Puede guardar un archivo en una carpeta de la unidad de disco duro, una ubicación de red, la nube, un DVD, el escritorio o una unidad flash. Aunque debe identificar el destino, si es diferente de la carpeta predeterminada, el proceso de guardado es el mismo independientemente del destino que elija. De forma predeterminada,Office programas guardar archivos en la carpeta de trabajo predeterminada.

Además, puede guardar un archivo en otro formato de archivo, como RTF, CSV o PDF.

Guardar un archivo en OneDrive o SharePoint le permite acceder a él en cualquier dispositivo y habilita características como Autoguardado e Historial de versiones,que pueden ayudar a evitar la pérdida de datos si el archivo se cierra inesperadamente.

Para guardar el archivo:

  1. Presione CTRL+G o seleccione Archivo > Guardar.

    Sugerencia: También puede seleccionar Guardar Icono Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

  2. Tendrá que escribir un nombre para el archivo la primera vez que lo guarde.

Sugerencia: Guarde el archivo en una ubicación en la nube, como OneDrive o SharePoint, para poder acceder a él en cualquier lugar, colaborar con otros usuarios en tiempo real y acceder al Historial de versiones.

De forma predeterminada, si ha iniciado sesión, los archivos se guardan en su OneDrive. Si desea guardar el archivo actual en otro lugar, haga clic en la lista desplegable Ubicación para ver otras ubicaciones usadas recientemente. Si la ubicación que desea no está allí, puede abrir la ventana guardar como completa seleccionando Más opciones de guardar.

El cuadro de diálogo Guardar archivo en Microsoft Excel para Office 365

Sugerencia: Si guarda el archivo en OneDrive o SharePoint, Autoguardadoestará habilitado de forma predeterminada, por lo que no tiene que acordarse de guardar a medida que vaya.

Si desea cambiar la ubicación predeterminada para estos guardados en una de sus otras carpetas usadas recientemente, seleccione la lista desplegable Ubicación, haga clic con el botón derecho en la ubicación de carpeta que desea establecer como predeterminada y seleccione Establecer como ubicación predeterminada. 

Captura de pantalla de cómo establecer la ubicación predeterminada en Word mientras se guarda un archivo nuevo

Si desea guardar en una ubicación distinta de las carpetas usadas recientemente, seleccione Más ubicaciones. Si aún no ha recibido esta actualización, las aplicaciones de Office seguirán usando el menú Archivo para guardar.

Sugerencias: 

  • También puede presionar F12 o seleccionar Archivo >Guardar como para abrir el menú Archivo.

  • Si está acostumbrado a usar métodos abreviados de teclado al cerrar el documento, como ALT+F4, puede elegir rápidamente "No guardar" el archivo con la tecla de aceleración del teclado para ese botón (ALT+N).

Guardar una copia como un archivo nuevo (Guardar como)

Sugerencia: Si va a crear un archivo nuevo basado en un archivo existente, pero solo desea que los cambios se guarden en el nuevo archivo, es una buena idea guardar una copia antes de realizar los cambios. Así, el archivo original no se modificará y todos los cambios se aplicarán a la nueva copia. También puede hacer clic con el botón derecho en el archivo original y seleccionar Abrir una copia.

  1. Presione F12 o haga clic en Archivo > Guardar una copia.

  2. De manera predeterminada, Office guardará la copia en la misma ubicación que la del archivo original. Si la ubicación actual le parece bien, vaya al paso 3. Si quiere guardar la nueva copia en una ubicación diferente, puede elegirla en ese momento.

    Ubicación

    Descripción

    Sitios – [Nombre de su empresa]

    Bibliotecas de documentos de SharePoint o Grupos de Office 365

    OneDrive – [Nombre de su empresa]

    OneDrive para la Empresa

    OneDrive - Personal

    OneDrive para clientes a través de su cuenta de Microsoft

    Este equipo

    El dispositivo local, incluidos las unidades de flash y los discos duros conectados

    Examinar

    Se abrirá el Explorador de archivos para que pueda desplazarse a cualquier ubicación en el equipo.

  3. Asigne un nombre a la copia y haga clic en Guardar.

Se cerrará el archivo original y, a partir de dicho instante, trabajará en la copia que acaba de crear.

Sugerencia: Si crea nuevos archivos a partir de existentes con frecuencia, le recomendamos usar plantillas para que el proceso sea más fácil y seguro. Para obtener más información, vea Crear una plantilla.

Guardar en otro formato

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, es posible que desee guardar el documento Word como un archivo de texto enriquecido (RTF) o el libro de Excel como un archivo Comma-Separated valores (CSV).

