Ülevaade: saidi haldus, õiguste ja ühiskasutuse saidi omanike jaoks

Ülevaade: saidi haldus, õiguste ja ühiskasutuse saidi omanike jaoks

Selle artikli abil saate ülevaate oma saidi juhtimise mudeli ideedest ja headest tavadest. Kui olete saidi omanik, saate luua oma saidi poliitikate, protsesside, rollide ja vastutusalade lahendamiseks juhtimise mudeli. Selline mudel aitab teil hallata, kuidas inimesed teie saiti kasutavad. Näiteks soovite võib-olla nõuda failide väljaregistreerimist, nii et mitu inimest ei prooviks sama faili korraga redigeerida. 

Märkus.: Palju ühiskasutuse ja õiguste reegleid määrab teie SharePointi administraator. Kasutage seda artiklit põhijuhendina, et mõista, mida saab saidi omanikuna reguleerida. Partner oma SharePointi administraatoriga, et teha muudatusi oma asutuse juhtimise strateegias.

Saiti toetavad rollid ja vastutusalad

Rollide ja vastutusalade määratlemine saidi kavandamisel ja ülesehitamisel vähendab vajadust saidi puhastamiseks või ümberkorraldamiseks, kui töötajad töörühma sisse või välja pööravad. Saidi haldamisel tuleks arvesse võtta ka kasutaja väljaõppe plaani, jälgida saidi kasutust, kontrollida sisu ning teavitada teid saidi haldamisel osalejatest. 

Kaaluge järgmiste prioriteetide seadmist ja määratlemist.

  • Saidi omanike saidi koolitus: Lisage uute saidi omanike jaoks põhinavigeerimine, otsingu-ja dokumendihalduse koolitus.

  • Saidi tugi: Määrake meeskonnale määratud saidi ekspert probleemide tõrkeotsinguks ja suhtlemiseks SharePointi administraatoriga.

  • Saidi loomise ja kasutamise juhised. Sageli on organisatsioon visandanud ettevõtte poliitika ümber saidi loomise. Esitage ajakohastatud link vastavatele juhistele, sisestage saidi omanike ja sisu autorite kontaktteave, kui nad vajavad abi. 

  • Sisu avaldamine ja auditeerimine.Saidi ja lehe sisu kontrollimiseks nii sageli kui vaja, et sait oleks asjakohasem. Saate koostada auditi ajakava ja määrata suurte loendite ja teekide jaoks sisu omanikud. 

SharePointi vaikerühmad

Amet

Vaikeõigusetase

Kasutatakse

Omanik

Täielik kasutusõigus

Inimesed, kes peavad saama hallata saidi kasutusõigusi, sätteid ja ilmet.

Liige

Redigeerige ja panustage

Inimesed, kes peavad saama saidi sisu redigeerida. Õiguste tase sõltub saidi loomisest, mida kasutati saidi loomiseks.

Külaline.

Kirjutuskaitstud

Inimesed, kes peavad nägema saidi sisu, kuid ei saa seda redigeerida.

Kaasaegse saidi haldus

Moodsas SharePointis on saidi haldus olulisem kui varasemates versioonides, kuna uute saitide loomise lubamiseks on rohkem võimalusi ja võimalusi. Teie asutuse juhtimine sõltub sellest, kui palju on teie asutuse juhtimisel vaja sisu, mis määrab kindlaks saidi loomise ja saidi omaniku halduse üksikasjad. Teie SharePointi administraator aitab teil aru saada turbe nõuetest, valitsuse reeglitest, ettevõtte marginimest, hõlbustusfunktsioonide ja koolituste juhistest. Enne saidi haldamise lepingu loomist lugege lisateavet oma asutuse saidi loomise ja kasutamise poliitikate kohta.

