Información sobre las diferencias al conciliar el libro de contabilidad general con la administración de pagos o la administración de pagos

En este artículo se describe por qué el saldo de la cuenta de cuentas pagaderas o el saldo de la cuenta de cuentas por cobrar en El libro de contabilidad general difiere del importe total que se debe en el informe Saldo de evaluación antiguo histórico en Microsoft Dynamics GP. Al final de este artículo se suelen hacer preguntas.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 866570

La rutina Conciliación con GL era nueva en Microsoft Dynamics GP 10.0 (SP2). Esta rutina genera una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel. Puede usar esta hoja de cálculo para hacer coincidir las transacciones en administración de pagos o en administración de pagos que se publicaron en El libro de contabilidad general. Este proceso no genera transacciones correctas. Sin embargo, este proceso puede ayudarle a determinar las diferencias de transacción que se enumeran en esta sección. Para abrir la ventana Conciliar con GL , seleccione Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP , rutinas, finanzas y, a continuación, seleccione Reconciliar con GL.

A continuación se muestra una lista en ejecución de problemas que hemos visto que pueden causar diferencias:

• No se publican todos los lotes de GL. (La hoja de cálculo Conciliación con GL solo informa sobre entradas publicadas).

• El informe Historial de saldo de evaluación antiguo se imprime con restricciones. Vuelva a imprimir el informe Saldo de evaluación antiguo histórico con solo una restricción de fecha.

• No todas las cuentas por pagar o todas las cuentas por cobrar se ven en El libro de contabilidad general. Asegúrese de ver todas las cuentas por pagar o todas las cuentas por cobrar en General Ledger.

• Los lotes en administración de pagaderos o en gestión de cobros se publicaron en El Libro de Contabilidad General. El lote de General Ledger se cambió o editó antes de publicarlo.

• Es posible que se hayan introducido ajustes en la cuenta de pago de cuentas o en la cuenta de cobro directamente en el Libro de Contabilidad General. Estas transacciones actualizan la cuenta en General Ledger. Sin embargo, estas transacciones no actualizan el informe De saldo de evaluación antiguo histórico.

• El intervalo de fechas del informe De balance de evaluación detallado en El libro de contabilidad general no coincide con el intervalo de fechas del informe Saldo de evaluación antiguo histórico en Administración de pagos o en Administración de pagos. Al imprimir el informe Historial de saldos de evaluación antiguos, active la casilla Fecha de publicación de GL en el área Seleccionar transacciones para el uso de informes .

• Las transacciones se registraron en Administración de pagos o en Gestión de cobros. Sin embargo, estas transacciones no se publicaron en General Ledger si eran para saldos iniciales. Si la casilla Post To General Ledger no está seleccionada en la ventana Configuración de contabilización de la serie De compras o en la serie Ventas, las transacciones se publicarán en Administración de pagaderos o en Administración de pagos. Sin embargo, estas transacciones no se publicarán en General Ledger.

• La casilla Seguimiento de descuentos disponibles en GL está activada en la ventana Configuración de administración de pagaderos o en la ventana Configuración de administración de pagos. A continuación, el importe neto de la factura se publicará en General Ledger. Además, el importe restante se contabiliza en una cuenta disponible con descuentos. Solo aparecerá el importe neto en el informe De balance de evaluación detallado en El libro de contabilidad general. Sin embargo, la factura muestra el total de la factura bruta en el saldo histórico de juicio antiguo en la administración de pagaderos o en la administración de cobros.

• Los documentos fueron anulados en un período diferente al que se publicaron originalmente. Es posible que el informe De balance de evaluación detallado de General Ledger no coincida con el informe Historial de saldo de evaluación antiguo. Por ejemplo, supongamos que se escribió una factura el 1/1/2007. Esta factura se anuló el 2/1/2007. Se imprime un informe de balance de evaluación detallado del libro de contabilidad general para 2/1/2007 - 28/28/2007. La transacción anulada aparecerá en el informe. Si se imprime un saldo de evaluación antiguo histórico con el mismo intervalo de fechas, el documento anulado no se imprimirá en el informe porque se ha anulado.

• Si desea equilibrar el saldo de la cuenta de pago de las cuentas o el saldo de la cuenta de cuentas por cobrar en El libro de contabilidad general en el informe Saldo de evaluación antiguo histórico durante un período determinado, los saldos del informe Saldo de evaluación antiguo histórico deben conciliarse con el cambio neto en el saldo de evaluación detallado en el libro de contabilidad general durante el mismo período.

• Si desea equilibrar el saldo de la cuenta de pago de las cuentas o el saldo de la cuenta de cuentas por cobrar en el libro de contabilidad general en el informe Saldo de evaluación antiguo histórico durante un día que no está en un determinado período, determine si la administración de pagos o la administración de pagos se ha equilibrado alguna vez. Si la administración de pagos o la administración de pagos nunca se ha equilibrado, los saldos iniciales pueden ser incorrectos. En esta situación, equilibre primero el período más actual y, a continuación, concilie los meses anteriores en orden inverso.

