Planear y administrar casos en el Centro de eDiscovery

Artículo
03/08/2023

SE APLICA A: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint en Microsoft 365

La detección electrónica, o eDiscovery, es la detección de contenido en formato electrónico para litigios o investigaciones. Esto normalmente requiere la identificación de contenido distribuido entre equipos portátiles, servidores de correo electrónico, servidores de archivos y muchos otros orígenes.

El Centro de exhibición de documentos electrónicos es una colección de sitios de SharePoint que se usa para realizar acciones de detección electrónica. En un Centro de exhibición de documentos electrónicos, puede crear casos, que son sitios de SharePoint que le permiten identificar, retener, buscar y exportar contenido de sitios de SharePoint y recursos compartidos de archivos que se pueden buscar.

Nota:

Una vez que agregue orígenes de contenido o consultas a un caso de exhibición de documentos electrónicos, no se admite el cambio de la configuración regional del sitio. > Para que el contenido se detecte, debe rastrearse mediante la búsqueda. Para obtener más información sobre los tipos de archivo predeterminados que se rastrean, vea el artículo Extensiones de nombre de archivo rastreados predeterminados y tipos de archivo analizados en SharePoint Server 2013.

Planeamiento y creación de casos

Si prevé administrar varios casos en el Centro de exhibición de documentos electrónicos, considere si desea definir procesos coherentes para que los usuarios de su organización lo sigan.

Convenciones de nomenclatura para casos: puede importar si prevé un mayor número de casos, o diferentes tipos o clasificaciones de casos, para distintos departamentos,
Datos adicionales para describir casos
Definición y comunicación de permisos para administrar casos.
Directrices para crear consultas
Procedimientos estándar para comunicarse cuando el contenido se pone en espera
Procedimiento estándar para conservar y cerrar casos

Ciclo de vida de ejemplo de un caso de exhibición de documentos electrónicos

Creación del sitio para administrar un caso
Agregar orígenes
Colocación de orígenes en espera
Creación de consultas
Exportar contenido de un caso
Cerrar caso

Crear un caso

En un Centro de exhibición de documentos electrónicos, seleccione Crear nuevo caso.
Escriba un título y una descripción para su caso.
En el cuadro Dirección del sitio web , escriba la última parte de la dirección URL que desee para el caso, como ContosovsFabrikam.
En Seleccionar una plantilla, asegúrese de que eDiscovery Case está seleccionado.
En Permisos de usuario, seleccione si va a mantener los mismos permisos como el sitio primario o usar permisos exclusivos. Si personas específicas necesitarán acceso a este caso, pero no a otros casos, debe elegir Usar permisos únicos.

Agregar orígenes y colocarlos en espera

En el Centro de exhibición de documentos electrónicos, abra el caso al que desea agregar un origen.
Seleccione Conjuntos de exhibición de documentos electrónicos.
Escriba un nombre para el conjunto de exhibición de documentos electrónicos, como Correspondencia ejecutiva.
Junto a Orígenes, seleccione Agregar & Administrar orígenes.
En Ubicaciones, escriba la dirección URL o el recurso compartido de archivos para el contenido que desea usar como origen. Cualquier contenido que incluya debe indexarse mediante la búsqueda.
Seleccione Guardar.
En el cuadro de Filtro, escriba las palabras clave que quiera usar para restringir el origen.
Para restringir el contenido por un intervalo de fechas, escriba la fecha de inicio y la fecha de finalización.
Para limitar los resultados al autor de un documento o elemento de lista, o a un remitente específico de mensajes de correo electrónico, en el cuadro Autor/Remitente , escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico.
Seleccione Aplicar filtro.
Seleccione Habilitar suspensión local.
Para comprobar que ha seleccionado el contenido correcto, seleccione Vista previa de resultados.
Seleccione Guardar.

Para obtener más información, vea Agregar contenido a un caso y colocar orígenes en espera en el Centro de exhibición de documentos electrónicos.

Ejecución de consultas y exportación de contenido

Una vez que haya definido los orígenes y los haya colocado en espera si es necesario, puede ejecutar consultas para restringir y extraer exactamente el contenido que necesita para un caso determinado. SharePoint tiene algunas herramientas que pueden ayudarle a refinar las consultas.

Puede exportar contenido de un caso cuando esté listo para entregarlo a una autoridad o quiera trabajar en él con otro programa legal. El contenido se exporta en un formato compatible con el estándar modelo de referencia de detección electrónica.