Aruannete kujundamise juhend

Access pakub mitmeid tööriistu, mis aitavad teil kiiresti luua atraktiivseid, hõlpsalt loetavaid aruandeid, mis esitavad andmeid viisil, mis vastab kasutajate vajadustele kõige paremini. Ühe klõpsuga lihtsa ettekande loomiseks saate kasutada menüü Loo käske. Aruandeviisardi abil saate luua keerukama ettekande või luua aruandeid, lisades kõik andmed ja vormindamise elemendid ise. Olenevalt sellest, kumba meetodit te valite, teeb see tõenäoliselt vähemalt mõned muudatused, et muuta see andmete kuvamiseks soovitud viisil. Selles artiklis käsitletakse aruande koostamise üldist protsessi ja seejärel kirjeldatakse, kuidas lisada aruandesse kindlad kujunduselemendid.

Selle artikli teemad

Otsustage, kuidas oma teatist koostada

Kui koostate ettekande, peate esmalt arvestama, kuidas soovite andmed lehel korraldada ja kuidas andmed andmebaasi talletatakse. Kujunduse käigus võite isegi teada saada, et tabelite andmete paigutus ei võimalda teil luua soovitud aruandeid. See võib olla märk sellest, et tabeleid ei normaliseerita – see tähendab, et andmeid ei säilitata kõige tõhusamal viisil.

Oma ettekandest visandi tegemine

Seda toimingut ei nõuta – võite avastada, et Accessi aruande viisard või aruande tööriist (mis on saadaval menüü Loo jaotises aruanded ) annab teie aruandele piisava kujunduse. Kui otsustate oma ettekande kujundada ka neid tööriistu kasutamata, võib teil olla kasulikum teha oma raportist ligikaudset visandit, kui joonistate boksi, kus iga väli on iga välja kohal ja kus iga väli välja tuleb kirjutada. Samuti saate mockup loomiseks kasutada programme (nt Word või Visio). Olenevalt sellest, millist meetodit kasutate, lisage kindlasti piisavalt ridu, et näidata andmete kordumist.

completed form overlapping preliminary sketch

Näiteks saate kasutada rea teavet toote kohta, seejärel mitu korduvat rida selle toote müügi kohta ja lõpuks ka toote müügi kogusumma rida. Seejärel kordab jada järgmise toote kohta ja nii edasi, kuni kuvatakse vastav teade. Või võib juhtuda, et teie ettekanne on lihtne tabeli andmete loend, millisel juhul võib skeem sisaldada vaid rea ridu ja veerge.

Märkus.: See meetod on kasulik ka juhul, kui kujundate kellegi teise kohta aruandeid. Sellisel juhul saab teine isik eskiisi joonistada enne töö alustamist.

Pärast visandi loomist Määratlege, milline tabel või tabelid sisaldavad andmeid, mida soovite aruandeid kuvada. Kui kõik andmed on ühes tabelis, saate oma aruanded otse selles tabelis koostada. Sageli talletatakse teie soovitud andmed mitmes tabelis, mida peate päringus kokku tõmbama, enne kui saate selle kuvada. Päringu saab manustada RecordSource atribuudile või luua eraldi, salvestatud päringu ja luua selle kohta aruandeid.

Kõigi aruannete jaotise andmete valimine

Igal ettekandel on üks või mitu aruannete jaotist. Igas teatises esinev jaotis on üksikasjalik jaotis. See jaotis kordab ühe korra iga tabeli või päringu kirje kohta, milles aruanne põhineb. Muud jaotised on valikulised ja neid võib sageli korrata ning tavaliselt kasutatakse seda teavet, mis on seotud kirjete rühmaga, teate lehega või kogu teatisega.

Järgmises tabelis kirjeldatakse, kus iga jaotis asub ja kuidas seda jaotist tavaliselt kasutatakse.

Osa

Asukoht

Tavaline sisu

Jaotis "aruannete päis"

Kuvatakse vaid ühe korra esimese lehe ülaosas.

  • Aruannete pealkiri

  • Logo

  • Praegune kuupäev

Jaotise aruannete jalus

Kuvatakse pärast viimast rida, mis asub ettekande viimase lehe jaotises lehe jalus.