• Si se han producido interrupciones en la contabilización, es posible que los lotes no se hayan publicado correctamente en El Libro de Contabilidad General, en Administración de pagaderos o en Administración de pagos.

• Al imprimir el informe Historial de saldo de evaluación antiguo, no ha seleccionado las siguientes casillas en el área Excluir.

• Active estas casillas y, a continuación, imprima el informe Historial de saldo de prueba antiguo.

  Nota

  Si desea que coincida con el informe de saldo de evaluación detallado del libro de contabilidad general y el informe de saldo de evaluación antiguo histórico por documentos específicos, desactive la casilla Documentos de pago completo.

  • Documentos de crédito aplicados sin publicar
  • Saldo cero
  • Actividad

• Si usa administración de multicurrencia al revalorizar, ha seleccionado publicarla en la cuenta de desplazamiento de compras o ventas.

• Importes de tarjeta de crédito introducidos en la ventana Entrada de transacción de pago para una factura. Esto puede provocar un desequilibrio en la conciliación de la administración de pagaderos en el libro de contabilidad general porque solo el cambio neto se publicará en el módulo De Contabilidad general. (Es decir, aparece como si faltan transacciones GL, pero las cantidades del lado GL se redondeen en una entrada GL, mientras que el lado pm puede mostrar tres registros. Pero todavía deben coincidir en versiones posteriores y pasar a la sección Transacciones coincidentes correctamente).

• Si se registraron interrupciones o problemas con un lote de pagaderos o de pagos, y las transacciones se encontraron en las tablas Work y Open al mismo tiempo, la eliminación del lote RM o PM en Microsoft Dynamics GP provocará problemas. En este caso, el usuario suele ver los registros en ambas tablas y decide que no necesita el lote de trabajo para que simplemente lo elimine en Microsoft Dynamics GP. Dado que las tablas Work y Open comparten una tabla de distribución, la eliminación del lote en Microsoft Dynamics GP también quitará los registros de distribución con ella. El resultado final es que el registro del encabezado de transacción existe, pero no hay distribuciones coincidentes en el lado RM o PM, pero GL se actualizó correctamente. Este problema se considerará en la siguiente versión de Microsoft Dynamics GP.

• Las distribuciones pueden aparecer en la sección Posiblemente coincidente con diferentes cantidades si hubiera descuentos. Para poder coincidir, las cuentas gl de descuento deben haberse extraído con la cuenta PM/RM antes de ejecutar el proceso Reconciliar con GL. Cierre la hoja de cálculo y vuelva a ejecutarla con las cuentas de GL de descuento enumeradas también.

• Es posible que falten distribuciones en el lado PM/RM si se modificó el tipo (EFECTIVO, PAGO, PURCH). En la hoja de cálculo de conciliación, la cuenta solo se usa para el lado GL. La cuenta no se usa en el lado PM/RM. El lado PM/RM extrae usando el tipo PAY o REC independientemente de qué cuenta se use, por lo que es por eso que debe asegurarse de enumerar todas las cuentas de AP o AR en la ventana de conciliación. Y simplemente cambiar el tipo de distribución en la tabla SQL no hace que la distribución se muestre automáticamente si vuelve a generar la hoja de cálculo. (Se trata de un problema en versiones anteriores para los pagos con tarjeta de crédito con tipo CASH y alcanzar la cuenta AP, pero estos registros se muestran en GP 2016, por lo que ya no parece ser un problema).

• Compruebe la fecha de aplicación y la fecha de publicación de GL en la tabla apply para las transacciones de multicurrencia en comparación con la fecha real en la que se publicó en GL. Por ejemplo, el 22 de enero, se aplicó una nota de crédito con fecha 31 de dic a una factura con fecha 5 de dic, y la fecha de aplicación y la fecha de publicación de GL se dejaron como 22 de enero. Sin embargo, al publicar el lote gl, el usuario cambió la fecha al 31 de dic. En este caso, la hoja de cálculo Reconciliar con GL para el mes de diciembre enumera la cantidad de ganancias y pérdidas realizadas en ambos lados y parecen reconciliarse. Sin embargo, el informe haTB no reconoce aún la cantidad de ganancias y pérdidas realizadas y estará desactivada por esta cantidad en comparación con GL, ya que no se aplicó ni publicó hasta enero según el registro de aplicación.  

P1: ¿La hoja de cálculo Reconciliar con GL es una verdadera conciliación de los pagos por pagar y los pagos a GL?

