SharePointi töövoo tutvustus

Töövoogude abil saavad inimesed dokumentide osas koostööd teha ja projekti tööülesandeid hallata, rakendades SharePointi saidi dokumentides ja üksustes äriprotsesse. Töövood aitavad ettevõtetel järgida kooskõlastatud äriprotsesse ning need parandavad ka ettevõtte efektiivsust ja tootlikkust, hallates äriprotsesside tööülesandeid ja etappe. Töövood võimaldavad tööülesandeid täitvatel inimestel keskenduda töö tegemisele, mitte töövoo haldamisele.

Märkused:

Alates 1. augustist 2020 on SharePoint 2010 töövood uute rentnike jaoks kasutuselt kõrvaldatud ja olemasolevatest rentnikest eemaldatud 1. novembril 2020. Kui kasutate SharePoint 2010 töövooge, soovitame migreerida Power Automate'i või mõnda muusse toetatud lahendusse. Lisateavet leiate teemast SharePoint 2010 töövoo aegumine.
SharePoint 2013 töövoog on alates aprillist 2023 aegunud ja lülitatakse uute rentnike jaoks välja alates 2. aprillist 2024. See eemaldatakse olemasolevatest rentnikest ja kõrvaldatakse täielikult kasutuselt alates 2. aprillist 2026. Kui kasutate SharePoint 2013 töövoogu, soovitame migreerida Power Automate'i või muudesse toetatud lahendustesse. Lisateavet leiate teemast SharePoint 2013 töövoo aegumine Microsoft 365-s.
Süsteemi loodud meilisõnumid töövoogudest saadetakse no-reply@sharepointonline.com aadressilt kuvatava nimega "SharePoint Online".

Mis on töövood?

Töövoogu võib vaadelda kui tööülesannete sarja, mis annab teatud tulemuse. SharePointi toodete ja teenuste kontekstis on töövoog määratletud kitsamalt – dokumentide või üksuste automatiseeritud liikumine läbi äriprotsessiga seotud toimingute või tööülesannete. Töövooge saab kasutada ettevõttesiseste tavapäraste äriprotsesside pidevaks haldamiseks, kui SharePointi loendis või teegis dokumentidele ja üksustele äriloogika lisada. Äriloogika on juhiste kogum, mis määrab ja kontrollib dokumendi või üksusega tehtavaid toiminguid.

Tänu protsessi kaasatud inimeste tööülesannete haldamisele ja jälgimisele aitavad töövood optimeerida igapäevaste äriprotsesside (nt projekti kinnitamine või dokumendi läbivaatamine) koordineerimise kulusid ja aega. Näiteks saate SharePointi saidil lisada dokumenditeeki töövoo, mis suunab dokumendi kinnitamiseks mitmele inimesele. Kui dokumendi autor käivitab töövoo selles teegis olevas dokumendis, siis loob töövoog dokumendi kinnitamise tööülesanded, määrab need töövoos osalejatele ja saadab osalejatele meiliteatised ülesande juhiste ja kinnitatava dokumendi lingiga. Töövoo omanik (selle näite puhul dokumendi autor) või osalejad saavad poolelioleva töövoo olekulehel vaadata, kes osalejatest on oma tööülesanded juba täitnud. Kui töövoos osalejad on töövoos määratud ülesanded täitnud, siis töövoog lõpeb ja töövoo omanikku teavitatakse töövoo lõpetamisest automaatselt.

Eelmises näites kirjeldatud kinnitamistöövoo toimingud on esitatud järgmisel joonisel.

