Organizar un evento de Engage

Los eventos permiten a los líderes compartir su estrategia y promover la cultura mientras ayudan a los empleados a conectarse, red e intercambiar ideas. Las conversaciones ayudan a mantener a los asistentes comprometidos antes, durante y después del evento. Los asistentes pueden unirse desde su equipo o dispositivo móvil.

Cualquier usuario puede crear eventos Engage en su guión y los administradores de la comunidad pueden crear eventos Engage para su comunidad. Engage eventos admiten tres tipos de eventos: difusiones, reuniones y asincrónicas. Con estos escenarios, combinamos las superpoderes de Teams y Engage en una experiencia de eventos unificada.

Roles de organizadores y moderadores

El organizador es el creador de un evento. Los organizadores tienen control total sobre las capacidades de edición y eliminación de eventos.

Captura de pantalla que muestra cómo los organizadores seleccionan a las personas que rellenan roles para un evento.

Engage eventos admite hasta 10 co-organizadores. Los organizadores colaboradores pueden moderar eventos, cambiar las opciones de participación, como la moderación de la fuente de eventos y la participación anónima, y actualizar las grabaciones de eventos después del evento.

Los organizadores pueden mostrar a las personas como la cara del evento. Los usuarios destacados aparecen en la página de aterrizaje del evento. El evento aparece en el guión de los usuarios destacados, que tienen acceso al evento.

Los organizadores y co-organizadores no son visibles para los asistentes en la página del evento y no aparecen en las tarjetas de evento.

Los organizadores designan moderadores para compartir contenido y para hablar en el evento. Esto está sincronizado con la configuración del moderador de Teams.

Los moderadores pueden ser cualquier persona de su organización. Pueden presentar su pantalla y compartir voz y vídeo durante el evento.

Importante: La experiencia web de Microsoft Teams no admite la producción de eventos del ayuntamiento. Use siempre la aplicación de escritorio de Teams para acceder a esta característica para difusiones de Engage.

¿Dónde tienen lugar los eventos?

Engage eventos tienen lugar en dos ubicaciones: el guión de un líder o en una comunidad de Engage o Microsoft Teams.

Eventos de guión públicos y privados

Los eventos del guion ofrecen control sobre cuándo el evento es público o privado. A continuación se muestra un desglose de estas dos opciones de visibilidad:

Eventos públicos de guión	Cualquier persona de la organización puede acceder al evento y unirse a él.
Eventos privados de guión	Los organizadores, co-organizadores, moderadores y asistentes invitados (comunidades, grupos de M365, listas de distribución, grupos de seguridad o individuos) pueden acceder al evento y unirse a él.

Eventos de la comunidad

Los eventos de la comunidad cumplen la configuración de privacidad estándar de la comunidad de hospedaje.

Engage eventos en comunidades públicas son visibles para todos los usuarios de la organización.
Engage eventos en comunidades privadas son visibles solo para los miembros de la comunidad.

Los eventos de la comunidad siguen la privacidad de la comunidad en el momento de su creación. La siguiente tabla describe claramente el comportamiento de los eventos (ya creados, pasados y próximos) cuando un administrador de la comunidad realiza cambios en la configuración de privacidad de la comunidad:

Tipo de evento	Cambio en la privacidad de la comunidad	Pertenencia a usuarios	Acceso a la página de eventos	Participación en fuentes	Acceso a vista en directo	Acceso VoD
Asincrónica	> público privado	No miembro	No	No	No	No
Reunión	> público privado	No miembro	No	No	Sí	No
Difusión	> público privado	No miembro	No	No	Sí (incluida la visualización en Engage)	No
Asincrónica	Privado > público	No miembro	Sí	Sí	No	Sí
Reunión	Privado > público	No miembro	Sí	Sí	No	Sí
Difusión	Privado > público	No miembro	Sí	Sí	No (incluida la visualización en Engage)	Sí

Crear un nuevo evento de Engage

Para crear un evento en un guión o una comunidad, ve a tu guión o comunidad. Seleccione la pestaña Eventos > Crear evento.

También puede comenzar un nuevo evento desde el nivel superior de Engage:

En el panel de navegación izquierdo, seleccione Crear nuevo y elija Evento.

La Engage navegación izquierda proporciona el menú Crear nuevo.

Rellene el título, las fechas y horas y otras secciones de este formulario. Las fechas de inicio y finalización definen el intervalo de tiempo para el evento.
Elija si desea hospedar este evento en un guión o en una comunidad.

