Peit- ja isikuandmete eemaldamine dokumentide, esitluste või töövihikute kontrollimise teel

Wordi dokumentides dokumendiinspektoriga leitav ja eemaldatav teave

Dokumendiinspektor kuvab mitu erinevat inspektorit, mis aitavad teil enne ühiskasutusse andmist otsida ja eemaldada peit- ja isikuandmeid Word dokumentidest.

Andmete ja teabe kiireks otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

1. Dokumendiinspektoris valige või tühjendage eemaldamis- või salvestamissuvandid (nagu allpool kirjeldatud). 
2. Valige Kontrolli.
3. Vaadake kontrollitulemused üle ja valige kustutatavate üksuste puhul Käsk Eemalda kõik .
   Teavet teabe eemaldamise kohta leiate teemast Dokumendiinspektori kasutamine.
4. Valige Kontrolli uuesti või Sule.

Peit- ja isikuandmete tüübid

Wordi dokumentides võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

• Kommentaarid, jälitatud muutuste parandusmärgid, versioonid ja tindimarginaalid Kui olete dokumendi loomisel teistega koostööd teinud, võib dokument sisaldada näiteks jälitatud muutuste parandusmärke, kommentaare, tindimarginaale või versioone. Selle teabe abil võivad teised näha teie dokumendiga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi ehk teavet, mida te ei pruugi soovida jagada inimestega, kes ei kuulu teie meeskonda.
• Dokumendi atribuudid ja isikuandmed Dokumendi atribuudid või metaandmed sisaldavad dokumendi üksikasju (nt autor, teema ja pealkiri). Dokumendi atribuudid sisaldavad ka teavet, mida Microsoft 365 programmid automaatselt haldavad (nt dokumendi viimati salvestanud isiku nimi ja dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate teatud erifunktsioone, võib dokument sisaldada ka mitmesugust teavet, mis võimaldab isikut tuvastada (nt meilisõnumipäiseid, teavet läbivaatuseks saatmise kohta, marsruudilipikuid ja mallinimesid).
• Päised, jalused ja vesimärgid Word dokumendid võivad sisaldada päistes ja jalustes sisalduvat teavet. Lisaks võisite Word dokumenti lisada vesimärgi.
• Peittekst Word dokumendid võivad sisaldada peittekstina vormindatud teksti. Kui te ei tea, kas teie dokument sisaldab peitteksti, saate seda dokumendiinspektori abil otsida.
• Dokumendiserveri atribuudid Kui dokument on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või Windows SharePoint Services põhinevasse teeki), võib dokument sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.
• Kohandatud XML-andmed Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mis pole dokumendis nähtavad. Dokumendiinspektori abil saab need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine dokumendiinspektori abil

1. Avage Wordi dokument, milles peit- ja isikuandmete olemasolu kontrollida soovite.

2. Valige menüüs Fail käsk Salvesta nimega ja seejärel tippige algdokumendi koopia salvestamiseks väljale Faili nimi soovitud nimi.

3. Valige originaaldokumendi koopia menüüs Fail nupp Teave.

4. Valige Otsi probleeme ja seejärel valige Kontrolli dokumenti.

5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor need ruudud, millist tüüpi peitsisu olemasolu soovite kontrollida.

6. Valige Kontrolli.

7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

8. Dokumendist eemaldatava peitsisu tüüpide puhul valige kontrollitulemite kõrval käsk Eemalda kõik .

   NB!

   • Kui eemaldate dokumendist peitsisu, ei pruugi selle taastamine olla võimalik, kui valite Võta tagasi.
   • Kui soovite peit- ja isikuandmed eemaldada dokumentidest, mille salvestate OpenDocumenti tekstivormingus (.odt), peate dokumendi salvestamisel iga kord selles vormingus käivitama dokumendiinspektori.

Dokumendiinspektori abil saate enne ühiskasutusse andmist otsida ja eemaldada Exceli dokumentides talletatud peit- ja isikuandmeid.