Kinnitamise töövoo vooskeem

Töövood toetavad ja hõlbustavad inimeste tööd, suurendavad koostöö tegemise ning dokumentide, loendite ja teekidega töötamise võimalusi. Saidi kasutajad saavad töövooge käivitada ja neis osaleda, kasutades kohandatud vorme, millele pääseb juurde SharePointi loendi või teegi dokumendi või üksuse kaudu. Lisaks on SharePointi rakenduste töövoofunktsionaalsus tihedalt integreeritud rakendusekomplektiga Microsoft Office 2013 nii, et järgmisi töövooülesandeid saab teha mõlemas tarkvarakomplektis:

Dokumendi või üksuse töövoogude loendite kuvamine
Töövoo käivitamine dokumendis või üksuses
Töövooülesande kuvamine, redigeerimine või kellelegi teisele määramine
Töövooülesande lõpuleviimine

Lehe algusse

SharePointi töövooplatvormide kolm tüüpi

SharePoint 2010 töövooplatvorm kanti edasi teenusekomplekti Office 365 ja SharePoint Server 2013 ning kõik sellel platvormil loodud töövood töötavad edasi. See platvorm põhineb teenusel Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

SharePoint 2013 töövooplatvorm põhineb teenusel Windows Workflow Foundation 4 (WF) ja on suures ulatuses muudetud. Võib-olla on uue töövooplatvormi kõige silmatorkavam funktsioon Microsoft Azure'i kasutamine töövoo käivitamise hostina. Töövookäiviti asub nüüd Microsoft Azure’is, st väljaspool teenusekomplekti Office 365 ja teenust SharePoint Server 2013.

SharePoint Online'is on Microsoft Flow nüüd saadaval. See on meie uusim töövoomootor, juurdepääs aadressil: https://flow.microsoft.com . Lisateavet MS Flow kasutamise kohta leiate lehelt https://docs.microsoft.com/en-us/flow . MS Flow tõrkeotsinguks külastage https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Lehe algusse

Valmistöövood

SharePointi saidil on mitu sisseehitatud töövoogu, mis käsitlevad levinud äristsenaariume.

Kinnitamine – see töövoog suunab dokumendi või üksuse inimeste rühmale kinnitamiseks. Vaikimisi on kinnitamistöövoog dokumendi sisutüübiga seostatud ja seega dokumenditeekides automaatselt saadaval.
Tagasiside kogumine – see töövoog suunab dokumendi või üksuse inimeste rühmale tagasiside saamiseks. Läbivaatajad saavad anda tagasisidet, mis kompileeritakse ja saadetakse töövoo algatanud inimesele. Vaikimisi on tagasiside kogumise töövoog dokumendi sisutüübiga seostatud ja seega dokumenditeekides automaatselt saadaval.
Allkirjade kogumine – see töövoog suunab Microsoft Office'i dokumendi inimeste rühmale digitaalallkirjade kogumiseks. Töövoog tuleb käivitada rakendusekomplektis Office 2013. Osalejad peavad oma allkirjaülesanded lõpule viima, lisades dokumendile vastavas Office'i programmis digitaalallkirja. Vaikimisi on allkirjade kogumise töövoog dokumendi sisutüübiga seostatud ja seega dokumenditeekides automaatselt saadaval. Allkirjade kogumise töövoog kuvatakse dokumenditeegis ainult siis, kui vastav dokument sisaldab ühte või enamat Microsoft Office'i allkirjarida.
Avaldamise kinnitamine – see töövoog sarnaneb kinnitamise töövooga selle poolest, et suunab sisu läbivaatamiseks ning kinnituse saamiseks valdkonna asjatundjatele ja huvirühmadele automaatselt. Avaldamise kinnitamise töövoog on ainulaadne selle poolest, et see on mõeldud just avaldamissaitide jaoks, kus uute ja värskendatud veebilehtede avaldamine on range kontrolli all.
Kolme olekuga Seda töövoogu saab kasutada selliste äriprotsesside haldamiseks, mis nõuavad ettevõtetelt suure hulga probleemide või üksuste (nt klienditoe probleemide, müügivihjete või projektiülesannete) jälgimist.

