Los identificadores de documento pueden ayudar con la administración de documentos o registros. Habilite el servicio de Id. de documento para en un sitio para agregar un Id. de documento a cada archivo del sitio.
En este artículo...
- Información general
- Mover archivos con un identificador de documento
- Activar, habilitar y configurar identificadores de documento
- Activar la característica Id. de documento en una colección de sitios
- Habilitar y configurar el uso de identificadores de documento en una colección de sitios
Información general
Los identificadores de documento le ayudan a administrar los documentos proporcionándole una manera fácil de realizar el seguimiento de elementos independientemente de su ubicación. Por ejemplo, si un contrato legal se mueve de una biblioteca de documentos de un sitio a una biblioteca de documentos de otro sitio, el contrato será fácil de localizar en función de su identificador de documento. Los identificadores de documento se asignan automáticamente a los documentos cargados y este identificador seguirá al elemento durante todo su ciclo de vida. Los identificadores de documento también pueden asignarse a conjuntos de documentos.
Cuando el servicio Id. de documento se habilita por primera vez, a los nuevos documentos de la colección de sitios se les asignarán automáticamente nuevos identificadores. Se programa un trabajo de temporizador para asignar identificadores a documentos que ya están en la colección de sitios.
Además, cuando el servicio está habilitado, se agrega automáticamente una nueva columna a los tipos de contenido Documento y Conjunto de documentos. La columna Id. de documento muestra el id. asignado a un elemento.
Antes de usar la característica Id. de documento en su sistema de administración de contenido, primero debe habilitarla para cada colección de sitios en la que se encuentren sus documentos.
Mover archivos con un identificador de documento
En SharePoint, el Id. de documento normalmente se moverá con el archivo. Sin embargo, cuando el sitio de destino no tenga habilitado el servicio Id. de documento, el documento ya no tendrá un Id. de documento.
Para SharePoint Server, la única manera de conservar un identificador de documento dentro de los sitios es usar la página administrativa Contenido y estructura del sitio en Configuración del sitio al mover documentos.
Copiar archivos con un identificador de documento
Cuando se realiza una copia de un archivo, se crea un nuevo identificador de documento para la copia. Por ejemplo, un archivo descargado de un sitio y cargado en otro es una copia. Sin embargo, cuando el sitio de destino no tiene habilitado el servicio Id. de documento, la copia no tendrá un Id. de documento.
Activar, habilitar y configurar identificadores de documento
Para usar primero los identificadores de documento para realizar un seguimiento de documentos o registros, debe seguir un proceso de dos pasos:
Activar la característica Id. de documento en una colección de sitios
Nota
Para habilitar la característica Id. de documento, debe ser administrador de una colección de sitios.
- Vaya a la colección de sitios de nivel superior.
- Seleccione Configuración y después Configuración del sitio.
- En Administración de la colección de sitios, seleccione Características de la colección de sitios.
- Junto a Servicio de identificación de documento , seleccione Activar. Aparece una etiqueta Activo junto al elemento y la característica se activa para la colección de sitios actual.
Habilitar y configurar el uso de identificadores de documento en una colección de sitios
Al habilitar la característica Id. de documento para cualquier colección de sitios determinada, a todos los documentos de la colección de sitios se les asignará automáticamente un identificador de documento. Tenga en cuenta que, según el número de documentos que existan en la colección de sitios, este proceso puede tardar algún tiempo.
Nota
Para habilitar y configurar la característica Id. de documento, debe ser un administrador de colección de sitios.
- Vaya a la colección de sitios de nivel superior.
- Seleccione Configuración y después Configuración del sitio.
- En Administración de la colección de sitios, seleccione Configuración de id. de documento.
- En la página Configuración de ID de documento , en la sección Asignar id. de documento , asegúrese de que haya una marca de verificación en la casilla Asignar id. de documento.
Nota
Cuando se habilita la asignación de Id. de documento para el primero dentro de una colección de sitios, aparece un mensaje: La configuración de la característica Id. de documento está programada para completarse mediante un proceso automatizado. Esto significa que un trabajo de temporizador es responsable de completar la asignación de los identificadores de documento a todos los documentos de la colección de sitios. El tiempo que tarde este proceso dependerá de la cantidad de documentos que haya en la colección de sitios.
Para establecer una cadena personalizada de caracteres o números que se anexan automáticamente al principio de cada identificador de documento, escriba la cadena en Identificadores iniciales con los siguientes caracteres.
Active la casilla Restablecer todos los identificadores de documento… si desea agregar automáticamente el prefijo a todos los identificadores de documento existentes de la colección de sitios.
En la sección Ámbito de búsqueda de Id. de documento , seleccione los sitios que quiera usar como ámbito de búsqueda para la búsqueda de identificadores.
Seleccione Aceptar.
Nota
Como se mencionó anteriormente, cuando el servicio Id. de documento está habilitado para cualquier colección de sitios determinada, se agrega una columna a los tipos de contenido Documento y Conjunto de documentos como el nivel de colección de sitios. La columna Id. de documento se usa para mostrar el id. asignado a un elemento.