Solución de problemas de equilibrio de cuentas por pagar con la cuenta adecuada en General Ledger en Microsoft Dynamics SL

En este artículo se describe cómo conciliar los saldos del módulo Cuentas por pagar (AP) con la cuenta adecuada en el módulo de Contabilidad general (G/L) mensualmente y los informes que puede usar durante el proceso.

Se aplica a: Microsoft Dynamics SL
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Resumen

En primer lugar, debe imprimir el informe Saldo de evaluación del período de proveedor o el informe ap de períodos antiguos sensibles en el módulo Cuentas por pagar. Debe imprimir el informe saldo de prueba en el módulo De contabilidad general y, a continuación, comparar los dos informes. Si encuentra incoherencias, debe imprimir el informe de Libro de contabilidad general de detalles. Si la incoherencia se debe a una transacción que se realizó a través de otro módulo, debe buscar la entrada original de la transacción. Si no se encuentra la incoherencia en el período actual, debe analizar los períodos anteriores y las entradas no contabilizadas. Como últimos pasos para intentar identificar la causa de la incoherencia, es posible que tenga que realizar la validación de transacciones o una comprobación de integridad.

Introducción

En Microsoft Dynamics SL, debe conciliar los saldos del módulo Cuentas por pagar con la cuenta adecuada en el módulo Libro de contabilidad general. Se recomienda conciliar los saldos como parte de cada proceso de cierre de fin de mes. Realizar una conciliación mensual ofrece las siguientes ventajas:

• La documentación correcta está disponible cuando se programa una auditoría.
• Las incoherencias en la información de los dos módulos se pueden identificar y corregir antes de que se cierre el período del mes.

Imprimir informes en el módulo AP y en el módulo G/L

Toda la información que se especifica en el módulo Cuentas por pagar actualiza una cuenta de General Ledger. La cuenta principal que debe conciliar en el módulo Cuentas por pagar es la cuenta de cuentas por pagar. Otras cuentas que debe conciliar incluyen la cuenta de retención, las cuentas de compras, la cuenta de pago previo y las cuentas en efectivo.

Paso 1: Imprimir un informe en el módulo Cuentas por pagar

Para comprobar que el importe de Cuentas por pagar y los importes del Libro de contabilidad general son los mismos para el período actual o para períodos anteriores, puede usar uno de los dos informes siguientes en el módulo Cuentas por pagar:

• El informe Balance de evaluación del período de proveedor

  Si imprime el informe Saldo de evaluación del período de proveedor, use el formato Período anterior. Si tiene una base de datos de varias monedas, use el formato Período anterior - MC.

• El informe de AP con períodos antiguos

  Si imprime el informe DE AP con períodos antiguos, use el formato Histórico. Si tiene una base de datos de varias monedas, use el formato MC histórico. Se recomienda no usar el informe AP antiguo o el informe Saldo de evaluación del proveedor porque estos dos informes incluyen lotes de cuentas por pagar que se publican para un período futuro.

  También resulta útil comparar el saldo que aparece en el informe ap de períodos antiguos sensibles al saldo que aparece en el informe Saldo de evaluación del período de proveedor. De este modo, puede descartar cualquier discrepancia entre los dos informes. Si los dos informes no están de acuerdo, puede restringir qué proveedor hace que los dos informes no estén de acuerdo. Además, si los dos informes muestran dos saldos diferentes, compruebe si alguno de los informes está de acuerdo con la gl.

Paso 2: Imprimir un informe en el módulo G/L

En el módulo De contabilidad general, debe imprimir el informe Saldo de prueba de la cuenta que va a equilibrar. Puede usar el formato Totales combinados o el formato Totales de débito y crédito .

Para especificar la cuenta en el módulo de General Ledger para la que desea imprimir un informe de Saldo final, siga estos pasos:

1. En el cuadro de diálogo Saldo de prueba (01.610.00), elija la pestaña Seleccionar .
2. En el campo Campo , escriba account.acct.
3. Seleccione Igual en la lista Operador y, a continuación, escriba el número de cuenta de la cuenta de cuentas por pagar en el campo Valor .

Paso 3: Comparar los informes

El total de la cuenta en el informe saldo de evaluación debe equilibrarse con el total del informe que imprimió en el módulo Cuentas por pagar. Si los totales de estos dos informes se equilibran, no se requiere ninguna acción adicional.

Conciliar las diferencias entre el informe para el módulo AP y el informe de balance de evaluación de General Ledger

Si encuentra una incoherencia entre los totales en el informe ap de períodos antiguos sensibles o en el informe Saldo de evaluación del período de proveedor y el informe Saldo de evaluación de Libro de contabilidad general, siga estos pasos para localizar el origen de la incoherencia.

