Viimati värskendatud 29. oktoobril 2020

Microsoft 365 Groups on teenus, mis töötab juba Microsoft 365 tööriistadega, mille abil saate meeskonnaliikmetega dokumentide kirjutamisel, arvutustabelite loomisel, projektiplaanidega töötamisel, koosolekute kavandamisel või meilisõnumite saatmisel koostööd teha.

See artikkel juhatab sisse Office’i rühmad ja siit leiate kasulikke edasisi toiminguid käsitlevate teemade linke.

Uusimate uudiste ja videote kohta leiate teavet Microsoft 365 Groups teemast Office Ajaveebid

Näpunäited: 

  • Kui otsite teavet selle kohta, kuidas kasutada Outlooki kontaktirühmi meilide saatmiseks inimeste loendile (nt sõprade rühmale), vaadake teemat Outlook for PC-is kontaktirühma või leviloendi loomine.

  • Lisateavet selle kohta Microsoft Family Safety kuidas pererühm aitab teil pereliikmetega ühenduses püsida ja hoida neid kaitstuna Windows 10, Xboxi seadmetes ja Androidi seadmetes, lugege teemat Microsofti pererühm.

Mis on Microsoft 365 Groups ?

Rühmad Microsoft 365 saate valida inimeste komplekti, kelle abil soovite koostööd teha, ja häälestada hõlpsalt ressursikogumi, mida need inimesed saavad ühiskasutusse anda. Ressurssideks võivad olla näiteks Outlooki ühispostkast, ühiskalender ja dokumenditeek failide ühiseks kasutamiseks.

Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused. Lisaks võimaldavad rühmad uusi ja täiustatud kasutusvõimalusi, mida pakkusid varem leviloendid ja ühispostkastid.

Näpunäide.: Lisateavet selle kohta, kuidas uuendada oma tavapäraseid leviloendeid Microsoft 365 Groupslugege seda artiklit.

Konkreetsed ressursid sõltuvad veidi sellest, millist tüüpi rühma loote.

Millist tüüpi rühma peaksite looma?

Kui kaalute neid võimalusi, on oluline meeles pidada, et sama lahendus sobib kõigile harva. Erinevad töörühmad võivad eelistada töötada mitmel viisil ja Microsoft 365 on tööriistad koostöö lubamiseks mis tahes vormis, mida teie töörühmad eelistavad.

Kui teie meeskond eelistab meilisõnumitekaudu koostööd teha ja vajab ühiskalendrit: Microsoft 365 rühma loomine Outlook.

Kui teie meeskond soovib püsivestluskeskkonnaskoostööd teha või kasutada manustatud rakendusi: Microsofti meeskonna loomine.

Kui soovite luua oma ettevõtte jaokssuure avatud arutelufoorumi (nt kommenteeritud teadaannete ja arutelude jaoks), saate luua rühma Yammer.

Saate luua Microsoft 365 Groups mitmesuguste tööriistade abil (nt Outlook, Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams ja palju muud. Tööriista valimine oleneb veidi ka sellest, millise rühmaga töötate. Näiteks kui loome rühma, mis on korraldatud ümber meili ja kalendri, kipume Microsoftis alustama Outlookist. Kui rühm on kogu ettevõtte suhtluseks, kipume alustama Yammerist. Vestluspõhise koostöö puhul aga alustaksime oma rühma loomist Microsoft Teamsist.

Rühma loomisel tuleb otsustada, kas sellest saab erarühm või avalik rühm. Avaliku rühma sisu saavad asutuses kõik kuvada ning kõik asutuse töötajad saavad ka rühmaga liituda. Erarühma sisu saavad kuvada ainult rühma liikmed ja erarühmaga liituda soovivad inimesed peab rühma omanik kõigepealt kinnitama.

Märkus.: Praegu on Outlooki veebirakendusest loodud rühmad vaikimisi privaatsed.

Erarühma ega avaliku rühma kuvamine ega juurdepääs pole saadaval inimestele väljastpoolt asutust, kui neid pole just spetsiaalselt külalistena kutsutud.

Lisateavet selle kohta, kuidas muuta rühmad avalikuks erarühmaks (või vastupidi), leiate teemast Rühmade Microsoft 365 avalikuks või privaatseks.

Omanikud, liikmed ja külalised

Rühma omanikud on selle moderaatorid. Nad saavad liikmeid lisada ja eemaldada ning neil on ainuõigused, nt ühispostkastist vestluste kustutamise õigus või erinevate rühmasätete muutmise õigus. Rühma omanikud saavad rühma ümber nimetada, värskendada selle kirjeldust või pilti ja teha palju muud. Kui teile on tuttavad SharePointi rollid, siis rühma omanik on saidikogumi administraator.