Aruannete kogusummad (summad, loendused, keskmised jne)

Jaotise lehe päis

Kuvatakse teate iga lehe ülaservas.

  • Aruannete pealkiri

  • Leheküljenumber

Jaotise lehe jalus

Kuvatakse iga ettekande lehe allservas.

  • Praegune kuupäev

  • Leheküljenumber

Jaotise rühma päis

Kuvatakse just eelnevast kirjete rühmast.

Väli, mida rühmitatakse

Jaotise jaotise jalus

Kuvatakse vahetult pärast kirjete rühma.

Grupi kogusummad (summad, loendused, keskmised jne)

Lisateavet päise ja jaluse jaotiste või lehtede päise ja jaluse lisamise või eemaldamise kohta leiate selle artikli jaotisest aruanne või lehe päise ja jaluse jaotiste lisamine või eemaldamine . Saate lisada rühma päise ja jaluse jaotisi, kasutades paani rühmitamine, sortimine ja Kokkuvõte vaates küljendivaade või Kujundusvaade.

Üksikasjalike andmete korraldamise otsustamine

Enamik aruandeid on paigutatud tabelisse või virnastatud paigutusse, kuid Access annab teile paindlikkuse kasutada peaaegu kõiki kirjeid ja välju, mida soovite kasutada.

Tabeli paigutus    Tabeli paigutus on sarnane arvutustabeliga. Sildid asuvad ülemisel kohal ja andmed joondatakse siltide all olevates veergudes. Tabel viitab andmete tabelile (nt andmete ilmele). See on tüüpi aruanne, mis Access loob, kui klõpsate menüü Loo jaotises aruanded nuppu aruanne . Tabeli paigutus on hea kasutada siis, kui teie ettekandes on suhteliselt väike arv välju, mida soovite lihtsas loendis kuvada. Järgmisel joonisel on kujutatud töötajate aruandeid, mis on loodud tabeli paigutuse abil.

Employees report in a tabular layout

Virnastatud paigutus    Virnastatud paigutus meenutab vormi, mille täidate pangakonto avamisel või ostu tegemisel veebipoest. Iga osa andmetest on märgistatud ja väljad on üksteise peale laotud. See paigutus on hea aruannetes, mis sisaldavad liiga palju välju tabelina kuvamiseks – see tähendab, et veergude laius ületab aruande laiuse. Järgmisel joonisel on kujutatud töötajate aruandeid, mis on loodud virnastatud paigutuse abil.

Employees report in a stacked layout

Märkus.: Aruandeviisardi korral nimetatakse seda paigutust pikliku paigutusega.

Segatud paigutus    Saate segada tabelite ja virnastatud paigutuste elemente. Näiteks saate iga kirje puhul korraldada jaotise detail ülaosas horisontaalses reas olevad väljad ja korraldada samast kirjest muid välju ühe või mitme virnastatud paigutusega ülemise rea all. Järgmisel joonisel on kujutatud töötajate aruandeid, mis on loodud segatud paigutuse abil. Väljad ID, perekonnanimi ja eesnimi on paigutatud tabeli juhtelementide paigutusse ning väljad ametinimetus ja Töötelefon on paigutatud virnastatud paigutusse. Selles näites kasutatakse ruudujooni iga töötaja väljade visuaalseks eraldamiseks.

Employees report that uses a mixed layout

Põhjendatud paigutus    Kui kasutate aruandeviisardi abil oma aruandeid, saate valida, kas kasutate põhjendatud paigutust. See paigutus kasutab lehe täielikku laiust, et kuvada kirjed võimalikult kompaktsena. Loomulikult saate samu tulemeid kasutada ka siis, kui te ei kasuta aruandeviisardi, kuid see võib olla vaevarikas protsess, mille abil saate väljad täpselt joondada. Järgmisel joonisel on kujutatud töötaja aruandeid, mis loodi aruandeviisardi põhjendatud paigutuse abil.