SharePointi saidi navigeerimise kaasaegne ülesehitus

Kõige tõhusamad SharePointi saidid aitavad kasutajatel leida, mida nad vajavad kiiresti, et nad saaksid kasutada teavet, mida nad saavad teha otsuste tegemiseks, mis on seotud nende vajalike tööriistadega, või suhtlevad kolleegidega, et aidata probleemi lahendada. Lugege lisateavet SharePointis saidi navigeerimise kavandamise kohta.

On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele. Kui teie avaldatav teave on ettevõttele kõrge väärtusega, nõuab eritagatist või reguleerib nõuetele vastavuse reegleid, kaaluge klassifitseerimise skeemi loomist, et tuvastada teatud tüüpi sisu, mida tuleb hoolikalt hallata. Kui olete korraldanud teabe kindlates loendites ja teekides, saate sisu vaatamise haldamisekskasutada halduse funktsioone.

Kaasaegne SharePointi arhitektuur on mõeldud teie asutuse muutuvate vajaduste paindlikuks ja kohanemisvõimeks. Kaasaegseid saite saab seostadajaoturi saitidega. Seostuvad saidid jagavad seejärel nii navigeerimist kui ka kaubamärki koos jaoturiga ning kui saidi omanikud kinnitavad ka jaoturite kasutusõigusi.

Saidi navigeerimise struktuuri määramisel arvestage järgmist.

  • Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas see tõlgib lehtedesse, loenditesse ja teekidesse?

  • Kuidas teavet saidil esitatakse?

  • Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?

  • Kuidas saab teavet konkreetsete sihtrühmade jaoks suunata?

  • Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?

Õiguse haldamine tänapäevastes saitidel

Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse. Õiguse haldamine tänapäevastes saitides hõlmab nii kasutajaid kui ka kasutajate rühmi. Kaasaegsete kommunikatsiooni-ja meeskonnatöö saitide õigustest tulevad saidi Mallid, mis pakuvad erinevaid suvandeid. iga saidi jaoks.

Kommunikatsiooni saidid pole seotudMicrosoft 365 rühmadega ning neil on kolm vaikimisi rolli – saidi omanikud, saidi liikmed ja saidi külastajad. 

Siin on mõned näpunäited, mida tuleks kasutada, kui teil on õigus saada oma õiguse strateegia.

  • Järgi vähemalt eesõiguse põhimõtet. Anda inimestele määratud tööülesannete täitmiseks madalaima taseme õigusetasemed.

  • Standardsete vaikesätete kasutamine. Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud).

  • Kaaluge sisu jaotamist turvataseme järgi. Saate luua saidi või teegi spetsiaalselt tundliku sisuga dokumentide jaoks, selle asemel et need hajutada suuremale teegile ja kaitstud kordumatute õigustega.

Moodsa saidi õigus tiitli järgi

Amet

Õigusetase

On õigus:

Saidi omanik

Täielik kasutusõigus

Lisaks kõigele, mida saidi liige saab teha, võivad omanikud teha ka järgmist.

Saidi kujunduse muutmine

Navigeerimise paigutuse muutmine

Saidi logo muutmine

Saidi omanike lisamine või eemaldamine

Saidi liikme sätete redigeerimine

Saidi Külastajate lisamine või eemaldamine

Saidi sätete redigeerimine

Saidi kustutamine

Microsoft 365 rühma lisamine

Saidi seostamine jaoturiga

Saidiliige

Redigeerige ja panustage

Loendite lisamine, redigeerimine ja kustutamine

Dokumenditeekide lisamine, redigeerimine ja kustutamine

Saidi liikmete lisamine või eemaldamine

Dokumentide lisamine, redigeerimine ja eemaldamine

Lehe lisamine, redigeerimine ja kustutamine

Uudiste postituse lisamine, redigeerimine, kustutamine

Lehe jaotiste lisamine, redigeerimine ja kustutamine

Veebiosade lisamine, redigeerimine ja kustutamine

Saidi navigeerimise lisamine, redigeerimine ja kustutamine

Lehe mallide loomine või kustutamine

Saidi kasutuse mõõdikute kuvamine

Saidi külastaja

Kirjutuskaitstud

Sisu kuvamine

Rohkem ressursse saidi omanike jaoks:

Saidi haldus

Iga saidi üks oluline, kuid sageli nähtamatu osa on saidi juhtimismudel – poliitikate, rollide, kohustuste ja protsesside komplekt, mille abil saate kindlaks määrata, kuidas teie töörühma liikmed SharePointi kasutavad.

