Andmete sortimine võib mängida suurt rolli, et muuta aruanne või vorm tõhusaks ja hõlpsalt kasutatavaks. Näiteks tootekataloog, kus on loetletud tooted tähestikulises järjestuses või ühiku hinna põhjal, on palju lihtsam kasutada kui ühte, kus on loetletud juhuslikus järjestuses olevad üksused.
Selles teemas selgitatakse, kuidas sortida kirjeid tabeli, päringu, vormi või ettekande vaatamise ja kujundamise ajal.
Selle artikli teemad
Sissejuhatus
Kirjeid saate sortida tabelites, päringutes, vormides või ühes või mitmes valdkonnas olevas raportis. Minimaalse kujundusega töö korral saab teie ja teie vormi või aruannete kasutajad valida kirjete sortimise viisi.
Näiteks kui koostate tootekataloogi aruandeid, võite valida, kas soovite tooted tähestikulises järjestuses loetleda. Objekt, mille valite objekti kujundamisel, muutub objekti sortimise järjestuseks. Kui soovite päringut või ettekannet vaadata, saavad kõik kasutajad kirjeid sortida nii, nagu hind või tarnija.
Märkus.: Vaadet saab sortida mis tahes väljal, mis kuvatakse vaates, välja arvatud manused või OLE-objekte sisaldavad väljad.
Saate oma tulemusi täpsustada, kui sordite kirjeid rohkem kui ühte välja. Mitme välja sortimise korral on oluline tuvastada väljad, mida tuntakse väljade äärepoolseimad ja sisemine sortimine kaudu. Vajalike tulemite saamiseks on vaja määrata väljad sise-ja välissordiks. Oletagem näiteks, et soovite sortida tabeli kontaktid väljadel eesnimi ja perekonnanimi. Kui soovite, et iga perekonnanime (v. a) (või y-st A-ni) sorditakse eesnimed, on eesnimi väli sisemine. Teisest küljest, kui soovite, et perekonnanimi sorditakse iga eesnime sees, on perekonnanimi väli sisemine. Teise võimalusena sorditakse kirjed väljal perekonnanimi (äärepoolseimad) ja seejärel klõpsake väljal eesnimi järgmist (sisima).
1. perekonnanimi on äärepoolseimaks väli ja eesnimi on sisemine väli
2. eesnimi on välimine väli ja perekonnanimi on sisemine väli
Sortimisjärjestuse rakendamisel tuleks meeles pidada, et arvud, tekst ja erimärgid sorditakse vastavalt teie arvuti valitud keelele ja piirkonna sätetele. Kui dialoogiboksis Accessi suvandid määratud keele-ja piirkonnasuvandid ei vasta juhtpaneelil määratud sätetele, ei pruugi tulemuseks saadud sortimisjärjestus teie ootustele vastata.
Vaikekeele või-piirkonna läbivaatus või muutmine
Accessi keelesätete vaatamiseks valige menüü >Suvandid. Vahekaardi Üldine jaotises andmebaaside loominevaadake üle või muutke väärtust uue andmebaasi sortimisjärjestuse loendi väljal. Seadke suvand Üldine , kui soovite kasutada ühte järgmistest keeltest – afrikaani, Albaania, Araabia, baski (baski), Bulgaaria, Valgevene, katalaani, hollandi, inglise, Fääri, Pärsia, saksa-Standard, Kreeka, heebrea, hindi, Indoneesia, Itaalia, malai, Portugali, vene, Serbia, suahiili ja urdu. Pange tähele, et see säte mõjutab ainult uusi andmebaase. Selle säte rakendamiseks olemasolevale andmebaasile tihendage esmalt andmebaas.
Andmebaasi tihendamiseks tehke järgmist.
-
Valige andmebaasi tööriistad > Tihenda ja paranda andmebaas.
Kui soovite vaadata oma arvuti regionaalseid sätteid, lugege teemat mõne andmetüübi ilme muutmiseks Windowsi regionaalsete sätete muutmine.
Kirjete sortimine vaates
Märkus.: Accessis on aruannete sortimine veidi erinev tabeli, päringu või vormi sortimisest.
Tabeli, päringu või vormi sortimine
Aruannete sortimine
-
Saate avada ettekande küljendivaates või kujundusvaates.
-
Kui paan rühmitamine, sortimine ja kogusumma pole avatud, klõpsake jaotises rühmitamine & kokkuvõtted (küljendivaates menüü Vorming või kujundusvaates menüü kujundus ) nuppu Rühmita & sortimine.
-
Tehke ühte järgmistest.
