Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta

Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta

SharePoint töövood on eelprogrammeeritud mini-rakendused, mis hõlbustavad ja automatiseerivad mitmesuguseid äriprotsesse. Töövoogude abil saate koguda allkirju, tagasisidet või kinnitusi kavandile või dokumendile või jälgida rutiinse toimingu praegust olekut. SharePoint töövood on loodud selleks, et säästa aega ja vaeva ning tagada regulaarselt sooritatud ülesannetele järjepidevus ja tõhusus.

Märkus.: SharePoint 2010 töövood on aegunud alates augustist 1, 2020 uute rentnike jaoks ja eemaldatakse olemasolevatest rentnikest novembris 1, 2020. Kui kasutate SharePoint 2010 töövood, soovitame migreerida Power Automationi või muude toetatud lahendusteni. Lisateavet leiate teemast SharePoint 2010 töövoo kasutuseltkõrvaldamine.

Mis on SharePoint töövoog?

Arvatavasti teate juba, mis on vooskeem. See on graafiline mingi protsessi kujutis koos juhistega igal sammul toimuva kohta.

Töövooprotsess

SharePoint töövoog on nagu automatiseeritud vooskeem, mis võtab palju tööd, oletusi ja juhuslikkust oma standardsetest tööprotsessidest.

Näiteks vaadake näites dokumendi kinnitamise protsessi. Selle protsessi käsitsi käitamine võib tähendada palju andmete kontrollimist ja jälgimist, dokumentide edastamist ja meeldetuletuste saatmist ning kõiki neid toiminguid peab tegema teie või üks või mitu teie kolleegi. See tähendab palju lisatööd ja pidevat katkestuste voogu.

Kuid kui kasutate protsessi käitamiseks SharePoint dokumendi kinnitamise töövoogu, tehakse töövoog automaatselt ja jälitatakse ja edastatakse automaatselt. Kui keegi on tööülesande täitmisel hiljaks jäänud või kui mõni muu probleem kerkib, loob enamik kaasatud töövoogudest teatise, mis annab teile sellest teada. Protsessi jälgimine on väiksem.

SharePoint töövoo käitamine on lihtne. Valige töövoo tüüp, valige oma suvandid ja laske Töövool käivituda. Kui soovite, peate töövoo tühistama või lõpetama.

Kõik kaasatud töövoo tüübid toimivad sarnaselt mallina. Saate lisada ühe loendi või teegi töövoo eksemplari või kogu saidikogumi , et määrata eksemplarile soovitud suvandid ja Valikud. Need suvandid ja Valikud hõlmavad seda, kellele töövoog määrab tööülesanded, tööülesande tähtajad, töövoo käivitamise viisi ja selle ning juhised, mida ülesande teatistes kaasata. Uue töövoo loomiseks Valige loendi sätted > töövoo sätted > töövoo lisamine. Soovi korral Lugege lisateavet 2010 ja 2013 töövoogude kohta.

NB!: Vaikimisi ei aktiveerita kinnitust, Koguge tagasisidet ja Koguge allkirja töövood, mida ei ole loetletud vormi ühing loendiboksis Valige töövoo Mall . Kui soovite neid kasutatavaks muuta, peate paluma saidiadministraatoril need saidikogumiku tasemel aktiveerida. Avage saidi sätted > saidikogumi funktsioonid > töövoogude aktiveerimine . SharePoint 2013 sisaldab ka SharePoint 2010 põhjal töövoo malle. Kui soovite luua SharePoint 2013 põhineva töövoo sarnase loogikaga, kasutage tööriista (nt SharePoint Designer 2013 ).

Eelprogrammeeritud töövootüüpe on viis. 

Märge Kinnitamise töövoog suunab dokumendi või muu üksuse määratud inimestele kinnitamiseks või hülgamiseks. Kinnitamise töövoogu saate kasutada ka loendi või teegi sisu kinnitamiseks. Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Teave kinnitamise töövoogude kohta.

Tagasiside kogumise töövoog Tagasiside kogumise töövoog suunab dokumendi või muu üksuse määratud inimestele, et koguda neilt tagasisidet. Tagasiside kogumise töövoog koondab töövoo omaniku jaoks kogu osalejatelt saadud tagasiside ja talletab teabe läbivaatusprotsessi kohta. Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Teave tagasiside kogumise töövoogude kohta.

Allkirjade kogumise töövoog Allkirjade kogumise töövoog suunab Microsoft Office'i dokumendi määratud inimestele digitaalallkirjade andmiseks. Võtke arvesse, et allkirjade kogumise töövoog töötab ainult Wordi dokumentide, Exceli töövihikute ja InfoPathi vormidega. Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Teave allkirjade kogumise töövoogude kohta.

Kolme olekuga töövoog Kolme olekuga töövoog on mõeldud loendiüksuse kolme oleku (etapi) jälitamiseks. Seda saab kasutada selliste äriprotsesside haldamiseks, mis eeldavad ettevõtetelt suuremahuliste probleemide või üksuste jälitamist (nt klienditeeninduse probleemid, müügijuhised või projekti tööülesanded).

Iga olekumuutuse korral määrab töövoog isikule tööülesande ja saadab selle kohta meiliteatise. Tööülesande lõpetamisel värskendab töövoog üksuse oleku ja viib selle järgmisesse etappi. Kolme olekuga töövoog on loodud töötama koos loendimalliga Probleemijälitus, kuid saate seda kasutada mis tahes loendiga, mis sisaldab veergu Valik, milles on vähemalt kolm väärtust.

Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Kolme olekuga töövoo kasutamine.

Likvideerimise kinnitamise töövoog avaldamise kinnitamise töövoog sarnaneb muude SharePointi töövoogudega, kuna see automatiseerib sisu marsruutimist teemaks olevate asjatundjate ja sidusrühmade jaoks läbivaatuseks ja kinnitamiseks. Avaldamise kinnitamise töövoog on ainulaadne selle poolest, et see on kujundatud just selliste avaldamissaitide jaoks, kus uute ja värskendatud veebilehtede avaldamine on range kontrolli all. Seda tüüpi saitidel ei saa uut sisu avaldada enne, kui töövoo iga kinnitaja on selle kinnitanud. Lisateabe saamiseks ja üksikasjalikud juhised leiate teemast töötamine avaldamise kinnitamise töövooga.

Töövoo lisamiseks ja käivitamiseks peavad teil olema sobivad õigused selles loendis, teegis või saidikogumis, kus töövoog töötab.

  • Töövoo lisamine    Töövoo lisamiseks peab teil vaikimisi olema loendite haldamise õigus. (Rühmal omanikud ja liikmete rühmal on loendite haldamise õigus vaikimisi; külaliste gruppi ei ole.)

  • Töövoo käivitamine    Juba lisatud töövoo käivitamiseks peab teil vaikimisi olema üksuste redigeerimise õigus. (Rühma omanikud ja rühma liikmed mõlemad on vaikimisi õigus Redigeeri üksusi; külaliste gruppi ei ole.)
    Teise võimalusena saavad omanikud valida kindlate töövoogude konfigureerimise, et neid saaks alustada ainult rühma omanike liikmed. Kui teil on kordumatute õigustega alamsaidid, peavad omanikud tagama vajalike õigustega töövoo kasutajatele selgesõnaliselt määratud. Lugege teemat SharePointi loendi või teegi kasutusõiguste redigeerimine ja haldamine. < see põhineb tagasisidel – "lõin oma ettevõtte SP saidil sub saidi, et testida töövoo funktsiooni, nii et mul peaks olema töövoo käivitamise õigus, kuid ma ei saa – miks mitte?" >

Järgmine joonis annab ülevaate SharePointi töövoo kavandamise, lisamise, käivitamise ja muutmise põhietappidest. Sellele järgnevad eraldi jaotised iga etapi kohta.

Töövooprotsess

  • Kavandamine    Kui kasutate töövoo versiooni lisamiseks algatusvormi, veenduge, et teate milliseid suvandeid soovite kasutada ja millist teavet vajate.

  • Lisamine    Töövoo versioon loendisse, teeki või saidikogumisse lisamiseks täitke algatusvorm.

  • Start    Saate uue töövoo käivitada kas käsitsi või automaatselt, loendis või teegis olevas dokumendis või muus üksuses. (Kui käivitate selle käsitsi, on teil võimalus muuta mõnda töövoo Assotsiatsiooni vormi sätteid lühima käivitamise vormil.) Kui töövoog käivitub, loob see tööülesanded, saadab teatiste sõnumeid ja alustab toimingute ja sündmuste jälitamist.

  • Jälgimine    Kui töövoog on käivitatud, saate vaadata töövoo oleku lehte, kus näete lõpetatud ülesandeid ja muid toimunud tegevusi. Vajadusel saate siin reguleerida praegusi ja tulevasi ülesandeid ja isegi sellest töövoost loobuda või selle peatada.

  • Läbivaatus    Kui tegevus on lõpetatud, saab kogu tegevuse ajalugu vaadata töövoo oleku lehe kaudu. Selle lehe kaudu saate luua ka töövoo üldjõudluse statistikaaruandeid.

  • Muutmine    Kui töövoog ei tööta päris nii nagu soovite, saate avada algse lisamisel kasutatud seosevormi ja teha seal soovitud muudatused.

Kui soovite, et valmistöövoog oleks paindlikum, saate seda täiendavalt kohandada vastava tööriistaga (nt SharePoint Designer 2013). Soovi korral saate ka ise täiesti uue töövoo luua.

Töövoodisaineri abil saate luua reeglid, mis seostavad tingimused ja toimingud SharePointi loendites ja teekides asuvate üksustega. Loendi- ja teegiüksuste muudatuste ilmnemisel käivitatakse töövootoimingud.

Näiteks võite kujundada töövoo, mis käivitab täiendava kinnitamise töövoo, kui üksuse maksumus ületab teatud summa.

Töövoo võite määratleda ka seostatud dokumentidekomplektile. Näiteks, kui töövoog on seotud dokumenditeegiga või filtreeritud dokumendi sisutüübi alusel, kuvatakse kontekstipõhised dokumendikomplekti toimingud. Dokumendikomplektis käsitletakse dokumentide rühma üksiku üksusena, nii et dokumendikomplekti töövootoimingud rakendatakse igale selle dokumendikomplekti üksusele.

Lisateave

Töövoo loomine SharePoint Designer 2013 ' i ja SharePointi töövoo platvormi abil

SharePointi 2010 kinnitamise töövoogude mõistmine

Kas vajate veel abi?

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×