Sissejuhatus töövoogude kasutamisse InfoPathi vormide juures

Selle artikli teemad

• Mis on töövood?
• Töövoogude kasutamine InfoPathi vormidega
• Office SharePoint Server 2007 töövood
• Kohandatud töövoogude tugi versioonis Windows SharePoint Services 3.0 või Office SharePoint Server 2007
• Töövoogude kasutamise juhised
• Töövoo käivitamine dokumendis või üksuses

Mis on töövood?

Töövoogu kirjeldatakse mõnikord kui tööülesannete sarja, mis annab tulemuse. Microsoft SharePointi toodete ja tehnoloogiate kontekstis on töövoog täpsemalt määratletud kui dokumentide või üksuste automaatne liikumine äriprotsessiga seotud toimingute või ülesannete konkreetse jada kaudu. Töövooge saab kasutada ettevõttesiseste levinumate äriprotsesside pidevaks haldamiseks, võimaldades ettevõtetel manustada äriloogika SharePointi loendi või teegi dokumentidele või üksustele. Äriloogika on juhiste kogum, mis määrab ja kontrollib dokumendi või üksusega tehtavaid toiminguid.

Tänu protsessi kaasatud inimeste tööülesannete haldamisele ja jälgimisele aitavad töövood optimeerida igapäevaste äriprotsesside (nt projekti kinnitamine või dokumendi läbivaatamine) koordineerimise kulusid ja aega. Näiteks Saate Microsoft Office SharePoint Server 2007 saidil lisada dokumenditeeki töövoo, mis marsruudib dokumendi kinnitamiseks inimeste rühmale. Kui dokumendi autor käivitab selle töövoo selles teegis olevas dokumendis, loob töövoog dokumendi kinnitamise tööülesanded, määrab need töövoos osalejatele ja saadab osalejatele meiliteatised, mis sisaldavad tööülesande juhiseid ja kinnitatava dokumendi linki. Töövoo omanik (selle näite puhul dokumendi autor) või osalejad saavad poolelioleva töövoo olekulehel vaadata, kes osalejatest on oma tööülesanded juba täitnud. Töövoo oleku lehe kuvamiseks klõpsake dokumenditeegis oleva dokumendi või üksuse töövoo olekut. Kui osalejad on töövooülesanded lõpule viinud, töövoog lõpeb ja omanikku teavitatakse automaatselt töövoo lõpulejõudmisest.

Järgmisel joonisel on kujutatud kinnitamise töövooprotsess.

Töövood toetavad lisaks olemasolevatele käsitsi tööprotsessidele ka võimalusi, kuidas inimesed saavad dokumentides, loendites ja teekides koostööd teha ning nendega töötada. Saidi kasutajad saavad töövooge käivitada ja neis osaleda, kasutades kohandatud vorme, millele pääseb juurde SharePointi loendi või teegi dokumendi või üksuse kaudu. Need kohandatavad vormid on SharePointi lehed, mis aitavad kasutajatel töövoogu läbi vaadata või muuta. Lisaks on Office SharePoint Server 2007 töövoofunktsioonid tihedalt integreeritud 2007 Microsoft Office'i süsteemiga. Järgmisi töövooülesandeid saab teha Office SharePoint Server 2007 saidil või otse teatud programmides, mis kuuluvad Office 2007 väljaandesse.

• Dokumendi või üksuse töövoogude loendite kuvamine
• Töövoo käivitamine dokumendis või üksuses
• Töövooülesande kuvamine, redigeerimine või kellelegi teisele määramine
• Töövooülesande lõpuleviimine

Lehe algusse

Töövoogude kasutamine InfoPathi vormidega

Saate luua Microsoft Office InfoPathi vorme, kus kuvatakse kindlad andmed, mis vastavad töövoo praegusele olekule. Selleks saate vormimalli kujundamisel kasutada reegleid, mis käivitavad vormil töövoo olekul põhinevaid toiminguid. Nii saate vormide täitmiseks kasutatavaid protsesse sujuvamaks muuta. Näiteks saate vorme kujundada nii, et need kuvaksid kirjutuskaitstud vaate, kui töövoo olek on Valmis ja seetõttu ei tohiks vormi andmeid muuta.

Reegleid saate kasutada ka selleks, et vormid vastaksid töövoogudele muul viisil. Näiteks saate reegli abil kuvada dialoogiboksi teate, mis sisaldab kindlale töövooolekule omaseid juhiseid.

