La administración de proyectos rara vez es sencilla. Pero esta guía le ayudará a comprender la administración de proyectos mientras usa Project. Cada uno de los vínculos siguientes le llevará a la página donde se estudia ese aspecto concreto de la administración de proyectos, con artículos y tutoriales breves.
Iniciar un plan de proyecto
Cuanto más complicado es un proyecto, más necesita planear antes de empezar a usar Project. Durante la fase de iniciación de un proyecto, usar aplicaciones como Word, Excel y SharePoint puede ayudarle con el planteamiento.
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Con frecuencia, los proyectos carecen de un planteamiento previo suficiente durante la fase inicial. En este punto, debe pensar en quiénes serán los participantes y los patrocinadores, además de elaborar los estatutos, las especificaciones previas y quizás un presupuesto. En el caso de proyectos pequeños, buena parte de este trabajo se puede realizar en Microsoft Project. Por el contrario, para proyectos más grandes, necesitará usar Word, Excel, SharePoint o, incluso, su teléfono para anotar ideas. |
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Mantener los canales de comunicación con las partes interesadas no siempre es fácil. Pero es fundamental para el éxito de un proyecto. |
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Para ayudar con la parte de la comunicación, que tanto tiempo exige, Project posee numerosos informes a solo un clic de distancia. Capture los planes iniciales, hitos importantes del proyecto, requisitos de presupuesto, necesidades del personal, etc. |
Crear la programación del proyecto
Crear la programación de un proyecto puede llevar tiempo. Le resultará más sencillo si clasifica los pasos necesarios en cuatro categorías:
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Agregar tareas
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Organizarlas
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Agregar personas
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Comunicarse con el equipo
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Objetivo del proyecto |
DESCRIPCIÓN |
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Cuando haya concluido la fase inicial del planteamiento, será el momento de iniciar Project y crear una nueva programación. Puede comenzar con un proyecto en blanco o utilizar plantillas que han creado otros gestores de proyectos; algunas plantillas son de expertos en la administración de proyectos o en negocios similares al suyo. |
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Las tareas son las actividades que se realizan en un proyecto. Aprenda a agregar tareas, cambiarles las propiedades y calcular los plazos. |
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Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el orden adecuado para administrarlas. Aprenda a organizarlas utilizando tareas y subtareas de resumen y vinculándolas. |
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Una vez agregadas las tareas al proyecto, piense en qué personas desea que trabajen en ellas. Recuerde que agregar personas y asignarlas a las tareas son actividades diferentes en Project. |
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Compartir recursos mediante un fondo de recursos y proyectos maestros |
Para que le resulte más fácil administrar a las personas repartidas en diferentes proyectos, coloque a todas las personas de sus proyectos en un mismo archivo de proyecto. Este archivo servirá como un fondo de recursos. Desde el archivo de fondo de recursos, puede compartir recursos entre distintos proyectos (sin Project Server). |
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Manejar los costes de un proyecto puede resultar intimidante para cualquier jefe de proyectos. Con Project descubrirá que este trabajo no es tan difícil. Conozca consejos que le ayudarán a ajustarse al presupuesto. |
Administrar el proyecto
El trabajo no se detiene después de crear una programación. Administrar el proyecto requiere más tiempo que crearlo. Por ejemplo, las tareas cambian, se agregan personas, la fecha de finalización debe retroceder, etc. Con Project, tiene todas las herramientas para supervisar el progreso y realizar cambios para garantizar un resultado correcto.
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OBJETIVO |
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Para reducir la complejidad de la programación, encuentre la vista adecuada. El diagrama de Gantt le proporciona una vista de hacia dónde va el proyecto. También puede utilizar una vista de calendario, un diagrama de red o una escala de tiempo para ver diferentes niveles de detalle. |
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Después de crear la programación inicial, es el momento de empezar a ver cómo van las cosas. Crear una línea base y usar las vistas adecuadas le ayudará a realizar un seguimiento del progreso del proyecto. |
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El seguimiento del progreso puede parecer complicado, pero esta es una forma rápida de mostrar el porcentaje completado usando la barra de progreso en un diagrama de Gantt. |
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Para obtener el mejor rendimiento y los resultados de Recursos, debe administrar las cargas de trabajo de recursos para evitar sobreasignaciones y subasignaciones. |
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La peor pesadilla de un jefe de proyectos es el retraso en las fechas de finalización después de realizar cambios en la programación. Aprenda estrategias para tomar el control sobre la fecha de finalización de un proyecto. |
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Con frecuencia, la comunicación es difícil, especialmente, cuando se tienen que comunicar malas noticias. Para ayudarle a comunicarse con los participantes y los directivos, Project tiene informes atractivos y profesionales que puede crear y enviar con solo unos cuantos pasos sencillos. |
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¿Se está saliendo del presupuesto? ¿Necesita ajustar costes? Descubra cómo resolver los problemas de los costes en su programación. |
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El valor acumulado es un método avanzado de seguimiento. Pero no es solo para expertos. Puede usarlo, también, como ayuda para supervisar el proyecto. |
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El proyecto está plagado de riesgos. Identifique las áreas problemáticas a tiempo y reaccione antes de que se conviertan en grandes problemas. |
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Project proporciona herramientas para ayudarle a administrar dependencias entre proyectos, incluso las tareas de un proyecto que dependen de la finalización de otro proyecto. |
