Microsoft Viva Amplify le permite enviar un mensaje a través de múltiples plataformas de comunicación para amplificar su comunicación interna. A través de Viva Amplify, puede crear un mensaje y modificarlo para que se ajuste a diferentes canales de distribución, como Outlook, páginas y noticias de SharePoint, Teams y Viva Engage (próximamente). Con tantas opciones, puede ser difícil identificar el mejor formato para cada canal. Identificar qué formatos funcionan mejor puede ayudar a mejorar la participación en toda la organización.
Outlook
Email es ideal para los mensajes formales programados periódicamente que pueden afectar a varios grupos de personas. Los correos electrónicos son mensajes estáticos que no se pueden actualizar una vez enviados, por lo que es mejor compartir contenido que no requiera actualizaciones constantes y cambios a través del correo electrónico. Considere la posibilidad de usar el correo electrónico para comunicar cosas como actualizaciones empresariales, introducciones de nuevos empleados y actualizaciones rápidas de estado.
Ventajas de la comunicación por correo electrónico
Email la comunicación es escalable. Los destinatarios de un correo electrónico pueden compartir con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico y sus lectores pueden comunicarse respondiendo o reenviando el correo electrónico a un público más amplio. Como resultado, los destinatarios directos pueden leer el correo electrónico y también pueden verlo los destinatarios reenviados. Los correos electrónicos también son excelentes herramientas para guardar registros y realizar un seguimiento de conversaciones valiosas.
Al elaborar un correo electrónico, puede agregar vínculos a otro contenido, como páginas e imágenes de SharePoint, para proporcionar un valor adicional.
Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse por correo electrónico
Email mensajes no se pueden enviar. Si se comete un error, el remitente debe enviar un correo electrónico de seguimiento con las correcciones o recuperación previstas y, después, volver a enviar el mensaje con correcciones. Se recomienda revisar cuidadosamente el correo electrónico antes de enviarlo para asegurarse de que toda la información sea precisa.
Email mensajes son estáticos, lo que significa que la información no se puede quitar ni actualizar, y cualquier información enviada representa la información más precisa disponible en ese momento.
Los correos electrónicos se pueden filtrar fuera de la bandeja de entrada de un lector, lo que hace que los mensajes se pasen por alto o no se puedan leer.
Procedimientos recomendados para comunicarse con Outlook
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| Formas de aumentar la participación |
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| Formas de medir la participación |
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SharePoint
Al comunicarse a través de SharePoint, los mensajes se pueden elaborar con contenido dinámico que puede cambiar con frecuencia. La comunicación en SharePoint le permite incorporar temas de página, elementos web y personalización de marca para crear elementos interactivos que aumentarán las oportunidades de participación de los lectores.
Usar una página de SharePoint para comunicarse con el público
Una página de SharePoint es una página web dentro de un sitio de SharePoint que usa una amplia variedad de elementos como botones, vínculos, vídeos, imágenes y mucho más para redactar y publicar un mensaje que se puede actualizar y cambiar a medida que pasa el tiempo (por ejemplo, eventos importantes o cambios de directiva). Cualquier persona que tenga acceso a ver el sitio en el que se ha creado la página puede visitar las páginas.
Obtenga más información sobre cómo crear una página de SharePoint moderna.
Usar una publicación de noticias de SharePoint para comunicarse con el público
Una publicación de noticias de SharePoint es una página de SharePoint que se mostrará en la fuente Conexiones Viva y en otras páginas que usan elementos web de noticias, incluida la página central de una organización. Puede convertir fácilmente cualquier página de SharePoint en una publicación de noticias. Las publicaciones de noticias también le permiten dirigir su información a datos demográficos específicos que se han clasificado dentro de su organización, como un equipo de marketing, un equipo de RR. HH. o el liderazgo ejecutivo. Esta segmentación de audiencia concede al autor la capacidad de personalizar quién ve su publicación de noticias una vez publicada.
Obtenga más información sobre cómo crear y compartir una publicación de noticias de SharePoint.
Obtenga más información sobre la segmentación de audiencia en SharePoint.