Iga ülalmainitud töövoogu saab mitmel viisil kohandada vastavalt ettevõtte vajadustele. Näiteks kui lisate loendisse, teeki või sisutüüpi töövoo, et muuta see dokumentides või üksustes kasutatavaks, saate kohandada tööülesande- ja ajalooloendeid, kus talletatakse teavet töövoo kohta.

Kui saidi kasutaja käivitab dokumendis või üksuses töövoo, võib ta töövoogu edasi kohandada, määrates osalejad, tähtaja ja töövoo juhised.

Lehe algusse

Kohandatud töövoogude tugi

Kuigi valmistöövooge saab vastavalt vajadustele mõnevõrra kohandada, võib teie ettevõte soovida kavandada ja välja töötada oma äriprotsesside jaoks spetsiaalsed töövood. Töövood võivad olla nii lihtsad või keerukad, kui teatud äriprotsessi jaoks vaja. Arendajad saavad luua töövood, mille algatavad kasutajad, või töövood, mis käivituvad automaatselt teatud sündmuse korral, nt loendiüksuse loomise või muutmise korral. Kui teie ettevõttes on välja töötatud ja juurutatud kohandatud töövood, võivad need olla saadaval lisaks juba kirjeldatud valmistöövoogudele või nende asemel.

Kohandatud töövoogude loomiseks on kaks võimalust.

Power users can design no-code workflows for use in a specific list or library by using Microsoft SharePoint Designer 2013 and Office Visio 2013 SharePoint Designer 2013 töövood luuakse saadaolevate töövootegevuste loendist ja töövoo looja saab töövood juurutada otse loendis või teegis, kus neid kasutatakse. SharePoint Designer 2013 töötab ka koos rakendusega Visio 2013, et töövooge saaks visualiseerida ja skeeme koostada kujundite ning konnektorite abil. Rakendusest Visio 2013 saab töövooge importida rakendusse SharePoint Designer 2013 ja vastupidi.
Professionaalsed tarkvaraarendajad saavad töövooge luua Visual Studio 2012 või uuema versiooni abil Need töövood sisaldavad kohandatud koodi ja töövootegevusi. Kui tarkvaraarendaja on kohandatud töövood loonud, saab serveriadministraator need juurutada paljudel saitidel.

Lehe algusse

Töövoogude kasutamise juhised

Töövoo kasutamisel töös dokumendi või loendiüksusega on mitu etappi. Iga etapi võivad viia lõpule eri rollides isikud. Näiteks saidi administraator saab muuta töövoo dokumenditeegis kasutamiseks kättesaadavaks, sisulooja saab töövoo käivitada või kasutatavat töövoogu muuta ja mõni muu isik (nt dokumendi läbivaataja või kinnitaja) saab töövooülesande lõpule viia.

Töövoo lisamine loendisse, teeki või sisutüüpi

Enne kui töövoogu saab kasutama hakata, tuleb see lisada loendisse, teeki või sisutüüpi, et töövoog oleks kindlas asukohas olevate dokumentide või üksuste jaoks saadaval. Töövoo lisamiseks loendisse, teeki või sisutüüpi peab teil olema loendite haldamise õigus. Enamikul juhtudel täidavad seda ülesannet saidiadministraatorid või kindlaid loendeid või teeke haldavad isikud.

Töövoo kättesaadavus saidil sõltub sellest, kuhu see lisatakse:

kui lisate töövoo otse loendisse või teeki, on see kättesaadav ainult selles loendis või teegis olevatele üksuste jaoks;
kui lisate töövoo loendi sisutüübile (nt kindlasse loendisse või teeki lisatud saidi sisutüüp), on see töövoog saadaval ainult selle sisutüübiga seotud loendis või teegis olevate sama sisutüübiga üksuste jaoks;
kui lisate töövoo saidi sisutüübile, on see töövoog saadaval iga sellise sisutüübiga üksuse jaoks kõikides loendites ja teekides, millele see saidi sisutüüp on lisatud;
kui soovite, et töövoog oleks saadaval saidi kõikides loendites ja teekides, saate luua saidi töövoo.