Exceli dokumentides dokumendiinspektoriga leitav ja eemaldatav teave

Selles tabelis on loetletud peit- ja isikuandmete tüübid, mida dokumendiinspektor saab teie töövihikutest otsida ja eemaldada.

Andmete ja teabe kiireks otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

1. Dokumendiinspektoris valige või tühjendage eemaldamis- või salvestamissuvandid (nagu allpool kirjeldatud).
2. Valige Kontrolli.
3. Vaadake kontrollitulemused üle ja valige kustutatavate üksuste puhul Käsk Eemalda kõik .
   Teavet teabe eemaldamise kohta leiate teemast Dokumendiinspektori kasutamine.
4. Valige Kontrolli uuesti või Sule.

Kogu teavet ei saa eemaldada. Lisateavet leiate teemast Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

Dokumendiinspektori abil saate Exceli töövihikutest peit- ja isikuandmeid otsida ning eemaldada.

1. Avage töövihik, milles soovite peit- ja isikuandmete olemasolu kontrollida.

2. Algse töövihiku koopia salvestamiseks valige menüüs Fail nupp Salvesta nimega ja tippige väljale Faili nimi mõni muu nimi.

3. Valige algse töövihiku koopia menüüs Fail nupp Teave.

4. Valige Otsi probleeme ja seejärel valige Kontrolli dokumenti.

5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor ruudud vastavalt sellele, millist tüüpi peitsisu soovite kontrollida. Inspektorite kohta leiate lisateavet artiklist Mida dokumendiinspektor Exceli dokumentidest leiab ja eemaldab.

6. Valige Kontrolli.

7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

8. Dokumendist eemaldatavate peitsisutüüpide puhul valige kontrollitulemite kõrval käsk Eemalda kõik .

   NB!

   • Kui eemaldate töövihikust peitsisu, ei pruugi te saada seda taastada, kui valite Võta tagasi.
   • Kui eemaldate andmeid sisaldavaid peidetud ridu, veerge või töölehti, võivad arvutuste või valemite tulemid töövihikus muutuda. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read, veerud või töölehed sisaldavad, sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud read, veerud või töövihikud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.
   • Kommentaaride ja marginaalide, dokumendiatribuutide ja isikuandmete ning päiste ja jaluste inspektorit ei saa kasutada töövihikus, mis on salvestatud ühistöövihikuna (Töövihiku ühiskasutuse läbivaatus>). Nimelt kasutatakse ühistöövihikutes isikuandmeid selleks, et võimaldada mitmel inimesel samas töövihikus koostööd teha. Kui soovite selle teabe ühistöövihikust eemaldada, võite teha töövihikust koopia ja selle siis ühiskasutusest eemaldada. Töövihiku ühiskasutuse tühistamiseks valige menüüs Läbivaatus nupp Anna töövihik ühiskasutusse ja tühjendage ruut Luba üheaegseid muutusi enam kui ühelt kasutajalt.
   • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada arvutustabelitest, mille salvestate OpenDocumenti arvutustabeli vormingus (.ods), peate dokumendiinspektori käivitama iga kord, kui salvestate arvutustabeli selles vormingus.

Peit- ja isikuandmete tüübid Excelis

Järgnevalt on toodud mõned üksused, mis võivad Exceli töövihikutes sisaldada peit- ja isikuandmeid.

