Uue andmebaasi loomine

Uue andmebaasi loomine

Selles artiklis käsitletakse põhitoiminguid, mis algavad Access ja loovad andmebaasi, mida saab kasutada lauaarvutites, mitte veebi kaudu. Selles selgitatakse, kuidas luua malli abil töölaua andmebaas ja kuidas luua andmebaas algusest peale, luues oma tabeleid, vorme, aruandeid ja muid andmebaasiobjektide. See selgitab ka mõnda tehnikat, mida saate kasutada olemasolevate andmete uude andmebaasi toomiseks.

Selle artikli teemad

Overview

Kui alustate Accessi esimest korda või sulete andmebaasi Accessi sulgemata, kuvatakse Microsoft Office Backstage ' i vaade.

Backstage ' i vaade on lähtepunkt, mille kaudu saate luua uue andmebaasi, avada olemasoleva andmebaasi, vaadata Office.com esiletõstetud sisu – kõike , mida saate kasutada Accessi andmebaasi või andmebaasist väljapoole minemiseks, mitte andmebaasi piires .

Andmebaasi loomine

Accessi avamisel kuvatakse Backstage ' i vaates Uus vahekaart. Uus vahekaart pakub mitmeid võimalusi uue andmebaasi loomiseks.

  • Tühi andmebaas    Soovi korral võid alustada algusest peale. See on hea valik juhul, kui teil on väga spetsiifilised kujunduse nõuded või kui teil on olemas andmed, mida teil on vaja kaasata või lisada.

  • Accessiga installitud Mall    Kaaluge malli kasutamist, kui alustate uut projekti ja soovite alustada edumaad. Accessis on mitu vaikimisi installitud malli.

  • Office.com Mall     Lisaks Accessiga varustatud mallele leiate palju rohkem malle Office.com. Te ei pea isegi brauserit avama, mall on saadaval uuelt vahekaardilt.

Andmebaasi lisamine

Kui töötate andmebaasiga, saate lisada välju, tabeleid või rakenduste osi.

Rakenduse osad on funktsioon, mis võimaldab kasutada mitut seostuvat andmebaasiobjekti koos, kui need on olemas. Näiteks võib rakenduse osa koosneda tabelist ja tabelil põhinevast vormist. Tabeli ja vormi saate lisada samal ajal rakenduse osa abil.

Saate luua ka päringuid, vorme, aruandeid, makrosid – kõiki andmebaasi objekte, millega töötate.

Andmebaasi loomine malli abil

Accessis on mitmeid malle, mida saate kasutada nii-kui ka lähtepunkti. Mall on valmis-to-use andmebaas, mis sisaldab kõiki kindla ülesande sooritamiseks vajalikke tabeleid, päringuid, vorme, makrosid ja aruandeid. Näiteks on malle, mille abil saate jälitada probleeme, hallata kontakte või säilitada kulude arvestust. Mõned mallid sisaldavad üksikuid näidiseid, mis aitavad nende kasutamist demonstreerida.

Kui üks neist mallidest sobib teie vajadustele, on selle kasutamine tavaliselt kiireim viis andmebaasi alustamiseks. Kui teil on aga andmeid mõnes muus programmis, mida soovite Accessi importida, võite soovida, et andmebaasi loomine oleks parem malli kasutamata. Mallidel on juba määratletud andmestruktuur ja see võib vajada palju tööd, et olemasolevaid andmeid malli struktuuriga kohandada.

  1. Kui andmebaas on avatud, klõpsake menüü faili nuppu Sule. Backstage ' i vaates kuvatakse Uus vahekaart.

  2. Mitu malle on saadaval uuel vahekaardil, millest mõned on Accessi sisse ehitatud. Saate alla laadida täiendavaid malle Office.com. Lisateavet leiate selle artikli järgmisest jaotisest.

  3. Valige mall, mida soovite kasutada.

  4. Access soovitab teie andmebaasi failinime väljal faili nimi – soovi korral saate faili nime muuta. Andmebaasi salvestamiseks mõnest muust kaustast, mis kuvatakse välja faili nimi all, klõpsake nuppu asetekst , liikuge sirvides kaustani, kuhu soovite selle salvestada, ja seejärel klõpsake nuppu OK. Soovi korral saate andmebaasi luua ja linkida SharePointi saidiga.