Paljudes organisatsioonides on olemas ka administreerimiskeskuse või saidikogumi tasemel, mille saab luua ja hooldada IT-osakonna või meeskonna kaudu. Saidi omanikuna peate leidma, kas saidikogumi või pargi jaoks on juba olemas üldjuhtimise mudel. Kui see on nii, saate oma saidi kasutajate juhendamiseks või lisajuhtimise mudeli loomiseks oma konkreetsete probleemide lahendamiseks kasutada seda. Kui olete näiteks saidikogumi alamsaidi saidi omanik (nt klassikaline meeskonnatöö sait), võib olla hea mõte luua oma täiendav üldjuhtimise mudel. konkreetsete probleemide lahendamiseks alamsaidil.

Saidi juhtimise mudel muudab saidi kasutajate jaoks hõlpsamaks teada, millal nad peaksid looma uue alamsaidi, loendi või muu saidi sisu. Tagab, et alamsaidid ja sisu on aegunud, kui need on aegunud, et säästa salvestusruumi ja hoida otsingutulemusi täpsena. Annab kasutajatele juurdepääsu õigele sisule, et saidi kaubamärk oleks sama kogu, kui lasete alamsaidi omanikel teada saada, millised Mallid ja kujundused on saadaval. See muudab ka saidi omaniku muutmise lihtsamaks, kui inimesed lahkuvad organisatsioonist või rollidest.

Saidi hea valitsemistava mudel peaks keskenduma järgmistele osadele.

  • Saidiloome

  • Õiguste haldus

  • Teabearhitektuur

  • Saidi elutsükkel ja aegumine

  • Salvestuslimiidid

  • Teabe liigitamine

  • Kohandamine

  • Andmekaitse

  • Navigeerimine

  • Otsing

  • Saiti toetavad rollid ja vastutusalad

Mõni eelmise loendi osa võib olla juba teie jaoks otsustatud saidikogumi või asutuse tasemel halduse mudelis (nt kui palju salvestusruumi teie saidil on) ja milliseid kohandusi saab saidi ilme ja olemusega teha. Sõltuvalt sellest, kui keerulise ülesehitusega teie meeskonnatöö sait on ja kui palju inimesi seda kasutab, ei pruugi kõik küsimused ka asjakohased olla. Ka siis, kui te ei pea nende teemade osas aru pidama, on hea teada, millised otsused on varem vastu võetud, et saaksite saidi kasutajaid teavitada ja vastavaid poliitikaid jõustada.

Alamsaidi loomine

Võib-olla soovite, et meeskonnaliikmed saaksid meeskonnatöö saidi kaudu luua alamsaidid konkreetsete projektide jaoks.

Uute alamsaitide spontaanselt loomise võimalus võib olla grupile väga kasulik, kuid piiramatu saidi loomine võib käest ära minna. Kui Alamsaidid võivad vabalt levida, võivad probleemid tekkida. Näiteks:

  • Kasutajate jaoks on raske leida õiget alamsaiti või olla kindel, kas neil on.

  • Teavet saab dubleerida mitmetes alamsaitides, kasutades selleks kallimat salvestusruumi, ja nõuda säilitamist dubleeritud jõupingutuste abil.

  • Aegunud teave võib olla alamsaitidel, mis võivad olla ka aastaid, mis kuvatakse otsingutulemites. Kasutajatel võib olla raske otsustada, milline versioon teabest on õige ja ajakohane.

