Facilitar la adopción de Project Online con una Oficina de administración de proyectos
¿Qué es un PMO?
Por lo tanto, planea adoptar Project Online en su negocio. ¿Cómo planea usarlo, o una mejor manera de ponerlo, cuál es el problema empresarial que intenta resolver? Algunos de los ejemplos pueden ser:
Mis ejecutivos quieren una mejor visibilidad del estado del proyecto.
Necesito una mejor manera de administrar mis recursos y asignarlos a proyectos.
Quiero rastrear fácilmente el tiempo que la gente está gastando en sus tareas.
Quiero una manera más sólida de realizar un seguimiento de los datos del proyecto que mediante hojas de cálculo de Excel.
Las organizaciones que han tenido más éxito con el uso de Project Online para abordar problemas empresariales como estos son las que crean un conjunto de estándares, procesos y procedimientos recomendados para la forma en que los proyectos se administran en su organización. La persona o grupo que crea y administra estas reglas de administración de proyectos a veces se conoce como La Oficina de administración de proyectos (PMO).
¿Qué hace un PMO?
En empresas más grandes, una PMO puede constar de un departamento que se ocupa de los problemas de administración de proyectos en toda la organización, como la gobernanza de la administración de proyectos, la implementación, la formación, la investigación de las necesidades de administración de proyectos o la determinación de la mejor manera de crear informes útiles. En las pequeñas o medianas empresas, un PMO puede oscilar entre una sola persona y un grupo pequeño de personas, pero también puede escalar para tratar de abordar los mismos problemas que en las grandes empresas. Sin embargo, los objetivos comunes de todos los PMO incluirían:
Impulsar y evangelizar la adopción del sistema de gestión de proyectos.
Simplificación de la administración de proyectos para los usuarios de la organización mediante la automatización de procesos en la herramienta.
Creación de directivas, procedimientos y procedimientos recomendados en torno a las funciones de administración de proyectos.
Ser los expertos en la materia de gestión de proyectos al servir como "Centro de Excelencia" para todo lo que respecta a la gestión de proyectos, y proporcionar capacitación sobre las mejores prácticas y herramientas de administración de proyectos.
Estar capacitado por patrocinio ejecutivo para hacer y aplicar el cambio a través de sus recomendaciones.
¿Sigues confundida? Vamos a dar un paso atrás y a usar un ejemplo con el que las personas pueden relacionarse: cómo un jefe de familia podría cuidar de su propia familia:
| Necesita | Pmo | Familia |
|---|---|---|
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La PMO ayuda a establecer una manera eficaz de entregar información a las partes interesadas del proyecto a través del estado del proyecto y los informes de estado. Esto puede implicar la investigación de las necesidades de informes, el traslado de los datos necesarios al sistema y el establecimiento de flujos de trabajo para garantizar que los datos necesarios para los informes periódicos lleguen al sistema a tiempo. |
Los jefes de familia necesitarán información sobre cómo van las cosas: -Informes trimestrales sobre estudios infantiles. -Extractos bancarios mensuales para mostrar el estado de finanzas. -Visitas anuales al médico para determinar la salud del miembro de la familia. |
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El PMO crea procesos para obtener los datos adecuados en el sistema de administración de proyectos para proporcionar el estado en un nivel de proyecto a los administradores de proyectos. También proporciona instrucciones y procedimientos recomendados para la administración de recursos. |
Personas en la familia tendrá que saber quién está haciendo qué. Esto puede incluir: -Quién recogerá a los niños de la escuela hoy, pasear al perro por las noches, cocinar la cena, etc. -Si alguien no puede hacer su tarea habitual, debe saber quién está disponible para ocupar su lugar. Ayuda a mostrar la programación profesional y educativa de todos, y la disponibilidad, en un calendario familiar central. De esta manera es fácil saber quién puede programarse para qué. |
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El PMO ayuda a crear sitios de colaboración de proyectos y personalizarlos para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios del sitio. |
Los miembros de la familia necesitarán un foro en el que puedan colaborar, como: -Publicación de eventos importantes en un calendario de pared en la cocina -Hablar entre sí todos los días en la mesa de la cena. |
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El PMO es responsable de configurar un sistema para controlar la administración de riesgos. |
Es posible que los jefes del hogar tengan que planear la reducción del riesgo: -Determinar las necesidades de seguro para la salud. Compra una suscripción al club de salud. - Aumentar la cantidad que están ahorrando para la jubilación. |
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La PMO examina los procesos y flujos de trabajo actuales, y encuentra un método para automatizarlos mediante la herramienta de administración de proyectos que se implementa. Uno de ellos podría implicar la determinación de los impulsores para seleccionar qué proyectos avanzar en un presupuesto establecido (análisis de cartera). |
Los jefes de familia establecerán reglas y procesos para la familia, como: -Establecer el toque de queda o las horas de sueño de los niños -Examine los factores para determinar qué compras realizar (por ejemplo, "¿Debemos comprar un coche, arreglar el techo o salir de vacaciones este año?". -Configurar aspersores de césped en un temporizador automático. -Elija una hora de la semana para las compras de comestibles y mandados. |
Un PMO impulsa a una empresa a una administración de proyectos más eficaz al hacer cosas como:
Recopilar información para ayudar a definir cuáles son los requisitos de administración de proyectos para la organización. Por ejemplo, analizar las necesidades empresariales de las organizaciones, diseñar procesos para satisfacer esas necesidades y, a continuación, asignar esos procesos a la configuración o los flujos de trabajo en Project Online.
