Kuidas kasutada Exceli töölehelt aadressid siltide loomine Wordis

Kokkuvõte

Saate kirjakooste funktsiooni Microsoft Wordi siltide loomine ja printimine Hulgipostituseks Microsoft Exceli töölehe andmed abil. Käesolev artikkel sisaldab juhiseid, mille abil saate sellise nimekirja luua.

Wordi kirjakooste funktsiooni kasutamisel koos "adressaatide loendi" ühendab Word "põhidokumendi" luua "väljund dokumentide" kogum:
  • Põhidokument sisaldab põhilisi teksti, mis on sama kõik väljundi dokumente. See võib sisaldada kirjaplank, teksti ja juhised "Ühenda väljadel" lisamine teksti (nt adressaatide nimed ja aadressid) mis erineb väljund ühest dokumendist teise.
  • Aadressiloendi on andmebaasi-näiteks Microsoft Access 2002 andmebaasifaili või Exceli töövihiku-mis sisaldab andmeid, mis on liita väljundi dokumente. See andmebaas on tavaliselt nimede, aadresside ja telefoninumbrite loendi.
  • Väljundi dokumente on kirjakooste tulemus. Väljund dokumendis teksti saab sama kõik väljundi dokumente, kuid te saate vormindada dokumente.

1. juhis: Seadistada ning Exceli andmete fail

Enne jätkamist koos Kirjakoosteviisard, veenduge, et Exceli töölehele hästi struktureeritud selleks. Märkus andmetabeli järgmised nõuded.
  • Esimene rida peab sisaldama väljade nimesid iga veeru. Näiteks pealkiri, tervitus, eesnimi, teine nimi, perekonnanimi, Address1 ja Aadress2.
  • Iga välja nimi peab olema kordumatu.
  • Iga rida tuleb anda teavet kindla üksusega. Linnas meililist, näiteks igal real võib hõlmata teavet mõne kindla adressaadi.
  • Tabelis peab olema tühi rida.
Korraldada Exceli andmete faili, toimige järgmiselt.
  1. Exceli andmefaili loomine ja korraldada, kasutades väljad, mida soovite kasutada sildi, nagu on näidatud Näidisandmete failis järgmist:



  2. Pärast seda, kui loote Exceli andmete fail, salvestage ja sulgege andmefaili.
Lisateavet selle kohta, kuidas luua kirjakooste aadresside loend, klõpsake Microsofti teabebaasi (Knowledge Base) artikli kuvamiseks järgmist artiklinumbrit:
294688 Kuidas koostada ja seadistada kirjakooste aadressiloendit rakenduses Word 2002

2. samm: Põhidokumendi seadistamine

  1. Käivitage Microsoft Office Word 2003 või Wordi varasemas versioonis, menüü Tööriistad käsk kirjad ja postitused ja klõpsake Kirjakoosteviisard.

    Käivitage Microsoft Office Word 2007 ja Microsoft Word 2010, klõpsake menüüd postitused
    Alusta kirjakoostet Alustakirjakoostet ja seejärel samm-üksikasjalik Kirjakoosteviisard.
  2. Klõpsake jaotises Dokumenditüübi valimine, Sildid.

    Aktiivsest dokumendist saab põhidokument (dokument, mis sisaldab teksti ja pilte, mis on sama iga versiooni koostedokumendi, näiteks saatja aadress või tervitus kujul täht).
  3. Kliki Järgmine: dokumendi alustamine.

    Märkus: kui olete kirjakooste funktsiooni tuttav või eelistate tööta ilma viisardi abil saate kirjakooste tööriistariba.
  4. Tehke ühte järgmistest:
    • Looge uus sildiga lehe:
      1. Klõpsake nuppu muutus dokumendi paigutus.
      2. Klõpsake sildi suvandid.
      3. Sildi suvandid dialoogiboksis valige suvandid, mida soovite, näiteks sildi tüüp ja suurus ja seejärel klõpsake nuppu OK.

        Suvandi spikri, klõpsake küsimärki ja seejärel klõpsake suvandit.
    • Alustada olemasolevate sildiga lehe:
      1. Klõpsake nuppu olemasolevast dokumendist.
      2. Väljale olemasolevast valige soovitud dokument ja klõpsake nuppu Ava.
      3. Kui te ei näe dokumendis, klõpsake väärtust veel faileja seejärel nuppu Ava. Avatud dialoogiboksis leidke dokument, mida soovite ja klõpsake nuppu Ava.