-
Kui see ei ole rühmitatud ega sorditud, klõpsake paanil rühmitamine, sortimine ja Kokkuvõte nuppu Lisa rühm ja seejärel valige väli äärepoolseimad sortimine. Klõpsake teist rippmenüü noolt ja valige, kuidas väärtusi tuleks järjestada. Klõpsake nuppu rohkemja seejärel klõpsake jaotise päisparemas servas olevat noolt ja valige päisestväljas. Korrake neid toiminguid iga sortimise välja korral, kui allservas kuvatakse väli sisemine sortimine.
-
Kui see on juba rühmitatud või sorditud, vaadake üle olemasolevad tasemed ja tehke muudatused hoolikalt. Välja muutmiseks kasutage esimest ripploendi noolt. Tellimuse muutmiseks klõpsake teist rippmenüü noolt. Kui soovite muuta rühmitamise taset ainult sortimise tasemeks, muutke päise jaotist päist avamata.
-
Näpunäide.: Kui soovite ühe välja põhjal ühe välja sortida, avage see küljendivaates, paremklõpsake välja ja klõpsake soovitud käsku Sordi. Kui valite näiteks välja vanus, klõpsake raadionuppu sordi Väikseimast suurimani või Sordi suurimast väikseimani. Kui see on rühmitatud või kui soovite sortida mitmel väljal, peate kasutama paani rühmitamine, sortimine ja kogusumma .
Tabeli, päringu või vormi sortimine
-
Tuvastage väljad, mille soovite sortida. Kahe või enama välja sortimiseks Tuvastage väljad, mis toimivad väljadele sisemine ja äärepoolseimad sordid.
-
Paremklõpsake suvalist kohta, mis asub veerus või juhtelemendil, mis vastab väljale sisemine, ja klõpsake mõnda käsku Sordi. Käsud olenevad valitud väljal olevate andmete tüübist.
Märkus.: Kui sordite andmeid väljast, mis on andmetüüp jah/ei, loetakse väärtus "Jah", "TRUE" või "sees", ja väärtust "ei", "false" või "väljas" loetakse "tühjendatud". Seda tüüpi välja vaikesäte on märkeruut, kuid saate määrata, et see kuvataks tekstivälja või liitboksina. Kui muudate seda tüüpi välja tekstiks tekstiväljale või liitboksi, sorditakse see endiselt kui "valitud" või "tühjendatud".
1. arv, valuuta, Automaatnumber
2. lühike tekst (tekst), pikk tekst (MEMO), hüperlink
3. jah/ei
4. kuupäev/kellaaeg
-
Korrake eelmist toimingut iga sortimise välja puhul, mis lõpeb koos väljaga äärepoolseimad sortimised.
Kirjed korrastatakse sortimisjärjestuse järgi.
Märkus.: Kui tekstiväli sisaldab null-ja nullpikkusega stringe, kui sorditakse tõusvas järjestuses, loetletakse nulliga kirjed esmalt, seejärel kirjed, mille nullpikkusega stringid on, ja seejärel kirjed, millel on tühjad väärtused.
Saate teada, kuidas sortimise käigus käsitletakse erimärke, juhtivaid tühikuid ja negatiivseid väärtusi.
Kui välja väärtus algab erimärgiga (nt sidekriipsu, sulu või muu sümboliga), peate tõusvas järjestuses sortimisel järgima järgmist käitumist.
-
Väärtused, mis algavad tühikuga, kuvatakse enne tähtedest väljahelistamist.
-
Jutumärkides olevad väärtused järgivad väärtusi, mis algavad tühikuga, kuid eelnevad tähe-ja tähemärgid.
-
Väärtused, mis algavad miinusmärgiga (-), eelnevad väärtused, mis algavad plussmärkiga (+).
-
Kõigi muude sümbolite korral määratakse järjestus märkide ASCII-märkide koodide järgi. Näiteks on dollari sümboli kood ($) 36 ja võrdusmärk (=) kood on 61, nii et väärtused, mille algus on $, kuvatakse enne väärtusi, mis algavad väärtusega =.
Selle järjestuse alistamiseks saate valida, kas ignoreerida välja kõigi väärtuste esimest märki. See meetod toimib juhul, kui väljal olevad väärtused algavad alati ühe erimärgiga (nt miinusmärk) või sama arvu erimärkidega – nii saate teada, mitu märki ignoreeritakse. Lisateavet osaliste väärtuste sortimise kohta leiate artiklist kirjete sortimine välja osaliste väärtuste põhjal. Kui ignoreeritud märkide arv on erinev, saate määrata kohandatud sortimisjärjestuse. Üksikasjalikku teavet leiate artiklist kirjete sortimine kohandatud järjestuses.
-
Pidage meeles, et sortimisjärjestust ei saa eemaldada vaid ühelt väljalt. Sortimise eemaldamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises sortimine & filtreerimine nuppu Tühjenda kõik sordidja seejärel rakendage soovitud sortimisjärjestus.
