Utilice un lector de pantalla para llevar los datos de Excel a las bases de datos de escritorio de Access

Contenido

• Preparar la hoja de cálculo de Excel para importar o vincular

• Preparar la base de datos de Access de destino para la importación

• Importar los datos

• Crear un vínculo a los datos en Excel

  • Iniciar el Asistente para vincular hojas de cálculo

    • Abrir el libro de Excel en Access

    • Usar el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel

  • Usar el Asistente para vincular hojas de cálculo para crear un vínculo a los datos de Excel

Preparar la hoja de cálculo de Excel para importar o vincular

Antes de traer datos de una hoja de cálculo de Excel a Access, tómese un momento para revisar la hoja de cálculo y decidir cómo desea importar datos de ella.

• Decida si desea vincular o importar toda la hoja de cálculo o solo una parte de ella. Si desea incluir solo una parte de una hoja de cálculo en Access, puede definir un rango con nombre que incluya solo las celdas que desea traer. Para obtener instrucciones, vaya a Usar un lector de pantalla para asignar un nombre a una celda o rango de datos en Excel.

• Asegúrese de que la Excel hoja de cálculo está en formato de archivo plano para que el asistente pueda administrar fácilmente los datos que contiene. Por ejemplo, corrija los posibles valores de error, quite filas y columnas en blanco innecesarias y compruebe que cada columna contiene el mismo tipo de datos en cada fila. Para obtener información más detallada sobre cómo preparar la importación o vinculación, consulte las secciones "Preparar la hoja de cálculo", "Preparar los datos de Excel" y "Solucionar valores que faltan o son incorrectos" en Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

Preparar la base de datos de Access de destino para la importación

Antes de importar datos desde una hoja de cálculo de Excel, dedóse un momento para comprobar que la base de datos de Access de destino está lista para la importación y decida cómo desea almacenar los datos importados.

• Asegúrese de que el destino Access base de datos no es de solo lectura y de que tiene permisos para realizar cambios en la base de datos.

• Decida si desea almacenar los datos en una tabla nueva o existente:

  • Si decide almacenar los datos en una tabla nueva, Access crea una tabla y agrega los datos importados a esta tabla. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.

  • Si elige agregar los datos a una tabla existente, las filas de la Excel hoja de cálculo se anexan a la tabla especificada.

• Si decide anexar los datos de Excel a una tabla de Access existente, asegúrese de que la estructura y la configuración de campo de los datos de origen de Excel coincidan con las de la tabla de destino de Access. Para abrir la tabla Access en la vista Diseño para la inspección, presione Alt+H, W, D. Compruebe la tabla con la lista de comprobación de la sección "Preparar la base de datos de destino", paso 2, en Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

Importar los datos

Al importar datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin cambiar el origen Excel hoja de cálculo.

1. Si el Excel libro de origen está abierto, ciérrelo.

2. Abra la base de datos de destino Access donde se almacenarán los datos importados.

   Sugerencia: Si desea crear una base de datos en blanco, presione Alt+F, N, L.

3. Para abrir el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel , siga uno de estos procedimientos, según la versión de Access que use:

   • En la versión de suscripción Microsoft 365 o Access 2019, presione Alt+X, N, 1 y, después, F y X.

   • En Access 2016 oAccess 2013, presione Alt+X para ir a la pestaña Datos externos . Presione la tecla TAB para desplazarse hasta el grupo Importar & vínculo , presione la tecla de dirección derecha hasta que oiga "Excel " y, después, presione Entrar.

4. Se abrirá el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel . Siga uno de estos procedimientos para especificar el archivo de Excel que contiene los datos que desea importar:

   • Para mover el foco al campo de texto Nombre de archivo, presione F y, después, pegue o escriba la ruta de acceso al archivo Excel.

   • Para buscar el archivo, presione R. Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir archivo . Navegue hasta el archivo que desee y, cuando esté en él, presione Entrar para seleccionarlo.

5. Para especificar cómo desea almacenar los datos importados, siga uno de estos procedimientos:

   • Si desea almacenar los datos en una tabla nueva, presione I para ir a la opción Importar el origen de datos en una tabla nueva en la base de datos actual y seleccionarla. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.

   • Si desea anexar los datos a una tabla existente, presione A para ir a la opción Anexar una copia de los registros a la tabla y seleccionarla . Para seleccionar la tabla, presione la tecla Tab una vez. El foco se mueve a la lista de tablas. Presione Alt+Tecla de dirección abajo para expandir la lista, presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que oiga la tabla que quiere y, después, presione Entrar para seleccionarla. Esta operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla.

6. Presione la tecla TAB para desplazarse hasta el botón Aceptar y, después, presione Entrar. Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo .

   Sugerencia: Si el lector de pantalla no lee automáticamente las ventanas del asistente, presione la tecla SR + W.

7. Si el Excel libro de origen solo tiene una hoja de cálculo y no hay rangos, puede continuar con el paso siguiente. Si el libro contiene más de una hoja de cálculo o un rango con nombre, siga uno de estos procedimientos para seleccionar la hoja de cálculo o el rango que desea importar:

   • Para seleccionar una hoja de cálculo, presione Alt+W, presione la tecla Tab una vez, presione la tecla Flecha abajo hasta que oiga la hoja de cálculo que quiere y, después, presione Entrar para seleccionarla.

   • Para seleccionar un rango con nombre, presione Alt+R, presione la tecla Tab una vez, presione la tecla flecha abajo hasta que oiga el rango que quiere y, después, presione Entrar para seleccionarlo.

8. Se abrirá la siguiente ventana del asistente. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo, presione I para ir a la opción Primera fila contiene encabezados de columna y seleccionarla. Presione Entrar para mover el foco a la siguiente ventana del asistente. Si está anexando datos a una tabla existente, puede continuar con el paso 12.

9. En la nueva ventana del asistente, puede especificar información sobre cada campo que va a importar, si es necesario. Se selecciona el primer campo de la hoja de cálculo o del rango. Puede hacer lo siguiente:

   • Para cambiar el nombre del campo actual, presione Alt+M y, después, escriba el nuevo nombre.

   • Para cambiar el tipo de datos del campo, presione Alt+T. El foco se mueve a la lista Tipo de datos . Para expandir la lista, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Presione la tecla Flecha abajo hasta que oiga el valor que quiere y, después, presione la tecla Tab una vez.

   • Para cambiar si el campo está indexado o no, presione Alt+I. Escuchará el valor actual. Para expandir la lista, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Presione la tecla Flecha abajo hasta que oiga el valor que quiere y, después, presione la tecla Tab una vez.

   • Si no desea importar el campo actual, presione Alt+S para desplazarse y seleccione la opción No importar campo .

10. Para seleccionar otro campo, presione F6 hasta que oiga "Panel" y, después, pida a un compañero que le ayude a seleccionar el campo que desee. Modifique los campos como se describe en el paso 9. Cuando haya terminado, presione Entrar para desplazarse a la siguiente ventana del asistente.

11. Agregue una clave principal para la nueva tabla. La clave principal identifica los registros de la tabla para que pueda recuperar datos más rápidamente. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para permitir que Access agregue la clave principal, presione A.

    • Para elegir su propia clave principal, presione C. Para definir la tecla que se usará, presione la tecla TAB una vez. El foco se mueve a la lista de teclas. Para expandir la lista, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que oiga la tecla que quiere.

    • Si no quieres usar las teclas principales, presiona O.

    Para ir a la última ventana del asistente, presione Entrar.

12. Se abrirá la ventana final del asistente. El foco estará en el cuadro Importar a la tabla y escuchará el nombre actual de la tabla de destino. Si desea cambiar el nombre de la tabla, escriba un nombre nuevo y, después, presione Entrar para finalizar la importación.

    Nota: Si oye una alerta que indica que la tabla ya existe y quiere sobrescribir la tabla existente con los datos importados, presione Y. Si desea cambiar el nombre de la tabla, presione N. Presione Alt+I para volver a colocar el foco en el cuadro Importar a la tabla , escriba otro nombre de tabla y, después, presione Entrar.

13. Si la importación se realizó correctamente completamente o parcialmente, Access muestra el estado de la importación. Access también le pide que guarde los pasos de importación para repetirlos rápidamente sin el asistente para la importación. Para seleccionar esta opción, presione Alt+V. Para asignar un nombre a los pasos de importación, presione Alt+A y, después, escriba un nombre para la operación de importación. Para guardar los pasos de importación, presione Alt+S. Si se produce un error en la importación, escuchará "Error al intentar importar el archivo", seguido del nombre de archivo. Presione Entrar para salir del mensaje de alerta.

Crear un vínculo a los datos en Excel

Use el Asistente para vinculación de hojas de cálculo para crear un vínculo desde una base de datos de Access a los datos de Excel, de modo que pueda usar las herramientas de consulta e informes en Access sin tener que mantener una copia de los datos Excel de la base de datos.

Al vincular a una Excel hoja de cálculo o a un rango con nombre, Access crea una nueva tabla vinculada a las celdas de origen. Los cambios que realice en las celdas de origen de Excel aparecen en la tabla vinculada en Access. Sin embargo, no puede editar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, editar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen Excel.

Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.

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