Employees report that uses a justified layout

Õigustatud paigutus on hea paigutus, mida saate kasutada, kui kuvate suurel hulgal välju. Kui kasutate samade andmete kuvamiseks tabeli paigutusega tabeli paigutust, pikendatakse välju lehe servast. Kui kasutate virnastatud paigutust, võtab iga kirje palju rohkem vertikaalset ruumi, mis raiskab paberit ja teeb ettekande lugemiseks keerulisemaks.

Lehe algusse

Juhtelementide paigutuste kasutamine andmete joondamiseks

Juhtelementide paigutused on juhikud, mida saate lisada vaatesse, kui see on avatud küljendivaates või kujundusvaates. Access lisab automaatselt juhtelementide paigutuse, kui kasutate aruannet aruande koostamiseks või aruande loomiseks, klõpsates menüü Loo jaotises aruanded nuppu aruanne . Juhtelementide paigutus on nagu tabel, mille iga lahter võib sisaldada silti, tekstivälja või mõnda muud tüüpi juhtelementi. Järgmisel joonisel on kujutatud tabeli juhtelementide paigutust.

Tabelina paigutatud juhtelemendid

Oranžid jooned tähistavad juhtelementide paigutusega ridu ja veerge ning need on nähtavad ainult siis, kui see on avatud küljendivaates või kujundusvaates. Juhtelementide paigutused aitavad teil ridade ja veergude andmeid ühtselt joondada ning muudavad väljade lisamise, suuruse muutmise ja eemaldamise hõlpsamaks. Menüü korraldamine jaotises tabelite ja positsioonide rühmitamine (saadaval küljendivaates või kujundusvaates) saate muuta ühte tüüpi paigutust teisega ja eemaldada juhtelemendid paigutustest, et saaksite juhtelemendid määrata nii, nagu soovite.

Lehe algusse

Lisada või eemaldada aruandeid või lehe päist ja jalust

Nagu selles artiklis varem mainitud, on päised ja jalused aruannete jaotised, mida saate kasutada kogu aruandes või aruandes iga lehe jaoks levinud teabe kuvamiseks. Näiteks saate lisada lehe jaluse jaotise, et kuvada iga lehekülje allservas leheküljenumber, või lisada päise jaotise, et kuvada kogu ettekande pealkiri.

Lisa aruanded või lehe päise ja jaluse jaotised

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet, mida soovite muuta, ja klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

  2. Kontrollige, millised jaotised on juba raportis. Jaotised eraldatakse varjustatud horisontaalsetest baaridest, mille nimi on jaotis valijad. Iga jaotise valija silt näitab, mida jaotis otse selle all asub.

    Kujundusvaates kuvatud aruanne

    Igal teatisel on üksikasjalik jaotis ning see võib sisaldada ka aruannete päist, lehekülje päist, lehe jalust ja aruannete jaluse jaotisi. Lisaks on võimalik, et kui aruanded rühmitatakse, võite näha rühma päiseid või jaluseid (nt eelneval joonisel näidatud päist ). Vaikimisi nimetatakse rühma päiseid ja jaluseid rühma aluseks oleva välja nime või avaldise abil. Sellisel juhul on välja rühmitamine nimi "pilt nimega".

  3. Lehe päise ja jaluse jaotiste lisamiseks või aruannete päise ja jaluse jaotiste lisamiseks paremklõpsake mõnda jaotise valijat ja seejärel klõpsake kiirmenüüs käsku lehe päis/jalus või aruannete päis/jalus .

    Ettevaatust!: Kui jaotis on juba raportis olemas, hoiatab Access teid, et see kustutab olemasoleva jaotise ja selles sisalduvad juhtelemendid.

    Nüüd saate olemasolevad juhtelemendid üle viia või uutesse jaotistesse uusi juhtelemente lisada.

Access lisatakse alati lehele ja aruannete päise ja jaluse jaotised paarikaupa. See tähendab, et te ei saa lisada lehte ega aruannete päise jaotist, lisades vastava jaluse jaotise. Kui te ei vaja mõlemat jaotist, ei saa te jaotist kustutada, kuid saate kasutamata jaotise suurust muuta nulliga (0), et vältida liigsete vahekauguste lisamist oma ettekandesse. Paigutage kursor kasutamata jaotise lõppu, kuni see muutub kahepealiseks nooleks asetekst , ja seejärel lohistage ülespoole, kuni jaotis on peidetud. Kui jaotises on mõni juhtelement olemas, peate selle esmalt kustutama, et saaksite jaotise täielikult peita.

