Seguimiento o tratamiento

Este artículo forma parte de nuestra colección "From the Trenches". Describe las ventajas del seguimiento del trabajo del proyecto, describe los métodos de seguimiento y explica la diferencia entre el tiempo de seguimiento y el progreso del seguimiento.

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Seguimiento o tratamiento

Es la temporada de Halloween aquí en Norteamérica así que pensé que hablábamos de algo aterrador: el seguimiento de nuestros proyectos. ¿Qué? ¿No te da miedo decir eso? La información del campo sería diferente.

La planeación de no administrar sigue siendo tan común

En muchos sectores y organizaciones, es increíblemente común que incluso cuando se crean programaciones formales de administración de proyectos, solo se dejan en un modo de planeación y nunca se realiza un seguimiento. El ejercicio del plan y, si es necesario, planear de nuevo. En ninguna parte es esto más frecuente que en el desarrollo de software. Por todo el progreso que hemos realizado en la gestión de proyectos en la industria del software, el número de proyectos que solo están planeados frente a los que se planean y luego se realizan seguimientos es enorme. Si eres uno de los que solo planea, la buena noticia es que no estás solo. ¡La mala noticia es que no estás solo!

Hay muchas razones por las que el seguimiento de proyectos en algunos sectores no es popular. En algunos sectores, por ejemplo, es bastante común contar con personal especializado en la creación de ofertas o en precios de proyectos, en la contratación de proyectos o en la estimación para hacer el plan original para el proyecto. Esto es cierto en muchos entornos diferentes, pero lo vemos casi siempre en proyectos de construcción, ingeniería pesada, aeroespacial/defensa y grandes proyectos de ingeniería, adquisiciones y construcción (EPC). Una vez ganada la oferta, un equipo completamente nuevo se encarga del seguimiento y la entrega del proyecto. En los grandes proyectos, las personas que crearon la oferta original a menudo se han movido hace mucho tiempo para hacer otras ofertas, ya que el tiempo entre la creación de la estimación y el cierre del contrato puede ser extenso. El proyecto que acaba de empezar puede ser una noticia antigua para ellos. Por lo tanto, los que realizan la administración del proyecto no pueden realizar un seguimiento del plan original porque las personas que lo crearon y la estructura del propio plan no están disponibles.

Sin embargo, la razón más común que se da para no realizar el seguimiento del proyecto es que el proyecto es tan fluido que el seguimiento del trabajo es demasiado difícil. Algunos proyectos cambian tan rápidamente que mantenerse al día con el plan es una enorme tarea. Si pasa todo el tiempo actualizando el plan, queda poco tiempo para realizar un seguimiento de lo que ha estado planeando.

Esto puede tener un efecto interesante que no es necesariamente bueno. En entornos donde el administrador de proyectos actualiza el plan una y otra vez en función de las condiciones cambiantes, el proyecto nunca es realmente tarde; nunca sobre el presupuesto; nunca realmente fuera de la pista. ¿Cómo podría ser? Después de todo, acabamos de actualizar el plan hace 20 minutos y estamos en el camino correcto con donde planeamos.

Si está en la industria del desarrollo de software y está pensando, eso suena un poco como Agile, tendría exactamente razón. La idea de la administración de proyectos de Agile era compilar a medida que diseñamos y tener la entrega de lo que estamos creando sucede iterativamente. Nuestros planes se ajustarían en consecuencia y podríamos, en cualquier momento, decir "El cliente informa de que es lo suficientemente bueno. Podemos parar aquí por ahora".

Eso es completamente adecuado para ciertos tipos de desarrollo, pero para otros, es lo que son los sueños. La mayoría de los entornos de desarrollo de software viven con las mismas restricciones de administración de proyectos que todos los demás sectores. Tenemos fechas límite para cumplir, presupuestos que respetar y una lista fija de ámbito para entregar. Vamos a llamar a esa administración de proyectos tradicional. Incluso en entornos ágiles principalmente, mi experiencia ha sido que la administración de Agile se produce dentro de un paraguas de la administración de proyectos tradicional.

