Exceli andmeallika ettevalmistamine Wordi kirjakoosteks

Olete loonud kontaktide loendi ja ka muid andmeid, mida soovite kasutada Word kirjakoosteks. Kui teie andmeallikaks on olemasolev Excel arvutustabel, peate lihtsalt andmed kirjakoosteks ette valmistama. Kui teie andmeallikaks on vahekaart eraldajaga (. txt) või komaga eraldatud väärtus (CSV-fail), peate esmalt Excel andmed importima ja seejärel koostama selle kirjakooste jaoks.

1. juhis: Häälestage oma andmeallikas rakenduses Excel

Kui kasutate Word kirjakooste jaoks Excel arvutustabelit, jätke see toiming vahele. Kui andmeallikas on txt või CSV-faili, kasutage Excel andmete häälestamiseks teksti importimise viisardit.

Pärast .TXT- või .CSV-faili importimist, jätkake 2. etapiga.

  1. Avage Excel.

  2. Siit leiate teavet > tekstist/CSV-ist.

    Teksti/CSV-i valimine menüü andmed kaudu

  3. Valige soovitud txt-või CSV-faili ja seejärel valige impordi.

  4. Valige eelvaate aknas Muuda andmeid.

  5. Valige vormindamiseks POSTIINDEKS või muu veerg.

  6. Valige muuda > andmetüüp: ja valige tekst.

    Power Query aken, kus on valitud tekst

  7. Valige Asenda praegune.

  8. Korrake juhiseid 5-7 vastavalt vajadusele.

  9. Valige sule & laadimine.

  10. Valige faili > Salvesta nimega ja Salvesta nimega.

  1. Avage Excel.

  2. Excel 2016    Siit saate teavet > välisandmete toomine > tekstilt.

    Menüüs Andmed on esile tõstetud nupp Tekstist.

  3. Valige soovitud txt-või CSV-faili ja seejärel valige impordi.

  4. Valige Tekstiimpordiviisardi, paanil Algne andmetüüp valik Eraldajatega.

    Exceli Välisandmete toomine tekstist, tekstiimpordiviisardi etapp 1 / 3

  5. Kui failis on päised, valige minu andmete päisestülalpool olevad päised ja seejärel valige nupp edasi.

  6. Märkige paanil eraldajad ruut, mis vastab eraldajale (nt vahekaart või koma), mida andmed kasutavad, ja seejärel valige edasi.

    Tekstiimpordiviisardis on eraldajate suvandid esile tõstetud.

  7. Valige jaotises Andmete eelvaade, veerg, mis sisaldab sihtnumbreid või postiindekseid, ja klõpsake jaotises Veeru andmevorming valikul Tekst.

    Tekstiimpordiviisardis on veeru andmevormingu suvand Tekst esile tõstetud.

    Märkus.: Iga kord, kui rakendate andmevormingut – üld-, teksti- või kuupäevavormingut – veerule, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.

  8. Vajadusel rakendage 7. etappi uuesti ning valige veerg, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.

  9. Klõpsake nuppu Valmis.

  10. Kinnitage dialoogiboksis Andmete importimine parameetri Olemasolev tööleht vaikesäte ja viidatava lahtri aadress ning seejärel valige OK.

    Andmete importimise dialoogiboksis valige andmete paigutamine olemasolevale töölehele, vaikesäte või andmete paigutamine uuele töölehele

    Ettevaatust!: Väljal Andmete importimine kuvatakse hetkel valitud välja aadress. Andmete importi alustatakse sellelt väljalt.

  11. Salvestage oma arvutustabeli fail uue nimega.

2. etapp. Valmistage ette oma andmeallikas

Veenduge, et Excel postitusloendi kirjakooste jaoks kasutatavas andmeallikas Word on arvandmete veerud korrektselt vormindatud. Vormindage arvudega veerg nii, et selle andmed vastaksid kindlale vormingu kategooriale (nt valuuta).

Kui valite kategooriaks protsendimäära, arvestage, et protsendivormingu puhul korrutatakse lahtri väärtus 100-ga. Selle korrutustehte vältimiseks vormindage protsendiväärtusi sisaldavad lahtrid tekstilahtritena.

ZIP-koodid või postiindeksid peavad andmete säilitamiseks kirjakooste ajal olema vormindatud tekstina. Kui seda ei tehta importimisel, vormindage see kohe. Kui sihtnumbri lahtrid pole vormindatud tekstilahtritena, kustutatakse algusnulliga sihtnumbrites – näiteks 00399 – kirjakooste käigus algusnullid ära.

  1. Valige veerg, mis sisaldab POSTIINDEKSeid, postiindekseid või muid vormindatud andmeid.

  2. Klõpsake menüü Avalehtjaotises arv välja arvuvorming kõrval olevat noolt ja seejärel valige loendist soovitud suvand (nt tekst).

    Klõpsake Exceli menüü Avaleht jaotises Arv kastis Üldine allanoolt ja valige kasutatav numbrivorming.

Lisage kindlasti koostevälja ette või järele asjakohane sümbol. Siin on näited valuuta- ja protsendiväljade kujust, kui te neid sümboleid ei sisesta.