Töövood tuleb lisada loendisse, teeki või sisutüüpi, et need InfoPathi vormidel kasutamiseks kättesaadavaks teha. Saidil saadaolevad töövootüübid erinevad olenevalt saidi tüübist, sellest, kas töövood on aktiveeritud ja kas microsoft Office SharePoint Designer 2007 abil loodi kohandatud töövood. Pöörduge oma serveripargi administraatori poole, et teha kindlaks, millised töövood on teie saidi jaoks installitud ja valmis.

Iga töövoog on määratletud eri olekutega, millel on kirjeldavad nimed (nt Pooleli). Olekute nimed erinevad olenevalt töövoo tüübist. Näiteks kinnitamise töövoog , mis on saadaval serverites, kus töötab Microsoft Office SharePoint Server 2007, sisaldab olekut Pooleli, Tühistatud ja Lõpule viidud. Kolme olekuga töövoo oleku (mis on saadaval versioonis Windows SharePoint Services 3.0) saab määratleda isik, kes lisab töövoo teeki või loendisse, samas kui teised töövood kasutavad standardseid olekuid, näiteks eelnevalt märgitud olekut Pooleli. Kuigi kirjeldav nimi on kasutajale nähtav, esitatakse töövoo olekud programmiliselt arvväärtustega. Vormimalli kujundamiseks kindlale töövooolekule vastamiseks peate teadma kasutatava töövoo oleku arvväärtust. Selle põhjuseks on see, et InfoPath kasutab töövoo käivitamiseks (nt vaadete vahetamiseks) töövoo numbrilist väärtust.

SharePointi saitidel sisalduvad töövood

Järgmistes töövoogudes käsitletakse levinud äristsenaariume ning need sisalduvad Windows SharePoint Services 3.0 ja Office SharePoint Server 2007-s.

Windows SharePoint Services 3.0 kaasatud töövood

Kolme olekuga töövoog on kaasatud Windows SharePoint Services 3.0 ja Office SharePoint Server 2007 saitidele. Kolme olekuga töövoo abil saab hallata äriprotsesse, mis nõuavad ettevõtetelt suure hulga probleemide või üksuste (nt klienditoe probleemide, müügivihjete või projektiülesannete) jälgimist.

Lehe algusse

Office SharePoint Server 2007 töövood

Office SharePoint Server 2007 sait sisaldab ka järgmisi töövooge, mis käsitlevad levinud äristsenaariume.

• Kinnitamine See töövoog suunab vormi kinnitamiseks inimeste rühmale. Vaikimisi on kinnitamise töövoog dokumendi sisutüübiga seostatud, mis tähendab, et see on dokumenditeekides automaatselt saadaval. Kinnitamise töövoo versioon on vaikimisi seostatud ka avaldamissaidi teegiga Lehed ja töövoogu saab kasutada veebilehtede avaldamise kinnitamisprotsessi haldamiseks.

• Tagasiside kogumine See töövoog suunab vormi tagasiside saamiseks inimeste rühmale. Läbivaatajad saavad anda tagasisidet, mis kompileeritakse ja saadetakse töövoo algatanud inimesele. Vaikimisi on tagasiside kogumise töövoog dokumendi sisutüübiga seostatud, mis tähendab, et dokumendi sisutüüp on dokumenditeekides automaatselt saadaval.

• Allkirjade kogumine See töövoog suunab microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 või Microsoft Office Excel 2007 dokumendi rühmale, kuhu inimesed oma digitaalallkirju koguvad. See töövoog tuleb käivitada Microsoft Office 2007 süsteemiprogrammis. Vaikimisi on allkirjade kogumise töövoog dokumendi sisutüübiga seostatud, mis tähendab, et see on dokumenditeekides automaatselt saadaval. Allkirjade kogumise töövoog on aga saadaval ainult Office'i dokumentide jaoks, mis sisaldavad ühte või mitut Microsoft Office'i allkirjarida.

  Märkus.

  See töövoog pole InfoPathi vormide jaoks saadaval.

• Likvideerimise kinnitamine See säilikuhaldusprotsesse toetav töövoog haldab dokumentide aegumist ja säilitamist, võimaldades osalejatel otsustada, kas nad säilitavad või kustutavad aegunud dokumente. Likvideerimise kinnitamise töövoog on mõeldud kasutamiseks peamiselt kirjekeskuse saidil.

• Rühma kinnitamine See töövoog sarnaneb kinnitamise töövooga, kuid kasutab määratud dokumenditeeki ja pakub kasutaja osalemisprotsesside isikupärastatud vaadet. See töövoog sisaldab hierarhilist organisatsiooniskeemi, millelt valivad kinnitajad, ja töövoog võimaldab kinnitajatel kasutada allkirja asemel templi juhtelementi. See lahendus on saadaval ainult Office SharePoint Server 2007 Ida-Aasia versioonide jaoks.