Determinar qué datos es importante revisar de forma continuada y trabajar con el administrador del proyecto para compartir esos datos con las partes interesadas. Por ejemplo, determinar los datos necesarios y el proceso para obtener los datos en el sistema para crear un informe semanal de estado del proyecto con el fin de proporcionar a las partes interesadas un resumen del estado de los proyectos en curso.
Creación de reglas para procesos y flujos de trabajo. Por ejemplo, establecer un flujo de trabajo en el que las ideas de proyecto pasan por un proceso de aprobación para convertirse en proyectos en Project Online.
Migración de datos existentes desde el sistema de administración de proyectos actual a uno nuevo. Por ejemplo, encontrar la manera más sencilla de migrar datos de recursos y proyectos de hojas de cálculo de Microsoft Excel a Project Online, o de Project Profesional en el equipo de cada persona a un entorno de Project Online centralizado.
Proporcionar soporte técnico para la administración de carteras de proyectos para ayudar con la priorización y previsión de proyectos. Al igual que la mayoría de las empresas, hay muchos proyectos que le gustaría hacer, pero tienen presupuesto y recursos limitados para realizar todos ellos. Necesita una manera de determinar qué proyectos debe seguir adelante. Los PMO pueden impulsar el proceso de selección de proyectos y programas para garantizar que las inversiones futuras se ajusten a los objetivos estratégicos y la visión de crecimiento de la organización.
La administración de los cambios emocionales a los que pueden enfrentarse los usuarios al pasar de su sistema de administración de proyectos actual al que están asociados. Por ejemplo, influir con tacto en los administradores de proyectos para pasar de su antiguo proceso de guardar los archivos del proyecto a sus discos duros y compartirlos mostrándoles las ventajas de publicarlos en Project Online. La PMO podría hacer esto dedicando más tiempo para convencer primero a los administradores de proyectos más sénior, y esperando que su influencia en los otros administradores de proyectos ayude a impulsar el cambio.
Administrar los desafíos técnicos del cambio ofreciendo excelentes opciones de entrenamiento.
¿Por qué necesito un PMO?
En el ejemplo de familia, las consecuencias de no abordar algunas de las necesidades pueden ser graves. Por ejemplo, no revisar la tarjeta de informe de un niño cuando llega por primera vez podría dar lugar a la suposición de que las cosas están bien, cuando en realidad es posible que se necesite más tiempo de estudio o un tutor. De la misma manera, la implementación de Project Online sin crear una entidad para ayudar con la estandarización y la adopción también puede tener circunstancias difíciles. El establecimiento de una PMO ayudará a aumentar las posibilidades de éxito de la implementación de Project Online. En función de los objetivos, esto puede traducirse en una mejor eficiencia en la administración de proyectos (por ejemplo, más proyectos completados a tiempo), lo que suele asociarse con menores costos para administrar proyectos (por ejemplo, más proyectos completados en o por debajo del presupuesto).
¿Cuáles son los primeros pasos para crear un PMO?
