Cómo filtrar registros en una base de datos de Access

Principiante: Se requieren conocimientos de la interfaz de usuario en equipos de usuario único.

En este artículo se aplica a una base de datos de Microsoft Access (.mdb) y a un proyecto de Microsoft Access (.adp).

Para una versión de Microsoft Access 2000 de este artículo, consulte 304263 .

Para una versión de Microsoft Access 97 de este artículo, consulte 304440 .

Resumen

Cuando se trabaja con datos en una base de datos de Access, no debería ver todos los datos a la vez. En su lugar, desea ver sólo los registros que cumplen unos criterios determinados. Para ello, debe aplicar un filtro. En este artículo se muestra cómo filtrar registros en una base de datos de Access.

Más información

Existen cuatro métodos que puede utilizar para filtrar registros en un formulario o una hoja de datos: filtro por selección, filtro por formulario, filtro para entrada y filtro u orden avanzado.

Filtro por selección

  1. Inicie Microsoft Access y abra la base de datos que utiliza.
  2. En un campo de un formulario, un subformulario, una hoja de datos o una hoja secundaria de datos, seleccione una instancia del valor que desea filtrar por (por ejemplo, un nombre o número).
  3. En el menú registros , elija filtroy, a continuación, haga clic en Filtro por selección.
  4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que tenga el conjunto de registros que están buscando. Nota: También puede filtrar los registros que no tienen un valor determinado. Después de seleccionar un valor, con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Filtro excluyendo la selección.

Filtro por formulario

  1. Abra un formulario en la vista formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos. Para filtrar registros en una hoja secundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en su indicador de expansión.
  2. En el menú registros , elija filtroy, a continuación, haga clic en Filtro por formulario para cambiar a la ventana Filtro por formulario.
  3. Puede especificar criterios para el formulario, subformulario, hoja de datos principal o cualquier hoja secundaria de datos que se muestra. Cada subformulario u hoja secundaria de datos tiene sus propias fichas Buscar y o .
  4. Haga clic en el campo en el que desea especificar los criterios.
  5. Especifique los criterios seleccionando el valor que está buscando en la lista en el campo (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo.

    Para encontrar registros en los que un determinado campo esté vacío o no está vacío, escriba Es nulo o
    No es nulo en el campo.
  6. Para especificar valores adicionales que pueden tener registros en el filtro, haga clic en la ficha o para el formulario, subformulario, la hoja de datos o la hoja secundaria de datos que esté filtrando y, a continuación, especifique más criterios.
  7. En el menú filtro , haga clic en Aplicar filtro para ver los resultados del filtro.

Filtrar por entrada

  1. Abra un formulario en la vista formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos. Para filtrar registros en una hoja secundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en su indicador de expansión.
  2. Pulse el botón derecho en el campo en el formulario, subformulario, la hoja de datos o la hoja secundaria de datos que esté filtrando y, a continuación, escriba el valor que está buscando en el cuadro Filtrar por del menú contextual.
  3. Presione ENTRAR para aplicar el filtro y, a continuación, cierre el menú contextual.

Filtro u orden avanzado

  1. Abra un formulario en la vista formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos.
  2. Haga clic en el formulario, subformulario, la hoja de datos o la hoja secundaria de datos que desea filtrar.
  3. En el menú registros , elija filtroy, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado.
  4. Agregue los campos que necesite especificar los valores o los otros criterios que el filtro utilizará para encontrar registros de la cuadrícula de diseño.
  5. Para especificar un criterio de ordenación, haga clic en la celda orden de un campo, haga clic en la flecha y, a continuación, seleccione un criterio de ordenación. Microsoft Access ordena primero el campo más a la izquierda en la cuadrícula de diseño y, a continuación, ordena el siguiente campo a la derecha y así sucesivamente.
  6. En la celda criterios para los campos que ha incluido, escriba el valor que está buscando o escriba una expresión.
  7. En el menú filtro , haga clic en Aplicar filtro para ver los resultados del filtro.

Referencias

Para obtener más información sobre cómo ordenar datos en Access, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

304250 cómo ordenar los registros en una base de datos de Access en Access 2002

Propiedades

Id. de artículo: 304259 - Última revisión: 22 ene. 2017 - Revisión: 1

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