Saate eemaldada aruanded või lehe päise ja jaluse jaotised

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet, mida soovite muuta, ja klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

  2. Paremklõpsake mõnda jaotise valijat ja seejärel klõpsake kiirmenüüs käsku lehe päis/jalus või aruannete päis/jalus .

Kui eemaldate päise ja jaluse paari ning need jaotised sisaldavad juhtelemente, Access hoiatab, et jaotise kustutamine kustutab ka juhtelemendid ning et te ei saa toimingut tagasi võtta. Jaotiste eemaldamiseks ja juhtelementide kustutamiseks klõpsake nuppu Jah , toimingu tühistamiseks klõpsake nuppu ei .

Lehe algusse

Näpunäited eri andmetüüpide vormindamiseks

Kui koostate aruande tööriistaga aruanne (saadaval menüü Loo jaotises aruanded ) või aruandeviisardi abil, lisatakse Access aruandele teie jaoks välja ja luuakse kõige sobivam juhtelement, et kuvada iga väli vastavalt väljal olevale andmetüübi. Kui lisate ise oma teatisse välju, on eelistatud meetod iga välja lohistamine väljaloendist vastavaks. Nagu aruandeviisardi või aruandeviisardi korral, loob Access iga välja jaoks sobivaima juhtelemendi olenevalt välja andmetüübiks. Enamiku andmetüüpide jaoks on kõige sobivam juhtelement, mida kasutada, kui tekstiväli.

Järgmistes jaotistes kirjeldatakse, kuidas vormindada teatud tüüpi erijuhtumite andmetüüpe.

Mitmeväärtuselised väljad    Mitmeväärtuselise välja vaike-juhtelement on liitboks. See võib tunduda kahtlase valikuna aruandes olevale juhtelementi, kuna te ei saa klõpsata aruandes liitboksi noolt. Kui aga soovite teada, et liitboks toimib ka tekstiväljana. Nool on nähtav ainult kujundusvaates.

Kui väli sisaldab mitut väärtust, eraldatakse need väärtused komadega. Kui liitboks pole piisavalt lai, et kuvada kõik ühe rea väärtused ja liitboksi atribuudi CanGrow väärtuseks on seatud Jah, siis väärtused murtakse järgmisele reale. Vastasel juhul kärbitakse väärtusi. Kui soovite määrata juhtelementi atribuudi CanGrow , avage see kujundusvaates või küljendivaates, klõpsake juhtelementi ja seejärel vajutage juhtelementi atribuudilehe kuvamiseks klahvi F4. Atribuut CanGrow asub nii vahekaardil Vorming kui ka juhtelementi atribuudilehe vahekaardil Kõik .

Rikkaliku teksti väljad    Rikkaliku teksti välja vaike-juhtelement on tekstiväli. Kui tekstiväli pole piisavalt lai, et kuvada kõik ühe rea väärtused ja tekstivälja atribuudi CanGrow väärtuseks on seatud Jah, siis väärtused murtakse järgmisele reale. Vastasel juhul kärbitakse väärtusi. Kui soovite määrata juhtelementi atribuudi CanGrow , avage see kujundusvaates või küljendivaates, klõpsake juhtelementi ja seejärel vajutage juhtelementi atribuudilehe kuvamiseks klahvi F4. Atribuut CanGrow asub nii vahekaardil Vorming kui ka juhtelementi atribuudilehe vahekaardil Kõik .

Rikkaliku teksti väli aitab teil teksti vormindada mitmel viisil. Näiteks võib väljal mitu sõna allakriipsutatuks olla ja mitu muud sama välja sõnu saab kursiivis olla. Sellegipoolest saate RTF-vormingut sisaldava tekstivälja jaoks siiski määrata üldise vormingu laadi. Tekstivälja vorming rakendub ainult tekstile, mida pole RTF-vormingut kasutades spetsiaalselt vormindatud.

Rikkaliku teksti välja sisaldava tekstivälja vormindamise laadide määramine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil soovitud raportit ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku küljendivaade .

