Un enfoque por fases para implementar la administración de proyectos empresariales

En este artículo se describen los distintos desafíos a los que puede enfrentarse al planear la implementación de la solución Enterprise Project Management en su entorno. También describen diversos escenarios de implementación que se pueden usar, así como también requisitos previos importantes que se deben considerar.

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Un enfoque por fases para implementar la administración de proyectos empresariales

En este artículo se proporcionan instrucciones a los responsables de la toma de decisiones empresariales, a los administradores de red y a los administradores de Project Server sobre los distintos desafíos a los que puede enfrentarse al planear la implementación de la solución Enterprise Project Management en su entorno. También describen diversos escenarios de implementación que se pueden usar, así como también requisitos previos importantes que se deben considerar.

Introducción

Soy propietario de una empresa que realiza implementaciones de la solución Enterprise Project Management (EPM) de Microsoft. Para ser justos, HMS Software hace más que eso. También somos un ISV, pero paso una buena cantidad de tiempo trabajando con organizaciones medianas y grandes en cómo pueden implementar EPM. Algunos de los desafíos son específicos de la tecnología de Microsoft, pero muchos de ellos son similares a lo que he visto enfrentar a las empresas desde que empecé en el negocio de software de administración de proyectos en 1983. Veremos cómo puede planear su propia implementación de EPM aquí.

Uno de los mayores desafíos a los que nos enfrentamos al iniciar una implementación de EPM es establecer una hoja de ruta creíble para producir el resultado previsto. Aunque hemos implementado sistemas de administración de proyectos empresariales aquí durante más de 24 años, una cosa que no ha cambiado es el deseo de la alta dirección de tener todos los resultados ayer.

El desafío está compuesto por un par de factores que casi siempre están presentes:

1. El equipo de ventas ha mostrado al cliente el resultado final sin explicar el esfuerzo necesario para reproducir los efectos en un entorno de producción o incluso cuánto esfuerzo se ha realizado en la creación de la imagen virtual y los datos implicados en la demostración de ventas (normalmente varios meses-hombre).

2. Microsoft lleva un legado de facilidad de implementación. Personas se han acostumbrado a rellenar un DVD en su PC, esperando hasta que aparezca y, a continuación, obtener las ventajas del software que han comprado inmediatamente. Puede haber alguna noción de capacitación opcional, pero rara vez hay una expectativa de que lo que se está llevando a cabo sea un ejercicio que cambia la organización.

¿Qué es Enterprise Project Management?

Eso sería un desafío suficiente, pero hay otros aspectos que el cliente suele pasar por alto durante una compra, empezando por "¿Qué es exactamente EPM?". Es una pregunta corta con una respuesta potencialmente larga. En las primeras fases de una implementación de EPM, realizamos un taller de previsión con la dirección sénior del cliente. Una diapositiva que siempre uso tiene este aspecto:

"¿Qué es EPM desde tu perspectiva?" Se lo pediré. Las respuestas se encuentran a menudo en uno de los círculos de la diapositiva. Las respuestas pueden ser:

• Administración básica de proyectos. "Para nosotros, la administración de proyectos empresariales significaría que todos harían la administración de proyectos de la misma manera y usarían las mismas herramientas".

• Administración de proyectos empresariales. "Eso no sería suficiente para nosotros", podría decir alguien. "Para nosotros, la administración de proyectos empresariales significaría que nuestros datos de administración de proyectos se integrarían. Podríamos obtener informes que mostraran nuestras programaciones en un informe integrado y resumido y podríamos administrar el impacto de un proyecto a otro".

• Administración de cartera de proyectos (PPM). "Se trata de la administración de carteras de proyectos para nosotros", podría decir alguien. "Para nosotros, la administración de proyectos empresariales significaría administrar un nivel superior en el nivel de proyecto. Tendríamos que agrupar los proyectos en carteras o grupos de proyectos, y analizarlos e informarlos juntos. Tendríamos que poder realizar un seguimiento del progreso en este nivel resumido, así como implementar la fase de disponibilidad".

