7 formas de respaldar la adopción de una solución de PPM después de la implementación

Las herramientas de administración de proyectos y carteras (PPM) casi siempre provocan un cambio drástico en la forma en que los proyectos se administran, realizan un seguimiento y se notifican en toda la organización. Sin embargo, se pierde en las organizaciones que debe centrarse tanto en la adopción continua como en la implementación de las herramientas. En este documento técnico, examinaremos algunas de las áreas clave en las que puede centrarse para mantener la adopción (después de la implementación) hasta que el uso de las nuevas herramientas ppm se convierta en parte de la cultura de la organización.

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7 formas de respaldar la adopción de una solución de PPM después de la implementación

Introducción

¿Alguna vez ha participado en un proyecto en el que la nueva idea o innovación parecía ser lo mejor, gana un fuerte apoyo en todo, se ejecuta y, a los pocos meses de su implementación, nadie lo usa más? Si usted respondió que sí, también estará de acuerdo conmigo en que en estos proyectos, no había escasez de esfuerzos de gestión de cambios, esfuerzos de capacitación, etc. ¿Por qué las personas dejan de usar ciertas herramientas, que se consideraban las mejores ideas en el momento de la implementación?

Podría haber muchas respuestas a la pregunta anterior. Puede ser que la herramienta esté obsoleta debido a las condiciones del mercado, o tal vez la estrategia organizativa haya cambiado. Sin embargo, si mira con cuidado, más a menudo que no, la razón real es que no se han realizado esfuerzos para sostener la adopción que se logró durante la implementación del proyecto. No basta con administrar el cambio durante el ciclo de vida del proyecto; el cambio también debe administrarse más allá del cierre del proyecto. Esto se aplica a cualquier proyecto, pero más en el contexto de la implementación de la solución PPM, ya que las herramientas ppm casi siempre provocan un cambio drástico en la forma en que los proyectos se administran, se realizan seguimientos y se notifican en toda la organización.

En este documento técnico, examinaremos algunas de las áreas clave en las que puede centrarse para mantener la adopción posterior a la implementación, y no dejar que el límite se aleje hasta que el uso de la nueva herramienta PPM pase a formar parte de la cultura de la organización.

7 formas de mantener la adopción

Supongamos que su organización va a implementar la solución PPM (o actualizar a una versión más reciente) en un futuro próximo. Supongamos también que hay soporte técnico de entrenamiento completo y compatibilidad con la administración de cambios disponibles durante el ciclo de vida del proyecto. En ese contexto, estas son las áreas clave que necesitan atención real una vez completada la implementación.

1) Establecer objetivos de 30-60-90 días

Antes de implementar la solución PPM, lo primero que debe hacer es determinar los objetivos de 30-60-90 días para su implementación. Lo leíste correctamente. Esto debe realizarse ANTES de la implementación y no DESPUÉS. Comience con cosas que son fáciles de medir, como el porcentaje de partes de horas enviadas a tiempo o número de proyectos creados, etc., y midalos de forma coherente e informe sobre ellos. Estos "objetivos" le ayudarán de la siguiente manera:

• En primer lugar, los objetivos y las métricas le indicarán qué tan bien se está usando la herramienta. Si las métricas tienen un aspecto incorrecto, puede saltar inmediatamente a la acción y proporcionar la compatibilidad necesaria para aumentar el uso de la herramienta.

• Los objetivos le proporcionarán aspectos específicos con los que trabajar, en lugar de ser genéricos sobre el éxito o el error del proyecto. Le ayudarán a mostrar el valor de la solución PPM a la administración.

  Y finalmente, esto ayudará a celebrar las pequeñas victorias. Aunque la solución PPM podría haberse implementado para lograr cambios radicales en toda la organización, es importante obtener ganancias rápidas y celebrarlas, para mantener el interés y la positividad en torno a la solución.

Y por cierto, no te detengas con los objetivos de 30-60-90 días. Asegúrese de establecer también algunos objetivos a largo plazo y de supervisarlos.

2) ¡Muéstreles el valor!

Antes de que se implementara la solución PPM, casi se garantizaba que se realizara un análisis de beneficios, que enumeraba un seguimiento y mantenimiento de proyectos más sencillos, colaboración mejorada, mejor visibilidad y control, etc., sin embargo, el gran elefante en la sala de la que nadie habla es que, todo esto solo es posible, si todos los usuarios de la solución PPM realizan el trabajo necesario para generar y mantener los datos. La consecuencia de esto es que, el usuario final no tiene idea del valor que aporta a la organización simplemente enviando sus partes de horas a tiempo o cómo un Resource Manager puede ayudar mediante la supervisión de sus asignaciones de recursos.

