¿Ya hemos llegado?
Este artículo forma parte de nuestra colección "From the Ttrenches". Describe cómo las implementaciones del sistema empresarial deben ser capaces de adaptarse y evolucionar para tener éxito.
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¿Ya hemos llegado?
A lo largo de los años, una de las mayores dificultades que he visto en la selección e implementación de software empresarial es pensar en la implementación como el cumplimiento de un propósito estático. Es posible que esto sea solo una señal de nuestros tiempos mientras intentamos dar sonido a todo lo que hay en nuestro mundo. "Administra nuestros proyectos" "Es nuestro parte de horas" o "Es nuestro sistema ERP" o "Tenemos un sistema EPM" minimiza nuestra necesidad de pensar continuamente en todos los aspectos de nuestro negocio que puedan verse afectados por nuestro sistema empresarial. Sin embargo, aquellas organizaciones que he encontrado que han sido las más exitosas en la implementación de un proyecto empresarial o un sistema de parte de horas de empresa inevitablemente las consideran un "sistema vivo"; un sistema que evoluciona continuamente por diseño.
¿Por qué considerarlo un sistema estático?
Si es cierto que hay una mejor posibilidad de éxito en un sistema empresarial que se considera un entorno dinámico, ¿por qué tantas organizaciones consideran su sistema empresarial como una pieza fija de software?
Hay muchas razones posibles.
Tal vez la aceptación del sistema empresarial significara hacer un caso empresarial en un entorno de presupuesto complejo en el que habría una oportunidad y una sola oportunidad de obtener un presupuesto aprobado para el sistema. Volver cada año o cada ciclo presupuestado para pedir otra fase y luego otra es políticamente imposible.
O bien, quizás haya heredado el sistema y se hayan hecho ciertas promesas sobre lo que debía entregar o tal vez haya estado allí un tiempo y todos los miembros de la organización piensen que el sistema solo ofrece una lista establecida de características empresariales.
O, tal vez dentro de la política están en el trabajo y hay aquellos en otros lugares de la organización que tendrían miedo de un sistema sin límites.
¿Qué puede estar mal con ese pensamiento?
Es extraño que incluso pensemos en un sistema de software como estático. Normalmente no pensamos en el problema que es resolver como estático. Las afirmaciones de problema que asociamos a la implementación de un sistema empresarial están evolucionando casi siempre. Dependen de las cambiantes condiciones económicas, las cambiantes condiciones empresariales, los cambios en lo que hacen los competidores, los cambios en el personal o los cambios en la arquitectura tecnológica. Es poco probable que una organización que cree que las condiciones empresariales nunca cambien permanezca en el negocio durante mucho tiempo. Si pensamos en el software empresarial, piense en la rapidez con la que cambia el aspecto tecnológico de la solución. En nuestro propio negocio de parte de horas de TimeControl, hemos pasado por 6 cambios importantes en la arquitectura tecnológica en 20 años. Comenzamos en 1994 con una versión de DOS, luego seguimos en 1995 con una versión de Windows, luego una versión cliente/servidor en 1997, luego una versión basada en explorador en 1999 y, a continuación, una versión hospedada en la nube y una versión móvil en 2010. Eso es solo arquitectura tecnológica. Se produjo una evolución adicional gracias a las cambiantes condiciones económicas, a los competidores y simplemente a la experiencia. Para los que estamos en el proyecto empresarial o en el negocio de publicación de software de parte de horas empresarial, aceptamos que el cambio es una constante.
No es diferente pensar en la implementación de un sistema empresarial. En el tiempo que se tarda en implementar un sistema empresarial como Project Server, la organización que lo implementa está obligada a cambiar. Habrá nuevos clientes, personal nuevo y personal que se marcharán. En el tiempo necesario para elegir e implementar el sistema EPM, surgirán otros productos competidores. Hemos visto organizaciones paralizadas por este fenómeno. Debido a la preocupación de que no seleccionarán el producto perfecto, el lanzamiento de otro producto por otro proveedor hace que el grupo de selección pausa su trabajo para considerar el nuevo producto. O bien, el lanzamiento de una nueva versión de uno de los productos que se consideran tiene a todos preocupados de que su evaluación no tenga en cuenta todas las alternativas. Estos grupos comienzan una y otra vez. Nunca se toma una decisión final porque los requisitos de la organización y las opciones de solución nunca dejan de cambiar.
El problema para estas organizaciones es que el desafío empresarial que les hizo buscar una solución en primer lugar no desaparece y, a falta de una decisión, no se resuelven.
Entonces, si no es estático, ¿qué?
Las implementaciones del sistema empresarial tendrán una mejor oportunidad de éxito si son entornos vivos. Deben crecer, evolucionar y adaptarse a las cambiantes condiciones que les rodean. Y, sí, quizás en algún momento en el futuro, cuando sean mayores, deban retirarse. El cambio más crítico en esta forma de pensar es que la solución perfecta no es el punto de partida. Las prioridades se convierten en la elección de una solución que satisfaga las necesidades más críticas, pero que tenga la capacidad de adaptarse a necesidades más complejas en el futuro, aunque aún no se hayan articulado perfectamente. Uno de los criterios de selección más importantes se convierte en flexibilidad en lugar de amplitud de funcionalidad.
¿Cómo podemos evitar el aferramiento estático?