A1: La característica conciliación con GL es una herramienta de solución de problemas para ayudar a los usuarios a identificar distribuciones no coincidentes entre RM/PM y GL. No estaba necesariamente destinado a vincular a la ALTA TB y que no era el propósito previsto, aunque sabemos que los clientes lo están haciendo. Los saldos de la hoja de cálculo Reconciliar con GL son las mejores estimaciones mediante una suma o resta simple en las distribuciones de la tabla. Mientras que los saldos de la HATB tienen en cuenta casi todas las tablas y son equilibrios mucho más complejos y precisos, por lo que los dos a menudo no se vinculan.

La verdadera conciliación debe estar entre los informes RM o PM Historical Aged Trial Balance (HATB) y GL Trial Balance. Si coinciden, no necesitará ejecutar necesariamente la herramienta Conciliación con GL para ese mes. Las tablas GL se componen de débitos y créditos, y las tablas de las que extrae haTB son encabezados de transacción y aplican tablas de registros. Por lo tanto, los clientes solicitaron una manera de conciliar las distribuciones de GL con las tablas de distribución de RM o PM para ayudar a encontrar diferencias en ese nivel. Así que esta es la razón por la que se creó la rutina Reconciliar con GL. Estaba pensado para ser una herramienta de solución de problemas para comparar distribuciones con distribuciones entre los módulos para ayudar a identificar las distribuciones que faltan, lo que puede llevarle a una transacción que falta desde la HATB. Por lo tanto, use la herramienta Reconciliar para GL como ayuda solo para ayudarle a conciliar el HATB con el balance de evaluación gl. Si el saldo de HATB y GL TB, no es necesario ejecutar la herramienta Conciliación con GL durante ese mes.

P2: ¿Deben coincidir los totales de la hoja de cálculo Reconciliar con GL los totales de la HATB?

A2: No. Los totales de la hoja de cálculo Reconciliar con GL son solo una suma o resta simple de los registros de distribución de esa tabla y no tiene en cuenta ninguna otra tabla. Mientras que haTB examina tablas completamente diferentes para calcular un saldo mediante la transacción y aplicar tablas de registros y es un cálculo mucho más complejo. Debido a los diferentes métodos o tablas de cálculo que se usan para obtener los saldos, no se espera que la hoja de cálculo Conciliación con GL se empate directamente con los saldos envejecidos en los informes de HATB y dificultaría la conciliación. No es necesario vincular los saldos de la hoja de cálculo gl al informe HATB.

Se recomienda omitir los totales de la hoja de cálculo gl y usar las secciones No coincidentes y Potencialmente coincidentes para ayudarle a encontrar diferencias en la investigación para ver si esto también puede explicar una diferencia entre gl TB y HATB. La conciliación con la hoja de cálculo gl no es una verdadera conciliación y solo estaba pensada para ser una ayuda para ayudarle a identificar las diferencias de distribución para investigar si esto también es una diferencia en el nivel de transacción. De hecho, si el HATB coincide con el GL TB, realmente no sería necesario ejecutar la conciliación con la utilidad GL para ese mes, ya que no hay diferencias para identificar.

Si aún desea vincular el saldo de la hoja de cálculo de GL con respecto al saldo de haTB, esto no se admite en un caso de soporte técnico normal. Las razones por las que hemos identificado se enumeran en la parte superior de esta KB y podría haber más razones aún no identificadas. Pero dado que esta conciliación no es necesaria entre el saldo total simple enumerado en la hoja de cálculo de GL y el saldo calculado más complejo en el informe haTB, y no el propósito previsto de esta utilidad de conciliación, se consideraría un gasto de consultoría para profundizar en los datos para ayudarle a conciliarlos entre sí.

P3: ¿Qué debo hacer si faltan distribuciones en el lado GL?

A3: Si encuentra distribuciones en el lado RM o PM que no están en el lado GL, investigue el lado gl para ver las diferencias de tiempo. Compruebe para asegurarse de que se publican todos los lotes de GL. Si realmente faltan en el lado GL, tendrá que introducir una entrada de diario de ajuste directamente en GL para que la entrada cree las distribuciones gl.

P4: ¿Qué debo hacer si faltan distribuciones en el lado RM o PM?

A4: Si aparece la distribución gl, pero falta en el lado RM o PM, primero investigue las diferencias de tiempo. Además, investigue si la transacción en sí aparece en el informe haTB y ya se ha contabilizado. Es posible que exista la transacción, pero las distribuciones solo faltan. Así que la pregunta se convierte en cómo obtengo las distribuciones en RM o PM entonces, si la transacción existe? En primer lugar, tenga en cuenta que las tablas de distribución de RM o PM no se usan para ningún otro propósito o informe de GP, aparte de esta hoja de cálculo de conciliación. ¿Es realmente necesario volver a agregarlos a RM o PM? Evalúe si merece la pena rellenar una tabla que no se usa en ningún otro lugar.