• Tõlkehaldus See töövoog haldab dokumentide käsitsi tõlkimise protsessi, luues tõlgitavast dokumendist koopiad ja määrates tõlkijatele tõlkeülesanded. See töövoog on saadaval ainult tõlkehaldusteekides.

Iga ülalmainitud töövoogu saab mitmel viisil kohandada vastavalt ettevõtte vajadustele. Näiteks kui lisate loendisse, teeki või sisutüüpi töövoo, et teha see dokumentides või üksustes kasutamiseks kättesaadavaks, saate kohandada tööülesannete loendeid ja ajalooloendeid, kus talletatakse teavet töövoo kohta.

Kui kasutaja käivitab dokumendis või üksuses töövoo, võib olenevalt töövoo tüübist olla kasutajal võimalus töövoogu täiendavalt kohandada, määrates osalejate loendi, tähtaja ja tööülesande juhised.

Lehe algusse

Kohandatud töövoogude tugi versioonis Windows SharePoint Services 3.0 või Office SharePoint Server 2007

Teie ettevõte võib välja töötada ja juurutada kohandatud töövooge, mis on teie ettevõtte äriprotsessidele omased. Töövood võivad olla nii lihtsad või keerukad, kui ettevõtte äriprotsessid nõuavad. Arendajad saavad luua töövooge, mida saidi kasutajad käivitavad, või töövood, mis käivituvad automaatselt konkreetse sündmuse põhjal (nt sharePointi loendiüksuse või dokumenditeegi vormi loomisel või muutmisel). Kui teie asutuses on välja töötatud ja juurutatud kohandatud töövood, võivad need töövood olla teie saidil kasutamiseks saadaval.

Olenevalt töövoo loomisega seotud inimestest on Windows SharePoint Services 3.0 või Office SharePoint Server 2007 jaoks kohandatud töövoogude loomiseks kaks võimalust.

• Professionaalsed tarkvaraarendajad Professionaalsed tarkvaraarendajad saavad töövooge luua Microsoft Visual Studio 2005 laiendite abil Windows Workflow Foundationi jaoks. Need töövood sisaldavad kohandatud koodi ja töövootegevusi. Kui professionaalne arendaja on loonud kohandatud töövoo, saab serveriadministraator selle töövoo juurutada mitmel saidil.
• Veebikujundajad Veebikujundajad saavad koodita töövooge konkreetses loendis või teegis kasutamiseks luua Windows SharePoint Services ühilduva veebikujundusprogrammi (nt Microsoft Office SharePoint Designer 2007) abil. Need töövood luuakse saadaolevate töövootegevuste loendist ja veebikujundaja, kes mõne neist töövoogudest loob, saab selle juurutada otse loendisse või dokumenditeeki, kus seda kasutatakse.

Kui soovite juurutada kohandatud töövoo, pöörduge oma ettevõttes saadaolevate ressursside kohta teabe saamiseks oma serveripargi administraatori poole. Lisateavet Windows SharePoint Services 3.0 jaoks kohandatud töövoogude arendamise kohta leiate MSDN-i Windows SharePoint Services arenduskeskusest. Lisateavet Office SharePoint Server 2007 jaoks kohandatud töövoogude arendamise kohta leiate MICROSOFT Office SharePoint Server 2007 SDK-st, mis on saadaval MSDN-i Microsoft Office SharePoint Server 2007 arendusportaalis.

Lehe algusse

Töövoogude kasutamise juhised

Töövoo kasutamine dokumendis või üksuses koosneb mitmest etapist. Iga etapp on kujundatud nii, et seda saavad täita eri rollides isikud. Näiteks saab saidi administraator lisada dokumenditeeki töövoo, sisulooja saab käivitada töövoo või muuta pooleliolevat töövoogu ning dokumendi läbivaataja või kinnitaja saab töövooülesande lõpule viia.

Järgmises jaotises selgitatakse järgmisi töövoogude kasutamisega seotud protsesse.

• Töövoo lisamine loendisse, teeki või sisutüüpi
• Töövoo käivitamine dokumendis või üksuses
• Poolelioleva töövoo muutmine
• Töövooülesannete lõpuleviimine
• Töövoo oleku jälgimine

Töövoo lisamine loendisse, teeki või sisutüüpi

Enne töövoo kasutamist tuleb see lisada loendisse, teeki või sisutüüpi. Töövoo lisamiseks loendisse, teeki või sisutüüpi peavad teil olema loendite haldamise õigused. Enamikul juhtudel täidavad seda ülesannet saidiadministraatorid või kindlaid loendeid või teeke haldavad isikud.