Al hacerlo, se determina quién puede asistir al evento y dónde se almacena el contenido.
1. Para crear eventos de la comunidad, debe ser administrador de la comunidad.
2. Para crear eventos de guión, debe ser su propio guión o puede ser delegado de un líder y tener acceso a la historia de los líderes.
Elija entre los tres tipos de eventos: Asincrónico, Reunión o Difusión. Async es el valor predeterminado.
1. Desactive la opción Habilitar difusión o reunión para crear un evento asincrónico sin capacidades de vídeo. Para conocer los pasos siguientes, vea Eventos de Engage asincrónicas.
2. Habilite el botón de alternancia Habilitar difusión o reunión para seleccionar la opción de difusión o reunión. Para ver los pasos siguientes, consulte Reuniones en eventos de Engage o para configurar una difusión, vea Difusiones en eventos Engage.

Después de crear un evento, los organizadores, co-organizadores y moderadores designados reciben una invitación de calendario.

Importante: No realice ningún cambio en el evento en Outlook o en el calendario de Teams. Todas las modificaciones de eventos deben realizarse en Viva Engage.

Moderar un evento de Engage

Los organizadores y coorganizadores del evento pueden administrar las discusiones y respuestas durante un evento.

Cuando la moderación está habilitada, los organizadores pueden revisar las publicaciones de preguntas y discusiones antes de que se publiquen para todos los usuarios. Las respuestas no se pueden moderar. Los organizadores también pueden responder en privado a las preguntas no publicadas de los asistentes. El organizador puede comentar por qué se descarta una pregunta o pedir más aclaraciones antes de publicarla. Los demás asistentes no podrán ver estas respuestas y, cuando se publique la conversación, nadie podrá ver las respuestas.

Las publicaciones y comentarios anónimos son verdaderamente anónimos, lo que significa que no están asociados con el usuario a través del cumplimiento normativo y no aparecerán en la pestaña Mis publicaciones del usuario publicador.

Posponer o desactivar las preguntas

Para iniciar un evento sin preguntas ni discusiones, desactive las preguntas y las discusiones para los asistentes al programar el evento. Los asistentes no tendrán una experiencia de editor, pero los organizadores y moderadores aún pueden publicar. Estas opciones de participación de los asistentes se pueden cambiar en cualquier momento.
Para cambiar las opciones de participación de los asistentes antes, durante o después del evento, vaya al botón Editar detalles , cambie la configuración de la interacción y guarde el evento.

Supervisar preguntas

Filtre las conversaciones de las preguntas sin responder para encontrar preguntas sin mejor respuesta.
Marcar la mejor respuesta (selecciona el icono de marca de verificación debajo de la respuesta).
Reemplaza una mejor respuesta seleccionando una nueva Mejor respuesta o marcando la mejor respuesta actual como incorrecta (el icono X).
Pida a personas específicas que respondan a una pregunta @mentioning en su respuesta.
Para obtener la mejor respuesta, haga referencia a la ubicación del vídeo o a la conversación (en Engage o Teams) donde se respondió la pregunta.

invitaciones de Calendar

Al guardar un evento recién creado, los organizadores, co-organizadores y moderadores reciben automáticamente invitaciones de calendario. Las actualizaciones de eventos en Engage por el organizador se reflejan en esta invitación. Los detalles de la operación incluyen:

No se puede editar ni reenviar una invitación recibida.
Si necesita realizar cambios en el evento, hágalos en la página Engage evento. Los cambios realizados en la invitación no reflejarán el evento en Engage.

Cambia la información de esta invitación en la Engage página de creación de eventos.

Los asistentes pueden agregar o recibir rápidamente invitaciones de calendario para cada evento:

Crear una nueva invitación: el organizador crea una nueva invitación con los detalles y la envía a la hora elegida a los asistentes;
Agregar al calendario: los posibles asistentes pueden seleccionar Agregar al calendario en la página del evento para agregar un evento a su calendario.

Importante: La acción Agregar al calendario del destinatario agrega un archivo de .icsestático al calendario del asistente. Las futuras actualizaciones realizadas al evento por el organizador (como la fecha, hora o descripción) no actualizan automáticamente las invitaciones de los asistentes.

Nota: Los asistentes a las reuniones privadas de guiones reciben automáticamente una invitación de calendario.