Importante: Si guarda un archivo de Office en un formato distinto del formato Open XML (por ejemplo, . DOCX, . XLSX o . PPTX) algunas experiencias conectadas y características modernas como Autoguardadoo Comprobador de accesibilidad no funcionarán en ese archivo.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desee guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en Formato RTF (.rtf), Word 97-2003 (.doc), Página web (.htm o .html) o Documento delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formatos PDF (.pdf) o XPS (.xps), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad y recuperar los archivos

La forma de hacer una copia de seguridad y recuperar los archivos depende de dónde y cuándo los guardó. Para obtener más información sobre una característica, incluidas las versiones de Office que la admiten, seleccione el nombre de la característica en la tabla siguiente.

Guardado en OneDrive

Características

Autoguardado

Autoguardado guarda el archivo automáticamente cuando un archivo se almacena en OneDrive o SharePoint en Microsoft 365.

Historial de versiones

Historial de versiones le permite ver y restaurar versiones anteriores de archivos almacenados en OneDrive o SharePoint en Microsoft 365.

Hacer una copia de seguridad con OneDrive

En el equipo con Windows, puede realizar una copia de seguridad de las carpetas escritorio, documentos e imágenes con la copia OneDrive carpeta del equipo. Vea También vea Archivos guardados en OneDrive de forma predeterminada en Windows 10.

Restaurar onedrive (solo suscripción)

Puede restaurar toda la información OneDrive una vez anterior si los archivos OneDrive se eliminan, sobrescriben, corrompen o infectan por malware.

Restaurar archivos eliminados o carpetas en OneDrive

Puede restaurar archivos y carpetas que eliminó de su OneDrive.

Guardado en el dispositivo

Si autorrecuperable está activado y el archivo se cierra inesperadamente, la recuperación de documentos se abre la próxima vez que abra la aplicación de Office. También puede recuperar una versión anterior de un archivo de Office.

Importante: Incluso si autorrecuperable está activado, debe guardar el archivo con frecuencia mientras está trabajando en él para evitar la pérdida de datos debido a un error de energía inesperado u otro problema.

También puede guardar una copia como un archivo nuevo, en un formato diferente o en otra ubicación en Office 2016.

Guardar una copia como un archivo nuevo (Guardar como)

Sugerencia: Si va a crear un archivo basado en uno existente, pero quiere que los cambios solo se guarden en el nuevo, puede ser buena idea completar el proceso de Guardar una copia antes de hacer cualquier cambio. Así, el archivo original no se modificará y todos los cambios se aplicarán a la nueva copia.

  1. Presione F12 o haga clic en Archivo > Guardar una copia.

  2. De manera predeterminada, Office guardará la copia en la misma ubicación que la del archivo original. Si quiere guardar la nueva copia en una ubicación diferente, puede elegirla en ese momento. Si la ubicación actual le parece bien, vaya al paso 3.

  3. Asigne un nombre a la copia y haga clic en Guardar.

Se cerrará el archivo original y, a partir de dicho instante, trabajará en la copia que acaba de crear.

Sugerencia: Si crea nuevos archivos a partir de existentes con frecuencia, le recomendamos usar plantillas para que el proceso sea más fácil y seguro. Para obtener más información, vea Crear una plantilla.

Elegir una ubicación diferente para guardar el archivo

Durante los procesos de Guardar o Guardar una copia descritos anteriormente, puede elegir una ubicación diferente para guardar el archivo.

  1. Seleccione la ubicación de la nube, sitio web o dispositivo donde quiera guardar el archivo.

    Ubicación

    Descripción

    Sitios – [Nombre de su empresa]

    Bibliotecas de documentos de SharePoint o Grupos de Office 365

    OneDrive – [Nombre de su empresa]

    OneDrive para la Empresa

    OneDrive - Personal

    OneDrive para clientes a través de su cuenta de Microsoft

    Este equipo

    El dispositivo local, incluidos las unidades de flash y los discos duros conectados

    Examinar

    Se abrirá el Explorador de archivos para que pueda desplazarse a cualquier ubicación en el equipo.

  2. Seleccione una carpeta de la lista Carpetas recientes y haga clic en Examinar si no ve la ubicación que quiere enumerada.

  3. Confirme el nombre de archivo que desea usar y haga clic en Guardar.

Guardar en un formato diferente o antiguo

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, le podría interesar guardar su Word 2016 documento como archivo de texto enriquecido (RTF) o libro Excel como un archivo de valores separados por comas (CSV).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desee guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en Formato RTF (.rtf), Word 97-2003 (.doc), Página web (.htm o .html) o Documento delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formatos PDF (.pdf) o XPS (.xps), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

Guardar como copia o en una ubicación diferente en Office 2013.