        Word kuvab dokumendi aken. Kui otsustate kasutada hoopis teine silt dokument, klõpsake nuppu Alusta olemasolevast dokumendi ja valige teine dokument. Kui soovite muuta, klõpsake muuta dokumendi paigutus ja klõpsake sildi võimalused.
  5. Klõpsake järgmine: adressaatide valimine.

3. samm: Määrake selle andmeallika Exceli

  1. Klõpsake jaotises adressaatide valimine,
    Kasuta olemasolevat loendit.
  2. Klõpsake nuppu Sirvi.
  3. Andmeallika valimine dialoogiboksis leidke ja klõpsake Exceli tööleht, mida soovite kasutada.

    Vaikimisi avab Word kausta Minu andmeallikad.
  4. Klõpsake nuppu Ava.
  5. Kui Exceli töölehel on mitu vahekaarti teave, sa pead valige vahekaart, mis sisaldab teavet, mida soovite, ja seejärel klõpsake nuppu OK. Kõik andmeallika kirjed kuvatakse dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid , kus saate kitsendada kirjakoostesse adressaatide loend.

4. samm: Valige adressaadid

  1. Valige dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid adressaadid, keda soovite kaasata. Selleks tehke ühte järgmistest:
    • Kasutage adressaatide tähistamiseks märkeruute.

      See meetod on kõige kasulikum, kui teie loend on lühike. Märkige ruudud järgmine adressaatidele, mida soovite kaasata, ja tühjendage ruudud kõrval on adressaadid, mida soovite välja jätta.

      Märkus: kui te teate, et soovite hõlmata enamuse loendis asuvatest nimedest, klõpsake käsku Vali kõik ja seejärel tühjendage üksiku kirje. Kui soovite loendist ainult mõne kirje kaasata, klõpsake nuppu Kustuta kõikja valige seejärel soovitud kirjed.
    • Sordi üksused loendis.

      See on kasulik, kui soovite näha üksuste tähestikulises või numbrilises järjekorras. Klõpsake üksust, mida soovite sortida veerupäist. Näiteks kui soovite loendi kuvada perekonnanimede järgi, klõpsake veerupäist Perekonnanimi .
    • Üksuste loendi filtreerimiseks.

      See on kasulik, kui loend sisaldab kirjeid, mida te teate, et te ei soovi näha või kirjakoostesse lisada. Pärast seda, kui olete loendi filtreerinud, saate ruudud kaasata või välja jätta kirjeid, nagu on kirjeldatud eelmises jaotises. Loendi filtreerimiseks toimige järgmiselt.
      1. Klõpsake üksust, mida soovite filtreerida veerupäist kõrval olevat noolt.
      2. Klõpsake ühte järgmistest:
        • (Tühjad) kuvab kõik kirjed, mille vastav väli on tühi.
        • (Mittetühjad) kuvab kõik kirjed, mille vastav väli sisaldab teavet.
        • Kui teie andmeallikas sisaldab sama teavet jagavaid kirjeid ja kogu veerus on vähem kui kümme erinevat väärtust, saate filtreerida kindla teabe. Näiteks kui loendis riik/regioon on Austraalia on mitu aadressi, saate filtreerida Austraalia.
    • Dialoogiboks Kirjakooste adressaadid kuvab ainult määratud kirjeid. Kõigi kirjete uuesti kuvamiseks klõpsake nuppu (kõik).
    Märkused:
    • Täiustatud sortimine ja filtrimine, klõpsake iga veeru nime kõrval olevat noolt ja seejärel nuppu (täpsemalt). Kasutage Kirjete filtreerimine vahekaart ja Kirjete sortimine vahekaardil saate seadistada sortimisel või filtreerimine päringut, mida soovite.
    • Kui olete installinud aadressivalideerimise tarkvara, võite klõpsata adressaatide aadresside kontrollimiseks klõpsata dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid Validate .
  2. : Klõpsake nuppu OK , et naasta Kirjakoosteviisard.

    Word kasutab teie tähistatud adressaate ühendamist.
  3. : Klõpsake edasi: Koosta sildid.

5. samm: Korraldada siltide sisu

Siltide sisu korraldamiseks, toimige järgmiselt.

Lisab kirjakooste väljad

Lisab kirjakooste väljad, kuhu soovite nimed, aadressid ja muu teabe, näiteks postivöötkoodi. Lisage näiteks Ühenda välja "City" on sõna linna nime nt "Atlanta", mis on salvestatud andmed välja linn. Lisab kirjakooste väljad, toimige järgmiselt.
  1. Klõpsake põhidokumendis kohta, kuhu soovite välja lisada.
  2. Sisestage üks järgmistest:
    • Aadressi ploki nime, aadressi ja muud teavet
      1. Klõpsake aadressi blokeerida.
      2. Aadressiploki lisamine dialoogiboksis valige aadressi elemendid, mida soovite lisada ja soovitud vormingud ja seejärel klõpsake nuppu OK. Suvandi spikri, klõpsake küsimärki ja seejärel klõpsake suvandit.