Kui lisate töövoo loendisse, teeki või sisutüüpi, saate töövoo selle kindla asukoha jaoks kohandada mitmesuguste suvandite abil:

töövooeksemplari nimi;
ülesandeloend, kus talletatakse töövooga seotud ülesanded;
ajalooloend, kuhu salvestatakse kõik töövooga seotud sündmused;
töövoo käivitusviis;
lisasuvandid, mis on omased kindlale töövoole (nt kuidas tööülesanded osalejatele saadetakse, millistel tingimustel töövoog lõpetatakse ja millised on toimingud pärast töövoo lõpuleviimist).

Lisades töövoo loendile, teegile või sisutüübile, muudate selle kindlas asukohas dokumentide ja üksuste jaoks kättesaadavaks. Töövoo lisamine ei käivita tegelikku töövoogu.

Töövoo käivitamine dokumendis või üksuses

Pärast seda, kui töövoog on loendisse, teeki või sisutüüpi lisatud ja seega kasutamiseks kättesaadavaks tehtud, saate töövoo dokumendis või üksuses käivitada (kui töövoog on konfigureeritud nii, et seda saab käivitada käsitsi). Töövoo käivitamiseks valige dokumendi või üksuse jaoks saadaolevate töövoogude loendist soovitud töövoog. Vajadusel peate täitma ka vormi, sisestades töövoo nõutud teabe. Olenevalt sellest, kuidas töövoog on loodud ja konfigureeritud, võib teil dokumendis või üksuses töövoo käivitamisel olla võimalus seda täiendavalt kohandada, määrates sellised suvandid nagu osalejad, tähtaeg ja tööülesannete juhised.

Poolelioleva töövoo muutmine

Kui töövoog on üksusel käivitatud, võib tekkida vajadus töövoo käitumist muuta. Näiteks võib töövoo algataja pärast käivitamist algatamist lisada rohkem osalejaid. Või peab töövoos osaleja määrama oma tööülesande teisele isikule või muutma töövoo objektiks olevat dokumenti või üksust. Mõningaid valmistöövooge saab muuta ka sel ajal, kui töövoog on töös. Kui teie ettevõttes on arendatud ja juurutatud kohandatud töövooge, võib pooleliolevate töövoogude muutmine olla lubatud.

Töövooülesannete lõpuleviimine

Iga inimeste sekkumist nõudvat töövoosündmust kajastab vastav töövooülesanne. Kui töövoog määrab töövoos osalejale ülesande, saab ülesande saaja ülesande lõpule viia või taotleda töövoo tööülesandevormi redigeerimisega töövoo muutmist. Töövoos osalejad saavad töövoo ülesande lõpetada SharePointi saidil või otse rakendusekomplektis Office 2013. Kui töövoos osaleja täidab töövooülesande või taotleb töövoo muutmist, jõuab töövoog järgmisesse olulisse etappi.

Töövoo oleku jälgimine

Töövoo omanikud ja osalejad saavad töövoo edenemist jälgida töövooga seotud olekulehel. Olekulehel kuvatakse lahendamata töövooülesannete olekuteave. Seal kuvatakse ka töövoo oluline ajalooteave.

Aruandetööriistad võimaldavad teha töövooajaloo koguanalüüsi. Selle analüüsiga saavad ettevõtted tuvastada protsesside kitsaskohti või määrata, kas teatud rühm vastab mingi äriprotsessi nõutavale jõudlustasemele. Microsoft Office’i Exceli mitmeid eelmääratletud aruandeid saab kasutada iga töövooga. Töövooajaloo teave on saadaval ka SharePointi loendi andmeallikana, mida saab kasutada ja analüüsida muude programmidega või kohandatud äriprotsesside jälgimislahendustega.

Lehe algusse