Paso 1: Imprimir el informe de Contabilidad general de detalles

En primer lugar, imprima el informe de Libro de contabilidad general de detalles. El informe libro de contabilidad general de detalles muestra todas las entradas que se han contabilizado en las cuentas de pago y en las subcuentas del período. El campo JrnlType muestra el módulo en el que se originó la entrada. Si el tipo de diario es AP, la entrada se originó en el módulo Cuentas por pagar. Si el tipo de diario es GJ, la entrada se originó en el módulo de Libro de contabilidad general. Si el tipo de diario es AR, la entrada se originó en Accounts Receivable. Si hay un tipo de diario diferente de AP, se ha realizado una entrada en la cuenta de cuentas por pagar mediante otro módulo. Las entradas que se realizan en la cuenta ap a través de otros módulos crean una diferencia entre los totales en el módulo De contabilidad general y el módulo Cuentas por pagar. Si hay un tipo de diario diferente del AP, debe encontrar la entrada original.

Paso 2: Buscar la entrada original

Para buscar la entrada original, siga estos pasos:

1. El número de lote de la transacción en el campo BatNbr y la entrada en el campo JrnlType se encuentra en el informe de Libro de contabilidad general de detalles.

2. Abra el cuadro de diálogo Editar informe del módulo que aparece en el campo JrnlType .

   Por ejemplo, si el tipo de diario que aparece en el campo JrnlType es GJ, abra el cuadro de diálogo Edición de Libro de contabilidad general (01.810.00).

3. En el cuadro de diálogo Editar informe , elija la pestaña Seleccionar .

4. Escriba batch_batnbr en el campo Campo .

5. Seleccione Igual en la lista Operador y escriba el número de lote en el campo Valor .

6. Investigue la transacción en cuestión en el informe por lotes. Decida los ajustes necesarios para equilibrar las cuentas de Contabilidad general y las cuentas de cuentas por pagar.

Si no puede resolver las incoherencias mediante los informes de períodos actuales, debe analizar los períodos anteriores y las entradas no contabilizadas.

Paso 3: Analizar períodos anteriores y entradas no contabilizadas

Las entradas que se contabilizan en períodos anteriores no se imprimen en el informe de Libro de contabilidad de detalles del período actual. Si el total del período actual en el módulo Cuentas por pagar no está de acuerdo con el total del período actual en el módulo De contabilidad general, examine los períodos anteriores para determinar cuándo se inició la condición de saldo insuficiente. Imprima un informe de Libro de contabilidad general de detalles para el período anterior y, a continuación, investigue las transacciones que se contabilizaron en ese período. Las transacciones que se contabilizaron en un período diferente se marcan con un asterisco. El mensaje siguiente se imprime en la parte inferior de la página:

Indica que el período especificado es diferente del período posterior

También puede usar el informe de transacciones de Libro de contabilidad general para intentar conciliar las incoherencias entre el módulo De contabilidad general y el módulo Cuentas por pagar. Para imprimir este informe, seleccione Transacción de Libro de contabilidad general en el menú Informes . Use el formato Sin publicar . En este informe se enumeran todas las transacciones que se escriben a través de módulos subsidiarios, como el módulo Cuentas por pagar o a través del módulo de Contabilidad general. Puede revisar este informe para asegurarse de que no hay transacciones no contabilizadas que afecten a los saldos en el módulo de Libro de contabilidad general.

Si no puede resolver las incoherencias mediante el análisis de las entradas no contabilizadas y los períodos anteriores, debe realizar los procedimientos de comprobación de datos que se describen en las secciones siguientes.

Paso 4: Validación de transacciones

Revise el informe De distribución de cuentas para comprobar los puntos siguientes:

• Asegúrese de que las cuentas de pago se acreditaron correctamente para los vales y créditos de ajuste.
• Asegúrese de que las cuentas de pago se cargaron correctamente para los débitos y cheques de ajuste.

El saldo de este informe debe coincidir con el saldo de las cuentas de cuentas por pagar en el informe de Contabilidad general de detalles. Es posible que pueda identificar transacciones revisando el campo Tipo de transacción . Los siguientes tipos de transacción se encuentran en el módulo Cuentas por pagar:

• VO = Voucher
• CK = Comprobación del sistema
• HC = Comprobación manual
• AC = Crédito de ajuste
• AD = Débito de ajuste

El número de lote de cada transacción también aparece en este informe. Si encuentra una transacción cuestionable, el número de lote se encuentra en el campo Lote y, a continuación, revise el lote ejecutando el informe Edición de cuentas por pagar por número de lote.