• Administración de recursos. "Para nosotros, la administración de proyectos empresariales significaría planear la capacidad de los recursos. Necesitamos saber no solo si podemos asumir un nuevo proyecto y cuál podría ser el impacto en los compromisos existentes, sino también saber cuál es el estado de la administración del trabajo al que ya nos hemos comprometido en función del progreso del proyecto y la disponibilidad de los recursos".

• Análisis de informes. "Para nosotros, la administración de proyectos empresariales se produciría en los informes", podría decir alguien. "Necesitamos un informe que extraiga de la administración de proyectos, finanzas, RR. HH. y otros sistemas internos para crear informes de incorporación para la administración y la toma de decisiones. Mientras hablamos de informes, también necesitaremos paneles dinámicos, cuadros de mandos y otros sistemas visibles".

• Presupuestación y administración de costos. "Para nosotros, la administración de proyectos empresariales es todo sobre el dinero. Presupuestamos a principios de año. Luego presupuestamos para cada proyecto y lo único que nos importa es hacer un seguimiento del dinero en el plan, mes tras mes".

• Partes de horas. "No importa el planeamiento. Si pudieras decirme en qué pasa realmente mi gente su tiempo, estaríamos tan lejos de donde estamos ahora, lo llamaríamos éxito de EPM", dice a menudo alguien.

• Comunicación y colaboración. "No se trata de los algoritmos sofisticados. Tenemos que facilitar la comunicación con nuestra gente. ¿Puede ayudarnos a conectar nuestros equipos de proyecto que ahora incluyen no solo planificadores, sino también directivos sénior, clientes, usuarios, subcontratistas, outsourcers y miembros del equipo?"

• Integración con aplicaciones externas. "Tenemos un gran sistema ERP/Finance que es excelente, salvo que no tenemos ninguna proyección de futuro para los resultados y los costos que vienen con la administración de proyectos. Si pudiera conectar una herramienta de gestión de proyectos con nuestro sistema ERP/Finanzas, eso sería una gran cantidad de administración de proyectos empresariales para nosotros!"

• Flujo de trabajo. "Se prevé un sistema que realice un seguimiento no solo de las tareas, sino de los procedimientos de forma automatizada. Nos gustaría que los jefes de proyecto rellenen un formulario en línea para solicitar la financiación del proyecto, que luego se dirigiría a la persona responsable que, de forma automatizada, aceptaría o rechazaría la solicitud. Si se aprueba, el proyecto se incluiría al instante en el sistema EPM. Nos gustaría hacer lo mismo con todos los documentos del proyecto. De hecho, nos gustaría automatizar todos nuestros procedimientos de administración de proyectos de esta manera a través de la administración de flujos de trabajo. Eso sería realmente la administración de proyectos empresariales".

• Business Intelligence. "Lo que necesitamos es cuadros de mandos, paneles y minería de datos de los datos de nuestro proyecto", nos dirán algunas personas. Ese sería el entorno final de Enterprise Project Management".

• Modelo de madurez de administración de proyectos. "Estamos trabajando para mejorar nuestro nivel de madurez según lo medido por el 'Modelo de madurez de project management'".

¿Cuál es la respuesta correcta? Están bien. De hecho, probablemente no sea una lista exhaustiva. EPM puede significar tantas cosas para tantas personas y depende en gran medida de la perspectiva desde la que se mira el problema.

Cuando hacemos esto con la alta dirección, lo que sucede a menudo es que no hay ninguno de estos aspectos que no se desea. Sí, la gente los quiere a todos. Y, cuando preguntan si todo esto es posible en una implementación de microsoft EPM Solution, la respuesta honesta es" Sí". El problema es que cada uno de estos aspectos de EPM se puede considerar como un vector o una dirección en la que se puede insertar el entorno de EPM. Si decidimos insertar todos estos vectores el primer día, el tamaño del proyecto que terminaremos diseñando será tan grande, tan potencialmente disruptivo, tan complejo, e implicará tantos otros sistemas corporativos que tendrá pocas posibilidades de éxito.

Recuerde que una implementación de Enterprise Project Management no es solo tecnología. Si lo fuera, la implementación terminaría en unos días. No, una implementación de EPM implica estrategia, Personas, proceso y tecnología. Las implementaciones correctas de soluciones de Microsoft EPM consideran prácticamente siempre el proyecto como un proyecto de "Administración de cambios" en lugar de un proyecto de tecnología. Lo que estamos buscando es cambiar la forma en que funciona el negocio. ¿Cómo se hace? Bueno, dependiendo de la dirección en la que vaya un ejercicio de aprovisionamiento, la dirección podría ser muy diferente.