  5. Klõpsake nuppu Loo.

    Access loob teie valitud malli põhjal andmebaasi ja seejärel avab andmebaasi. Mitme malli korral kuvatakse vorm, kus saate alustada andmete sisestamist. Kui teie Mall sisaldab Näidisandmete andmeid, saate iga kirje kustutada, kui klõpsate kirje valijat (ainult kirjest vasakul asuvat ruutu või riba) ja seejärel tehke järgmist.

    Klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Kustuta. Nupu pilt

  6. Andmete sisestamise alustamiseks klõpsake vormil esimest tühja lahtrit ja hakake tippima. Kasutage navigeerimispaan, et sirvida muid vorme või aruandeid, mida soovite kasutada. Mõnel mallil on navigeerimise vorm, mis võimaldab eri andmebaasiobjektide vahel liikuda.

Mallidega töötamise kohta leiate lisateavet artiklist malli kasutamine Accessi töölaua andmebaasi loomiseks.

Lehe algusesse

Andmebaasi loomine malli kasutamata

Kui te ei soovi malli kasutada, saate luua andmebaasi, luues oma tabeleid, vorme, aruandeid ja muid andmebaasiobjektide. Enamikul juhtudel hõlmab see ühte või mõlemat järgmistest.

  • Andmete sisestamine, kleepimine või importimine tabelisse, mis luuakse uue andmebaasi loomisel, ja seejärel korrake toimingut uute tabelitega, mille loote menüü Loo käsu Tabel abil.

  • Andmete importimine muudest allikatest ja protsessis uute tabelite loomine.

Tühja andmebaasi loomine

  1. Klõpsake menüüs pilt nuppu Uusja seejärel käsku tühi andmebaas.

  2. Tippige faili nimi väljale faili nimi . Kui soovite faili asukohta vaikimisi muuta, klõpsake nuppu Sirvi asukohani, et andmebaas asetekst (välja faili nimi kõrval), liikuge sirvides uude asukohta ja klõpsake siis nuppu OK.

  3. Klõpsake nuppu Loo.

    Access loob andmebaasi tühja tabeli nimega tabelina ja seejärel avab tabeli andmelehevaates. Kursor asetatakse veeru lisamiseks klõpsake esimesse tühja lahtrisse.

  4. Alustage tippimist andmete lisamiseks või saate kleepida mõnest muust allikast pärinevaid andmeid, nagu on kirjeldatud jaotises andmete kopeerimine mõnest muust allikast Accessi tabelisse.

Andmelehe vaates andmete sisestamine on mõeldud väga sarnaseks Exceli töölehel töötamisele. Tabeli struktuur luuakse andmete sisestamise ajal. Kui lisate andmelehele uue veeru, määratletakse tabelis uus väli. Access määrab automaatselt iga välja andmetüübi, võttes aluseks sisestatud andmed.

Kui te ei soovi praegu tabelisse andmeid sisestada, klõpsake nuppu sule Nupu pilt . Kui tegite tabelis muudatusi, palub Access teil muudatused salvestada. Muudatuste salvestamiseks klõpsake nuppu Jah , nende hülgamiseks klõpsake nuppu ei , või klõpsake tabeli avatuna lahkumiseks nuppu Loobu .

Näpunäide.:  Access otsib faili nimega blank. accdb kaustas [installi draiv]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Kui see on olemas, on tühi. accdb kõigi uute tühjade andmebaaside mall. Kõik selles sisalduvad sisu pärivad kõik uued tühjad andmebaasid. See on hea viis levitada vaikimisi sisu (nt osade numbrid või ettevõtte lahtiütlused ja poliitikad).

NB!: Kui sulgete tabeli vähemalt ühe korra salvestamata, kustutab Access kogu tabeli, isegi kui olete andmed sisestanud.