  • Paljude Alamsaitidega seotud lubade haldamine võib muutuda suureks koristustööks ning kasutajad võivad tahtmatult lõpetada juurdepääsu teabele, mida nad tegelikult ei peaks tegema.

  • Kuna töötajad lahkuvad rühmast, võidakse nende alamsaitidel loobuda, tekitada segadust ja ebaselgeid otsingutulemusi allesjäänud saidi kasutajate jaoks.

Aja ja vaeva säästmiseks võite saidiloome jaoks juurutada poliitikad, milles käsitletakse järgmisi teemasid.

  • Kellel on lubatud alamsaitide loomine?

  • Kas uued alamsaidid tuleb eelnevalt kinnitada? Millised on kinnitamise kriteeriumid ja kellel on õigus saidile heakskiit anda?

  • Kas uued alamsaidid kasutavad loodud malle ja kujundusi?

  • Kui palju teavet tohib saidil talletada? (Kui palju kettaruumi võib sait serveris enda alla võtta?)

  • Millised on saidile navigeerimisstrateegiate kaasamise reeglid?

  • Kui kaua tuleks teave alamsaitidele enne selle kustutamist või arhiivimist talletada?

Lisateavet leiate teemast Saidi või alamsaidi loomine (inglise keeles).

Õiguste haldus

Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse.

Saidile juurdepääsuõiguste andmist ja piiramist nimetatakse õiguste haldamiseks ning see on üks teie kui saidiomaniku kõige olulisemaid kohustusi.

Õiguste strateegia väljatöötamisel peaksite arvesse võtma järgmisi näpunäiteid.

  • Järgige vähimate õiguste põhimõtet: andke inimestele kõige madalam õigusetase, mida nad oma tööülesannete täitmiseks vajavad.

  • Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud). Enamik inimesi peaks kuuluma liikmete või külaliste rühma; omanike rühma kuuluvate inimeste arvu tuleks piirata.

  • Kasutage selge ja hõlpsasti visualiseeritava hierarhia loomiseks õiguste pärimise funktsiooni. Teisisõnu ärge andke õigusi üksikisikutele, vaid töötage selle asemel rühmadega. Võimaluse korral on alamsaidid lihtsalt pärida oma meeskonnatöö saidilt, mitte kordumatute õigustega.

  • Korraldage sisu õiguste pärimise eeliste ärakasutamiseks: kaaluge võimalust korraldada sisu turbetaseme järgi – näiteks võite luua mõne saidi või teegi spetsiaalselt ainult tundliku loomuga dokumentide jaoks, selle asemel et hoida sellise sisuga dokumente koos muude failidega mõnes suures teegis ja kaitsta neid dokumente ainuõigustega.

Õiguste määramise kohta saate teavet teemast Õigustasemete teabe mõistmine SharePointis või Loendi või teegi õiguste redigeerimine

Teabearhitektuur

Saidi teabearhitektuur on nagu raamatu sisukord: see määrab kindlaks saidil leiduva teabe (veebilehtede, dokumentide, loendite ja andmete) korraldamise ja saidi kasutajatele esitamise viisi. Teabearhitektuur märgitakse sageli üles saidi sisu, otsingumärksõnade, andmetüüpide ja muude mõistete hierarhilise loendina.

Teabearhitektuuri loomiseks peate saidil esitatavat teavet analüüsima. Järgmised küsimused aitavad teil saidi teabearhitektuuris selgusele jõuda.

  • Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas see tõlgib alamsaidid, loendid, teegid jne?

  • Kuidas teavet saidil esitatakse?

  • Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?

  • Kuidas kavatsete teavet konkreetsetele sihtrühmadele suunata?

  • Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?

On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele.

Kui teie käsutuses oleva teabe väärtus on ettevõtte jaoks suur, kui teave nõuab erikaitset või kui sellele kehtivad nõuetele vastavuse normatiivid, võiksite sisse seada ka liigitusskeemi, mis aitab tuvastada konkreetset tüüpi sisu, mida tuleb käsitleda ülejäänud sisust hoolikamalt.