• Kommentaarid ja tindimarginaalid Teie töövihik võib sisaldada näiteks kommentaare või tindimarginaale, kui olete töövihiku loomisel teistega koostööd teinud. See teave võib võimaldada teistel näha töövihikuga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja töövihikus tehtud muudatusi.
• Dokumendi atribuudid ja isikuandmed Nagu muudes Microsoft 365 rakendustes, sisaldavad ka Exceli metaandmed või dokumendiatribuudid üksikasju (nt autor, teema ja pealkiri). Microsoft 365 säilitab automaatselt töövihiku viimati salvestanud isiku nime, dokumendi loomise kuupäeva ja dokumendi asukoha. Kui kasutate mingeid erifunktsioone, võib teie dokumendis olla ka muud tüüpi teavet, mis võimaldab isikut tuvastada (nt meilisõnumipäised, läbivaatuseks saadetud teave, marsruudilipikud, printeri atribuudid (nt printeri tee ja turvalise printimise kood) ning veebilehtede avaldamiseks vajalik failiteeteave).
• Päised ja jalused Töövihikud võivad sisaldada teavet päistes ja jalustes.
• Peidetud read, veerud ja töölehed Töövihikud võivad sisaldada peidetud ridu, veerge ja terveid töölehti. Peidetud ridu, veerge või töölehti sisaldava töövihiku eksemplari levitamisel võivad teised need read, veerud või töölehed peidust välja tuua ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.
• Dokumendiserveri atribuudid Töövihikud, mis on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või Windows SharePoint Services põhinevasse teeki), võivad sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või serveriasukohaga seotud teavet.
• Kohandatud XML-andmed Töövihikud võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mis pole dokumendis nähtavad. Dokumendiinspektori abil saab need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.
• Nähtamatu sisu Töövihikud võivad sisaldada objekte, mis pole nähtavad, kuna need on vormindatud nähtamatuks.
• Välislingid Töövihikud võivad sisaldada linke teistes töövihikutes olevatele andmetele (välislingid). Andmeid sisaldavate töölehtede nimed salvestatakse koos töövihikutega, kuid need ei pruugi olla nähtavad.
• Manusfailid või -objektid Töövihikutes võivad olla manusfailid (nt Microsoft 365 või tekstidokument) või manusobjektid (nt diagramm või võrrand), mis võivad sisaldada andmeid, mis pole nähtavad.
• VBA-koodi makrod. Töövihikutes võivad olla makrod, VBA-moodulid, COM- või ActiveX-juhtelemendid, kasutajavormid või kasutaja määratletud funktsioonid (UDF-id), mis võivad sisaldada peitandmeid.
• Üksused, mis võivad sisaldada vahemällu talletatud andmeid. Töövihikud võivad sisaldada PivotTable-liigendtabelite, PivotChart-liigenddiagrammide, tükeldite, ajaskaalade ja kuubivalemite puhul vahemällu talletatud andmeid, mis ei pruugi olla nähtavad.
• Exceli küsitlused Töövihikud võivad sisaldada peidetud Exceli küsitluse küsimusi, mis sisestati Exceli veebirakendus ja salvestati koos töövihikuga, kuid mis pole seal nähtavad.
• Stsenaariumihalduri stsenaariumid Töövihikud võivad sisaldada stsenaariumihalduri abil määratletud stsenaariume. Need stsenaariumid võivad sisaldada vahemällu talletatud või peidetud andmeid.
• Filtrid. Töövihikud võivad sisaldada aktiivseid automaatfiltreid või tabelifiltreid, mis võivad põhjustada vahemällu talletatud või peidetud andmete salvestamist koos töövihikuga.
• Peidetud nimed. Töövihikud võivad sisaldada peidetud nimesid, mis võivad olla peidetud andmete allikaks.

Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad töövihikus sisaldada nähtamatuid andmeid. Dokumendiinspektor ei saa neid üksusi teie eest eemaldada, sest töövihik ei pruugi siis enam õigesti töötada. Saate iga leitud üksuse läbi vaadata ning otsustada, kas soovite selle käsitsi eemaldada või asendada üksusega, mis ei sisalda peitandmeid (nt staatilise pildiga).

PowerPointi esitlustest peitteabe otsimiseks ja eemaldamiseks saate kasutada dokumendiinspektorit.

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

Selles tabelis on loetletud peit- ja isikuandmete tüübid, mida dokumendiinspektor saab teie PowerPointi esitlustest otsida ja eemaldada.