Tabeli lisamine

Olemasolevasse andmebaasi saate lisada uusi tabeleid menüü Loo jaotise tabelid käskude abil.

Accessi lindi pilt

Tabeli loomine, alustades andmelehevaates    Andmelehevaates saate andmeid sisestada kohe ja lasta Accessil luua taustal oleva tabeli struktuuri. Väljanimed määratakse numbritega (Väli1, väli2 jne) ning Access määrab automaatselt iga välja andmetüübi, võttes aluseks teie sisestatud andmed.

  1. Klõpsake menüü Lisa jaotises Tabelid nuppu Tabel. Nupu pilt

    Access loob tabeli ja valib veeru lisamiseks klõpsamisel esimese tühja lahtri.

  2. Klõpsake menüü väljad jaotises Lisa & kustutamine selle välja tüüpi, mille soovite lisada. Kui te ei näe soovitud tüüpi, klõpsake nuppu veel välju Nupu pilt .

  3. Access kuvab levinumate välja tüüpide loendi. Klõpsake soovitud väljatüüpi ja Access lisab uuele väljale järjepunkt andmelehele.

    Saate välja teisaldamiseks lohistada. Kui lohistate välja andmelehel, kuvatakse väli vertikaalne sisestamise riba, kus väli paigutatakse.

  4. Andmete lisamiseks alustage tippimist esimesse tühja lahtrisse või kleepige andmed mõnest muust allikast, nagu on kirjeldatud jaotises Kopeeri andmed mõnest muust allikast Accessi tabelisse.

  5. Veeru (välja) ümbernimetamiseks topeltklõpsake veerupäist ja tippige uus nimi.

    Igale väljale tuleks anda sisukas nimi, et saaksite teada, mida see sisaldab paanil Väljaloend kuvatavate juhiste järgi.

  6. Veeru teisaldamiseks klõpsake selle päist veeru valimiseks ja seejärel lohistage veerg soovitud asukohta. Saate valida ka mitu külgnevat veergu ja lohistada need korraga uude asukohta. Mitme järjestikuse veeru valimiseks klõpsake esimese veeru veerupäist ja seejärel hoidke all tõstuklahvi (SHIFT) all hoides viimase veeru veerupäist.

Tabeli loomine, alustades kujundusvaates    Kujundusvaates loote esmalt tabeli struktuuri. Seejärel aktiveerite andmete sisestamiseks andmelehe vaate või sisestate andmed mõne muu meetodi abil (nt kleepimine või importimine).

  1. Klõpsake menüü Loo jaotise tabelid nuppu tabeli kujundus. Nupu pilt

  2. Tippige iga tabeli välja nimi veergu välja nimi ja seejärel valige loendist andmetüüp soovitud andmetüüp.

  3. Soovi korral saate tippida veeru Kirjeldus iga välja kirjelduse. Kirjeldus kuvatakse olekuribal siis, kui kursor asub selle välja andmelehevaates. Kirjeldust kasutatakse ka vormi või ettekande kõigi juhtelementide olekuriba tekstina, lohistades välja paanilt Väljaloend ja vormi viisardi või aruandeviisardi abil selle välja jaoks loodud juhtelementidele.

  4. Kui olete kõik väljad lisanud, salvestage tabel.

    • Klõpsake menüüs Fail nuppu Salvesta.

  5. Saate alustada andmete tippimist tabelisse igal ajal, kui aktiveerite andmelehe vaate ja klõpsate esimest tühja lahtrit. Samuti saate kleepida andmeid mõnest muust allikast, nagu on kirjeldatud jaotises Kopeeri andmed mõnest muust allikast Accessi tabelisse.

Väljaatribuutide seadmine kujundusvaates    Olenemata sellest, kuidas te oma tabelit lõite, on soovitatav välja atribuudid üle vaadata ja määrata. Kui mõni atribuut on saadaval andmelehevaates, saab mõnda atribuuti määrata ainult kujundusvaates. Kujundusvaate aktiveerimiseks paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit ja seejärel klõpsake käsku Kujundusvaade. Välja atribuutide kuvamiseks klõpsake kujundusruudustiku välja. Atribuudid kuvatakse kujundusruudustiku all jaotises välja atribuudid.

