Saate ühendada välise loendi, mis sisaldab kliente, tööülesandeid, kohtumisi või postitusi Microsoft Outlook 2013. Pärast ühendamist saate andmeid tuttavas Outlooki kasutajaliideses vaadata, redigeerida ja printida, just nagu oleks see Outlooki kohalik teave.
Kui värskendatavad andmed on kontaktteave (nt klientidega seotud), saate neile helistada, saata meilisõnumeid ja esitada koosolekukutseid. Andmete sünkroonimine on kahesuunaline. Rakenduses Outlook 2013 tehtud muudatused sünkroonitakse automaatselt välise andmeallikaga. Välises andmeallikas tehtud muudatused sünkroonitakse rakenduse Outlook 2013 üksustega, kuigi värskendamistoiming võib olla vajalik.
Lisateavet leiate artiklist Välisandmete kohta sisu otsimine.
Selle artikli teemad
Enne alustamist
Välisandmetega töötamisel on andmetele turvalise juurdepääsu lubamiseks vaja teha mitu eeltoimingut. Järgnev teave aitab teil järgmisi toiminguid kavandada. Kui teil esineb välisandmetega töötamisel probleeme, saate selle teabe abil ka probleemi tuvastada. Välisandmetele juurdepääsuks peate teie või administraator tegema järgmist.
Tavalised eeltoimingud
Välise andmeallika ettevalmistamine On võimalik, et administraator peab looma konto ja andma andmeallikale õigused, et tagada õigetele inimestele juurdepääs andmetele ja et andmed ei sattu valedesse kätesse. Lisaks saab administraator tulemite piiramiseks ja jõudluse parandamiseks luua välises andmebaasis teatud tabelid, vaated, päringud jne.
SharePointi teenuste ja kontode konfigureerimine Administraator peab aktiveerima teenuse Business Data Connectivity Services ja teenuse Secure Store Services.
Teenuse Secure Store Services konfigureerimine Administraator peab tegema järgmist: määratlema välise andmeallika jaoks parima pääsurežiimi, looma sihtrakenduse ja määrama sihtrakenduse jaoks identimisteabe.
Teenuse Business Data Connectivity Services konfigureerimine Administraator peab tagama, et välise sisutüübi loonud kasutajal on äriandmete ühenduvuse metaandmete salvele juurdepääs ja et vastavatel kasutajatel on juurdepääs välisele sisutüübile, millel põhineb väline loend.
Välise sisutüübi loomine Kasutaja peab määratlema välissisutüübi, mis sisaldab teavet ühenduste, juurdepääsu, töömeetodite, veergude, filtrite ja muude metaandmete kohta, mida kasutatakse andmete toomiseks välisest andmeallikast.
Välise loendi loomine Kasutaja peab vastavalt vajadusele looma välise sisutüübi ja välise loendi ühe või mitme vaate põhjal välise loendi.
Office'i toodete kasutusvalmis ettevalmistamine Välisandmete sünkroonimiseks Office'i toodetega peab igas klientarvutis olema Windows 7 või uuem versioon ja järgmised tasuta tarkvaratooted SQL Server Compact 4.0, .NET raamistik 4 ja WCF Data Services 5.0 (vajadusel palutakse teil tarkvara automaatselt alla laadida). Lisaks veenduge, et Office'i installisuvand Business Connectivity Services on lubatud (vaikeväärtus). See suvand installib teenuse Business Connectivity Services kliendi käitusaja, mis teeb järgmist: talletab välisandmed vahemällu ja sünkroonib need, vastendab äriandmed väliste sisutüüpidega, kuvab Office'i toodetes välise üksusevalija ja käitab Office'i toodetes kohandatud lahendusi.
Outlooki kohased eeltoimingud
Väliste loendite ühenduseta sünkroonimise funktsiooni aktiveerimine Pargi- ja saidifunktsioon " Väliste loendite ühenduseta sünkroonimine" peab samuti olema aktiivne. See funktsioon on pargitasemel vaikimisi aktiivne, kuid pole saiditasemel vaikimisi aktiivne.
Outlooki toetatud välise sisutüübi loomine Välise sisutüübi loomisel peab kasutaja lubama ühenduseta sünkroonimise toe suvandi ja määrama välja Office'i üksuse tüüp väärtuseks ühe järgmistest: Kontakt, Kohtumine, Tööülesanne või Postitus.
Vastenda vastavad väljad Kasutaja peab vastendama ühe või mitu välissisutüübi välja vastavatele Outlooki väljadele.
Kui vastendate välise sisutüübi (nt Klient) Outlooki üksusetüübiga (nt Kontaktiga), peate konkreetselt vastendama välissisutüübi üksikud väljad (nt Kliendi eesnimi, Kliendi perekonnanimi, Kliendi aadress ja Kliendi telefon) vastavatele Outlooki üksusetüübi väljadele (nt kontakti eesnimi). Perekonnanimi, BusinessAddress ja BusinessPhone.
Te ei pea vastendama kõiki vastavaid välju, kuid järgmised väljad tuleb vastendada.
| Outlooki üksusetüüp | Outlooki üksuseväli |
|---|---|
| Kontakt | Perekonnanimi |
| Ülesanne | Teema |
| Kohtumine | Algus, Lõpp ja Teema |
| Postitus | Teema |
Vastendamata väljad, sõltuvalt nende arvust, kuvatakse järgmisel viisil laiendatud atribuutidena.
- Liidetud Liidetakse Outlooki vormi vaikelehe alaosas vormialale (kaks kuni viis välja).
- Eralda Lisatakse Uue lehena Outlooki vormile (6 või enam välja).
Kui välist sisutüüpi ei saa vastendada otse ühelegi Outlooki üksusetüübile, saate vastendada väljad Outlooki üksusetüübile Postitus, mis on kõige levinum üksusetüüp.
Välise loendi ühendamine rakendusega Outlook 2013
- Liikuge välist loendit sisaldavale SharePointi saidile.
- Klõpsake käsku Loendiga>ühenduse loomine Outlookiga.
- Vajaduse korral avab ja loob Outlook 2013 navigeerimispaanil uue Outlooki andmefaili (BCSStorage.pst), mille nimi on SharePointi välised loendid , ja seejärel loob kausta nimega <Sait> – <väline loend>.
Näpunäide.
Vaikimisi värskendatakse andmed iga kuue tunni järel, kuid seda väärtust saab muuta. Veendumaks, et välisest andmeallikast kuvatakse praegused andmed, paremklõpsake kausta ja seejärel klõpsake käsku Sünkrooni kohe.
Märkus.
Vaikimisi kuvab Outlook 2013 ainult väljad, mille välise sisutüübi autor on vastavatele Outlooki väljadele konkreetselt vastendanud. Teise võimalusena saate välise loendi kõigi väljade (vastendatud või vastendamata) vaatamiseks teha järgmist.
- Vormil ühe üksuse avamine (klõpsake menüü Kontakt jaotises Kuvamine nuppu <Nime> üksikasjad).)
- Looge kohandatud Outlooki vaade ja lisage välisest loendist kõik väljad.
Lisateavet väljade kuvamise ja kohandatud vaadete loomise kohta leiate Outlooki spikrisüsteemist.