Si desea una adopción de usuarios real a largo plazo, el primer enfoque debe ser mostrar a cada usuario el valor que aporta a la herramienta y a la organización. Muéstreles los informes y el panel que se generan. Usar los datos que envían a la herramienta. Interactúe con la administración sénior para que realmente use esos informes y paneles y se comunique con sus grupos, en cuanto al valor que les aporta. Al igual que una planta solo crece cuando el Sol brilla sobre ella, los usuarios finales sienten la importancia de la herramienta, solo cuando saben que los líderes de la organización se centran en ella.

3) Cambiar las metodologías de aprendizaje

Piensa en esto. Mientras conduces en tu coche, escuchando la radio, de repente viene una canción que te gustaba de niño, pero que no la escuchas desde hace mucho, mucho tiempo. Te puedo apostar por eso, aunque no recuerdes la letra exacta de la canción, puedes tararear a lo largo de la melodía de la canción. ¿Por qué crees que es así? Por dos razones:

1. Escuchaste esa canción muchas veces.

2. Mientras que las letras eran "información", la melodía tenía un "sentimiento" unido a ella. Como seres humanos, tendemos a recordar sentimientos mejor que la información solo.

Entonces, ¿cómo se aplica a nuestra discusión aquí?

La formación tradicional para soluciones ppm tiende a centrarse en abalor una gran cantidad de datos o información en conferencias, sesiones de entrenamiento, manuales, etc. Sin embargo, no hay sentimientos ni emociones asociadas a esa información, por lo que las personas no la conservan una vez que se realizan estas sesiones. De hecho, tiene que asumir que los usuarios no conservarán más del 20 % de lo que aprenden por primera vez. Entonces, ¿cómo solucionamos esto? Igual que manejamos la canción que nos gustaba.

• Proporcione más vías para obtener entrenamiento. Todos los usuarios no entienden las cosas de la misma manera. Algunas personas están más orientadas a leer material, mientras que a otras les gusta watch vídeos. Por lo tanto, asegúrese de que las personas tengan más de una manera de obtener información y capacitación.

• Permitir a los usuarios adjuntar una sensación a la información. Esto puede incluir aspectos como la incorporación de usuarios a sesiones de almuerzo y aprendizaje en grupos pequeños, lo que permite a los usuarios formular preguntas en una configuración de grupo, abrir foros de discusión, etc. Estoy bastante seguro de que aún recuerda lo que dijo un orador en particular en respuesta a una de sus preguntas. Lo mismo se aplica a todos los usuarios también.

• Recompensar buenas ideas, preguntas y participación. Los foros y TechCenter de Project son grandes ejemplos de esto, donde todas las respuestas correctas son recompensadas por la propia comunidad, lo que impulsa un uso más activo del conocimiento y la experiencia.

4) Reevaluación y reconfirmación

En un momento dado, cuando trabajaba con un cliente en una implementación de PPM, decidimos que todos los informes de la solución PPM se realizarían mediante cubos OLAP. Si no está familiarizado con la funcionalidad de los cubos OLAP, para los fines de esta historia, comprenda que los datos solo se actualizan según una programación predefinida. En nuestro caso, acordamos que iba a ser a diario. Sin embargo, una vez que se implementó la solución, comenzamos a recibir quejas de que los informes eran incorrectos y no mostraban los datos mientras los usuarios los entraban, etc. A medida que profundizamos en el problema, descubrimos que los ejecutivos examinaban los datos casi cada hora (esperando datos en tiempo real) y los usuarios actualizaban los datos según sea necesario. Y dado que los datos OLAP eran una actualización nocturna, obviamente los informes no se actualizaron. Por lo tanto, después de evaluar las opciones, regresamos y reescribimos esos informes para extraer datos directamente de la base de datos, lo que los convierte en tiempo real.

¿La moral de la historia? Lo que el equipo del proyecto pensó, encontró, asumió y diseñó durante la fase de diseño del proyecto puede que no siempre funcione en el mundo real. Por lo tanto, esté abierto a realizar cambios. Si ve que la implementación inicial de la solución no se alinea con lo que los usuarios están haciendo realmente en su trabajo diario, no sea rígida y forzle el diseño a las personas. Esa es una manera segura de perder el interés del usuario.

