Cómo ordenar correctamente los datos alfanuméricos en Excel

Resumen

Este artículo proporciona dos métodos que puede utilizar para ordenar datos alfanuméricos (los datos que contiene las letras alfabéticas mezcladas con números y caracteres especiales) en Microsoft Excel para que lograr los resultados que desea. Este artículo también proporciona una sección de solución de problemas.

Más información

Cuando se ordena una columna que contenga caracteres alfanuméricos, el criterio de ordenación puede devolver resultados inesperados. Excel ordena los valores de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda después de la celda que contiene la entrada "A1" y antes de una celda que contiene la entrada "A11".


Excel ordena los datos en el orden siguiente:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (space) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z


Apóstrofos (') y guiones (-) se omiten, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión, el texto con el guión se ordenará última.

Por ejemplo, si utiliza Excel para ordenar la siguiente columna de datos
a1
a2
a3
1
1a
2
2a
3
3a
de forma predeterminada, es el resultado de la ordenación:
1
2
3
1a
2a
3a
a1
a2
a3

Dar formato correctamente y ordenar datos alfanuméricos

Formato de datos mediante la función de texto

Si da formato a datos mediante la función de texto, Excel convierte los valores a texto en un formato de número específico.

La sintaxis de la función de texto es

TEXTO (valor ,formato)
donde valor es un valor numérico o una fórmula que evalúa un valor numérico o una referencia a una celda que contiene un valor numérico; y formato es un formato numérico en forma de texto del cuadro categoría en la ficha número en el cuadro de diálogo Formato de celdas .

Nota: dar formato a una celda con una opción en la ficha número (comandoceldas , menú formato ) sólo cambiará el formato, no el valor. Utilizando la función texto convierte un valor en texto con formato y el resultado ya no se calcula como un número.



Ejemplos de cómo utilizar la función texto son:

= Texto (2.715 "$0.00") es igual a "2,72$".

= Texto ("4/15/91", "mmmm dd, yyyy") es igual a "15 de abril de 1991".
Por ejemplo, siga estos pasos para dar formato a los datos de la columna A de la hoja de cálculo utilizando la función de texto:

  1. Insertar una nueva columna B en la hoja de cálculo.
  2. En la celda B1, escriba la fórmula siguiente:

    =TEXT(A1,"###")
    Esta fórmula copia el valor de A1 en B1 y convierte el valor en texto con formato. El resultado ya no se calcula como un número.
  3. Copie esta fórmula a otras celdas en la columna B.
  4. Haga clic en una celda en la columna B y, a continuación, haga clic en Orden ascendente u Orden descendente en la barra de herramientas estándar .

    Excel ordena los datos de la forma siguiente:
    11a
    2
    2a
    3
    3a
    a1
    a2
    a3

Solucionar problemas al ordenar

Para solucionar problemas de ordenación, compruebe los puntos siguientes.

Compruebe las reglas de orden predeterminado

Excel ordena los datos según las reglas de ordenación específicas. En un orden ascendente, Excel utiliza el siguiente orden. (En un orden descendente, se invierte este orden excepto para las celdas en blanco, que siempre se colocan al final.)
Números , Excel ordena los números desde el número negativo menor al número positivo mayor.

Alfanumérico - Excel ordena texto alfanumérico de izquierda a derecha, carácter por carácter. Vea el principio de la sección "Más información" para obtener información completa acerca de la clasificación alfanumérica.

Valores lógicos - Excel coloca FALSE antes que Verdadero.

Valores de error - Excel trata todos los valores de error como iguales.

Espacios en blanco - Excel siempre coloca última espacios en blanco.

Asegúrese de que los números están en un formato numérico

Si Excel ordena incorrectamente una celda que contiene un valor, puede que la celda tenga formato como texto y no como un número. Por ejemplo, los números negativos de algunos sistemas contables se convierten en texto cuando se importan los datos contables a Excel. Para convertir un rango de números almacenados como texto a números, siga estos pasos:
  1. En una celda vacía, escriba el número 1.
  2. Seleccione la celda y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú Edición .
  3. Seleccione el rango de números almacenados como texto que se va a convertir.
  4. En el menú Edición , haga clic en Pegado especial.
  5. En operación, haga clic en multiplicar.
  6. Haga clic en Aceptar.
  7. Elimine el contenido de la celda que escribió en el paso 1.
Nota: Algunos programas de contabilidad muestran valores negativos con el signo negativo (-) a la derecha del valor. Para convertir las cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres de la cadena de texto salvo el carácter del extremo derecho (símbolo negativo) y, a continuación, multiplicar el resultado por -1. Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es "156-" la fórmula = izquierda (A2, largo (A2) -1) * -1 convierte el texto en el valor-156.

Asegúrese de que los datos mixtos tienen formato de texto

Si la columna que desea ordenar contiene tanto números como números que incluyen caracteres de texto (como 100, 100a, 200, 200a), darles formato de texto. Si no lo hace, Excel ordena los números primero y, a continuación, ordena los números que incluyen caracteres de texto.

Para dar formato a un número como texto, siga estos pasos:
  1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desea dar formato como texto.
  2. En el menú formato , haga clic en celdasy, a continuación, haga clic en la ficha número .
  3. En la lista categoría , haga clic en textoy, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Vuelva a escribir el valor en la celda.
Para escribir un número como texto al introducir nuevos datos, dar formato a la celda como texto antes de comenzar a escribir.

Asegúrese de que las fechas y las horas tienen el formato correcto

Excel trata las fechas y horas como números. Cuando escriba una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de la celda cambia del formato de número General a un formato de hora o fecha integrado.

Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y horas de una columna deben utilizar un formato de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha, hora o número, el valor es formato de texto.

Para aplicar el formato correcto, siga estos pasos:
  1. Haga clic en la celda que desee cambiar.
  2. En el menú formato , haga clic en celdasy, a continuación, haga clic en la ficha número .
  3. Si la celda tiene formato como texto, haga clic en fecha u hora, seleccione el tipo adecuado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Vuelva a escribir el valor en la celda en el formato que ha seleccionado.

Ocultar filas y columnas antes de ordenar

Las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas y columnas ocultas no se mueven cuando se ordenan columnas. Sin embargo, al ordenar filas, se ordenan los datos en columnas ocultas y, al ordenar columnas, se ordenan los datos en las filas ocultas. Antes de ordenar la lista, muestre las filas y columnas ocultas.

Quitar los espacios iniciales



En algunos casos, los datos que se ha importado de otro programa contienen espacios iniciales. Quitar los espacios iniciales antes de ordenar los datos.


Introducir rótulos de columna en una única fila

Tiene que utilizar rótulos de varias líneas, ajuste el texto en la celda.

Compruebe la configuración de los objetos gráficos

Configuración de los objetos se puede cambiar para que los objetos no se muevan con las celdas. Para configurar los objetos para que puedan ordenarse con las celdas, siga estos pasos:

  1. En la barra de herramientas dibujo , haga clic en Seleccionar objetos.
  2. Arrastre un cuadro punteado sobre los objetos que desea cambiar.
  3. En el menú formato , haga clic en autoforma, imagen, cuadro de texto, WordArt, Controlu objeto.
  4. En la ficha Propiedades , elija mover, pero no cambiar tamaño con celdas.

Referencias

Para obtener más información acerca de cómo utilizar una macro para ordenar columnas, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

247311 cómo utilizar macros para ordenar datos en varias columnas como una columna en Excel

Propiedades

Id. de artículo: 322067 - Última revisión: 17 ene. 2017 - Revisión: 1

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