Kirjakooste dokument, kus on kirjas fraasid „Teie 50-dollariline panus“ ja „pakume teile 20%-list allahindlust.“

Kui sisestate ka sümbolid, kuvatakse arvud õigel kujul.

Kirjakooste tulemuste dokumendis on kirjas fraasid „Teie 50-dollariline panus“ ja „pakume teile 20%-list allahindlust.“

Lisage kirjakooste dokumendis vajalikud sümbolid koosteväljade ette või järele järgnevalt:

Kirjakooste näidisdokument, väljanime „Annetus“ ees on dollari sümbol ja väljanime „Protsent“ ees on protsendi märk.

Vaata ka

Andmeallika häälestamine ja ettevalmistamine on Wordi kirjakooste üks olulisemaid osi. Saate kasutada olemasolevat Excel andmeallikat või luua uue, importides vahekaardile eraldajaga (. txt) või komaga eraldatud väärtuse (. CSV) faili. Kui olete andmeallika häälestanud ja ette valmistatud, saate kirjakooste teha üksikasjaliku kirjakoosteviisardi ja dünaamilise andmevahetuse (Dynamic Data Exchange (DDE)) abil või käsitsi.

Kui te ei kasuta kirjakoosteks olemasolevat Excel andmeallikat, saate kasutada nii kontaktiloendit kui ka aadressiraamatut txt-või CSV-failis. Teksti importimise viisard juhendab teid toimingutest, et saada andmeid, mis on txt-või CSV-failis Excel.

  1. Avage Excel.

  2. Valige vahekaardil andmedtekstist/CSV.

  3. Valige soovitud txt-või CSV-faili ja seejärel valige impordi.

  4. Valige Tekstiimpordiviisardi, paanil Algne andmetüüp valik Eraldajatega.

    Exceli Välisandmete toomine tekstist, tekstiimpordiviisardi etapp 1 / 3

  5. Kui failis, mida impordite, on päised, märkige Eelvaate paani kohal asuv märkeruut Minu andmetel on päised ja seejärel valige Edasi.

  6. Paanil Eraldajatega märgistage see märkeruut, mis vastab teie valitud eraldaja tüübile (nt tabeldusmärk või koma) ja seejärel valige Järgmine.

    Tekstiimpordiviisardis on eraldajate suvandid esile tõstetud.

    Näpunäide.: Paanil Andmete eelvaade kuvatakse tulemused tabelivormingus.

  7. Valige jaotises Andmete eelvaade, veerg, mis sisaldab sihtnumbreid või postiindekseid, ja klõpsake jaotises Veeru andmevorming valikul Tekst.

    Tekstiimpordiviisardis on veeru andmevormingu suvand Tekst esile tõstetud.

    Märkused: 

    • Saadaolevateks arvuvorminguteks on Üldine, Tekst ja Kuupäev. Iga kord, kui mõnele veerule andmevormingut rakendate, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.

    • Arvandmeid (nt protsenti või valuutaväärtust) sisaldavat veergu saab vormindada üksnes pärast faili importimist. Lisateavet leiate alamjaotisest „Arvandmete vormindamine Excelis“.

  8. Vajadusel tehke uuesti 7. toiming ning valige veerg, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.

  9. Klõpsake nuppu Valmis.

  10. Kinnitage dialoogiboksis Andmete importimine parameetri Olemasolev tööleht vaikesäte ja viidatava lahtri aadress ning seejärel valige OK.

    Andmete importimise dialoogiboksis valige andmete paigutamine olemasolevale töölehele, vaikesäte või andmete paigutamine uuele töölehele

    Ettevaatust!: Väljal Andmete importimine kuvatakse hetkel valitud välja aadress. Andmete importi alustatakse sellelt väljalt.

  11. Kui olete lõpetanud, salvestage andmeallikas uue failinimega.

Arvandmete vormindamine Excelis

Saate vormindada mis tahes uues või olemasolevas andmeallikas olevaid arvandmeid (nt protsendid või valuuta väärtused) Excel, mida kavatsete Word kirjakoostes kasutada. Kui soovite säilitada kirjakooste ajal arvuliste andmete protsendina või valuutana vormindatud arvandmeid, järgige juhiseid jaotises "samm 2: kirjakooste jaoks" dünaamilise andmevahetuse (DDE) kasutamine ".

Veenduge, et Excel postitusloendi kirjakooste jaoks kasutatavas andmeallikas Word on arvandmete veerud korrektselt vormindatud. Vormindage arvudega veerg nii, et selle andmed vastaksid kindlale vormingu kategooriale (nt valuuta).

  1. Avage oma Exceli andmeallikas.

  2. Valige veerg, mida soovite vormindada.

  3. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Arv kastis Numbrivorming (Üldine) allanoolt ja tehke loendist soovitud valik.

    Klõpsake Exceli menüü Avaleht jaotises Arv kastis Üldine allanoolt ja valige kasutatav numbrivorming.