Töövoo kättesaadavus saidil sõltub sellest, kuhu see lisatakse:

• kui lisate töövoo otse loendisse või teeki, on see kättesaadav ainult selles loendis või teegis olevatele üksuste jaoks;
• kui lisate töövoo loendi sisutüübile (nt kindlasse loendisse või teeki lisatud saidi sisutüüp), on see töövoog saadaval ainult selle sisutüübiga seotud loendis või teegis olevate sama sisutüübiga üksuste jaoks;
• kui lisate töövoo saidi sisutüübile, on see töövoog saadaval iga sellise sisutüübiga üksuse jaoks kõikides loendites ja teekides, millele see saidi sisutüüp on lisatud; Kui soovite, et töövoog oleks kindla sisutüübiga üksuste jaoks saidikogumi loendites või teekides laialt kättesaadav, on kõige tõhusam viis selle tulemi saavutamiseks lisada see töövoog otse saidi sisutüübile.

Kui lisate töövoo loendisse, teeki või sisutüüpi, saate töövoo kindla asukoha jaoks kohandada, määrates ühe järgmistest suvanditest.

• Töövoo eksemplari nimi.
• Tööülesannete loend, kus talletatakse töövooga seotud tööülesandeid.
• Ajalooloend, mis salvestab kõik töövooga seotud sündmused.
• Töövoo käivitamise viis.
• Täiendavad suvandid, mis on omased konkreetsele töövoole. Näiteks seda, kuidas tööülesanded osalejatele marsruuditakse, millistel asjaoludel töövoog lõpule viiakse ja millised toimingud toimuvad pärast töövoo lõpuleviimist.

Töövoo käivitamine dokumendis või üksuses

Kui töövoog on loendisse, teeki või sisutüüpi lisatud, saate töövoo käivitada selles asukohas olevas dokumendis või üksuses (kui töövoog on konfigureeritud nii, et seda saab käsitsi käivitada). Töövoo käivitamiseks valige dokumendi või üksuse jaoks saadaolevate töövoogude loendist soovitud töövoog. Vajadusel peate täitma ka vormi, sisestades töövoo nõutud teabe. Olenevalt sellest, kuidas töövoog on loodud ja konfigureeritud, võib töövoo käivitamisel olla võimalus seda täpsemalt kohandada, määrates sellised suvandid nagu osalejad, tähtaeg ja tööülesande juhised.

Poolelioleva töövoo muutmine

Pärast töövoo käivitamist peate seda võib-olla muutma. Näiteks on võimalik, et peate lisama täiendavaid osalejaid või töövoos osaleja peab oma tööülesande kellelegi teisele määrama või taotlema töövoo fookuses oleva dokumendi või üksuse muutmist. Saate muuta mõnda eelmääratletud töövoogu, mis sisalduvad töövoo töötamise ajal rakenduses Office SharePoint Server 2007. Kui teie ettevõte on välja töötanud ja juurutanud kohandatud töövoo, sõltub töövoo muutmise võimalus selle kujundamisest.

Töövooülesannete lõpuleviimine

Töövooülesanne tähistab iga käsitsi suhtlemist nõudvat töövoosündmust. Kui tööülesanne määratakse töövoos osalejale, saab ülesande adressaat tööülesande lõpule viia või taotleda töövoo muutmist, redigeerides sellega seotud töövoo ülesandevormi. Rakenduses Office SharePoint Server 2007 saavad töövoos osalejad töövooülesandeid teha SharePointi saidil või otse Microsoft Office 2007 programmis (nt Microsoft Office InfoPath 2007). Kui töövoos osaleja viib töövooülesande lõpule või taotleb töövoo muutmist, palutakse serveril teisaldada töövoo olek töövoo järgmisesse etappi.

Töövoo oleku jälgimine

Töövoo omanikud ja osalejad saavad jälgida töövoo edenemist, kontrollides SharePointi saidil töövooga seotud olekulehte. Olekuleht sisaldab olekuteavet lõpuleviimata töövooülesannete kohta. Seal kuvatakse ka töövoo oluline ajalooteave.

Office SharePoint Server 2007 sisaldab ka aruandlustööriistu, mis annavad töövoo ajaloo koondanalüüsi. Ettevõtted saavad seda analüüsi kasutada parendatavate protsesside alade leidmiseks või selleks, et teha kindlaks, kas rühm vastab konkreetse äriprotsessi tulemuseesmärkidele. Office SharePoint Server 2007 sisaldab mitut Microsoft Exceli eelmääratletud aruannet, mida saab kasutada mis tahes töövooga. Lisaks on töövooajaloo teave saadaval SharePointi loendi andmeallikana, mida saab kasutada ja analüüsida muudes programmides (nt Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007) või kohandatud äriprotsesside jälgimise lahenduses.

Lehe algusse