Kui olete korraldanud teabe kindlates loendites ja teekides, saate haldamise funktsioone hallata sisu haldamise kaudu. Näiteks:

Failide väljaregistreerimise nõudmine

Kui vajate faili väljamöllimist, veenduge, et faili saab redigeerida ainult üks inimene, kuni see on sisse möllitud. Dokumentide väljamöllimise nõudmine keelab mitmel inimesel samal ajal muudatusi teha, mis võivad luua konflikte ja põhjustada segadust. Väljamöllimise nõudel võib olla abiks ka meeskonnaliikmetele kommentaari lisamine, kui nad faili sisse möllivad, nii et saate kergemini jälgida, mis on igas versioonis muutunud. Lisateabeks vt Teegis failide väljamöllimisnõude häälestamine.

Versioonide jälitamine

Kui peate säilitama failide varasemad versioonid, aitavad teegid teil faile jälitada, talletada ja taastada. Saate valida kõigi versioonide jälitamise samal viisil. Samuti saate määrata mõne versiooni peamiseks, näiteks uue peatüki lisamiseks käsitsi ja mõnele väiksemale versioonile (nt õigekirjaviga parandamine). Salvestusruumi haldamise hõlbustamiseks saate valida iga tüüpi versiooni, mida soovite talletada. Lisateavet versioonimise kohta leiate teemast Versioonimine loendis või teegis.

Saate määrata, et dokumendi kinnitamine on nõutav. Dokumendid jäävad ootele, kuni vastavate õigustega isik need kinnitab või tagasi lükkab. Saate reguleerida, millised kasutajarühmad saavad dokumenti enne kinnitamist vaadata. See funktsioon on abiks näiteks juhul, kui teek sisaldab olulisi juhiseid või toiminguid, mis tuleb enne teistele kuvamist lõplikult kinnitada. Lisateavet dokumentide kinnitamise kohta leiate teemast saidi loendi või teegi üksuste kinnitamise nõudmine.

Kuna teegid toetavad RSS-tehnoloogiat, saavad töörühma liikmed uudiste ja teabe värskendusi või kanaleid ühes keskses kohas automaatselt vastu võtta ja kuvada. RSS-tehnoloogiat saate kasutada teegi muudatuste (nt teegis talletatud failide muutumise) kohta teabe saamiseks. Töörühma liikmed saavad RSS-kanalite abil vaadata muudetud failide koondloendit. Saate luua ka meilisõnumeid, nii et teid teavitatakse, kui failid muutuvad. Lisateavet RSS-kanalite kohta leiate teemast RSS-kanalite haldus.

Dokumenditeek või sisutüüp saab kasutada töövooge, mille teie ettevõte on äriprotsesside jaoks määratlenud (nt dokumendikinnituse või läbivaatuse haldamine). Teie töörühm võib dokumentidele rakendada äriprotsesse ehk töövooge, milles on määratud järjest sooritatavate toimingute jada (nt dokumentide kinnitamisel või tõlkimisel). Töövoo kasutamisel läbivad dokumendid või üksused vajaliku toimingu- või tööülesandejada automaatselt. Vaikimisi on teekide jaoks saadaval kolm töövoogu: „Kinnitamine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele kinnitamiseks, „Tagasiside kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele tagasiside saamiseks ja tagastab dokumendi töövoo algatanud isikule kogumina, ning „Allkirjade kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele nende digitaalallkirjade kogumiseks. Lisateavet töövoogude kohta leiate teemast Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta.