  4. Vajadusel korrake 2. ja 3. toimingut.

  5. Kui olete lõpetanud, valige nupp Salvesta.

Kui kasutate vormindatud arve (nt protsente ja valuutaväärtusi) sisaldavat Exceli andmeallikat, võib mõnede arvandmete vorming kirjakooste käigus muutuda. Saate kirjakooste tulemid ja saate säilitada Excel arvandmete vormingut DDE abil.

Exceli andmevormingu võrdlus Wordi koosteväljaga dünaamilise andmevahetuse kasutamise või mittekasutamise korral

Märkus.: Kui te dünaamilist andmevahetust kasutada ei soovi, järgige artiklis Meilisõnumite hulgipostituseks kasutage kirjakoostet toodud juhiseid.

  1. Avage Word, valige Fail > Suvandid > Täpsemalt.

  2. Märkige jaotises üldistruut Kinnita failivormingu teisendamine avamisel avatuks .

    Suvand Kinnita failivorminguteisendus avamisel

  3. Valige OK.

  4. Valige vahekaardil postitused nupp Käivita kirjakooste > samm-sammult kirjakooste viisard.

    Valige Wordi menüüs „Postitused“ nupp „Alusta kirjakoostet“ ja seejärel „Üksikasjalik kirjakoosteviisard“

  5. Valige paanil Kirjakooste jaotises Adressaatide valimine raadionupp Kasutan olemasolevat loendit.

    Wordi kirjakooste tööpaan, mis avaneb jaotise „Kirjakooste alustamine“ nupu „Üksikasjalik kirjakoosteviisard“ valimisel

  6. Jaotises Kasuta olemasolevat loendit valige nupp Sirvi ja seejärel avage vormindatud arvutustabel.

  7. Märkige dialoogiboksis andmeallika kinnitamine ruut Kuva kõik ja valige MS Exceli töölehed DDE kaudu (*. xls) > OK.

    Dialoogiboks Andmeallika kinnitamine

  8. Dialoogiboksis Microsoft Excel valige Kogu arvutustabel > OK.

    Microsoft Exceli dialoogiboks rakenduses Word

  9. Kui avatakse dialoogiboks Kirjakooste adressaadid, valige nupp OK.

    Dialoogiboks „Kirjakooste adressaadid“, milles on kuvatud postitusloendi andmeallikaks oleva Exceli arvutustabeli sisu

  10. Jätkake kirja-. meilisõnumi-, sildi- või ümbrikukooste toiminguid.

Näpunäide.: Saate vältida Wordi viiba kuvamist iga kord, kui avate mõne andmefaili. Kui olete postitusloendiga ühenduse loonud, valige Fail > Suvandid >Täpsemalt. Tühjendage jaotises Üldine ruut Kinnita failivorminguteisendus avamisel.

Kui olete Excel arvutustabelisse lisanud kontaktiloendi, on oluline, et andmete kaotsimineku vältimiseks oleks oluline vormindada tekstina mis tahes postiindeksit või postiindeksit. Kui impordite uude arvutustabelisse mis tahes kontakte tekstist (. txt) või komaga eraldatud väärtusest (. CSV), saab teksti importimise viisard aidata teil andmeid importida ja vormindada.

1. juhis: andmeallika häälestamine Excelis

Kui kasutate Wordis kirjakooste jaoks juba Exceli arvutustabelit, jätkake selle teema juhisega 2. Kui andmeallikaks on txt-või CSV-faili, mis sisaldab teie Gmaili kontakte, kasutageExcel andmete häälestamiseks teksti importimise viisardit.

  1. Avage Excel ja klõpsake menüü andmed nuppu tekstist.

    On the Data tab, select From Text

  2. Valige soovitud CSV-või txt-faili ja seejärel valige Too andmed.

  3. Valige jaotises teksti importimise viisardnupp edasi.

  4. Märkige jaotises eraldajad ruut, misvastab teie andmete iga elemendi (nt vahekaart või koma) eraldava eraldajaga. Seejärel valige Edasi.

    Näpunäide.: Valitud andmete paani eelvaates on näha, millised tulemid tabeli kujul välja näevad.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. Valige valitud andmete eelvaatesveerg, mis sisaldab postiindekseid või koode. Seejärel valige C-Olumn andmete vormingtekst.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Korrake sammu 5 vastavalt vajadusele, valides veeru, mida soovite muuta, ja selle vormingu, mida soovite rakendada.

    Märkus.: Iga kord, kui mõnele veerule andmevormingut rakendate, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.

  7. Klõpsake nuppu Valmis.

  8. Valige dialoogiboksis andmete importimine koht, kuhu soovite andmeid lisada Excel, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    Märkus.: Salvestage oma arvutustabeli fail uue nimega.

2. juhis: arvandmete vormindamine Exceli arvutustabelis

Kui soovite, et teie postiindeks või sihtnumber liiguks üle kirjakooste ilma nulle kaotamata, vormindage need koodid tekstina sisaldava veeruna.

  1. Avage arvutustabel ja valige veerg, mis sisaldab postiindekseid või koode.

  2. Valige menüü Avaleht väljal Vorming nupp tekst.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Nüüd saate neid andmeid kirjakooste jaoks kasutada.

Kas vajate veel abi?

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×