Búsqueda y uso de palabras clave en el Centro de eDiscovery

Artículo
03/08/2023

SE APLICA A: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint en Microsoft 365

Las palabras clave ayudan a restringir el contenido específico que se genera mediante la exportación de un caso de exhibición de documentos electrónicos. Al crear búsquedas centradas, aumenta la probabilidad de que el contenido sea aplicable a un caso y reduzca la cantidad de contenido que necesita administrar.

Su organización puede crear un caso de exhibición de documentos electrónicos si recibe una solicitud de evidencia potencial para admitir litigios, una auditoría o una investigación.

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Filtros y consultas

Después de crear un caso, agregue conjuntos de detección a él. Los conjuntos de detección contienen los orígenes de contenido (como subsitios de SharePoint) que pueden ser relevantes para un caso. Los filtros le ayudan a restringir el origen, como por palabras clave, un intervalo de fechas de inicio y finalización, dominios o por autor o remitente.

Una vez que haya identificado posibles orígenes, las consultas ayudan a refinar aún más el contenido que desea exportar para revisar o proporcionar a su asesor o a la parte solicitante. Puede construir el filtro mediante palabras clave, intervalos de fechas, autor/destinatarios, dominios y búsquedas de proximidad.

Nota:

Para que el contenido se detecte, debe rastrearse mediante la búsqueda. Para obtener más información sobre los tipos de archivo predeterminados que se rastrean, vea el artículo Extensiones de nombre de archivo rastreados predeterminados y tipos de archivo analizados en SharePoint Server 2013.

Operadores y proximidad en palabras clave

Los operadores especiales, como los operadores booleanos y de proximidad, se pueden usar para crear relaciones entre varias palabras clave. Los operadores deben escribirse en todas las letras mayúsculas. Si necesita usar varios operadores, puede agruparlos con paréntesis para determinar el orden en el que se aplican.

Por ejemplo, es posible que esté buscando contenido con el término ejecutivo, pero no quiere encontrar el término cuando aparece en el título de un informe frecuente de su organización denominado Resumen ejecutivo. Cuando se usa la frase ejecutivo NO resumen, puede restringir el número de elementos devueltos de 300 a 188, ya que está eliminando los documentos que contienen la palabra Resumen.

Nota:

Cuando se especifican dos palabras sin operador, existe un AND implícito. Por ejemplo: el gusano lanudo es el mismo que el gusano AND lanudo .

Uso	Para	Ejemplo
`AND`	Busque contenido que contenga todas las palabras o frases que separa.	`risk AND value AND VAR` busca contenido que contiene las tres palabras.
`OR`	Busque contenido que contenga cualquiera de las palabras o frases que separa.	`risk OR VAR` busca todo el contenido que contiene cualquiera de las palabras.
`NOT`	Excluir contenido que contenga el término dentro de una frase.	`Executive NOT Summary` busca todo el contenido que contiene la frase Executive, a menos que el contenido también contenga el término Resumen.
`( )`	Agrupa palabras o frases para mostrar el orden en que se aplican.	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	Busca palabras que están cerca unas de otras, donde n es igual al número de palabras separadas. Si no se especifica ningún número, la distancia predeterminada es de ocho palabras.	`Mid NEAR(5)` Office encuentra Mid y Back Office y Mid-Office y Mid, Back, y Front Office.

Uso de caracteres comodín

Los caracteres comodín pueden ayudarle a expandir las palabras clave para incluir términos que contengan parte de una palabra clave o términos que tengan ortografías alternativas.