  2. Klõpsake tekstivälja, kus kuvatakse RTF-väli, ja seejärel klõpsake menüü Vorming jaotises Font selle vormingu laadi, mida soovite rakendada.

    Access rakendab kogu RTF-vormingus tekstile vormingu, mis pole veel seda tüüpi (kuid mitte väärtus), mida rakendatakse vaates, mis toetab andmete sisestust (nt tabeli või päringu või vormi vaate andmelehevaade). Kui näiteks osa tekstist on vormindatud punase fondivärviga ja rakendate tekstiväljale sinise fondi värvi, Access muutub kogu tekst siniseks, välja arvatud siis, kui see on eraldi vormindatud punaseks. Teise näitena, kui osa tekstist on vormindatud 11-protsendipunktise fondi suurusega ja te rakendate tekstiväljale 14-punkti fondi suurust, Access rakendab 14-punkti fondi suurust kogu tekstile, välja arvatud see, mis oli ükshaaval vormindatud 11 punkti võrra.

    Manuse väljad    Manuse väljad kasutavad spetsiaalset juhtelementi, mida ei kasutata ühegi muu andmetüübi korral. Ühe manuse välja abil saate kirjele manustada mitu faili, kuid väli saab kuvada ainult ühe manuse teabe korraga. Manuse juhtelement kuvab vaikimisi kas ikooni või pildi, olenevalt sellest, millist tüüpi manust juhtelement praegu kuvab. Soovi korral saate määrata manuse juhtelemendi atribuudid, nii et kõik manustatud failid kuvatakse ikoonidena või et väli lihtsalt kuvaks kirjaklambriikooni ikooni ja manuste arvu. Eeldades, et te juba kasutate oma raportis manuse juhtelementi, saate kasutada järgmist toimingut juhtelementide atribuutide kohandamiseks juhtelementi eri kasutusviiside jaoks.

Manuse välja kuvamise atribuutide määramine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil soovitud raportit ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku küljendivaade .

  2. Klõpsake manuse juhtelementi. Kui atribuudileht pole veel kuvatud, vajutage selle kuvamiseks klahvi F4. Klõpsake atribuudilehe menüüd Vorming .

    Kasutage järgmist tabelit manuse juhtelementide atribuutide seadmise juhendina.

    Atribuut

    Säte

    Kuva kujul

    • Pilt/ikoon kuvab pildid ja kõik muud failid ikoonidena. See on vaikesäte.

    • Ikoon kuvab kõik failid ikoonidena.

    • Kirjaklambriikooni kuvab kirjaklambriikooni ikooni, millele järgneb sulgudes olevate manuste arv.

    Vaike-pilt

    Kui manustatud faile pole, klõpsake manuse juhtelementi, kui manust pole, klõpsake nuppu Koosturi nupp , liikuge sirvides soovitud pildini ja klõpsake nuppu Ava.

    Märkus.: Vaike-pilti ei kuvata, kui atribuut Kuva atribuudina on seatud kirjaklambriikooni.

    Pildi joondus

    Valige loendist soovitud joondus. Vaikesäte on keskel. Selle säte reguleerimine võib põhjustada ootamatuid tulemeid, olenevalt atribuudi Picture Size mode seadistusest.

    Pildi suuruse režiim

    See säte on saadaval ainult juhul, kui atribuudi Kuva väärtuseks on seatud pilt/ikoon.

    • Klipp kuvab pildi selle tegelikus suuruses. Pilt on kärbitud, kui see on juhtelementi sisse mahuks liiga suur.

    • Venitamine venitab pilti nii, et see täidaks kogu juhtelement.

      Märkus.: Kui manuse juhtelement pole sama täpne kui pilt, moonutab see säte pilti, nii et see kuvatakse kas vertikaalselt või horisontaalselt.

    • Suumimisel kuvatakse pilt võimalikult suurel kujul, kuid pilti ei saa kärpida ega moonutada. See on vaikesäte.

  3. Kui kasutate juhtelementi graafika kuvamiseks, reguleerige manuse juhtelementi, nii et saate vaadata soovitud üksikasjade hulka.

Lehe algusse

Kas vajate veel abi?

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×