Ventajas de la comunicación a través de SharePoint
Los mensajes elaborados en SharePoint se pueden cambiar o actualizar fácilmente tantas veces como sea necesario. SharePoint también le permite ver análisis de páginas y cambiar la configuración de permisos. Aún más importante, SharePoint proporciona al usuario la capacidad de incluir llamadas a acciones mediante el elemento web Llamar a la acción, lo que inspira a los espectadores a participar. El uso de elementos web dinámicos le permite pedir al lector que interactúe aún más con las imágenes, la interacción con los gráficos, el acceso a recursos externos a través de vínculos y permitir a los lectores indicar que les gusta la página de SharePoint y dejar comentarios. SharePoint también le permite ver análisis de páginas y cambiar la configuración de permisos para controlar quién tiene acceso a su sitio.
Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse a través de SharePoint
Los lectores deben tener acceso para ver el sitio donde se publica la página o la publicación de noticias. Aunque los usuarios pueden solicitar acceso a su sitio, su solicitud estará pendiente hasta que alguien responda.
Procedimientos recomendados para comunicarse con SharePoint
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| Estructura |
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| Formas de aumentar la participación |
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| Formas de medir la participación |
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Teams
Teams es ideal para una comunicación rápida que llega a los miembros de su organización sin interrumpir su flujo de trabajo.
Ventajas de la comunicación a través de Teams
Los empleados de muchas organizaciones pasan la mayor parte de su jornada laboral con Teams abierto. Por lo tanto, cuando se comunica a través de Teams, es probable que se ponga en contacto con las personas rápidamente, ya que no tienen que abrir otra aplicación o página para ver su publicación.
Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse a través de Teams
En función de cómo su organización use Teams, es posible que los usuarios reciban muchas notificaciones de Teams cada hora. Es importante que sus publicaciones de Teams destaquen para que atraigan la atención y no se ignoren.
Procedimientos recomendados para comunicarse con Teams
| Tono de voz |
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| Estructura |
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| Formas de aumentar la participación |
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| Formas de medir la participación |
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Viva Engage (próximamente)
Viva Engage es una plataforma de comunicación que conecta a las personas de una organización permitiéndoles crear comunidades, compartir información e involucrar a los empleados, unir a las personas para completar objetivos comunes y acceder a la información rápidamente. Viva Engage permite a todos los miembros de una organización hacer preguntas públicamente, participar en expertos y participar en discursos sociales sobre diversos temas.
Los líderes de la organización pueden usar Viva Engage para impulsar la cultura y alinear una organización al hospedar eventos para toda la empresa a través de vídeo en directo y bajo demanda. Los comunicadores también pueden crear campañas sociales que puedan informar e iniciar conversaciones impactantes en toda la organización.
Ventajas de la comunicación a través de Viva Engage
Viva Engage es una gran plataforma de comunicación para dar energía y promover la colaboración entre los empleados de una organización. Los miembros de la comunidad pueden colaborar abiertamente, compartir ideas, información y conectarse en intereses comunes.
Al comunicarse con los empleados a través de Viva Engage, los comunicadores pueden animar y medir fácilmente la participación...
Su organización puede ver cuánta participación genera un tema en particular por el número de personas que han visto la publicación y dar a los lectores una forma de reaccionar al contenido del mensaje mediante comentarios, me gusta o reacciones. La participación puede promoverse aún más etiquetando personas usando @ y su nombre; notificándoles de la conversación en curso y animándoles a participar.
Obtenga más información sobre los recuentos de vistas.
Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse a través de Viva Engage
Al comunicarse a través de Viva Engage, es importante que la información sea breve y sencilla. Comparta vínculos a formas de contenido más largas y anime a los usuarios a interactuar planteando preguntas al público, animando a los lectores a gustar, comentar y compartir su publicación de Viva Engage, e incorporando elementos interactivos como sondeos y encuestas.
Mantenga el tono de sus publicaciones Viva Engage amables, informativas e informales. Según el tamaño de la organización y la escala de comunicación, puede ser útil disponer de un moderador o dos que pueda supervisar publicaciones y guiar la conversación si empieza a salir del tema, adendirse en un tema polarizado o deshabilitar los comentarios si es necesario.
Sea respetuoso si critique la visión de otro, no cubra temas que podrían avergonzar o alienar a otros, y evite temas polarizados como la política y la religión. No publique nada que sea privado, confidencial o que desalinee a una parte específica de forma negativa.
| Tono de voz |
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| Longitud |
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| Estructura |
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| Formas de aumentar la participación |
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| Formas de medir la participación |
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