Access ofrece diversas formas de reutilizar el diseño de base de datos. Puede guardar una base de datos completa como plantilla, guardar parte de una base de datos como parte de la aplicación o guardar un campo o conjunto de campos como una plantilla de tipo de datos. En cada caso, Access crea un archivo que puede compartir con otros usuarios. Asimismo, puede utilizar dichos archivos de terceros.
En este artículo se describe cómo guardar varios objetos de base de datos como plantillas, en algunos casos incluyendo datos. También se describen los distintos archivos de plantilla y cómo compartirlos. En este artículo se proporcionan algunos detalles sobre las partes de la aplicación que vienen con Access.
En este artículo...
- Información general
- Guardar y compartir elementos de diseño de base de datos para su reutilización
- Guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación (*.accdt)
- Guardar un campo como una plantilla de tipo de datos (*.accft)
- Reutilizar el diseño de base de datos de un tercero
Información general
A veces, no quieres empezar de cero. Cuando dedica mucho tiempo a obtener su diseño correcto, desea aprovecharlo al máximo, por ejemplo, reutilizándolo. O tal vez quieras aprovechar el trabajo de diseño ya realizado por otros. Access ofrece tres formas principales de reutilizar el diseño de base de datos:
- Las plantillas de base de datos son archivos (tipo de archivo *.accdt) que puede usar para crear una base de datos nueva. Normalmente, una base de datos creada a partir de una plantilla está lista para usarse, pero puede personalizarla para satisfacer necesidades específicas. Por ejemplo, la plantilla de base de datos web Activos ofrece funciones básicas de administración de activos, pero es posible que quiera ampliarlas añadiendo información del departamento o del presupuesto que pertenezca a su organización. Access incluye una variedad de plantillas de base de datos, que puede ver en la vista Backstage cuando se abre Access.
- Los elementos de aplicación son archivos igual que las plantillas de base de datos, pero se usan para agregar elementos de diseño a una base de datos existente, en lugar de servir como base para una nueva base de datos. Por ejemplo, la parte de aplicación Comentarios proporciona una tabla que está configurada para contener comentarios, incluido un campo de fecha y hora. Algunos elementos de aplicación inician un asistente que le ayuda a crear una relación para definir cómo encaja el elemento de aplicación con las tablas existentes. Access incluye varios elementos de aplicación, que puede ver en la pestaña Crear .
- Las plantillas de tipo de datos son archivos que puede usar para crear nuevos campos y combinaciones de campos. Por ejemplo, puede usar las plantillas de tipo de datos Fechas de inicio y finalización para agregar un par de campos de fecha y hora a una tabla con un solo clic. Las plantillas de tipo de datos utilizan un tipo de archivo diferente (*.accft) de las plantillas de base de datos y los elementos de aplicación. Access incluye una variedad de plantillas de tipo de datos, que puede ver en la pestaña Campos cuando tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Guardar y compartir elementos de diseño de base de datos para su reutilización
Crear una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación Guarde una base de datos como un archivo *.accdt mediante los comandos de la pestaña Archivo . (Para obtener los pasos, vea la sección Guardar y reutilizar elementos de diseño de base de datos). A continuación, puede usar la plantilla para crear una nueva base de datos o, si es un elemento de la aplicación, agregar sus características a una base de datos existente.
Las plantillas de base de datos y los elementos de aplicación que cree se almacenan de forma predeterminada en la carpeta de plantillas de datos de aplicaciones móviles (por ejemplo, C:\Usuarios\<nombre> de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Puede colocar archivos de plantilla en esta carpeta para que estén disponibles como plantillas de base de datos o elementos de aplicación. Del mismo modo, puede copiar archivos de plantilla de esta carpeta y dárselos a otros para su propio uso.
Nota
Como siempre, ten cuidado al utilizar archivos de terceros.
Crear una plantilla de tipo de datos Guarde una selección de campos de tabla como un archivo *.accft mediante un comando en la pestaña Campos . (Para conocer los pasos, vea la sección Guardar y reutilizar elementos de diseño de base de datos).
Las plantillas de tipo de datos que cree se almacenan de forma predeterminada en la carpeta de plantillas de datos de su aplicación móvil (por ejemplo, C:\Usuarios\<nombre> de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Puede colocar archivos de plantilla de tipo de datos en esta carpeta para que estén disponibles como tipos de datos para campos nuevos. Del mismo modo, puede copiar archivos de plantilla de esta carpeta y dárselos a otros para su propio uso.
Nota
Como siempre, ten cuidado al utilizar archivos de terceros.
Guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación (*.accdt)
Para guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación, utilice los comandos de la pestaña Guardar & publicar de la vista Backstage.
En la pestaña Archivo , haga clic en Guardar & publicar.
En Guardar base de datos como, haga clic en Plantilla.
En el cuadro de diálogo Create New Template from This Database (Crear nueva plantilla a partir de esta base de datos ), especifique los siguientes campos:
Nombre Obligatorio. Escriba el texto que identificará la plantilla o el elemento de la aplicación. Access muestra este nombre junto con el elemento de plantilla o aplicación.