Es probable que los primeros pasos para crear una PMO ya se hayan producido si ha hecho un esfuerzo para encontrar este artículo. Si está interesado en pasar a Project Online, es más que probable que ya tenga una idea de cómo podría mejorar la eficiencia o resolver un problema en su empresa. Al crear una ruta de acceso para formalizar el PMO, debe tener en cuenta lo siguiente:
Definir qué quiere que haga su PMO
¿El objetivo principal de su PMO será abordar un problema empresarial específico? Por ejemplo, es posible que quiera implementar un sistema de parte de horas para obtener un control más estricto del análisis de costos. O bien, es posible que los datos del proyecto se repartan entre dos o incluso tres aplicaciones diferentes y que quiera consolidar los datos en un único sistema, lo que ayudaría a proporcionar una mejor información sobre la ejecución de proyectos. También puede ser proporcionar instrucciones de administración de proyectos en curso y abordar las necesidades de entrenamiento del administrador de proyectos. Una vez que comprenda por qué se necesita su PMO, será mucho más fácil establecer y mantener los requisitos.
Obtener patrocinio ejecutivo
Asegúrese de que alguien alto le apoya. Es importante que su PMO tenga patrocinio ejecutivo, ya que la falta de apoyo ejecutivo es una de las principales razones por las que los PMO fallan. Si ya tiene un ejecutivo que sabe las ventajas y la importancia de lo que está intentando hacer, ¡genial! Si no es así, una de las mejores maneras de ponerlos de su lado es mostrarles las ventajas de pasar a un sistema de administración de proyectos como Project Online. Puede hacerlo mostrándoles el problema empresarial que se resolverá. Es posible que ya lo haya hecho hasta cierto punto cuando estaba evaluando por primera vez Project Online, pero realmente puede encontrar aliados en las filas ejecutivas si es capaz de mostrarles cómo funciona con sus propios datos en un entorno piloto. La captura de beneficios es esencial para obtener patrocinio ejecutivo.
Un patrocinio ejecutivo sólido puede ser útil para abordar la resistencia que los usuarios pueden tener al pasar de lo que están familiarizados a un nuevo sistema de administración de proyectos, como Project Online. La evangelización y promoción de los beneficios para otras partes interesadas influyentes, como los jefes de proyecto sénior, también puede ayudar a romper los datos adjuntos emocionales que otros usuarios puedan tener con el sistema del que se está moviendo.
Creación de un equipo
Tanto si está intentando establecer un PMO en una empresa grande o pequeña, las siguientes son responsabilidades que deben abordar los roles de su PMO:
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Impulsar el plan de adopción de Project Online |
Si está en proceso de implementar Project Online, el plan general necesita que alguien lo impulse. Al igual que cualquier proyecto, el plan de adopción necesita un propietario para asegurarse de que las tareas necesarias están atendidas y completadas. |
| Necesidades de administración de proyectos de investigación |
Esta persona evaluará los requisitos de administración de proyectos de su organización. Esta persona tendrá que hablar con los usuarios de toda la empresa y entre departamentos para averiguar cómo administran actualmente los proyectos, cuáles serán sus requisitos y cómo podrían mejorarse mediante la implementación de Project Online. Estos requisitos deben expresarse al administrador del proyecto para que se puedan implementar correctamente en Project Online. Esta persona debe tener buenas aptitudes de administración de proyectos, pero también debe ser alguien que sea un buen comunicador. Es muy posible que las personas de la empresa puedan estar emocionalmente asociadas al proceso desde el que intenta moverlos, por lo que esta persona tendrá que ser capaz de lidiar con esto mostrando cómo el nuevo sistema le facilitará la vida. |
| Formación, documentación y soporte técnico |
Esta persona tendrá que evaluar el nivel de aptitudes de los usuarios y será responsable de proporcionar los recursos de entrenamiento necesarios para usar el producto correctamente. Esto puede incluir la creación de formación basada en roles para administradores de proyectos, administradores de proyectos, jefes de equipo y miembros del equipo. Aunque la mayor parte de su esfuerzo podría consistir en la formación de administradores o administradores de proyectos, los responsables del equipo y los miembros del equipo podrían encontrar tarjetas de referencia rápidas, hojas de referencia rápidas, listas de comprobación o tutoriales cortos para que sean los más eficaces. También tendrá que encontrar una manera de proporcionar soporte interno a los usuarios y un método para escalar problemas más complicados a través de las rutas adecuadas. |
| Enlace con el departamento de TI |
La colaboración con el departamento de TI es esencial para involucrarlos para ayudar en el registro, la configuración y la configuración de Project Online. Si solo está en proceso de evaluar Project Online, esto lo puede hacer normalmente alguien del departamento de TI sin demasiados problemas si examina la documentación Introducción a Project Online. La PMO tendrá que trabajar con su departamento de TI para abordar estas dos áreas: -Office 365 administración: el PMO tendrá que trabajar con el administrador de Office 365 para asignar usuarios y licencias. -Project Online administración: el PMO también tendrá que trabajar con un administrador de Project Online en aspectos como campos personalizados, recursos y configuración del parte de horas. También es posible que necesiten trabajar con el PMO para implementar procesos en Project Online a través de flujos de trabajo. |
Algunos PMO de empresas más grandes también tienen administradores de proyectos que se pueden asignar para ayudar a proporcionar orientación a proyectos específicos que requieren asistencia. Esto puede ir desde asesorar al propietario del proyecto hasta asumir realmente la propiedad, dado el ámbito del proyecto.