      3. Suvandi spikri, klõpsake küsimärki ja seejärel klõpsake suvandit. Kui kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus , sõna ei oleks olnud võimalik leida mõned aadressi blokeerida teavet. Klõpsake noolt
        (pole saadaval), ja seejärel valige oma andmeallikast, mis vastab nõutud kirjakooste väljale välja.
    • Tervitus
      1. Klõpsake nuppu tervitus.
      2. Valige tervitus vorming, mis hõlmab tervitust, nime vorming ja järgnevat kirjavahemärki.
      3. Valige tekst, mida soovite kuvada juhul, kui Word ei saa tõlgendada saaja nimi, näiteks kui andmeallikas sisaldab adressaadi ees- ega perekonnanime, vaid ainult ettevõtte nime.
      4. Klõpsake nuppu OK.
      5. Kui kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus , sõna ei oleks olnud võimalik leida mõned tervitus rea teabest. Klõpsake noolt (pole saadaval) ja seejärel valige oma andmeallikast, mis vastab nõutud kirjakooste väljale.
    • Muu teabe väljad
      1. Klõpsake nuppu veel üksusi.
      2. Tehke ühte järgmistest:
        • Et valida väljad, mis automaatselt vastendada vastavatele väljadele teie andmeallikas, isegi kui andmed allika väljad on sama nimi kui teie väljadega, käsku aadress.
        • Valige väljad, mis võtavad alati otse veeru andmed andmebaasi, klõpsake nuppu Andmebaasi väljad.
      3. Klõpsake boksis väljad soovitud välja.
      4. Nuppu Lisaja seejärel klõpsake nuppu Sule.
      5. Kui kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus , sõna ei oleks olnud võimalik leida mõned osa välja lisamiseks teabest. Klõpsake noolt
        (pole saadaval), ja seejärel valige oma andmeallikast, mis vastab nõutud kirjakooste väljale välja.

        Märkus: välja lisamisel Andmebaasi väljade loendist ja aktiveerite hiljem andmeallika, millel on sama nimega veeru Word ei saa selle välja teavet ühendatud dokumenti sisestada.
    • E-posti

      E-posti lisamiseks peate esmalt installima mõne elektronmarke programm, nagu üks, et te osta teenust World Wide Web. E-posti kasutamiseks toimige järgmiselt.
      1. Klõpsake e-posti.

        Kui teil on installitud mõni e-posti programm Word palub teil installida üks ning pakub ühenduse siis järgmist Microsofti veebisaiti:
      2. Sisestage posti programmi juhiste järgi.
    • E-posti lisamiseks peate esmalt installima mõne elektronmarke programm, nagu üks, et te osta teenust World Wide Web.

      Valige silt või ümbriku tüüp, mis toetab POSTNET-i vöötkood. Kasutada ka vöötkood, toimige järgmiselt.
      1. Klõpsake nuppu vöötkood.
      2. Valige dialoogiboksis postivöötkoodi lisamine vastava aadressi väljad.

        Märkus: suvand vöötkood kuvatakse ainult siis, kui kasutate USA keeleversiooni sõna.
      3. Korrake samme a ja b kõik väljad, mida soovite lisada.

        Märkused:
        • Word 2003 ja Wordi varasemates versioonides, ei saa tippida koosteväljamärke ("") või lisada neid menüü Lisa käsu sümbol.

          Rakendustes Word 2007 ja Word 2010, te ei saa tippida koosteväljamärke ("") või lisada neid abil sümbolid nuppu sümbol ning
          Sisestage vahekaardil.
        • Kui koosteväljad kuvatakse looksulgudes, näiteks {MERGEFIELD City}, siis Word kuvab väljakoodid välja asemel tulemused. See ei mõjuta liitmine, kuid kui soovite siiski tulemeid kuvada, paremklõpsake välja kood ja seejärel klõpsake otseteemenüü käsku .
    Märkus. Rakenduses Word 2003 ja Wordi varasemates versioonides saate tööriistariba kirjakooste koosteväljade, tööd kirjakooste põhidokument või käivitage Kirjakooste. Kirjakooste tööriistariba kuvamine menüüs Tööriistad käsk Kirjad ja postitused ja klõpsake Kuva kirjakooste tööriistariba. Kirjakooste tööriistariba pakub täiendavaid käske, mis ei kuulu kirjakooste viisardit tööpaanid. Näiteks saate sisestada sõna välja rippmenüüst menüü kirjakooste tööriistariba lisamine Wordi väljade reguleerimiseks ühendamise protsess (näiteks IF-välja et lisab tekst ainult siis, kui konkreetse koosteväli on määratud väärtus). Või võite klõpsata Kontrollida tõrgete soovite, et Word käivitage kirjakooste ja aruande põhidokumendi sisalduvatest vigadest.