  1. Seleccione la ubicación de la nube, sitio web o dispositivo donde quiera guardar el archivo.

    Ubicación

    Descripción

    Sitios – [Nombre de su empresa]

    SharePoint Server 2013 o bibliotecas de documentos de versiones anteriores

    OneDrive – [Nombre de su empresa]

    OneDrive para el trabajo o la escuela

    OneDrive - Personal

    OneDrive para clientes a través de su cuenta de Microsoft

    Otras ubicaciones web

    Los otros sitios web a los que tiene acceso para almacenar archivos.

    Equipo

    El dispositivo local

  2. Seleccione una carpeta de la lista Carpetas recientes y haga clic en Examinar si no ve la ubicación que quiere enumerada.

  3. Confirme el nombre de archivo que desea usar y haga clic en Guardar.

Cuando use el cuadro de diálogo Guardar como, también puede guardar el archivo en otra ubicación usando el Panel de navegación.

Cuadro de diálogo Guardar como de Windows Vista y Windows 7

  1. Para elegir una carpeta o escribir la ruta de acceso a una carpeta, use la barra de direcciones.

  2. Para ver rápidamente las ubicaciones que usa con más frecuencia, use el panel de navegación.

  3. Para ver más tipos de archivo, haga clic en la flecha.

También puede usar el cuadro de diálogo Guardar como para cambiar el nombre de un archivo o la ubicación en la que desea guardarlo. Para ello, haga clic en una carpeta diferente.

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, es posible que desee guardar el documento Word como un archivo de texto enriquecido (RTF) o el libro de Excel como un archivo Comma-Separated valores (CSV).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo con el que desea guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en formato de texto enriquecido (.rtf), página web (.htm o .html) o delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formatos PDF (.pdf) o XPS (.xps), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

Si usa Office 2010, puede guardar archivos en una versión anterior de Office seleccionando la versión en la lista Guardar como tipo en el cuadro de diálogo Guardar como. Por ejemplo, puede guardar el documento Word 2010 (.docx) como un documento 97-2003 (.doc).

Notas: 

  • Office 2010 sigue el uso de los formatos de archivo basado en XML, como .docx, .xlsx y .pptx, que se introdujo en versión de 2007 Office. Por lo tanto, los archivos se crean en Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, y Microsoft PowerPoint 2010 puede abrirse en programas versión de 2007 Office sin complementos especiales o pérdida de funcionalidad. Para más información, vea Formatos Open XML y extensiones de nombres de archivo.

  • Para más información sobre la compatibilidad entre archivos de diferentes versiones, vea Uso del comprobador de compatibilidad.

Para obtener información sobre guardar archivos Microsoft Access 2010 .ACCDB en el formato .MDB, vea Convertir una base de datos de Access 2007 a un formato de archivo anterior.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  4. Haga clic en Guardar.

Cuando use el cuadro de diálogo Guardar como, también puede guardar el archivo en otra ubicación usando el Panel de navegación.

Cuadro de diálogo Guardar como de Windows Vista y Windows 7

  1. Para elegir una carpeta o escribir la ruta de acceso a una carpeta, use la barra de direcciones.

  2. Para ver rápidamente las ubicaciones que usa con más frecuencia, use el panel de navegación.

  3. Para ver más tipos de archivo, haga clic en la flecha.

También puede usar el cuadro de diálogo Guardar como para cambiar el nombre de un archivo o la ubicación en la que desea guardarlo. Para ello, haga clic en una carpeta diferente.

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, es posible que desee guardar el documento Word como un archivo de texto enriquecido (RTF) o el libro de Excel como un archivo Comma-Separated valores (CSV).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo con el que desea guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en formato de texto enriquecido (.rtf), página web (.htm o .html) o delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formatos PDF (.pdf) o XPS (.xps), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

Si usa Office 2010, puede guardar archivos en una versión anterior de Office seleccionando la versión en la lista Guardar como tipo en el cuadro de diálogo Guardar como. Por ejemplo, puede guardar el documento Word 2010 (.docx) como un documento 97-2003 (.doc).

Notas: 

  • Office 2010 sigue el uso de los formatos de archivo basado en XML, como .docx, .xlsx y .pptx, que se introdujo en versión de 2007 Office. Por lo tanto, los archivos se crean en Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, y Microsoft PowerPoint 2010 puede abrirse en programas versión de 2007 Office sin complementos especiales o pérdida de funcionalidad. Para más información, vea Formatos Open XML y extensiones de nombres de archivo.

  • Para más información sobre la compatibilidad entre archivos de diferentes versiones, vea Uso del comprobador de compatibilidad.

Para obtener información sobre guardar archivos Microsoft Access 2010 .ACCDB en el formato .MDB, vea Convertir una base de datos de Access 2007 a un formato de archivo anterior.

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Este artículo se actualizó el 29 de enero de 2020 como resultado de sus comentarios. Si le ha parecido útil y, especialmente, si no le ha sido de ayuda, use los siguientes controles de comentarios para decirnos cómo podemos mejorar.

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