Iga välja atribuudi kirjelduse kuvamiseks klõpsake atribuuti ja lugege kirjeldust jaotises välja atribuudidolevate atribuutide loendi kõrval oleval väljal. Üksikasjalikuma teabe saamiseks klõpsake nuppu Spikker.

Järgmises tabelis kirjeldatakse levinumaid väljaatribuute, mida on tavaliselt kohandatud.

Atribuut

Kirjeldus

Välja suurus

Tekstiväljade puhul määrab see atribuut suurima märkide arvu, mida saab väljal talletada. Maksimum on 255. Andmeväljade puhul määrab see atribuut salvestatava arvu tüübi (pikk täisarv, kahekordne jne). Kõige tõhusamate andmete talletamiseks on soovitatav eraldada võimalikult palju ruumi, mis on teie arvates andmete jaoks vajalik. Kui teie vajadused muutuvad, saate väärtust ülespoole hiljem reguleerida.

Vormindamine

See atribuut määrab andmete kuvamise viisi. See ei mõjuta tegelikke andmeid, kuna see on väljal talletatud. Saate valida eelmääratletud vormingu või sisestada kohandatud vormingu.

Sisestusmask

Selle atribuudi abil saate määrata kõigi sellele väljale sisestatavate andmete mustri. See aitab tagada, et kõik andmed on õigesti sisestatud ja et see sisaldaks nõutud märkide arvu. Lisateavet selle kohta, kuidas luua Input mask, klõpsake atribuudivälja parempoolses servas Koosturi nupp .

Vaikeväärtus

Selle atribuudi abil saate määrata vaikeväärtused, mis kuvatakse sellel väljal iga kord, kui lisatakse uus kirje. Kui teil on näiteks kuupäev/kellaaeg, kus soovite kirje lisamise kuupäeva salvestada, saate sisestada väärtuse "Date ()" (jutumärkideta).

Nõutav

See atribuut määrab, kas sellel väljal on nõutav väärtus. Kui määrate selle atribuudi väärtuseks Jah, siis Access ei luba lisada uut kirjet, kui sellele väljale pole väärtust sisestatud.

Lehe algusesse

Andmete kopeerimine mõnest muust allikast Accessi tabelisse

Kui teie andmed on praegu salvestatud mõnes muus programmis (nt Excelis), saate selle kopeerida ja kleepida Accessi tabelisse. Üldiselt toimib see kõige paremini, kui teie andmed on juba veergudesse eraldatud, kuna need on Exceli töölehel. Kui teie andmed on Wordi töötlemise programmis, on soovitatav andmete veerud vahekaartidega eraldada või teisendada andmed Wordi töötlemise programmi tabeliks enne andmete kopeerimist. Kui teie andmed vajavad redigeerimist või manipuleerimist (nt täieliku nimede eraldamine esimesse ja perekonnanime), võite soovida seda teha enne andmete kopeerimist, eriti juhul, kui te ei tunne juurdepääsu.

Kui kleebite andmed tühja tabelisse, määrab Access iga välja andmetüübi vastavalt sellele, millist tüüpi andmeid ta seal leiab. Kui kleebitud väli sisaldab näiteks vaid kuupäeva väärtusi, rakendab Access sellele väljale kuupäeva/kellaaja andmetüübi. Kui kleebitud väli sisaldab ainult sõnu "Jah" ja "ei", rakendab Access väljale Jah/ei.

Access nimetab väljad olenevalt sellest, mis on kleebitud andmete esimeses reas. Kui kleebitud andmete esimene rida on sama, mis järgneb järgnevatele ridadele, määrab Access kindlaks, et esimene rida on osa andmetest ja määrab väljad üldnimetused (F1, F2 jne). Kui kleebitud andmete esimene rida ei sarnane järgnevatele ridadele, siis Access määratleb, et esimene rida koosneb väljanimest. Access nimetab väljad vastavalt sellele ja ei sisalda andmete esimest rida.