Si intentamos implementar todos los aspectos y todas las direcciones al mismo tiempo, podríamos terminar creando un proyecto enorme que es complejo y muy difícil de entender y que solo hace que la implementación sea mucho más arriesgada.

Enfoques de implementación de EPM

Hablemos por un momento sobre cuántas personas se acercan a una implementación de EPM. Hay un par de escenarios posibles: Big Bang, Instant Bang y Phase Approach.

Big Bang

La teoría del Big Bang dice :"¡Hagámoslo todo!" La idea es que dedicaremos una cantidad excesiva de tiempo a diseñar, compilar, reescribir y programar el entorno de administración de proyectos empresariales final. Se necesitará una falange de programadores y, un día, en algún momento en el futuro, en un fin de semana determinado, cambiaremos de lugar y todos tendrán la administración de proyectos empresariales. Si hubiéramos gráfico esto como Rentabilidad de la inversión a lo largo del tiempo, se parecería a la imagen de la derecha.

Hay ventajas y desventajas al usar la teoría del Big Bang. En el lado positivo, hay una mejor posibilidad que con otros tipos de enfoques de que el resultado final esté más cerca de la intención original. Después de todo, el equipo no descansa hasta que haya comprobado todos los deseos creados al principio del proyecto.

En el lado negativo, sin embargo, hay algunos grandes desafíos. En primer lugar, la organización no recibe ninguna rentabilidad de la inversión hasta que el proyecto esté 100% completo. Eso puede ser meses o un año o más por el camino. Cada día que el proyecto está incompleto es un día en el que alguien puede pasear por el edificio con una idea "mejor". Además, la naturaleza de la vida es que cambia. Cualquier cambio de equipo, cambio de administración, cambio en la misión o estrategia corporativa, cambio en la arquitectura tecnológica fundamental, cambio en la propiedad corporativa puede dar lugar a la reestructuración o cancelación del proyecto. Si esto sucede, la organización no recibe nada por sus esfuerzos.

Instant Bang

Cuando hablamos del legado de gratificación instantánea que sigue a Microsoft, vemos un fenómeno diferente. Algunos clientes asumirán que la implementación de la solución Microsoft EPM es igual que jugar a un juego de Microsoft. Cargamos en el DVD y unos instantes después, estamos haciendo proyectos de forma coordinada y colaborativa. El retorno de la inversión se ve bien durante unos días o incluso semanas, ya que el grupo piloto con más entusiasmo sobre el nuevo sistema comienza a usarlo. Sin embargo, sin la inversión de los altos ejecutivos es extremadamente difícil, si no imposible, realizar cambios culturales o de comportamiento y el proyecto rara vez se extiende. El sistema permanece en uso durante un breve período de tiempo y, a continuación, es abandonado o dejado en uso por un pequeño número de usuarios que a menudo se sienten frustrados por no poder animar al resto de la organización a trabajar juntos.

Enfoque por fases

Hemos descubierto a lo largo de los años que un enfoque por fases es el método más exitoso para implementar un entorno de administración de proyectos empresariales. Hay muchas razones para ello. Estos son algunos:

• En primer lugar, la organización comienza a recibir un retorno de la inversión al principio del proceso. Esto sirve para proteger la implementación y valida para administrar su decisión de realizar una implementación de EPM en primer lugar.

• En segundo lugar, la implementación aborda los desafíos técnicos en oleadas en lugar de todos a la vez. A medida que crece la complejidad del sistema, también lo hace la madurez de la organización en el control de esa complejidad.

• En tercer lugar, la implementación facilita el cambio de referencia cultural en la organización a lo largo del tiempo, lo que siempre es más fácil. Es un truismo que el cambio causa malestar. Que habrá algún disgusto por este cambio en la gestión de proyectos es una certeza. La implementación de toda la visión a lo largo del tiempo permite a los usuarios adaptarse a la forma diferente de hacer negocios.