Näpunäide.: On hea, kui teil on rühma jaoks vähemalt kaks omanikku. Kui üks omanik pole saadaval, saab teine rühmas muudatusi teha.

Rühma liikmed on teie asutuses töötavad tavalised kasutajad, kes kasutavad rühma koostöö tegemiseks. Nad pääsevad juurde kogu rühma sisule, kuid ei saa muuta rühma sätteid. SharePointis on nad saidi liikmed. Teavet rühmaliikmete lisamise või eemaldamise kohta leiate teemast Rühmaliikmete lisamine ja eemaldamine Outlookis.

Külalised on nagu rühma liikmed, kuid nad ei tööta teie asutuses. Vaikimisi saavad kasutajad kutsuda külalisi rühmaga liituma ning saate seda sätet reguleerida. Lisateavet leiate teemast Külalisjuurdepääs Microsoft 365 rühmades.

Valige rühma tüüp, mida soovite kasutada:

Kui eelistate koostööks ühispostkasti režiimi, siis on Outlooki rühmafunktsioon just teie jaoks. Outlooki rühma loomisega kaasnevad järgmised võimalused.

  • Ühispostkast meilivestluste jaoks liikmete vahel. Sellel postkastil on meiliaadress ja seda saab häälestada sõnumite vastuvõtmiseks inimestelt väljastpoolt rühma ja isegi väljastpoolt asutust, sarnaselt tavapärase leviloendiga

  • Ühiskalender rühmaga seotud sündmuste plaanimiseks

  • SharePointi dokumenditeek rühma keskne koht failide talletamiseks ja ühiskasutuseks

  • OneNote’i ühismärkmik ideede, uurimisandmete ja teabe kogumiseks

  • SharePointi meeskonnatöö sait keskne hoidla rühmaga seotud teabe, linkide ja sisu talletamiseks

  • Planner rühmaliikmete hulgas projektiülesannete määramiseks ja haldamiseks.

Ühtegi neist ressurssidest ei ole vaja käsitsi luua; need luuakse rühmaga koos automaatselt ja rühmaliikmetele määratakse vajalikud õigused, nii et saate neid kohe kasutama hakata.

Nendele ressurssidele pääsete juurde tuttava Microsoft Outlook töölauakliendi (2016 või uuema versiooni) kaudu, Outlook kaudu, Outlook 2016 for Maci kaudu (ainult ühispostkastis) või Outlook mobiilirakenduse kaudu. Oma Microsoft 365 Groups leiate vasakult navigeerimispaanilt, mis asub Outlook töölaual või veebis.

Oma rühmad leiate Outlooki töölaua- või veebirakenduse vasakus servas navigeerimispaanilt

Uue Microsoft 365 Groups abil on teil kiire juurdepääs ühisrühma ressurssidele. Lihtsalt libistage Outlooki veebirakenduses või SharePointis hiirekursoriga üle rühmanime.

Office 365 rühmade uue hüpikkaardi pilt

Koostöövõimaluste uusim täiendus on Microsoft Teams. Microsoft Teams on meeskonnasisene tulipunkt, püsiv vestluspõhine tööruum, kus saab pidada vestlusi vabas vormis ja reaalajas kindlatel teemadel või rühma spetsiifilistes alamrühmades. 

Yammer lisab teie koostööle suurettevõtte suhtlusvõimalused. Selle abil saate asutuses luua uusi sidemeid ja avastada uusi võimalusi. Yammer aitab teil suhelda ja vahetada mõtteid kogu asutuse mastaabis või ühiste huvivaldkondade plaanis.

Kui looteMicrosoft 365 rühma, Yammer saate:

  • Yammeri rühm – ühine koht vestlusteks ja teabe jagamiseks

  • SharePointi dokumenditeek – rühma keskne koht failide talletamiseks ja ühiskasutuseks

  • OneNote’i ühismärkmik ideede, uurimisandmete ja teabe kogumiseks

  • SharePointi meeskonnatöö sait – keskne hoidla rühmaga seotud teabe, linkide ja sisu talletamiseks

  • Planner rühmaliikmete hulgas projektiülesannete määramiseks ja haldamiseks

Pääsete nendele tööriistadele juurde Yammeri abil brauseris või iOS-, Android-seadme või Windows-telefoni rakenduse Yammer abil.

Kui rühma pole enam vaja, saate selle süsteemiressursside vabastamiseks kustutada ja enam ei kuvata seda ka loendites. Vt Rühma kustutamine. Kui te ei soovi pead vaevata aegunud rühmade kustutamisega, siis saab administraator kindlaks määrata aegumispoliitikad, mis muudavad vanad rühmad aegunuks ning kustutavad need teatud aja järel automaatselt. Vt: Microsoft 365 aegumispoliitika.