5) Establecer gobernanza

El establecimiento de un modelo de gobernanza para mantener la solución ppm, incluidos los cambios, etc., es, en mi opinión, fundamental. Este tema se ha tratado con gran detalle en el libro blanco Beat the Half-life (t 1/2): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation. Aunque la estrategia de gobernanza ayuda a mantener la propia solución PPM, también muestra a los usuarios que no es necesario que le gusten todos y cada uno de los aspectos de la implementación. Les muestra que pedir un cambio está bien. Esto mismo aportará una apertura a la tabla, lo que ayuda a los usuarios a convertirse en los controladores. Hablar activamente de lo que se puede mejorar sobre la solución es mucho mejor para la adopción que simplemente suponiendo que todo el mundo está alineado con lo que se ha implementado.

6) Proporcionar soporte fanático

En estos días parece que puedes obtener una herramienta gratuita para cualquier tipo de trabajo que quieras hacer en tu PC. No me malinterpretes, me encantan las cosas gratis. Sin embargo, lo único que me gusta de las herramientas gratuitas es la falta de soporte técnico. Si me encuentro con problemas, estoy por mi cuenta para buscar e investigar una solución, probar varias soluciones y espero que una funcione. No ponga a los usuarios de la solución PPM en esta situación.

En mi opinión, todos deberíamos ser fanáticos de apoyar a nuestros usuarios, independientemente de la aplicación o proceso que estemos apoyando. Responda siempre tan rápido como pueda, aunque no siempre sea con una solución. Una vez que el usuario sabe que alguien está prestando atención a su problema, en la mayoría de los casos es suficiente para ponerlo a gusto. Y asegúrese de realizar un seguimiento con una solución o, al menos, apuntarlas a la dirección correcta. Siempre, recuerde que la herramienta PPM que está apoyando es una de las muchas herramientas que el usuario usa cada día para realizar su trabajo, y cuanto más rápido pueda facilitar su vida resolviendo su problema, más felices son los usuarios.

Confía en mí; sin un fuerte apoyo posterior a la implementación, puedo garantizarle que la implementación del PPM pasará a través de muy rápidamente. Además, sea inteligente sobre el proceso de soporte técnico y resolución. A medida que proporcione soluciones a los usuarios, cree una knowledge base, de modo que, para problemas futuros, pueda redirigir a los usuarios para obtener una solución de autoayuda.

7) Comportamiento que es recompensado se repetirá!

Si tienes hijos, lo entenderás de inmediato: recompensas a un niño con una cara feliz cuando hacen algo, y lo seguirán haciendo, hasta que empiece a ponerse de los nervios. Cualquier comportamiento que recompense se repetirá hasta que haga algo para cambiarlo. Para cada adoptador reacio que intenta atraer, hay al menos otros 3 primeros adoptadores que realmente están intentando aprender, entender y usar la herramienta.

No te olvides de estos partidarios insocupados. Ellos son los que realmente adoptan el cambio, usan la herramienta y, finalmente, lideran a otros ayudándolos. Proporcione todo el soporte que pueda. Reconocer y recompensar las cosas que están haciendo para que sigan haciéndolo, y otros pueden aprender de ellas. Consíguelos superusuarios y permita que redacten artículos de ayuda. La conclusión es fomentar comportamientos deseables para que finalmente invaliden los no deseados.

Conclusión

Las técnicas enumeradas anteriormente no son las únicas que pueden ayudar en la adopción del usuario final, y la lista se puede agregar definitivamente. El punto clave que debe entenderse es que no basta con centrarse solo en la adopción del usuario y la administración de cambios durante la implementación, o unos meses después de la implementación. Este es un proceso estándar y continuo que nunca termina y necesita un enfoque y una atención constantes.

Autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) es consultora y instructora de administración de proyectos empresariales sénior (EPM) especializada en las plataformas Microsoft Project, Microsoft Project Server y Microsoft SharePoint. Su principal objetivo es crear y habilitar soluciones empresariales para ayudar a las organizaciones a lograr el mejor rendimiento de sus inversiones.

También tiene una amplia experiencia en proyectos líderes de un extremo a otro en un amplio espectro de dominios y verticales, incluyendo TI, ERP (SAP), Fabricación, Desarrollo de aplicaciones, Automotriz y Creative Services. Es moderador habitual en varios eventos de Project Server, EPM y SharePoint en todo el país o regiones, y colaborador habitual de la comunidad de SharePoint y EPM.

Prasanna es un bloguero normal (https://www.prasannaadavi.com) y también ejecuta un podcast quincenal (https://www.msprojectpodcast.com), centrado principalmente en las soluciones de Microsoft Project y Project Server. Prasanna es consultora sénior con EPMA (https://www.epmainc.com).