que otros solo lean contenido e impedir que otros vean el contenido por completo. Para adaptarse a esta flexibilidad, se usan grupos de permisos, a los que se asignan niveles de permisos específicos. Para permitir que los usuarios accedan al sitio o al contenido de ese sitio, un propietario del sitio asigna usuarios a uno o varios grupos de seguridad. Mediante la configuración de permisos junto con la configuración de resultados de búsqueda, el propietario del sitio puede administrar si los usuarios pueden ver contenido en los resultados de la búsqueda.

Por ejemplo, supongamos que Joe está trabajando en una solicitud de propuesta (RFP) en Microsoft Office Word y está colaborando con un equipo de 10 personas. Su sitio de equipo tiene 50 usuarios, todos ellos miembros del sitio. Joe no está listo para que todo el equipo vea la RFP. Por lo tanto, cuando lo carga en el sitio del equipo, establece los permisos para que solo el equipo de 10 pueda verlo y editarlo. Hasta que conceda a las 50 personas permisos de lectura, solo las 10 personas que tengan permiso para ver el documento lo verán en los resultados de la búsqueda.

Los permisos se pueden aplicar a listas, sitios, vistas y elementos web. Además, los permisos pueden depender de otros permisos. Todo esto puede afectar a lo que el usuario ve en los resultados de la búsqueda. Por lo tanto, antes de agregar contenido a su sitio, es posible que desee familiarizarse con el modelo de permisos de SharePoint, el modelo de permisos de su sitio u organización, o planear cuál será el modelo de permisos para su sitio.

Vea también: Grupos de SharePoint predeterminados en SharePoint

Mostrar contenido en un sitio en los resultados de la búsqueda

Como propietario del sitio, puede elegir si el contenido del sitio puede aparecer en los resultados de la búsqueda. De forma predeterminada, todo el contenido del sitio puede aparecer en los resultados de la búsqueda. La persona que ve los resultados de la búsqueda debe tener permiso para ver el contenido.

1. En el sitio, seleccione el y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.

2. En Buscar, haga clic en Buscar y en Disponibilidad sin conexión.

3. En la sección Contenido del sitio de indexación , en Permitir que este sitio aparezca en Resultados de búsqueda, seleccione Sí para permitir que el contenido del sitio aparezca en los resultados de la búsqueda.

Para evitar que el contenido aparezca en los resultados de la búsqueda, seleccione No.

Mostrar contenido de listas o bibliotecas en los resultados de la búsqueda

Como propietario del sitio, puede decidir si los elementos de listas y bibliotecas de su sitio se incluyen en los resultados de la búsqueda. De forma predeterminada, todas las listas y bibliotecas se establecen para incluir todos los elementos en los resultados de la búsqueda.

1. En el sitio, busque y haga clic en la lista o biblioteca que desea personalizar.

2. Seleccione el y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.

3. En Administración del sitio, haga clic en Bibliotecas y listas de sitios.

4. Haga clic en un elemento de la lista, por ejemplo, Personalizar "Documentos compartidos".

5. En la página Configuración de lista, en Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

6. En la sección Buscar , en Permitir que los elementos de esta biblioteca de documentos aparezcan en los resultados de búsqueda, seleccione Sí para incluir todos los elementos de la lista o biblioteca en el resultado de la búsqueda.

Para evitar que los elementos de la lista o biblioteca aparezcan en los resultados de la búsqueda, seleccione No.

Mostrar el contenido de las páginas ASPX en los resultados de la búsqueda

Puede controlar si el contenido de las páginas ASPX se incluye en los resultados de la búsqueda. Al crear un sitio, muchas páginas de contenido se crean automáticamente. Por ejemplo, default.aspx, allitems.aspx para la galería de elementos web y otras páginas se crean automáticamente. También puede crear páginas ASPX personalizadas.

De forma predeterminada, cuando un elemento web que se muestra en una página ASPX usa información de una lista o biblioteca que contiene permisos restringidos, también conocidos como permisos específicos, ningún contenido de ninguna de las páginas ASPX del sitio se incluye en los resultados de la búsqueda. Esto impide que los usuarios no autorizados vean el contenido.

Por ejemplo, supongamos que se muestran cinco documentos en un elemento web de documentos compartidos en un sitio de equipo con 50 miembros. Uno de los documentos tiene permisos restringidos; sólo unas pocas personas pueden verla. El contenido se oculta automáticamente de ese sitio en los resultados de búsqueda para que el contenido de ese documento no aparezca cuando los usuarios busquen. Esto impide que el contenido de la página ASPX se exponga involuntariamente a personas que no se supone que lo vean.

Tiene la opción de omitir esta configuración para mostrar todo el contenido en los resultados de búsqueda, independientemente de los permisos. En este caso, todo el contenido puede aparecer en los resultados de la búsqueda, pero los usuarios no autorizados no podrán acceder a los documentos reales. Otra opción es no incluir ningún contenido ASPX en los resultados de búsqueda, independientemente de los permisos.

1. En el sitio, seleccione el y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.

2. En Buscar, haga clic en Buscar y en Disponibilidad sin conexión.

3. En la sección Indexación de contenido de página ASPX , seleccione una de las opciones siguientes:

Excluir contenido en columnas de los resultados de la búsqueda

Como propietario del sitio, puede controlar si el contenido de columnas específicas de listas o bibliotecas aparece en los resultados de la búsqueda. De forma predeterminada, todo el contenido se incluye en los resultados de la búsqueda. Esta configuración es útil cuando se desea evitar que aparezcan datos confidenciales en los resultados de la búsqueda.

1. En el sitio que contiene la lista o biblioteca, seleccione de configuración y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.

2. En Buscar, haga clic en Columnas que se pueden buscar.

3. En la sección Columnas excluidas de la indexación de búsqueda , en Excluido, active la casilla situada junto al Nombre de columna de la columna que desea excluir en los resultados de la búsqueda.

Rastrear y volver a indexar un sitio

Cuando los usuarios buscan contenido en los sitios de SharePoint, lo que hay en el índice de búsqueda decide lo que van a encontrar. El índice de búsqueda contiene información de todos los documentos y páginas del sitio. En SharePoint, el contenido se rastrea automáticamente en función de una programación de rastreo definida. El rastreador toma el contenido que ha cambiado desde el último rastreo y actualiza el índice.

En los casos en los que el esquema de búsqueda ha cambiado cuando se ha agregado, quitado o cambiado una propiedad administrada, querrá solicitar específicamente una reindexación completa de un sitio. Consulte Rastreo manual de solicitudes y re indexación de un sitio para obtener más información.