Sea cual sea el incentivo para planear, el seguimiento de su proyecto conlleva el potencial de enormes ventajas. Echemos un vistazo a todo el concepto de seguimiento.

¿Qué significa el seguimiento?

Es posible que piense que el seguimiento de proyectos tiene una definición muy distinta y que sería incorrecto. El seguimiento de un proyecto depende en gran medida de cuáles son los objetivos. Estos son un par de métodos de seguimiento más comunes:

Adivinar en un porcentaje

"Estamos a medio camino", dice el líder del equipo y sabemos que es aproximadamente el 50 por ciento de lo que habíamos planeado. Aunque esto es un seguimiento y esto es mucho mejor que no realizar ningún seguimiento, la calidad de estos datos es bastante débil. Si tuviera un plan para completar una tarea en 10 días e informara de que estamos cerca del 50 por ciento completados, las herramientas de administración de proyectos como Microsoft Project y Project Server harán algunas suposiciones para mí. Calcularán que, en función de los datos limitados que tienen, debe haber dedicado 5 días de esfuerzo hasta ahora y tener 5 días de esfuerzo restantes. Tal vez eso sea cierto, pero enmascararía una situación en la que usted está cerca del 50 por ciento completo, pero ha tardado 20 días de esfuerzo para llegar allí y, por lo tanto, probablemente tenga 20 días de trabajo restantes.

Medir cuánto queda

Hace años, una película de comedia oscura llamada "The Money Pit" con Tom Hanks contó con un equipo de contratistas domésticos que nunca parecían estar listos. La broma en ejecución a lo largo de la película fue la respuesta a "¿Cuándo vas a terminar?" "Tres semanas más", dirían todos los contratistas.

Sin embargo, el seguimiento de la duración restante es una calidad de datos mucho mejor que simplemente adivinar en un porcentaje. La duración restante nos da un fuerte enfoque en lo que queda para hacer esta pieza y cuándo puede empezar la siguiente pieza que depende de esta. Hay dos maneras de pensar en la duración restante en función de cómo haya configurado las tareas. La primera es pensar en la duración restante de la tarea total. Esto sería apropiado si no nos centramos en el esfuerzo necesario para completarlo. La segunda consiste en pensar en la duración o el esfuerzo restantes necesarios para cada asignación. Esto sería más adecuado si las tareas se controlan mediante recursos. Pero cualquiera de las dos es un gran paso hacia arriba de sólo adivinar en un porcentaje.

Medir cuánto hemos gastado

"He pasado 10 días hasta ahora", es una manera de ver el progreso. A veces se conoce como LOE o "Nivel o Esfuerzo". Nivel de esfuerzo es una excelente manera de ver nuestra tasa de quemaduras real, pero lleva un lado ciego. En el lado bueno de este método, tenemos una gran comprensión de cuánto hemos invertido en esta tarea hasta ahora. En el lado malo, es posible que no tengamos una gran comprensión de lo que queda por hacer. Al estar en el negocio del parte de horas, a menudo nos ocupamos de las organizaciones que intentan implementar este método. En un momento dado, nuestro personal pensó que este método solo era adecuado si se combinaba con otras técnicas de seguimiento de proyectos más sofisticadas, pero se nos ha demostrado que a menudo es muy fuerte solo por sí mismo. "Si pudiéramos determinar a dónde va nuestro tiempo", me dijo un cliente, "eso nos situaría tan por delante de lo que hemos estado haciendo, podríamos ser casi instantáneamente más eficaces". También tenía razón. Implementamos un parte de horas que permitía realizar un seguimiento del tiempo con respecto a las tareas planeadas y que, por sí solas, hacía que las organizaciones fueran tremendamente más eficaces. Posteriormente, pudieron agregar métodos adicionales de seguimiento para mejorar aún más su rendimiento.