Täiendava sortimise stsenaariumid
Kui kasutate käskude sortimine, kasutatakse kirjete järjestuse määramiseks välja andmetüüpi ja iga välja täielikke väärtusi. Aga mis juhtub, kui soovite teksti väärtusi (nt Esmaspäev, Teisipäev jne) sortida kohandatud järjestuses ja mitte tähestikulises järjestuses? Või soovite sortida tekstivälja, mis sisaldab IP-aadresse? Kui sortimisjärjestus ei vasta teie vajadustele, lugege järgmisi teemasid.
-
Kirjete sortimine välja osaväärtuste alusel Kas soovite sortida kirjeid välja esimese paari või viimase paari märgi põhjal? Kui teil on mugavam lihtsate avaldiste kirjutamine, lugege seda teemat, mis selgitab, kuidas kasutada avaldisi osaliste väärtuste ekstraktimiseks.
-
Kirjete sortimine tõstutundlikkuse alusel Access ignoreerib teksti väärtuste korral. Näiteks töödeldakse väärtusi Smith ja Smith täpselt samaks ja te ei saa määrata, milline neist esimesena kuvatakse. Vaadake seda teemat, kui soovite teha tõstutundlikku sortimist.
-
Kirjete sortimine tekstiväljal salvestatud arvväärtuste alusel Kas kuvatakse kirjed, mis on sorditud üksikutel numbritel, mitte arvulisel väärtusel? Kui näiteks kirjed, mille väärtused on 11 ja 121, kuvatakse enne kirjed väärtusega 2 või 25, lugege seda artiklit.
-
Kirjete sortimine kohandatud järjestuses Kui soovite sortida teatud väärtused (nt päevade nimed (Esmaspäev, Teisipäev jne) või töötaja tiitlid (juhataja, direktor) teie tähenduses, lugege seda artiklit.
-
IP-aadresside sortimine Väli, kus talletatakse IP-aadresse, sisaldab mitut arvu ja punkte (.) ja nii lihtne tekst või arvuline sortimine ei toimi IP-aadresside korral. Lisateavet IP-aadresside sortimise kohta leiate sellest teemast.
Sortimisjärjestuse eemaldamine
-
Sortimisjärjestuse eemaldamiseks tabelist, päringust või vormist klõpsake menüü Avaleht jaotises sortimine & filter nuppu Tühjenda kõik sortimised.
See eemaldab sortimisjärjestuse vaates kõik väljad.
-
Sortimisjärjestuse eemaldamiseks raportist avage paan rühmitamine, sortimine ja Kokkuvõte , kui klõpsate jaotises rühmitamine & kokkuvõte nuppu Rühmita & sortimine (küljendivaates menüü Vormingjaotises Kujundusvaade ). Seejärel klõpsake sortimise taset, mille soovite eemaldada, ja klõpsake nuppu Kustuta. Sordi väljale vastav kirje algab sõnadega Sortimisalus. Vältige rühmagaalgavate kirjete kustutamist, kuna see muudab selle ülesehitust.
Sortimisjärjestuse salvestamine objektiga
Viimati rakendatud sortimisjärjestus salvestatakse automaatselt tabeli, päringu, vormi või ettekandega. Kui soovite, et see rakenduks automaatselt järgmine kord, kui avate objekti, veenduge, et objekti atribuudi OrderByOnLoad väärtuseks on seatud Jah.
Kuna viimasena rakendatud sortimisjärjestus muutub aeg-ajalt, võite soovida määrata püsiva (või vaikimisi) sortimise järjestuse. Saate määrata päringu või aruannete sortimise sortimisjärjestuse. Oluline on tähele panna, et kuigi vaike-või viimasena salvestatud sortimisjärjestus ei kirjuta vaikimisi sortimisjärjestusse, jõustub see ainult siis, kui praeguse või viimase salvestatud sortimisjärjestus eemaldatakse vaatest.
-
Päringu sortimise sortimisjärjestuse määramiseks avage see kujundusvaates. Lisage sortimise väljad kujundusruudustiku ja määrake reale sortimine soovitud järjestus.
-
Sortimise sortimisjärjestuse määramiseks saate kasutada paani rühmitamine, sortimine ja Kokkuvõte paigutus- või kujundusvaates. Üksikasjalikku teavet leiate teemast aruannete sortimine.
Sortimise järjestuses sorditud kirjete kuvamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises sortimine & filter nuppu Tühjenda kõik sortimised. See eemaldab vaatest praeguse või viimase salvestatud filtri ja võimaldab vaadata kirjeid vaikimisi tellimuses.