Andmete ja teabe kiireks otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

1. Dokumendiinspektoris valige või tühjendage eemaldamis- või salvestamissuvandid (nagu allpool kirjeldatud).
2. Valige Kontrolli.
3. Vaadake kontrollitulemused üle ja valige kustutatavate üksuste puhul Käsk Eemalda kõik .
   Teavet teabe eemaldamise kohta leiate teemast Dokumendiinspektori kasutamine.
4. Valige Kontrolli uuesti või Sule.

Kõiki peitandmeid ja -teavet ei saa dokumendiinspektori abil eemaldada. Lisateavet leiate teemast Teave, mida dokumendiinspektor leiab, kuid mida ei saa eemaldada.

Kui teie asutuses on Dokumendiinspektorit kohandatud (nt inspektorimooduleid lisatud), võite esitlustest otsida ka muud tüüpi teavet.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

1. Avage PowerPointi esitlus, mida soovite peit- ja isikuandmete suhtes kontrollida.

2. Originaalesitluse koopia salvestamiseks valige menüüs Fail nupp Salvesta nimega ja seejärel tippige väljale Faili nimi nimi.

3. Valige algse esitluse koopia menüüs Fail nupp Teave.

4. Valige Otsi probleeme ja valige Kontrolli dokumenti.

5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor need ruudud, millist tüüpi peitsisu olemasolu soovite kontrollida. Inspektorite kohta leiate lisateavet teemast Peit- ja isikuandmete eemaldamine dokumentide, esitluste või töövihikute kontrollimise teel.

6. Valige Kontrolli.

7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

8. Dokumendist eemaldatava peitsisu tüüpide puhul valige kontrollitulemite kõrval käsk Eemalda kõik .

   • Kui eemaldate esitlusest peitsisu, ei pruugi selle taastamine olla võimalik, kui valite Võta tagasi.
   • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada esitlustest, mille salvestate OpenDocumenti esitluse vormingus (.odp), peate Dokumendiinspektorit käitama iga kord, kui salvestate oma esitluse selles vormingus.

Pärast dokumendiinspektori abil isikuandmete eemaldamist jätkab PowerPoint esitluse muutmisel selle faili salvestamisel isikuandmete automaatset eemaldamist. Kui aga selle esitluse jaoks on vaja veel koostööpõhist redigeerimist (nt peate kaasautori nimed alles jäetud kommentaaridega seostama), võite peatada PowerPointil isikliku teabe automaatse eemaldamise, klõpsates teatises "Isikuandmete eemaldamine lubatud" nuppu "Muuda sätet".

Peit- ja isikuandmete tüübid

PowerPointi esitlus saab salvestada mitut tüüpi peit- ja isikuandmeid. See teave ei pruugi olla kohe nähtav, kuid teised saavad seda siiski soovi korral esitlusest välja otsida.

Peidetud teave võib sisaldada andmeid, mille PowerPoint lisab, et saaksite esitluse loomisel teistega koostööd teha. Samuti võib see sisaldada teavet, mille olete tahtlikult peidetuks määranud.

PowerPointi esitlused võivad sisaldada järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