Uso	Para	Ejemplo
* al final de la palabra	Busque términos que contengan la palabra raíz y las letras adicionales.	risk* encuentra riesgos, riesgos, riesgos, riesgos y riesgos

Reglas básicas para usar palabras clave en filtros y consultas

Un filtro o consulta de contenido puede incluir palabras, frases entre comillas y términos que usan palabras clave y propiedades. Separe los términos con espacios.
Se omiten las palabras que se usan con frecuencia, como , ypor, y números de un solo dígito.
Al incluir una frase entre comillas, la búsqueda devuelve contenido dentro del ámbito elegido que contiene la frase exacta que escribió. Si hay alguna varianza entre la frase entre comillas y el contenido real, no se encontrará el contenido.
Los operadores (por ejemplo, operadores booleanos), como OR y AND , deben escribirse en mayúsculas.
Si una propiedad de contenido de SharePoint no aparece en el menú desplegable Especificar propiedad , puede buscarla con palabras clave. Incluya un valor de propiedad entre comillas para buscar una coincidencia exacta o deje el valor sin comillas para buscar coincidencias parciales que comiencen con las letras tipadas. Por ejemplo, si busca filename:"Budget" (con comillas), la búsqueda devolverá un archivo denominado "Budget.xlsx". Una búsqueda de filename:budget (sin comillas) también devolverá los archivos "Budget_Current.xlsx" y "Budget_Next.xlsx".

Nota:

Una consulta debe incluir un término para buscar. Las consultas que solo constan de términos que se van a excluir generarán un mensaje de error.

Ejemplos para aplicar reglas

Palabras clave	Resultados de ejemplo
`Executive Briefing`	Cualquier contenido que contenga tanto Executive como Briefing, en cualquier lugar del documento, página, mensaje o metadatos.
`"Executive Briefing"`	Cualquier contenido que contenga la frase exacta "Executive Briefing" en cualquier parte del documento, página o mensaje.
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	Cualquier contenido que contenga las frases exactas "Executive Briefing" y "Executive Summary" en cualquier lugar del documento, página, mensaje o metadatos.
`filename:budget`	Cualquier archivo con presupuesto en su nombre de archivo, como projections.docx de presupuesto de 2014, priorities.pptx presupuestado de 2015, planning.xlsx presupuestado de 2014, review.xlsx de presupuesto de 2014, etc.
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	Hojas de cálculo de Excel que contienen la frase presupuesto 2014, como "planning.xlsx de presupuesto de 2014" y "review.xlsx de presupuesto de 2014"

Ámbito de consulta

Una consulta se puede aplicar a todo el contenido de un caso, a conjuntos de exhibición de documentos electrónicos específicos o a un origen de contenido específico (como contenido web o un recurso compartido de archivos) dentro de un conjunto de exhibición de documentos electrónicos. La restricción del ámbito puede ayudarle a identificar el contenido correcto, especialmente si el caso es grande, y la búsqueda devuelve otros orígenes o los conjuntos de exhibición de documentos electrónicos no son pertinentes.

Importante

Cuando se seleccionan las opciones Seleccionar orígenes , no se incluyen los filtros que se hayan agregado como parte del conjunto de detección.

Para establecer el ámbito de una consulta, haga clic en Modificar ámbito de consulta y, a continuación, seleccione Todo el contenido del caso, Seleccionar conjuntos de exhibición de documentos electrónicos o Seleccionar orígenes.

La opción De todos los casos de contenido incluye todo el contenido de la lista de orígenes, con los filtros de conjunto de exhibición de documentos electrónicos aplicados. También puede incluir más ubicaciones de contenido al establecer el ámbito de la consulta.

Visualización y solución de problemas de consultas

Después de ejecutar una consulta, puede ver los resultados de SharePoint por relevancia para la consulta o por la fecha más antigua o más reciente. Para ver una vista previa del documento, mantenga el puntero sobre su título.

Para restringir qué elementos se exportan, puede refinar aún más los resultados por extensión de archivo y por propiedad, como Autor o Título.

En el cuadro de diálogo de consulta, haga clic en el vínculo Opciones avanzadas de consulta . Puede ver la sintaxis de consulta subyacente para SharePoint, los orígenes de contenido incluidos en la consulta, los filtros de la consulta y los refinamientos.