Märkus.: Selle loendi sisu on mõeldud administraatoritele.

Ettevalmistamisel on kolm põhimudelit:Microsoft 365 Groups, IT-juhitud või juhitav. Igal on omad eelised.

Mudel

Eelised

Avalik (vaikesäte)

Kasutajad saavad luua oma rühmasid, ilma et peaksid IT-osakonna järele ootama või neid tülitama

IT-juhitud

Kasutajad peavad taotlema rühma IT-osakonnalt. IT-osakond saab aidata neil valida vajadustele vastavaid parimaid koostöö tööriistu

Reguleeritud

Rühma loomine on piiratud kindlate inimeste, töörühmade või teenustega (vt teemat Rühma loomise Microsoft 365 juhtimine)

Kui soovite määrata, kuidas Microsoft 365 Groups nimesid, saate nimepoliitika abil sundida rühmanimesid järgima teatud standardeid (sh ees- või järelliiteid) ning blokeerima vastuaustavaid nimesid. Lisateavet Microsoft 365 jaotisest Rühmanimepoliitika.

Igal rühmal on vähemalt üks omanik, kes saab rühma liikmeid lisada või eemaldada ning rühma ja selle sisu kureerida. Tavaliselt teeb omanik seda Outlookis. Lugege artiklit Rühmaliikmete lisamine ja eemaldamine Outlookis. Kui rühma omanik (või omanikud) peaks mingil põhjusel ettevõttest lahkuma, saab administraator määrata rühmale uue omaniku. Lugege artiklit Omanikuta jäänud rühmale uue omaniku määramine.

Kui teil on Exchange Online administraatoriõigused, saate rühmi hallata Microsoft 365 halduskeskuses (vt teemat Rühma liikmesuse haldamine Microsoft 365 halduskeskuses)või PowerShelli kaudu (vt teemat Microsoft 365 Rühmade haldamine PowerShelli abil).

Võib juhtuda, et soovite millalgi oma rentnikukontolt rühma kustutada. Lisateavet rühma kustutamise kohta leiate teemast Rühma kustutamine. Kui rühm on kogemata kustutatud, saavad administraatorid selle rühma taastada kuni 30 päeva jooksul, vt teemat Kustutatud rühma Microsoft 365 taastamine.

Kui eelistate automaatsemat viisi oma ettevõtte elutsükli haldamiseks Microsoft 365 Groups aegumispoliitikate abil aeguvad rühmad kindla ajavahemiku järel. Rühma omanikud saavad 30, 15 ja 1 päev enne rühma aegumist meilisõnumi, mis võimaldab neil rühma vajadusel hõlpsalt uuendada. Vt: Microsoft 365 aegumispoliitika.

Rühma piirangud

Maksimaalne...

väärtus

rühma omanike arv

100

kasutaja loodavate rühmade arv

250

administraatori loodavate rühmade arv

Rentniku vaikepiirang kuni 500 000

liikmete arv

Rohkem kui 1000, kuid ainult 1000 liikmel on ühel ajal ligipääs rühmavestlustele.

Outlookis väga suurte rühmade kalendrite ja vestluste kasutamisel võivad kasutajad märgata viivitusi.

Mitmes rühmas saab kasutaja liige olla

 1000

Failide talletamine

1 terabait + 10 gigabaiti iga tellimusega kasutaja kohta + täiendav ostetud salvestusruum. Salvestusruumi saate piiramatus koguses juurde osta.

Rühmapostkasti maht

50 GB

Organisatsioonis võib olla kuni Microsoft 365 500 000 rühma.

Kui plaanite kasutada funktsiooni "Rühma tagasikirjutus" Azure Active Directory Ühendus, on atribuudiga "Description" seotud maksimaalne pikkus 448 märki.

Lisateavet SharePoint Online’i salvestusruumi kohta leiate teemadest SharePoint Online’i piirangud ning SharePoint Online’i tarkvara- ja muud piirangud.

Oma Microsoft 365 Groups haldamine on tõhusam, kui teil on rühmakasutuse kohta tegevusteavet. Microsoft 365 halduskeskuses on aruandlustööriist, mis võimaldab teil vaadata näiteks salvestusruumi kasutamist, aktiivsete rühmade arvu ja isegi seda, kuidas kasutajad rühmi kasutavad. Lisateavet leiate Microsoft 365 teemast Aruanded halduskeskuses.

Microsoft 365 Groups pakub teile ka mitmeid tööriistu nõuetele vastavuse,teabekaitseja e-juurdluse jaoks.

Vt ka

Kas vajate veel abi?

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega

Kas sellest teabest oli abi?

Kui rahul te tõlkekvaliteediga olete?
Mis mõjutas teie hinnangut?

Täname tagasiside eest!

×