Hay una serie de cosas que podemos hacer para evitar quedarse atascados en un paradigma de implementación estática.
Realice fases en el plan de implementación y nunca se quede sin fases.
Si adoptamos un enfoque por fases para la implementación empresarial, podemos concentrarnos en una primera fase mucho más modesta. Nuestro personal de consultoría se enseña a identificar no lo más que podríamos hacer, sino lo menos. Les decimos que "busquen la implementación más mínima, cuyo despliegue producirá un retorno positivo continuo de la inversión". La gran noticia sobre esto es que el valor del sistema se iniciará mucho, mucho más rápidamente y en el uso del sistema, incluso en un nivel más mínimo, los requisitos para el uso futuro serán más claros.
Hacer un presupuesto que permita la evolución.
Un desafío que hemos visto en muchas implementaciones es la idea de "una sola visita al pozo" en la que una solicitud para un sistema empresarial solo se puede realizar una vez. Hacer un presupuesto por fases en su lugar con la expectativa de que los presupuestos de las dos primeras fases sean bastante detallados, pero las fases futuras son menos, por lo que inevitablemente es más exitoso.
Elija soluciones altamente flexibles.
Nuestro personal ha adoptado el lema "Semper Gumby" (después del juguete flexible Mr. Gumby). Es una obra sobre las palabras acuñadas por primera vez en el ejército de EE. UU., pero se ajusta perfectamente a nuestro pensamiento. Gumby, nunca sabemos en qué forma vamos a ser retorcidos a continuación, así que pensamos en términos de flexibilidad. En cualquier solución empresarial que elija, colocar una prima en la flexibilidad es un criterio de éxito.
No abandone todo el equipo de implementación cuando esté operativo.
Mantenga los recursos clave en el futuro. Este es un desafío muy común. A menudo, en una implementación empresarial, la organización está atraída por la asignación de sus recursos más experimentados y cualificados y eso sin duda ayuda a seleccionar e implementar el sistema. Sin embargo, esos recursos son los mismos que se necesitarán en el próximo proyecto crítico y es probable que se salgan de este justo cuando el sistema se pone en marcha y se encuentra en su momento más crítico. Planear de antemano que determinados recursos clave permanezcan con la implementación durante un período más largo puede marcar una enorme diferencia.
Haga un equipo permanente de mejora del sistema, pequeño tal vez, pero calificado.
El equipo que ensambla los requisitos del sistema empresarial examinará los procesos empresariales, la funcionalidad del sistema, la integración con otros sistemas empresariales clave y mucho más. Hacer que estas personas abandonen el sistema una vez instalado hace que la evolución futura sea muy difícil. Ponga este sistema empresarial y quizás otros sistemas relacionados en un cuidado evolutivo a largo plazo donde las necesidades de la organización y las capacidades del sistema se evalúen periódicamente.
Aprender del uso real
Haga que el sistema entre en producción pronto.
Esto es mucho más fácil en el mundo de hoy que hace 5 años. Puede aprovechar las instalaciones basadas en la nube y los servicios accesibles de forma remota para que el sistema se ejecute rápidamente. La mayoría de los sistemas empresariales que tienen ofertas locales y en la nube tienen métodos de evolución de uno a otro. Esto es cierto con Project Server. También es cierto para nuestros sistemas.
Asegúrese de que hay un bucle de comentarios que da como resultado una mejora del sistema.
Es bueno ver cosas que se pueden mejorar, no mal. Algunos equipos de implementación desaconsejan sugerencias de mejora, preocupados de que impedirán que las personas usen el sistema que ya han implementado. Nuestra experiencia es que quienes hacen sugerencias de mejora suelen ser los principales aliados del sistema empresarial. Incluso si una idea no se puede implementar de inmediato, debe ser bienvenida. La creación de un sistema para identificar y fomentar nuevas ideas para el sistema empresarial mantiene a todos invertidos y puede aportar enormes beneficios.
No abandones la esperanza demasiado rápido.
Algunas empresas dirán "El problema está en el software" y saltarán a la nave antes de que haya una posibilidad de éxito.
¿Ya hemos llegado?
¿Cuándo llegaremos allí?
Espero que nunca.
Eso no quiere decir que las estaciones en el camino no serán lugares excelentes para pausar. El primer destino para una nueva implementación de software empresarial, como un proyecto empresarial o un sistema de parte de horas de empresa, debe ser un entorno de producción que ofrezca un retorno positivo de la inversión. Busque un sistema que pueda implementarse en capas o fases y con suficiente flexibilidad para poder crecer, adaptarse y cambiar, y es probable que encuentre más productividad a lo largo del camino de la que podría encontrar esperando para elegir el destino perfecto.
Autor
Chris Vandersluis es el presidente y fundador de Montreal, HMS Software, un asociado certificado de Microsoft con sede en Canadá. Tiene una licenciatura en economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es un miembro de larga data del Project Management Institute (PMI) y ayudó a encontrar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de Usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se incluyen Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada y PMNetwork de PMI, y es columnista regular de Project Times. Enseña administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo habla en las funciones de asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de mantenimiento de tiempo orientado al proyecto TimeControl y ha sido asociado de soluciones de Microsoft Project desde 1995.
Chris Vandersluis puede ser contactado por correo electrónico en: chris.vandersluis@hms.ca
Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el sitio de orientación de EPM de HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).