El informe Transacciones de cuentas por pagar que puede imprimir desde el cuadro de diálogo Informes de cuentas por pagar es un informe útil si las transacciones cuestionables aparecen en uno o varios de estos informes. Este informe enumera cada transacción que se especificó para el período actual en el cuadro de diálogo Asiento y entrada de ajuste (03.010.00), el cuadro de diálogo Entrada de comprobación manual (03.030.00) y el cuadro de diálogo Comprobaciones (03.620.00). El informe muestra la cuenta de cuentas por pagar y la cuenta de gastos de compensación a la que se ha contabilizado cada transacción.

También resulta útil imprimir el informe Transacciones de GL y compararlo con el informe Transacciones de AP. Cada entrada del informe Transacciones AP debe aparecer en el informe Transacciones de GL. Por el contrario, todas las transacciones en el informe transacciones gl que afectan a la cuenta de acumulación de AP deben aparecer en el informe transacciones AP. Investigue las discrepancias.

Para imprimir el informe de un tipo de transacción específico, siga estos pasos:

1. Elija la pestaña Seleccionar .
2. Escriba aptran.trantype en el campo Campo .
3. Seleccione Igual en la lista Operador y escriba el tipo de transacción en el campo Valor .

Si no puede resolver la incoherencia revisando estos informes, debe realizar una comprobación de integridad.

Paso 5: Realizar una comprobación de integridad

La comprobación de integridad comprueba que los datos del módulo Cuentas por pagar están completos y son correctos. Realice una comprobación de integridad en el cuadro de diálogo Comprobación de integridad de proveedores (03.990.00 ). Puede abrir este cuadro de diálogo en el cuadro de diálogo Pantallas de cuentas por pagar .

Puede usar tres opciones para comprobar los datos en el módulo Cuentas por pagar. No se pueden cambiar los datos al seleccionar las siguientes opciones de verificación:

• Comprobación de los saldos de documentos
• Comprobación de lotes de AP publicados o no publicados
• Comprobación de los saldos de proveedor

Se recomienda usar siempre las opciones de verificación antes de usar las otras cuatro opciones que corrigen o recompilan los datos.

Debe tener cuidado cuando use las opciones correctas y las opciones de recompilación en el cuadro de diálogo Comprobación de integridad de cuentas por pagar (03.990.00). Estas opciones cambian los datos de los registros relacionados. No ejecute los procesos de recompilación sin la aprobación de un supervisor de contabilidad o de su consultor de Microsoft Dynamics SL. Realice siempre una copia de seguridad de la base de datos antes de usar las siguientes opciones:

• Corregir saldos de documento
• Recompilación de saldos de proveedor a partir de documentos
• Recompilación del historial de proveedores a partir de documentos
• Recompilación del historial 1099

Antes de usar la opción Recompilar saldos de proveedor a partir de documentos , se recomienda asegurarse de que todos los documentos de la base de datos están completos y correctos. Esta opción calcula todos los saldos de proveedor en función de los documentos de cuentas por pagar abiertos. La opción Recompilar historial de proveedores a partir de documentos actualiza los registros del historial de proveedores mediante el resumen de los documentos cuentas por pagar de cada proveedor por período.

Si encuentra y corrige errores, debe volver a imprimir y revisar el informe saldo de evaluación de General Ledger. Además, vuelva a imprimir el informe saldo de evaluación del período de proveedor o el informe ap de períodos antiguos sensibles en el módulo Cuentas por pagar. Compruebe que los saldos están acordados.

La opción Recompilar historial 1099 no se describe en este documento porque no afecta a la conciliación del módulo Cuentas por pagar y del módulo De contabilidad general.

Después de finalizar la conciliación mensual y comprobar que el módulo Cuentas por pagar y el módulo Libro de contabilidad general están equilibrados, puede realizar el cierre del mes.

Más información

Las discrepancias entre los saldos de los informes del período AP y el saldo del Libro de contabilidad general de la cuenta AP se deben a entradas que afectan al módulo AP que nunca se contabilizaron en las cuentas gl, o las entradas se realizaron directamente a la cuenta ap en GL que no se originó a través del módulo AP. También hemos observado que los pagos previos de AP a veces provocan situaciones fuera de equilibrio. Examine detenidamente los proveedores afectados por los pagos previos para ver si esas transacciones podrían ser la causa de las situaciones de falta de equilibrio. No olvide incluir la cuenta de pago previo de AP en su conciliación. Puede proporcionar asistencia adicional poniéndose en contacto con el soporte técnico si ninguna de las sugerencias anteriores encuentra la causa del problema. Antes de llamar al soporte técnico, debe saber en qué período se produjo por primera vez la situación de falta de equilibrio y haber completado todos los pasos anteriores para localizar las transacciones del problema.

Para obtener información sobre el soporte técnico para Microsoft Dynamics SL, consulte Soporte técnico de Microsoft Dynamics 365.