Vamos a usar el método de valor obtenido

El método de valor obtenido se desarrolló hace unos 30 años como una forma de controlar proyectos extremadamente complejos, pero el concepto fundamental es bastante simple. Si hacemos un presupuesto para una tarea, no importa cuánto tiempo gastemos, no podemos ganar más del 100 % del presupuesto. El valor obtenido se centra en el seguimiento del porcentaje "físico" completado y que se presta bien a algunos tipos de proyectos y no tanto a otros. Si vamos a construir una carretera, por ejemplo, y tenemos 100 millas de camino que construir, cuando estamos en el marcador de milla 50, estamos a la mitad. Si has gastado el 75% del dinero llegando tan lejos, tienes grandes problemas y el método de valor obtenido hará que sea obvio. Esto indicaría que es probable que vaya a superar el 50 % del presupuesto en el momento en que haya terminado.

Si usted está haciendo la investigación para un nuevo medicamento o escribir software, entonces medir el porcentaje físico completo puede ser mucho más elusivo. El valor ganado gente tiene una caja de herramientas completa de posibles maneras de obtener en este tipo de progreso y de todos ellos, "hitos ponderados" sería mi favorito. En un entorno de administración de proyectos de hito ponderado, establecemos hitos clave del trabajo y, a medida que llegamos a ese hito, obtenemos el porcentaje que habíamos acordado antes de comenzar ese hito. Lo mejor de este método es que hay poco debate. ¿Ha completado el hito? ¿Sí o no? Si no es así, no te has ganado nada. Si es así, has ganado ese porcentaje.

El proyecto de nieve de Marfil

Incluso si usa uno de estos métodos, una de las cosas que debe tener en cuenta es lo que yo llamo el proyecto "Nieve de Marfil". Estos proyectos avanzan casi al instante hasta un 99,97 % de finalización y luego permanecen atascados allí durante el resto del tiempo.

¿Cómo aparecerán todas estas cosas?

Independientemente de la herramienta de administración de proyectos que use, mostrar el progreso suele ser un elemento bastante común de la pantalla. Aquí tenemos una imagen de Microsoft Project que muestra una barra con un 50 % de progreso:

Si eso es todo lo que estamos siguiendo, al menos tenemos una idea de hacia dónde nos dirigimos, pero herramientas modernas como Project y Project Server pueden ofrecer mucho más. Si establecemos una línea base en el proyecto, podremos comparar no solo cómo progresa la tarea, sino también cómo se compara con nuestro plan original.

Aquí podemos ver que se esperaba que la tarea estuviera completa al 50 % y lo está, pero se inició una semana tarde. En el lado derecho de la barra, podemos ver que hemos pasado el 50% del tiempo y (teniendo en cuenta los fines de semana) hemos llenado el 50% de la barra. Si hubiéramos entrado en el trabajo de recursos, es posible que hubiéramos tenido 80 horas de trabajo al día y que hubiéramos usado 40 horas. Eso va bien para esta tarea si pensamos en ella de forma aislada, pero aunque la tarea puede avanzar al ritmo y la velocidad de grabación que esperábamos, sigue teniendo un impacto negativo en cualquier tarea que esté bajando.

Bien, estoy rastreando, ¿ahora qué?

Bien, así que hemos tratado algunos de los conceptos básicos. Ya está en el 20 % de los administradores de administración de proyectos cualificados. Seriamente. Esto ya es mejor que el 80% de los que están ahí afuera. Ahora para algo fundamental pero potencialmente muy impactante.

Si es x, entonces y

Lo que quiero decir con eso es que el seguimiento eficaz necesita una fórmula de consecuencia: si x ocurre, entonces tome medidas y.