Descripción Escriba texto que describa el contenido o el propósito de la plantilla o parte de la aplicación. Esto aparece en la información sobre herramientas de la parte de plantilla o aplicación.
Categoría Seleccione Plantillas de usuario para que el elemento de aplicación aparezca en Plantillas de usuario en la cinta de opciones (valor predeterminado). También puede agregar una categoría escribiéndola, y luego puede asignar esta y futuras partes de la aplicación a esa categoría. La nueva categoría aparecerá en la cinta de opciones.
Icono Especifique un icono para mostrar para la plantilla o parte de la aplicación. Para los elementos de aplicación, este icono se mostrará en la galería de elementos de aplicación en la cinta de opciones.
Vista previa Especifique una imagen más grande para mostrar la plantilla en la vista Backstage. Cuando busque una plantilla, esta imagen es lo que verá para esta plantilla.
Tabla principal Especifique una tabla que será la tabla principal para la parte de la aplicación. Esta tabla se utilizará por defecto para relacionar el elemento de aplicación con otras tablas de una base de datos a la que se agrega el elemento. Cuando alguien usa el elemento de aplicación, Access inicia un asistente para ayudar a crear la relación. Aunque la Tabla principal se usa de forma predeterminada, puede seleccionar una tabla diferente cuando se ejecute el asistente.
Formulario de creación de instancias Especifique un formulario que se abrirá de forma predeterminada cuando se abran por primera vez las bases de datos creadas a partir de esta plantilla. De forma predeterminada, este formulario solo se abre una vez. El formulario puede contener código que se ejecuta cuando se abre, pero la presencia de código generará una advertencia de seguridad.
Parte de la aplicación Seleccione esta casilla para guardar la base de datos como un elemento de la aplicación. Desactive esta casilla para guardar la base de datos como una plantilla de base de datos.
Nota
Debe activar esta casilla antes de poder especificar un valor para Tabla principal.
Incluir datos en la plantilla Active esta casilla para guardar los datos de la base de datos como parte de la plantilla. Cuando se crean nuevas bases de datos a partir de la plantilla, incluyen estos datos.
Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla. De forma predeterminada, Access guarda la plantilla en C:\Usuarios\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas\Access\.
Guardar un campo como una plantilla de tipo de datos (*.accft)
Para crear una plantilla de tipo de datos, seleccione un campo o una combinación de campos y, a continuación, use un comando en la cinta de opciones para guardarlos como una plantilla. Asegúrese de que el campo o los campos están configurados de la manera que desea antes de empezar: establezca las propiedades que desee conservar como parte de la plantilla de tipo de datos. Por ejemplo, si desea crear una plantilla de tipo de datos "euro", puede crear un campo de moneda y, a continuación, establecer su formato en Euro.
Abra la tabla que tiene los campos o los campos que desea guardar como plantilla.
Seleccione el campo o los campos que desee guardar para volver a usarlos
En la pestaña Campos , en el grupo Agregar & Eliminar , haga clic en Más campos y, después, haga clic en Guardar selección como nuevo tipo de datos.
En el cuadro de diálogo Crear nuevo tipo de datos a partir de campos , especifique lo siguiente:
- Nombre Obligatorio. Identifica la plantilla de tipo de datos y se muestra en la lista de campos disponibles cuando se selecciona un campo de la lista Más campos .
- Descripción Escriba texto que describa el contenido o el propósito de la plantilla de tipo de datos. Esto aparece en la información sobre herramientas que se muestra al mantener el puntero sobre la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos .
- Categoría Seleccione una categoría en la que enumerar la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos . De forma predeterminada, la categoría es Tipos definidos por el usuario.
- Formulario de creación de instancias Si lo desea, especifique un formulario que se abrirá de forma predeterminada la primera vez que se use la plantilla de tipo de datos.
Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla de tipo de datos.
Reutilizar el diseño de base de datos de un tercero
Puede hacer que una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación de un tercero esté disponible en la cinta de opciones si coloca una copia del archivo .accdt en la carpeta adecuada del equipo.
Obtenga el archivo de plantilla (debe tener una extensión de archivo .accdt o .accft).
Coloque una copia del archivo en <Usuarios raíz>del sistema\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, donde:
<Raíz> del sistema es la carpeta raíz de la instalación de Windows (normalmente C:\), y
<el usuario> actual es el nombre de usuario que usó para iniciar sesión en Windows.
Nota
Si la carpeta aún no existe, créela.
Siga uno de estos procedimientos:
- Para usar una plantilla de base de datos, en la pestaña Archivo , haga clic en Nuevo, haga clic en Mis plantillas, en la plantilla deseada y, por último, en Crear.
- Para usar un elemento de la aplicación, abra la base de datos a la que desea agregar el elemento y, a continuación, en la pestaña Crear , haga clic en Elementos de la aplicación y, después, haga clic en el elemento que desee.
- Para usar una plantilla de tipo de datos, abra la tabla en la que desea crear un campo y, después, en la pestaña Campos , en el grupo Agregar & Eliminar , haga clic en Más campos y, después, haga clic en la plantilla de tipo de datos que desee.