Importante: Para todas las reuniones, los grupos de la comunidad no reciben invitaciones de calendario. Agréguelos individualmente o como una lista de distribución para recibir invitaciones.

Unirse al evento

En la página de aterrizaje del evento, los organizadores de eventos pueden buscar procedimientos recomendados para la promoción de eventos y pueden comenzar a recopilar preguntas de asistentes antes de que se produzca la parte en directo del evento.

El día del evento, cuando el evento esté "en directo", los invitados seleccionan Unirse a la reunión o Unirse a difusión' desde la página de aterrizaje del evento o desde su invitación al calendario del evento, si el organizador envía invitaciones por separado.

Además de ver y unirse a eventos a través de Engage web y móviles, vea los eventos directamente en Comunidades en Teams. Tanto si el usuario tiene Engage web, Microsoft Teams, la aplicación móvil Engage o la aplicación móvil de Teams, los usuarios pueden ver y participar en eventos de Engage.

Nota: Si copia un vínculo de un evento en Comunidades en Teams, el vínculo dirige a los usuarios directamente a Teams.

Administrar grabaciones de eventos de vídeo a petición (VoD)

Captura de pantalla de un vídeo a petición que se ha puesto en marcha para una reunión en directo Cuando termine la parte de la reunión de vídeo en directo del evento, si el evento se ha grabado, la grabación (vídeo a petición) aparece en la parte superior de la página de aterrizaje del evento para facilitar el acceso.

Importante: Para asegurarse de que la grabación del evento aparece en la página del evento, asegúrese de grabar el evento. De forma predeterminada, la grabación está ACTIVADA para los casos de uso de difusión y reunión. Los organizadores deben confirmar previamente la configuración de grabación de vídeo de cada evento a través de las opciones de reunión de Microsoft Teams.

Las grabaciones de vídeo de reunión y difusión de la comunidad se almacenan automáticamente en la unidad de SharePoint de la comunidad de hospedaje. Hereda los permisos de acceso de la comunidad.
- Para las reuniones de la comunidad pública, todos los usuarios de la red pueden ver automáticamente el voD.
- Para las reuniones de la comunidad privada, todos los asistentes invitados pueden ver automáticamente el VoD.
Las grabaciones de reunión y difusión de guiones se almacenan en el OneDrive del organizador y siguen los permisos de acceso de Microsoft Teams determinados por la lista de chats. El organizador debe seleccionar Actualizar grabación para asegurarse de que todos los asistentes invitados pueden ver el VoD para las reuniones privadas y que todos los miembros de la red pueden ver el VoD para las reuniones públicas.

Para actualizar la grabación de una reunión con una nueva versión, seleccione Actualizar grabación en el encabezado de desbordamiento de la página del evento, reemplace el vínculo y elija Actualizar. Las actualizaciones de grabación y proporcionan acceso en función de la configuración del vínculo de grabación.

Cuando finalice el evento, asegúrese de comprobar si Teams ha dividido la grabación en varios vídeos. Esto ocurre cuando los vídeos son largos y superan el límite de almacenamiento de grabaciones de Teams. Todas las grabaciones se cargarán en la ubicación Engage adecuada. Para los eventos de la comunidad en la unidad de SharePoint de la comunidad de hospedaje & para los eventos del guion en One Drive del organizador, es posible que solo tenga que combinarlos y actualizar el vínculo de grabación.

Procedimientos recomendados para hospedar eventos

Para garantizar la mejor asistencia posible al evento, use los siguientes procedimientos recomendados de planeación.

Promover el evento con al menos 24 horas de antelación. Comparta el vínculo del evento mediante publicaciones, anuncios o invitaciones de calendario desde Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook o SharePoint en Microsoft 365.
En la invitación, recuerde a las personas que pueden unirse desde cualquier dispositivo o ver la grabación más tarde.
Elija una hora que acomode a la mayoría de los participantes en distintas zonas horarias.
Envía recordatorios el día anterior y justo antes del evento, ¡funciona!
Mejore el impulso haciendo que los participantes formulen preguntas la semana anterior al evento.
Motivar a los colaboradores animándolos a responder preguntas:
- Filtre y responda a preguntas sin responder.
- Marque las mejores respuestas seleccionando iconos de marca de verificación debajo de las respuestas.
- @Mention personas específicas para responder a una pregunta.
Una vez finalizado el evento, continúe las conversaciones con seguimientos para preguntas sin responder.