Es una fórmula básica, pero una de las más difíciles de entrenar a la gente. Hace muchos años tuve el privilegio de trabajar con un equipo de socorristas certificados a nivel nacional. Se trataba de profesionales cualificados, pero una cosa podría practicarse, pero nunca experimentar realmente hasta que realmente ocurriera: ¿Cómo reaccionaría el socorrista en una emergencia real? Los de las fuerzas armadas explicarán un desafío similar. Puedes entrenar, entrenar y entrenar, pero realmente no sabes con seguridad cómo reaccionará alguien cuando haya un arma real disparada en ira hacia ellos.

La gestión de proyectos no suele ser una cuestión de vida o muerte, pero tenemos un problema similar con los que realizan el seguimiento de los proyectos. ¿Sabe el administrador de proyectos lo que debe hacer cuando el proyecto no realiza el seguimiento exactamente según lo planeado? Esto es algo que se puede pensar con mucho tiempo de antelación. ¿Tiene un presupuesto de contingencia de tiempo y/o dinero? ¿Tiene una cadena de comandos para que puedan tomar medidas? ¿Tiene un plan de comunicaciones para que lleguen a las personas adecuadas cuando el proyecto se ejecuta tarde o no? Y, ¿qué resultados constituyen la toma de medidas? ¿Vale la pena escalar un retraso de un día? ¿Qué tal una semana? ¿Qué tal un aumento en el riesgo o el ámbito? Establecer algunos estándares para esto de antemano puede evitar molestias más adelante.

Truco o seguimiento

No es difícil establecer la organización o el proyecto para implementar el seguimiento. Prácticamente siempre el producto de gestión de proyectos en la industria tiene cierta capacidad para almacenar el progreso del proyecto, pero hay un aspecto cultural corporativo del seguimiento que todavía debe tenerse en cuenta para tener una buena oportunidad de éxito y que es no disparar al mensajero. Muchos administradores de proyectos con los que he hablado a lo largo del tiempo expresan su preocupación de que su administración encuentre solo buenas noticias para ser aceptables al recibir informes de proyecto.

Hace varios años estaba en una gran sala de juntas de una gran empresa multinacional. Estábamos analizando el impacto de la herramienta de administración de proyectos que recibe información del parte de horas que publicamos.

"No entiendo", dijo un vicepresidente sénior, "por qué, cuando obtenemos las horas del parte de horas, que las tareas no están actualizando el progreso".

"Si tuviera una tarea de 40 horas y pusiera 40 horas de esfuerzo del parte de horas en esa tarea, ¿cuál sería el resultado?" Lo he preguntado.

El vicepresidente miró confundida la pregunta.

"Esperaría que fuera completa", dijo.

"Pero, ¿y si no es así?" Yo respondí.

"No entiendo", dijo el ahora molesto VICEPRESIDENTE. "Si es una tarea de 40 horas y has hecho 40 horas de trabajo, entonces debe haber terminado".

No estaba seguro de qué responder a eso, pero afortunadamente me salvó el jefe del grupo de proyectos que pidió hablar con el vp fuera por un momento y presumiblemente explicó que la vida no siempre sigue el plan.

Conseguir que la administración entienda que pueden tener el mayor impacto cuando el proyecto no va según lo planeado es algo que puede ofrecer grandes ventajas, tanto como la insistencia de la administración de que todo proyecto debe notificar el progreso según lo planeado puede ser paralizante.

El seguimiento del proyecto puede ser un placer no solo para aquellos que lo administran, sino también para toda la organización.

Autor

Chris Vandersluis es el presidente y fundador de Montreal, HMS Software, un asociado certificado de Microsoft con sede en Canadá. Tiene una licenciatura en economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es un miembro de larga data del Project Management Institute (PMI) y ayudó a encontrar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de Usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se incluyen Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada y PMNetwork de PMI, y es columnista regular de Project Times. Enseña administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo habla en las funciones de asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de mantenimiento de tiempo orientado al proyecto TimeControl y ha sido asociado de soluciones de Microsoft Project desde 1995.

Chris Vandersluis puede ser contactado por correo electrónico en: chris.vandersluis@hms.ca

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