Agregar etiquetas de accesibilidad en archivos PDF facilita a los lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia leer y desplazarse por un documento, con tablas de contenido, hipervínculos, marcadores, texto alternativo y mucho más. También permiten leer la información en distintos dispositivos, como pantallas de letras grandes, asistentes digitales personales (PDA) y teléfonos móviles. En Windows, Office para Mac y Office para web, puede agregar etiquetas automáticamente al guardar un archivo como formato PDF.

Preparar el archivo de origen

La forma más rápida y sencilla de asegurarse de que el PDF es accesible es ejecutar primero el Comprobador de accesibilidad. Una vez que haya resuelto los problemas encontrados por el Comprobador de accesibilidad, Office usará esa información para crear etiquetas de accesibilidad en el PDF. 

Guardar un archivo PDF accesible en Office

Office 365, Office 2019, Office 2016

  1. Antes de generar el PDF, ejecute el Comprobador de accesibilidad para asegurarse de que el documento es fácil para que personas de todas las capacidades puedan acceder y editar. 

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como y elija la ubicación donde quiera guardar el archivo.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, elija PDF.

  4. Haga clic en Opciones, asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.

Principio de página

Office 2013

  1. Antes de generar el PDF, ejecute el Comprobador de accesibilidad para asegurarse de que el documento es fácil para que personas de todas las capacidades puedan acceder y editar. 

  2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.

  3. En Elegir una ubicación, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.

  4. En Elegir una carpeta, seleccione una carpeta que ya haya utilizado previamente o haga clic en Buscar carpetas adicionales para elegir una diferente.

  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.

  6. Haga clic en Opciones.

  7. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.

  8. Haga clic en Guardar.

Principio de página

Office 2010

  1. Antes de generar el PDF, ejecute el Comprobador de accesibilidad para asegurarse de que el documento es fácil para que personas de todas las capacidades puedan acceder y editar. 

  2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.

  4. Haga clic en Opciones.

  5. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Guardar.

Parte superior de la página

Office para Mac

  1. Antes de generar el PDF, ejecute el Comprobador de accesibilidad para asegurarse de que el documento es fácil para que personas de todas las capacidades puedan acceder y editar.

  2. Seleccione Archivo > Guardar como (o presione Comando+Mayús+S), escriba el nombre de archivo en el cuadro de texto Guardar como y, a continuación, elija dónde desea que se guarde el archivo.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya al cuadro desplegable Formato de archivo. Use la flecha abajo para explorar los tipos de archivo y seleccione PDF.

  4. Seleccione el botón de radio “Ideal para la distribución electrónica y la accesibilidad (usa el servicio en línea de Microsoft)”. Esto asegura que el PDF está etiquetado.

    Sugerencia:  PowerPoint para macOS no proporciona esta opción al guardar como PDF, pero puede guardar la presentación en OneDrive, abrirla en PowerPoint para la web y descargarla como PDF desde allí. Los archivos PDF generados PowerPoint para la web conservar el etiquetado.

  5. Seleccione Guardar.

    Nota: En Microsoft nos tomamos muy en serio su seguridad y privacidad. Para convertir un documento de Word a PDF, enviamos el documento a un servicio seguro de Microsoft a través de Internet para su conversión. El archivo convertido se volverá a enviar a su dispositivo inmediatamente. El servicio en línea de Microsoft no almacena ningún contenido del archivo en nuestros servidores. Puede guardar el archivo convertido en la ubicación que desee. Para obtener más información, vea ¿Por qué el servicio en línea de Microsoft necesita convertir algunos archivos de Office?

Office para web

  1. Antes de generar el PDF, ejecute el Comprobador de accesibilidad para asegurarse de que el documento es fácil para que personas de todas las capacidades puedan acceder y editar.

  2. En la cinta de opciones, seleccione el botón Archivo.

  3. Seleccione la opción Guardar como.

  4. En el panel Guardar como, seleccione Descargar como PDF para abrir el cuadro de diálogo Word para la Web Microsoft. Verá un vínculo para descargar el documento PDF.

  5. Seleccione Haga clic aquí para ver el PDF del documento y después pulse ENTRAR.

  6. En el panel de la notificación, busque el nombre del documento en Descargas actuales y realice uno de estos procedimientos:

    • Para guardar en la ubicación predeterminada, elija Guardar.

    • Para guardar en una ubicación diferente, pulse Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como, puede escribir un nuevo nombre de archivo y elegir la carpeta que desee. Haga clic en el botón Guardar.

  7. Si desea abrir el documento o la carpeta, elija la opción que desee en la barra de notificación.

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