Kui Access määrab üldnimed, tuleks segaduste vältimiseks väljad võimalikult kiiresti ümber nimetada. Selleks tehke järgmist.

  1. Tabeli salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + S.

  2. Topeltklõpsake andmelehevaates iga veerupäist ja tippige iga veeru jaoks kirjeldav välja nimi.

  3. Salvestage tabel uuesti.

Märkus.: Samuti saate välju ümber nimetada, kui lülitate kujundusvaates sisse ja redigeerite seal olevaid väljanimesid. Kujundusvaate aktiveerimiseks Paremklõpsake tabelit navigeerimispaanil ja klõpsake käsku Kujundusvaade. Andmelehevaates uuesti aktiveerimiseks topeltklõpsake tabelit navigeerimispaanil.

Lehe algusesse

Mõne muu allika andmete importimine, lisamine või linkimine

Teil võib olla andmeid, mis on talletatud mõnes muus programmis ja soovite need andmed uude tabelisse importida või Accessi olemasolevasse tabelisse lisada. Samuti võite töötada inimestega, kes hoiavad andmeid teistes programmides, ja soovite sellega linkida Accessi kaudu. Mõlemal juhul on Accessi abil lihtne töötada teiste allikate andmetega. Andmeid saate importida Exceli töölehelt, mõne muu Accessi andmebaasi tabelist, SharePointi loendist või paljudest muudest allikatest. Teie kasutatav protsess erineb olenevalt teie allikast, kuid järgmise toiminguga saate alustada.

  1. Klõpsake Accessi menüü välisandmed jaotises impordi & link selle failitüübi käsku, mille soovite importida.

    Menüü Välisandmed jaotis Importimine ja linkimine

    Kui impordite näiteks Exceli töölehelt andmeid, klõpsake nuppu Excel. Kui te ei näe programmi tüüpi, mida vajate, klõpsake nuppu veel.

    Märkus.: Kui te ei leia jaotises impordi & link õiget vormingut, peate võib-olla käivitama programmi, kus te algselt andmed lõite, ja seejärel kasutada seda programmi, et salvestada andmed ühises failivormingus (nt eraldajatega tekstifail ), enne kui saate need andmed Accessi importida.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Välisandmete toomine nuppu Sirvi , et leida lähteteksti andmefail, või tippige väljale faili nimi lähtefaili täistee.

  3. Klõpsake soovitud suvandit (kõik programmid võimaldavad importida ning mõned teile lisada või linkida) jaotises Määrake, kuidas ja kus soovite andmed praeguses andmebaasis talletada. Saate luua uue tabeli, mis kasutab imporditud andmeid või (mõnede programmidega) saate andmed lisada olemasolevasse tabelisse või luua lingitud tabeli, mis säilitab lähteprogrammi andmete lingi.

  4. Kui viisard käivitub, järgige viisardi järgmise paari lehe juhiseid. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

    Kui impordite objekte või lingite tabeleid Accessi andmebaasist, kuvatakse dialoogiboks objektide importimine või Tabelite linkimine . Valige soovitud üksused ja klõpsake siis nuppu OK.

    Täpne protsess sõltub sellest, kas otsustate andmeid importida, lisada või linkida.

  5. Access küsib teilt, kas soovite äsja lõpuleviidud imporditoimingu üksikasjad salvestada. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu tulevikus uuesti, klõpsake nuppu Salvesta impordi toimingudja sisestage andmed. Seejärel saate toimingut hõlpsalt korrata, kui klõpsate menüü välisandmed jaotises impordi & link nuppu Salvestatud import Nupu pilt . Kui te ei soovi toimingu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Sule.

Kui valisite tabeli importimise, impordib Access andmed uude tabelisse ja seejärel kuvab tabeli navigeerimispaani jaotise tabelid all. Kui otsustasite andmed lisada olemasolevasse tabelisse, lisatakse andmed sellesse tabelisse. Kui otsustasite linkida andmetega, loob Access navigeerimispaani jaotises tabelid oleva lingitud tabeli.