Muutmiseks ühendatud andmete vorming

Ühendatud andmete vormindamiseks peate vormindama kooste väljad põhidokumendis. Vormindage andmeid andmeallikas, kuna vormingut ei säilitata, kui te andmed dokumenti ühendate. Ühendatud andmete vormingu muutmiseks toimige järgmiselt.
  1. Valige põhidokumendis väli, mis sisaldab teavet, mida soovite vormindada, sh ka koosteväljamärgid ("" "") mis ümbritsevad seda.
  2. Rakenduses Word 2003 ja varasemates versioonides või sõna menüü Vorming käsku Font ja valige soovitud suvandid.

    Rakenduses Word 2007 klõpsake vahekaardil Home Font on
    Rühma Font dialoogiboksi Font ja valige soovitud suvandid.

Väljakoodide abil vormindamine

Täiendavad vormingu kontrollimiseks vajutage klahvikombinatsiooni ALT + F9, et kuvada väljakoodid ja lisage lülitid põhidokumendis. Kui töötate väljad, lüliti on erijuhis, mis käivitab kindla toimingu tekkida. Üldjuhul lisatakse lüliti väljale tulemi muutmiseks.

Näiteks:
  1. Kuvada arvu "34987.89" asemel""$ 34,987.89", lisage selle numbriline pilt lüliti (\ #).
  2. Kliendi nimed suurtähtedega printida, lisage vorming lüliti (\ *).
  3. Veenduge, et ühendatud teavet on sama font ja punkti suurus, mida rakendada koosteväli, lisada selle \ * Charformat lüliti.
Vormingu ja paigutuse esimese sildi kopeerida kõik muud sildid lehel klõpsake Värskenda kõik sildid.

Näiteks proovi andmebaasi näidatud käesolevas artiklis eespool kirjeldatud kui sisestate ainult AddressBlock välja ja seejärel klõpsake käsku Värskenda kõik sildid, leht tuleks kuvada järgmise sisuga:

6. samm: Salvestage dokument

Kui olete põhidokumendi valmis saanud ja lisanud kõik väljad liitmine, salvestage dokument enne jätkamist.
  1. Word 2003 ja Wordi varasemates versioonides, klõpsake nuppu
    Salvesta nimega menüü fail .

    Rakenduses Word 2007 klõpsake Microsoft Office'i nuppuja seejärel klõpsake käsku Salvesta nimega.

    Rakenduses Word 2010, klõpsake faili ja seejärel klõpsake käsku Salvesta nimega.
  2. Dokumendi nimi ja klõpsake siis nuppu Salvesta.
  3. Klõpsake edasi: siltide eelvaade.

7. samm: Eelvaade on siltide ja aadressiloendi viimistlemine

Kui viisard kuvab tööpaani Kirjakooste samm 5, see asendab iga välja kirjakooste põhidokumendis tekst adressaatide loendi esimese kirje nii, et näete, kuidas teie esimene toodangu dokument näeb välja.

Näiteks kui kasutada on proovi andmebaasi programmi varem, pärast seda, kui klõpsate edasi: siltide eelvaade, esimesel lehel tuleks kuvada järgmise sisuga:
Vice President, Sales Andrew Fuller     Sales Representative Anne Dodsworth
1235 Main St 1231 Elm St.
Tacoma London


Sales Representative Janet Leverling Inside Sales Coordinator Laura Callahan
1235 Elm St. 1230 Elm St.
Kirkland Seattle

Täiendavaid kirjeid eelvaate kuvamiseks tehke ühte järgmistest:
  • Üksuste järjest eelvaateks klõpsake vasakul või paremal noolenuppe.

    Iga kirje eelvaade esimese sildi korral.
  • Otsimiseks ja eelvaateks konkreetse objekti, klõpsake nuppu Otsi adressaatja sisestage siis otsingukriteeriumid dialoogiboksi Kirje otsimine .
Häälestada aadressiloendi, näiteks selleks, et välistada adressaadile:
  1. Klõpsake nuppu Redigeeri aadressiloendija viige muutused dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid .
  2. Klõpsake edasi: Kirjakooste lõpuleviimine.

8. samm: Kirjakooste lõpuleviimine

Kirjakooste lõpule viia, tehke ühte järgmistest.