Creación de una declaración de misión para su PMO
Todos los PMO deben tener una declaración de misión. Si ya ha evaluado la necesidad de su PMO, será mucho más fácil de crear. Examine la declaración de misión existente de su empresa e intente crear una que se alinee con ella también. No es necesario que sea demasiado complejo, sino lo suficiente para proporcionar toda una comprensión básica de por qué existe el PMO y cuál es su rol en su empresa.
Creación de un plan para crear la PMO
Después de determinar el ámbito de las tareas que necesita para compilar el PMO, es posible que desee crear un plan de proyecto de alto nivel para él. Considere la creación de su PMO como un proyecto grande, con tareas, duraciones y asignaciones asociadas. El plan de proyecto se definirá más a medida que recorra algunas de las tareas iniciales, como la evaluación del entorno. El plan de proyecto ayuda a proporcionar a su PMO una programación de compilación para realizar un seguimiento de lo que ha hecho, de lo que está trabajando y de lo que todavía tiene que hacer en la creación de su PMO. Por ejemplo, aquí se muestra el aspecto que podrían tener varias tareas de compilación de PMO en un plan de proyecto de Project Online:
Más información sobre los PMO
Si aún no tiene una PMO, es posible que se le intimide un poco al pensar en iniciar una. Aunque las necesidades y los requisitos de su empresa impulsarán su PMO, debe aprender a crear el marco para establecer y evolucionar su PMO. En función de sus objetivos, es posible que desee investigar los distintos procesos de PMO y metodologías del sector, o ver con qué modelo de PMO podría alinearse estrechamente. Hay muchos libros, formación y recursos en línea disponibles sobre la creación y administración de PMO que pueden ayudarle en sus esfuerzos.
Si está intentando configurar un PMO y necesita ayuda, es posible que quiera ponerse en contacto con un asociado certificado de Microsoft o con los servicios de consultoría de Microsoft. También contamos con consultores internos en Microsoft con excelente experiencia en la configuración de PMO para pequeñas, medianas y grandes empresas.
¿Y ahora qué?
¿Estás listo para iniciar tu PMO? Esperemos que después de leer este artículo se haya dado cuenta de que iniciar una PMO es una inversión que merecerá la pena el tiempo y el esfuerzo. Requerirá mucha colaboración con las personas de su empresa, y tener un "campeón" ejecutivo es esencial. También requerirá una inversión en investigar más sobre la configuración de una PMO a través de los muchos recursos disponibles. Y si necesita ayuda, puede recurrir a Los asociados certificados de Microsoft, así como a Servicios de consultoría de Microsoft.
Si está en una empresa más pequeña, el alcance de todo esto puede parecer abrumador. Es posible que no tenga los recursos para contratar a personas para cada rol de PMO que se indica en la tabla "Compilar su equipo", y no es necesario. Tenga en cuenta que estas son responsabilidades que probablemente tendrán que abordarse en algún momento dado y en un grado que se adapte a sus necesidades. Tenga en cuenta también que el esfuerzo necesario puede escalar a su tamaño y objetivos de la empresa. Es posible que un PMO de una empresa más pequeña solo necesite reunirse con algunos directores de proyectos sénior de su empresa para evaluar sus necesidades, frente a varios departamentos con requisitos variados en una empresa más grande.
El establecimiento de una PMO puede ayudar a impulsar el éxito de Project Online y el uso de Project Online puede impulsar el éxito de su PMO. Buena suerte en su implementación!