Lehe algusesse

Rakenduse osa lisamine

Olemasolevasse andmebaasi funktsioonide lisamiseks saate kasutada rakendust Application. Rakenduse osa võib olla sama lihtne kui üks tabel või see võib sisaldada mitut seostuvat objekti (nt tabelit ja seotud vormi).

Näiteks sisaldab rakenduse kommentaaride osa tabelit, millel on välja Automaatnumber ID, väli Date ja Memo väli. Saate selle lisada mis tahes andmebaasi ja kasutada seda nii-kui ka minimaalse kohandamise korral.

  1. Avage andmebaas, millele soovite lisada rakenduse osa.

  2. Klõpsake vahekaarti Loo .

  3. Klõpsake jaotises Mallid nuppu rakenduse osad. Avaneb saadaolevate osade loend.

  4. Klõpsake selle rakenduse osa, mille soovite lisada.

Lehe algusesse

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

  1. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.

  2. Sirvige dialoogiboksis avamine andmebaasini, mida soovite avada.

  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Topeltklõpsake andmebaasi, et avada see dialoogiboksis Accessi suvandid määratud vaikere3/4iimis või administratiivse poliitika režiimis määratud režiimis.

    • Kui soovite, et kasutajad saaksid andmebaasi lugeda ja kirjutada, klõpsake nuppu Ava , et avada andmebaas ühiskasutatava juurdepääsu tagamiseks mõnes muus keskkonnas.

    • Klõpsake nupu Ava kõrval olevat noolt ja seejärel käsku Ava kirjutuskaitstuna , et avada andmebaas kirjutuskaitstud juurdepääsuks, et saaksite seda vaadata, kuid mitte redigeerida. Teised kasutajad saavad endiselt andmebaasi lugeda ja kirjutada.

    • Klõpsake nupu Ava kõrval olevat noolt ja seejärel klõpsake käsku Ava eksklusiivselt , et avada andmebaas eksklusiivse juurdepääsu abil. Kui olete avanud andmebaasi eksklusiivse juurdepääsuga, saab keegi teine, kes proovib andmebaasi avada, sõnumit "juba kasutusel olevat" faili.

    • Klõpsake nupu Ava kõrval olevat noolt ja seejärel käsku Ava eksklusiivselt kirjutuskaitstuna , et avada andmebaas kirjutuskaitstud juurdepääsuks. Teised kasutajad saavad siiski andmebaasi avada, kuid need on piiratud kirjutuskaitstud režiimis.

Märkus.: Saate andmefaili otse avada välises failivormingus (nt dBASE, Microsoft Exchange või Excel). Samuti saate otse avada mis tahes ODBC-andmeallikas (nt Microsoft SQL Server). Access loob automaatselt andmefaili samasse kausta uue Accessi andmebaasi ja lisab lingid välisandmebaasi tabelitele.

Näpunäited

  • Viimati avatud andmebaaside avamiseks klõpsake menüüs pilt nuppu Viimatisedja seejärel klõpsake selle andmebaasi failinime. Access avab andmebaasi, kasutades sama valikut sätteid, mille ta oli viimasel korral avanud. Kui viimati kasutatud failide loendit ei kuvata, klõpsake menüüs fail nuppu Suvandid. Klõpsake dialoogiboksis Accessi suvandid nuppu Kliendi sätted. Sisestage jaotises kuvamineloendis viimatised dokumendid kuvatavate dokumentide arv, maksimaalselt kuni 50.

    Saate kuvada ka Viimatised andmebaasid Backstage ' i vaate navigeerimisribal, kahe klõpsuga Access: 1) menüü " pilt ", 2) viimatine andmebaas, mida soovite avada. Märkige vahekaardi Viimatised allservas ruut kiiresti juurdepääs sellele viimatiste andmebaaside arvule ja seejärel Kohandage kuvatavate andmebaaside arvu.

  • Kui avate andmebaasi, klõpsates menüü faili käsku Ava , saate vaadata eelnevalt avatud andmebaaside otseteede loendit, kui klõpsate dialoogiboksis avamine nuppu Minu viimatised dokumendid .

Lehe algusesse

Kas vajate veel abi?

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×