Kui teie töörühm töötab mitme failitüübiga (nt töölehtede, esitluste ja dokumentidega), saate mitme sisutüübi määratlemise ja lubamise kaudu teegi funktsioone laiendada. Sisutüüpide abil saate teekidele anda paindlikkust ja need aitavad tagada sisu ühtsust. Iga sisutüübi jaoks saab määrata malli ja koguni töövooprotsessid. Mallid toimivad vormindamise, standardtekstide ja vastavat tüüpi dokumentidele rakendatavate atribuutide (nt osakonna nimi või lepingunumber) alguspunktina. Lisateavet sisutüüpide kohta leiate teemast Sissejuhatus sisutüüpidesse ja sisutüübi avaldamisse.

Kui teil on kogum tundliku sisuga faile ja soovite nende failide kasutuse kohta teavet saada, saate määratleda sündmuste (nt faili muutmised, kopeerimised või kustutamine) auditit lubava poliitika. Lisateavet auditi häälestamise kohta saate teemast Saidikogumi auditeerimissätete konfigureerimine.

Saidi elutsükkel ja aegumine

Saidid (nt dokumendi töökohad ja arutelude saidid) kipuvad riputama ümber pärast seda, kui need pole enam kasulikud, kasutades selleks väärtuslikku salvestusruumi ja otsingutulemusi. Hea mõte on määrata saitide ja nende sisu läbivaatuse ajakava (vähemalt kord aastas), et näha, kas need on väärt säilitamist.

Kindlasti tasub meeles pidada, et ka teie asutuse üldine juhtimismudel võib aegunud saitidel silma peal hoida. Administraator võib näiteks automaatselt kustutada saidid, mida pole 90 päeva jooksul kasutatud. Saidi omanikuna kuvatakse teile hoiatus, et see juhtub. Lisateavet elutsükli- ja aegumispoliitika kohta leiate teemast Saidi sulgemispoliitikad.

Salvestuslimiidid

On võimalik, et administraator on piiranud seda, kui palju kettaruumi teie töörühm tohib kasutada. Peaksite välja uurima, kas limiit on seatud ja kui suur see on, ning seejärel otsustama, kuidas see limiit oma saitide, lehtede ja teekide vahel ära jaotada.

SharePoint Serveris on dokumenditeeki üleslaaditava üksikdokumendi mahule vaikimisi seatud 50 MB ülempiir. Meeskonnatöö saitide omanikele saadetakse vaikimisi teade, kui nende töörühm on kasutanud 90% kettaruumile määratud limiidist.

Kui olete oma töörühmale määratud limiidid teada saanud, saate mitmesuguste funktsioonide (nt versioonijälituse või jälgimisauditi) abil tagada, et teie sait jääb määratud piiridesse. 

Otsing

Sisu kuvatakse paljudes kohtades (sh saidid, loendid, teegid, veebiosad ja loendi veerud). Kui keegi otsib teie saidilt, kuvatakse otsingu tulemites vaikimisi kogu saidi sisu ja lehed.

Saidi omanikuna saate valida, kas saidi sisu tuleks otsingutulemites kuvada või mitte. Kui takistate saidi sisu otsingutulemites kuvamist, on selle all olevate alamsaitide sisu blokeeritud ka otsingutulemustes.

Vaikimisi ei kuvata otsingutulemites piiratud õigustega sisu, kui otsingu sisestanud kasutajal pole õigust seda sisu lugeda. Soovi korral saate seda sätet muuta, et piiratud õigustega sisu oleks otsingutulemitesse kaasatud; kasutaja näeb küll seda sisu otsingutulemites, ent kui tal pole selle lugemiseks õigust, ei saa ta sisu avada.

Andmekaitse

Varundus- ja taastefunktsioonide abil kaitstakse teie andmeid juhusliku kaotsimineku eest. Varundamise sageduse ja taastamise kiiruse ja taseme määrab administraator. Saidi sisu taastamise kohta leiate teavet teemast prügikastis olevate üksuste taastamine.

Veel ressursse

Saidi loomine

Saidi kustutamine

Saidi kavandamine

Otsi raamatust inspiratsiooni

Tööviljakuse teek

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Olge Microsoft 365 abil sammu võrra ees

Kas vajate veel abi?

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×