Isikupärastada üksikute siltide

Üksikute siltide isikupärastamine kirjakooste lõpule viia ja seejärel muutke saadud ühendatud dokumendis soovitud teave.
  1. Klõpsake nuppu Redigeeri üksiksilte.
  2. Valige dialoogiboksis kooste uude dokumenti kirjed, mida soovite ühendada.
  3. Klõpsake nuppu OK.

    Word loob ja avab uue ühendatud dokumendi. Avatuks jääb ka teie põhidokument ja te võite naasta, kui soovite muuta kõigi üksuste.
  4. Leidke teavet, mida soovite muuta, ja tehke soovitud muudatused.
  5. Printige või salvestage dokument nagu iga tavaline dokument.

Prindi leht Sildid

Prindi leht Sildid, tehke ühte järgmistest:
  • Kui teie isikupärastatud üksused ja ühendatud dokumendi:
    1. Word 2003 ja Wordi varasemates versioonides, klõpsake menüü fail Print .

      Rakenduses Word 2007 klõpsake Microsoft Office'i nuppu, osutage suvandile Printimineja klõpsake Print.

      Rakenduses Word 2010, klõpsake faili, klõpsake käsku Prindi ja klõpsake Print
    2. Valige soovitud suvandid.
  • Kui soovite printida otse Kirjakoosteviisard:
    1. Samm 6 Kirjakoosteviisard (viia lõpule Ühenda), klõpsake nuppu Prindi.
    2. Koosta ja Prindi dialoogiboksis tehke ühte järgmistest ja seejärel klõpsake nuppu OK:
      • Kõigi dokumentide printimiseks klõpsake nuppu Kõik.
      • Printida dokumenti, et näete dokumendi aken, klõpsake Praegune kirje.
      • Suure hulga dokumentide printimiseks klõpsakeja tippige kirjete numbrid väljadele alates ja kuni .
    3. Valige dialoogiboksis Printimine soovitud suvandid.

Salvesta leht Sildid hilisemaks kasutamiseks

Kui soovite koostesilte redigeerida või need edaspidiseks kasutamiseks salvestada, võite need koguda ühte dokumenti.
  1. Klõpsake nuppu Redigeeri üksiksilte.
  2. Koosta uude dokumenti dialoogiboksi, tehke ühte järgmistest ja seejärel klõpsake nuppu OK:
    • Kõigi dokumentide ühendamiseks klõpsake nuppu Kõik.
    • Ühendada ainult dokumendi, mida näete dokumendi aken, klõpsake Praegune kirje.
    • Suure hulga dokumentide ühendamiseks klõpsake nuppuja seejärel tippige kirjete numbrid väljadele alates ja kuni .
  3. Word avab ühe uue dokumendi, mis sisaldab kõiki selle üksikute siltide. Seejärel saate dokumendi edaspidiseks kasutamiseks salvestada nagu iga tavalise dokumendi.

VIITED

IF-väljade kohta lisateabe saamiseks vajutage klahvi F1 avada Wordi spikrist, tüüp
Välja kood: IF-väli search (Otsing) ja klõpsake asjakohaste teemade vaatamiseks Otsing andis.

MERGESEQ väljade kohta lisateabe saamiseks vajutage klahvi F1 avada Wordi spikrist, tüüp
Välja kood: MERGESEQ välja search (Otsing) ja klõpsake asjakohaste teemade vaatamiseks Otsing andis.

Lisateabe saamiseks seatud välja, vajutage klahvi F1 avada Wordi spikrist, tüüp
Väljakoodid: Määra väljale search (Otsing) ja seejärel klõpsake asjakohaste teemade vaatamiseks Otsing .

Üldine väljal vorming lülitid kohta lisateabe saamiseks vajutage klahvi F1 avada Wordi spikrist, tüüp Üldised parameetrid väljale Otsing ja seejärel klõpsake nuppu Otsi teema vaatamiseks.
294686 kuidas kasutada kirjakooste rakenduses Word 2002 kategooria alusel sorditud loendi loomiseks

290408 korduma kippuvad küsimused kirjakooste kohta rakenduses Word 2002

294688 Kuidas koostada ja seadistada kirjakooste aadressiloendit rakenduses Word 2002

294693 kuidas Kirjakooste abil saate luua kataloog rakenduses Word 2002

294683 kuidas Kirjakooste abil saate luua vormkirju rakenduses Word 2002

Atribuudid

Artikli ID: 318117 – viimati läbi vaadatud: 25. jaan 2017 – redaktsioon: 1

Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Excel 2002 Standard Edition, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition, Microsoft Excel 2010

Tagasiside