• Por último, independientemente del tiempo que la organización dedica a realizar el diseño original, está obligada a cambiar de opinión en cuanto vea el sistema en funcionamiento. Obtener esa primera fase de la implementación en producción anteriormente permite a la organización aprender de ella a medida que avanzan.

El elemento más crítico de este plan es la primera fase. Instruimos a nuestros consultores a determinar "la implementación más mínima posible que devolverá un retorno positivo continuo de la inversión". Lo he dicho con mucho cuidado. Queremos encontrar una primera fase de la implementación que se pueda poner en producción que proporcione resultados y que cada semana devuelva más beneficios que el esfuerzo necesario para producirlos. Si lo hacemos, la implementación durará para siempre. Nadie quitaría la implementación porque diría: "Oh, no podemos quitar eso, sacamos 'esto' de ella cada semana". Si estamos creando correctamente ese tipo de implementación, podremos basarla en ella en los meses venideros. Si no es así, el proyecto y la implementación siguen estando en riesgo.

Introducción a la estrategia de implementación de EPM

Si te he hecho pensar dos veces en hacer una implementación de EPM, probablemente sea una buena cosa. No es que no deba hacerlo, pero una implementación correcta de EPM siempre comienza con un poco de pensamiento adicional. Por lo tanto, ¿cómo debe realizar la implementación? Comencemos con algunos requisitos previos.

1. La Oficina de administración de proyectos

Si su intención es implementar un entorno de administración de proyectos empresariales, no hay manera de tener una organización de administración de proyectos empresariales. Esto se conoce normalmente como Oficina de administración de proyectos o PMO. Puede llamarlo como quiera, pero tiene que haber una administración central de un sistema como la solución Microsoft EPM. ¿Quién declarará las plantillas como plantilla "oficial"? ¿Quién determinará quién tiene autoridad para cambiar las prioridades de los recursos? ¿Quién determinará el aspecto de un informe y quién tendrá acceso a él? ¿Quién decidirá si se administran los riesgos y, si es así, qué proceso debe rodearlo? Y así sucesivamente, etc. No, un PMO es esencial. Si no tiene una organización de este tipo (incluso si es una persona), tendrá que empezar allí como uno de los primeros pasos hacia su entorno de EPM.

2. Patrocinio ejecutivo

A continuación, obtenga patrocinio y apoyo de la alta dirección. Quien sea que apoye este proyecto desde el conjunto de aplicaciones ejecutivos debe saber no solo cuáles son los objetivos de la implementación, sino cuánto tiempo serán necesarios para proporcionar soporte técnico. Por lo general, les decimos a los ejecutivos que planee un mínimo de un año completo de obligaciones de patrocinio. Un problema que a menudo vemos es un pequeño grupo de administradores de proyectos o de administración intermedia que desean un entorno de Enterprise Project Management pero carecen de soporte técnico de nivel ejecutivo y deciden que intentarán realizar la implementación por sí mismos para obtener ese soporte técnico. Es el enfoque "Build it and they will come" del campo de los sueños y casi nunca tiene éxito. El problema es que las ventajas que serían atractivas para la administración (como el cumplimiento de la metodología de pm, la generación de informes de proyectos globales, el planeamiento de la capacidad de recursos y la administración de proyectos de colaboración) son aquellas ventajas que solo se pueden lograr con la participación de la administración.

3. Somos administradores de proyectos: ¡no necesitamos la administración de proyectos!

Si quiere evitar los problemas más comunes para una implementación de EPM, realice un plan de proyecto. Lo sé, eso suena extrañamente simple, pero es increíble cuántos proyectos de implementación de EPM no tienen, de hecho, un plan de proyecto. Uno de los consejos más sencillos que podemos dar a las organizaciones que consideran implementar la solución de Microsoft EPM es convertirlo en un proyecto y aplicar toda la misma metodología que ya usan para cualquier otro proyecto. ¿Existe una programación de proyecto? un presupuesto; un patrocinador ejecutivo; una carta del proyecto; Recursos; ¿Métricas de éxito? Estas cosas pueden encontrarse en todos los demás proyectos de la organización, pero, al igual que los niños del zapatero que van descalzos, los jefes de proyecto a menudo se olvidan de aplicar sus habilidades a sus propios proyectos.