Pero si decide corregir la tabla de distribución de PM, tendría que anular el documento, por lo que los registros aplicados vuelven a abrirse. A continuación, use la Utilidad Quitar historial de transacciones para quitar el documento anulado. Asegúrese de establecer la publicación en publicar en GL y no publicarla en GL. Elimine el lote gl creado por void. A continuación, vuelva a introducir el documento en Pagaderos, por lo que las transacciones y distribuciones se vuelven a crear. Asegúrese de anular el lote de GL para esto. A continuación, vuelva a aplicar el nuevo documento a los documentos abiertos y debe volver a pasar al historial.

Para corregirlo en la tabla de distribución de RM, tendría que quitar ambos lados de la factura y el pago y volver a aplicarles una clave en y eliminar el lote en GL.

Q5: Las transacciones de la sección Potencialmente coincidentes tienen un aspecto similar al que coinciden. ¿Por qué no están en la sección Coincidencias?

A5: Hay varios campos que coinciden con cada registro de distribución. Todos los campos deben coincidir para moverlos a la sección Coincidentes. Si algunos pero no todos los campos coinciden, lo colocará en la sección Potencialmente coincidente. Por ejemplo, estos son los campos que coinciden con PM a GL:

Administración de pagaderos -- GL
Número de vale -- Número de control de origen
Origen TRX: origen TRX de origen
Fecha de publicación:- Fecha de transacción
Importe de la cuenta: importe de débito o importe de crédito

P6: Si clave las distribuciones que faltan en GL o RM/PM y vuelve a ejecutar la hoja de cálculo Conciliación con GL, ¿se moverán los elementos no coincidentes o potencialmente coincidentes a la sección Coincidentes?

A6: No. Si las transacciones se claven por separado, tendrá números de vale diferentes y códigos de origen trx. En el mejor caso, la fecha de publicación y los importes pueden coincidir, lo que podría colocarlos en la sección Potencialmente coincidente de la hoja de cálculo.

P7: ¿Por qué el saldo final de una hoja de cálculo mensual o trimestral no coincide con el saldo inicial en la siguiente hoja de cálculo mensual o trimestral?

A7: Si el saldo final de un período no coincide con el saldo inicial del siguiente período, a menudo se debe a registros de distribución huérfanos que no tienen un registro de encabezado asociado en la tabla de subculibrio. Excel calcula el saldo final directamente en la hoja de cálculo. Solo toma el saldo inicial de ese período en la parte superior de la hoja de cálculo y agrega o resta los registros de distribución que aparecen en la hoja de cálculo para llegar al saldo final. Por otro lado, en el siguiente período, el saldo Inicial se calcula tomando un cálculo de débito y crédito simple de los registros de distribución en la tabla SQL y el procedimiento almacenado combina la tabla de encabezado, por lo que no incluirá ninguna distribución que falte un registro de encabezado. El resultado final podría ser que algunas distribuciones se calcularon en el saldo final de la hoja de cálculo anterior y se omitieron desde el saldo inicial en el siguiente período.

Q8: Las distribuciones del lado RM/PM existen, pero no se extraen en la hoja de cálculo.

A8: Revise estas sugerencias de solución de problemas:

• Examine el intervalo de fechas usado en la hoja de cálculo Conciliación.
• Compruebe que las distribuciones existen en las tablas de PM10100 o PM30600 para PM. (o para RM: busque el RM10101 o el RM30301) Examine las fechas de estas distribuciones para asegurarse de que se encuentran dentro del intervalo especificado para la hoja de cálculo. Es importante localizarlos en las tablas de distribución de RM o PM y no depender únicamente de diarios de contabilización reproducidos por ejemplo.
• Si encuentra las distribuciones en las tablas RM o PM, examine estas distribuciones en el documento en el front-end. ¿Tienen un tipo de distribución de PAGO o REC o DISPONIBILIDAD? Estos son los únicos tipos que se extraerán de la hoja de cálculo de conciliación en el lado RM o PM en versiones anteriores. (Actualización: Los pagos con tarjeta de crédito pueden producir una distribución a la cuenta AP con un tipo de EFECTIVO en ella, en el que está en la tabla, pero la conciliación con la hoja de cálculo GL no mostró esta distribución en el lado izquierdo. Por lo tanto, solo hay un problema de visualización con la hoja de cálculo y no un problema de datos. Sin embargo, esto no parece ser un problema en Microsoft Dynamics GP 2016, ya que el tipo CASH ahora se muestra en la hoja de cálculo correctamente, así que se corrigió a lo largo del camino).

P9: ¿Puede tener la ventana Reconciliar con GL en otras monedas?

A9: La ventana Reconciliar con GL como está diseñada para mostrar solo las monedas funcionales . Para obtener más información, vea Información sobre los saldos en la ventana Conciliación con GL en Microsoft Dynamics GP.