• Kommentaarid ja tindimarginaalid Kui teete esitluse loomisel teistega koostööd, võib esitlus sisaldada näiteks kommentaare või tindimarginaale. Selle teabe põhjal saavad ka teised inimesed vaadata esitluse kaasautorite nimesid, läbivaatajate kommentaare ja esitluses tehtud muudatusi.
• Paranduste jälgimise andmedKui teete koostööd pilvteenusesse salvestatud ühisdokumendiga, talletab PowerPoint 2016 Microsoft 365 jaoks andmed selle kohta, kes on dokumenti muutnud ja millal muudatused tehti.
• Dokumendi atribuudid ja isikuandmed Dokumendiatribuudid ehk metaandmed sisaldavad esitluse üksikasju (nt autor, teema ja pealkiri). Dokumendi atribuudid sisaldavad ka teavet, mida Microsoft 365 programmid automaatselt haldavad (nt dokumendi viimati salvestanud isiku nimi ja dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate mingeid erifunktsioone, võib teie dokumendis olla mitmesugust isiku tuvastamist võimaldavat teavet (PII), nt meilisõnumipäised, läbivaatuseks saadetud teave, marsruudilipikud ja failiteid puudutav teave (dokumendi avaldamiseks veebilehtedel).
• Nähtamatu slaidisisu Esitlus võib sisaldada objekte, mis pole nähtavad, kuna need on vormindatud nähtamatuks.
• Slaidiväline sisuPowerPointi esitlused võivad sisaldada objekte, mis pole kohe nähtavad, kuna need lohistati slaidilt slaidivälisele alale. See slaidiväline sisu võib hõlmata tekstivälju, lõike- ja muid pilte, klippe ning tabeleid.
• Esitlusemärkmed PowerPointi esitluse jaotis Märkmed võib sisaldada teksti, mida te ei soovi avalikult jagada, eriti kui märkmed on kirjutatud üksnes esitluse ettekandja jaoks.
• Dokumendiserveri atribuudid Kui esitlus on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või teeki, mis põhineb Windows SharePoint Services), võib esitlus sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.
• Kohandatud XML-andmed Esitlused võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mis pole dokumendis nähtavad. Dokumendiinspektori abil saab need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad esitluses sisaldada nähtamatuid andmeid. Dokumendiinspektor ei saa neid üksusi teie eest eemaldada, kuna selle tõttu ei pruugi esitlus õigesti töötada. Saate iga leitud üksuse läbi vaadata ning otsustada, kas soovite selle käsitsi eemaldada või asendada üksusega, mis ei sisalda peitandmeid (nt staatilise pildiga).

Dokumendiinspektor ja isikuandmed

Paranduste jälgimise andmed, mis võeti kasutusele PowerPoint 2016 järgus 8403 Microsoft 365 Insideri programmis osalejatele, illustreerivad dokumendiinspektori piirangut. Näiteks teevad Kelly ja Linda koostööd Microsoft 365 esitluse A osas. Esitlusse lisatakse paranduste jälgimise andmed (kasutajanimed ja muudatuste tegemise ajad). Kui Mohammed avab hiljem esitluse A mõnes PowerPointi varasemas versioonis ja käitab failis isikuandmete eemaldamiseks dokumendiinspektorit, ei saa PowerPointi selles versioonis dokumendiinspektor tuvastada ega eemaldada paranduste jälgimise andmeid, mille on esitlusse lisanud uuem, Microsoft 365 PowerPointi versioon, mida kasutavad Kelly ja Linda. Mohammed ei saa paranduste jälgimise andmeid eemaldada ilma PowerPointi praegusele versioonile üleminekuta ja seejärel dokumendiinspektori käivitamiseta

Visios saate peit- ja isikuandmed eemaldada enne Visio dokumendi teistega jagamist.

Isiklikku ja peidetud teavet saab Visio järgmistelt funktsioonialadelt eemaldada.

• Dokumendi lehtedele lisatud kommentaarid
• Failiatribuudid (autor, haldur ja ettevõtte)
• Läbivaataja nimed, initsiaalid, märgistus
• Šablooni failiteed
• Mallifaili tee ja nimi

Visio esitlustest peitteabe otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

1. Valige menüüs Fail nupp Teave.

2. Valige Otsi probleeme ja seejärel eemaldage isikuandmed.

3. Valige vahekaardil Isikuandmed käsk Eemalda need üksused dokumendist.

   Näpunäide.

   Valige märkeruut Hoiata mind, kui seda teavet uuesti lisada püüan, kui soovite, et vastav hoiatus kuvataks alati, kui lisate uuesti isikut puudutavaid andmeid.

4. Välistest andmeallikatest potentsiaalselt tundlike andmete eemaldamiseks valige Käsk Eemalda andmed dokumendis talletatud välisallikatest.

   Märkus.

   Selle märkeruudu valimisega ei eemaldata andmeid, mis on seotud kujuga. Eemaldatakse skeemi andmeallikas, ent kui andmeallika andmed sisalduvad skeemis, peate need eemaldama käsitsi.