4. Establecer objetivos

Trabaje desde el principio del proyecto para determinar cuáles serán las medidas para el éxito en cada fase. Tener un conjunto claro de métricas de rendimiento ayuda no solo al equipo del proyecto, sino también a la administración, a completar una fase del proyecto.

Introducción

Si se pregunta cómo empezar, estas son algunas sugerencias.

Enfoque

Comience con una sesión de visión facilitada con la alta dirección. Si usa asistencia externa en ningún otro aspecto del proyecto, le resultará más útil aquí. Tener a alguien que haya participado en otras implementaciones de EPM es la clave para el éxito. No solo estamos hablando de alguien que ha sido usuario de un sistema EPM, sino de alguien que ha trabajado a través de algunos de los problemas que hemos descrito anteriormente y que tiene una buena comprensión de las capacidades de la solución de Microsoft EPM y el proceso de administración de proyectos en una organización.

¿Quién es quién?

Una de las cosas que tendrá que decidir pronto es, ¿quién es la "empresa"? He usado ese término varias veces en este artículo, pero la empresa podría significar lo que decida. ¿Es su departamento, su división, toda su empresa? Un error común cometido por las personas que realizan una implementación es hacer un plan para toda una empresa, pero solo tener autoridad sobre su propia división. La esperanza es que otros vendrán a bordo si el sistema está disponible. Es una variante en el enfoque campo de los sueños y hace que una solución que no sea atractiva para esas otras divisiones y que no sea útil para las que tienen autoridad. Por lo tanto, decida pronto quién participará y asegúrese de que están incluidos en el planeamiento.

Crear un plan de proyecto

Al igual que haría con cualquier otro proyecto, tómese el tiempo necesario para hacer un plan de proyecto adecuado. Hay numerosos planes disponibles en línea que te proporcionarán directrices sobre algunos de los temas que necesitas cubrir. Son un buen lugar para empezar, pero casi con toda seguridad tiene todas las aptitudes necesarias para hacer un plan de proyecto adecuado para una implementación de EPM.

Conclusión

Si está considerando o ha iniciado una implementación de la solución Microsoft EPM, céntrese en la implementación teniendo en cuenta estos tres puntos:

1. Trate este proyecto como un proyecto. Use todas las aptitudes que ya tiene para administrar proyectos para administrar el proyecto de implementación de Microsoft EPM. Recuerde que se trata principalmente de un proyecto de administración de cambios, no de tecnología.

2. Divida el proyecto en partes administrables y trate cada fase del proyecto como un subproyecto con sus propias métricas de éxito, programación, presupuesto y recursos. Obtendrá algunas de las ventajas del sistema general más rápido y eso servirá para obtener aún más soporte técnico de la administración.

3. Recuerde que la rentabilidad de la inversión tiene que funcionar en todos los niveles. No basta con crear un sistema que funcione para la administración sénior, pero no funciona para las personas que tienen que administrarlo. O bien, un sistema que funciona para los administradores de proyectos, pero que no entrega los informes requeridos por la administración sénior. O bien, un sistema que funciona para los administradores de proyectos y la administración sénior, pero es demasiado duro o demasiado esfuerzo para usuarios individuales. Cada persona que debe invertir tiempo y energía en el uso del sistema debe considerarse en términos de su propio retorno de la inversión.

Si está diseñando una implementación que sigue un enfoque por fases y usa la metodología básica de administración de proyectos que ya tiene para otros proyectos, tiene una gran oportunidad de éxito. ¡Buena suerte y feliz planificación!

Autor

Chris Vandersluis es el presidente y fundador de Montreal, HMS Software, un asociado certificado de Microsoft con sede en Canadá. Tiene una licenciatura en economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es un miembro de larga data del Project Management Institute (PMI) y ayudó a encontrar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de Usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se incluyen Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada y PMNetwork de PMI, y es columnista regular de Project Times. Enseña administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo habla en las funciones de asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de mantenimiento de tiempo orientado al proyecto TimeControl y ha sido asociado de soluciones de Microsoft Project desde 1995.

Chris Vandersluis puede ser contactado por correo electrónico en: chris.vandersluis@hms.ca

Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el sitio de orientación de EPM de HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).